Bài giảng Chiêu đãi ngoại giao

I. Ý NGHĨA, MỤC ĐÍCH 
Bài 5 
- Đối với chủ tiệc : chiêu đãi là một cách đánh dấu trọng thể các sự kiện trọng đại của nước mình . 
- Đối với khách : đáp lời mời tham dự một cuộc chiêu đãi là để biểu thị sự đồng tình , tình hữu nghị và hoan nghênh biện pháp lễ tân đó của chủ tiệc . 
- Đối với chủ lẫn khách , đó là một dịp để thư giản , tiếp xúc , đối thoại trực tiếp , thoải mái , có khi có hiệu quả hơn tại bàn đàm phán chính thức . 
II. CÁC LOẠI TIỆC CHIÊU ĐÃI 
Là kiểu chiêu đãi trọng thể , chính thức với nhiều nghi thức lễ tân . 
1. Tiệc ngồi 
Trong tiệc ngồi , khách ngồi quanh bàn tiệc theo sơ đồ bàn được dự tính trước theo thứ tự cấp bậc của thực khách ( có thể ghi họ tên từng khách dự đặt sẵn trên bàn tiệc ở vị trí của mỗi người ), có người phục vụ tại chỗ thức ăn , đồ uống . 
Tiệc có thể được tổ chức buổi trưa hoặc ( thông thường ) buổi tối . 
a. Tiệc trưa (Dejeuner – Lunch) 
b. Tiệc tối (Diner – Dinner). 
* Thời gian tổ chức 
* Yêu cầu về mặt lễ tân 
* Mục đích của tiệc 
* Thời gian tổ chức 
* Mục đích của tiệc 
* Yêu cầu về mặt lễ tân 
* Thực đơn 
* Thực đơn 
* Phòng chờ 
* Phòng tiệc 
* Thứ bậc trong khi giới thiệu. 
 Quy trình diễn biến một tiệc chiêu đãi ngồi . 
2. Tiệc đứng . 
Là hình thức chiêu đãi rộng rãi với sự tham dự của nhiều khách mời cùng một lúc , khách mời có thể rất đông hàng trăm , có khi cả ngàn ng ư ời , có thể được tố chức ở phòng lớn , hội trường hoặc ở ngoài vườn . 
* Thời gian tổ chức 
* Yêu cầu về mặt lễ tân 
 - Buffet – Diner 
 - Cocktail 
 - Vin d’honneur 
3.Tiệc trà 
Tiệc này dùng cho phụ nữ 
1. Chọn hình thức chiêu đãi ( loại tiệc ) 
Tùy từng trường hợp cụ thể mà tổ chức , lựa chọn tiệc chiêu đãi . Điều này còn phụ thuộc vào truyền thống lễ tân của từng nước . 
III. CÁCH TỔ CHỨC BỮA TIỆC CHIÊU ĐÃI. 
2. Lập danh sách khách mời : 
Người lập danh sách trước hết cần xác định tổng số khách cần mời . Số lượng này không được quá khả năng , điều kiện cho phép phục vụ và không được đông quá so với địa điểm dùng để tổ chức chiêu đãi . 
Danh sách lập nên cần rà soát lại một cách kỹ lưỡng và thận trọng . Tránh trường hợp lên danh sách mời nhưng không nắm vững có thể người đó đã chết , hoặc mời khách cùng phu nhân nhưng thực tế người đó đơn côi hoặc mời sai , thiếu địa chỉ , chức vụ hoặc tên , họ . 
Đồng thời cũng phải tính đến khả năng có thể vì nguyên nhân , lý do nào đó mà khách mời từ chối không thể đến dự đủ được . 
3. Chuẩn bị giấy mời 
Giấy mời là một văn bản có nội dung ngắn , được viết trên một mặt giấy có kích thước nhỏ(không như một bức thư hay tờ gấp quảng cáo ), vì thế sự rõ ràng và súc tích trong soạn thảo giấy mời là hai nguyên tắc chủ đạo 
Việc soạn thảo giấy mời xoay quanh một số chủ đề để trả lời cho các câu hoỉ mà người được mời có thể nêu ra . Ai mời ? Theo thể thức xã giao nào ? Ai được mời ? Lý do mời là gì ? Dự kiến tổ chức hoạt động vào thồi gian nào ? Địa điểm ở đâu ? Trả lời bàng cách nào ? Trang phục ra sao ? Đi tới đó nh ư thế nào ? 
