Ứng dụng công cụ Google để xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng bên trong tại trường Đại học Hoa Lư

 chuyển thông 
tin từ các bên liên quan nhằm hỗ trợ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học 
và phục vụ cộng đồng. Trong giai đoạn hiện nay, việc độc lập tự xây dựng hệ 
thống trên chạy trực tuyến trên môi trường mạng là công việc có tính phức tạp, 
đòi hỏi thời gian và lượng kinh phí lớn, trong khi đó trường hợp áp dụng công 
------------------------------------------------------------------------------------------------------ 
 KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 
 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN 129 
cụ Google để xây dựng thì rất thuận tiện, các công cụ của Google có thể dễ 
dàng thực hiện các công việc như tạo hòm thư với tên miền hluv.edu.vn, sử 
dụng Google Drive để tạo lập kho dữ liệu để lưu trữ các thông tin minh chứng, 
sử dụng Google Form để thu thập thông tin và tiến hành các hoạt động điều tra, 
khảo sát trực tuyếnNhư vậy ứng dụng công cụ Google để xây dựng hệ thống 
thông tin đảm bảo chất lượng bên trong là rất cần thiết, tiết kiệm được thời 
gian, kinh phí, đảm bảo được yêu cầu cầu về an toàn và bảo mật thông tin, dữ 
liệu, đáp ứng tốt các yêu cầu về hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng tại 
trường đại học. 
2. NỘI DUNG 
2.1. Giới thiệu về một số công cụ của Google 
 - Địa chỉ Email với tên miền hluv.edu.vn: Hiện hệ thống email của 
Trường Đại học Hoa Lư sử dụng dịch vụ của Google. Khi đăng nhập vào 
Google Drive bằng email của trường thì được phép sao lưu không giới hạn 
dung lượng, hệ thống email trên được sử dụng dịch vụ của Microsoft Office 
Online nên sẽ được dùng bộ Office 365 miễn phí, bao gồm 1TB lưu trữ trên 
One Drive và các phần mềm Microsoft Words, Excel, Powepoint,...[1] 
 - Google Drive: là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được tạo bởi 
Google. Nó cho phép người dùng có thể lưu trữ tập tin trên đám mây, chia 
sẻ tập tin, và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính, và bài thuyết trình với 
cộng tác viên. Google Drive bao gồm Google Docs, Sheets, và Slides, một 
bộ phần mềm văn phòng cho phép chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, thuyết trình, 
bản vẽ, biểu mẫu,...[4] 
 - Google Form: thuộc trong Google Drive là một công cụ giúp người 
dùng có thể tạo ra các bảng điều tra, khảo sát để thu thập ý kiến hoặc dùng 
------------------------------------------------------------------------------------------------------ 
 KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 
 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN 130 
để tạo form liên hệ, đăng kí để thu thập thông tin, dịch vụ nào đó. Google 
Forms có những đặc điểm [3]: 
 + Tạo các biểu mẫu tùy chỉnh cho các cuộc khảo sát và bảng câu hỏi 
mà không mất thêm chi phí. Thu thập mọi thứ trong bảng tính và phân tích 
dữ liệu ngay trong bảng tính trên Google (Google Sheets). 
 + Tạo một biểu mẫu dễ dàng như tạo một tài liệu: chọn từ nhiều loại 
câu hỏi, kéo và thả để sắp xếp lại các câu hỏi và tùy chỉnh các giá trị dễ dàng 
như dán một danh sách. 
 + Gửi khảo sát chuyên nghiệp cho đối tượng cần khảo sát, thăm dò ý 
kiến: Sự tiện lợi trong việc kết nối với đối tượng khảo sát, nội dung trong 
phiếu khảo sát trực tuyến có thể thêm hình ảnh, video và logic tùy chỉnh để 
cung cấp cho những người phản hồi trải nghiệm khảo sát thật sinh động, bắt 
mắt. 
 + Phân tích phản hồi với tóm tắt tự động: xem phản ứng xuất hiện 
trong thời gian thực. Người quản trị phiếu khảo sát có thể truy cập dữ liệu 
thô và phân tích dữ liệu bằng bảng tính trên Google (Google Sheets) hoặc 
phần mềm khác. 
2.2. Ứng dụng Google để xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng. 
2.2.1. Tạo lập hòm thư kiemdinhdhhl@hluv.edu.vn và tạo nhãn danh bạ. 
 - Đăng ký sử dụng hòm thư với tên miền hluv.edu.vn. Trường Đại 
học Hoa Lư là cơ sở giáo dục đại học nên đủ điều kiện để G Suite hỗ trợ tạo 
lập hòm thư miễn phí với tên miền edu.vn. Các bước để đăng ký như sau 
[2]: 
 Bước 1: Yêu cầu G Suite cho giáo dục 
 Chuyển đến biểu mẫu đăng ký G Suite cho giáo dục . 
------------------------------------------------------------------------------------------------------ 
 KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 
 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN 131 
 Điền thông tin về bạn và tổ chức của bạn và sau đó nhấp vào Tiếp theo 
. 
 Nhập tên miền cho tổ chức của bạn hoặc mua một tên miền mới và sau 
đó nhấp vào Tiếp theo . 
 Điền thông tin để tạo tài khoản quản trị viên. 
 Đọc thỏa thuận G Suite cho giáo dục và đánh dấu vào ô. 
 Nhấp vào Chấp nhận và đăng ký . 
 Bạn nhận được một email bao gồm thông tin về tài khoản mới của bạn. 
 Bước 2: Xác minh rằng tên miền 
 Trường hợp đã đăng ký G Suite với một tên miền mà bạn đang sử 
dụng, bạn cần xác minh tên miền của mình trước khi xem xét ứng dụng. Quá 
trình xác minh này đảm bảo rằng không ai có thể sử dụng các dịch vụ hoặc 
gửi email đến hộp thư của mình. 
 Đăng nhập vào bảng điều khiển Google Admin. 
 Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên. 
 Xác minh sở hữu tên miền (Tìm hiểu thêm về việc xác minh tên miền 
của đơn vị mình được sử dụng cho G Suite. Sau khi bạn gửi yêu cầu và xác 
minh tên miền, tiếp theo là xem xét tính đủ điều kiện của tổ chức, sau sẽ liên 
hệ qua email về tình trạng đơn đăng ký sau 1 tuần) 
 Bước 3: Thêm người dùng, thiết lập ứng dụng và truy cập các tính 
năng nâng cao 
 Khi nhận được email chấp nhận cho G Suite cho giáo dục, ta có thể 
thêm người dùng vào miền của mình , thiết lập ứng dụng và truy cập các tính 
năng nâng cao, chẳng hạn như di chuyển thư . 
 Bước 4: Thiết lập và triển khai G Suite 
 Truy cập Trung tâm trợ giúp quản trị viên G Suite để tìm hiểu cách 
thiết lập và triển khai G Suite. 
 Bước 5: Tạo lập hòm thư kiemdinhdhhl@hluv.edu.vn. 
------------------------------------------------------------------------------------------------------ 
 KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 
 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN 132 
 - Tạo nhãn danh bạ với email là kiemdinhdhhl@hluv.edu.vn 
 + Đăng nhập hòm thư kiemdinhdhhl@hluv.edu.vn, sử dụng chức năng 
Danh bạ “Contacts” thuộc các công cụ của Google. 
 + Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được giao của cán bộ, giảng viên, 
nhân viên nhà trường về thực hiện nhiệm vụ liên quan công tác đảm bảo chất 
lượng để tạo ra danh bạ với