Nội dung: 
Về địa điểm : 
Người mời 
Gửi giấy mời tới khách 
Trả lời giấy mời . 
6. Phục vụ bàn : 
4. Lên thực đơn và chuẩn bị địa điểm ( phòng tiếp ) 
5. Lập kế họach sơ đồ bàn tiệc . 
7. Nâng cốc phát biểu . 
8. Ra về 
9. Trang phục của cán bộ ngoại giao . 
IV. BÀN TIỆC 
1. Bố trí chỗ ngồi 
Việc sắp xếp chổ ngôi tùy thuộc hình dáng chiếc bàn tiệc , bàn có thể là hình chữ nhật , bầu dục , tròn , vuông , chữ T, hình lược , 
Chỗ ngồi gần ông chủ và bà chủ tiệc nhất đón là chỗ long trọng nhất , chỗ càng xa ông chủ ( bà chủ ) tiệc càngla chỗ ít long trọng 
Chỗ phía tay phải long trọng hơn chỗ phía bên tay trái 
Việc bố trí bàn tiệc cần đảm bảo một số nguyên tắc : 
Phía tay phải và trái ông chủ là phụ nữ . 
Phía tray phải và trái của bà chủ là nam giới 
Sau đó cứ lần lượt nam cách nữ hoặc nữ cách nam . 
Không xếp hai phụ nữ liền nhau : không xếp chồng cạnh vợ . không xếp phụ nữ ngồi cuối bàn nếu như đầu bàn không có nam giới ngồi . 
Người phụ nữ đã có chồng được xếp vị trí cao hơn chồng . 
Khách có cùng hàm với cán bộ ngoại giao của cơ quan đại diện ngoại giao mời tiệc thì khách được ngồi chỗ ưu tiên hơn . 
Khi xếp chỗ ngồi cũng cần phải tính đến kiến thức ngoại ngữ của những người ngồi cạnh khách . 
Để công việc lập danh sách khách mời được thuận tiện , dễ dàng nên áp dụng một số kinh nghiệm sau : 
Danh sách chung khách mời được chia làm 2 phần : một bên là danh sách phía chủ nhà và một nên là danh sách khách mời . 
2. Ngoại trưởng 
1. Phu nhân ngoại trưởng 
4. Thư ký Bộ ngoại giao 
3. Phu nhân Thư ký Bộ ngoại giao 
6. Phu nhân Vụ trưởng Vụ Lãnh sự BNG 
5. Tham tán Đại sứ quán 
8. Tùy viên quân sự giao 
11. Bí thư thứ II Đại sứ quán giao 
12. Tùy viên Đại sứ quán 
7. Vụ trưởng Vụ Lãnh sự BNG 
9. Vụ phó Vụ lễ tân Bộ Ngoại giao 
10. Bí thư thứ I Đại sứ quán 
Sau đó gộp chung 2 danh sách này lại rồi xếp theo thứ tự đã chỉ dẫn ở trên 
2. Một số trường hợp cụ thể : 
Bàn hình chữ nhật . 
Trong trường hợp bàn chữ nhật có nhiều thực khách ngồi hai bên , chủ tọa bàn ăn hoặc ngồi ở giữa hoặc ngồi ở hai đầu bàn . 
Bàn kiểu Pháp 
Bàn kiểu Anh 
Trong trường hợp thứ nhất người ta gọi đó là sơ đồ bàn kiểu Pháp và trong trường hợp thứ 2 là sơ đồ kiểu Anh . 
2 
4 
6 
8 
7 
5 
3 
1 
Khách 
danh dự 
Chủ 
nhân 
2 
4 
6 
7 
5 
3 
1 
Khách 
danh dự 
Chủ 
nhân 
Khách mời danh dự và chủ ngồi cạnh nhau , sơ đồ này thích hợp với cả người dự chẵn và lẻ . 
 Bàn tròn : có bốn cách chủ toạ 
Mọi phương án đối với bàn hình chữ nhật và bàn tròn đều áp dụng được cho bàn vuông ; tuy nhiên khách mời phải là số chẵn . 
 Bàn Vuông 
3 
 2 
1 
 4 
7 
 10 
5 
9 
8 
6 
Có hai loại bàn danh dự , loại xếp người ăn ngồi cùng một bên , gọi là “ truyền thống ”. Loại bàn này được đặt hay không được đặt lên bục cao . 
Bàn danh dự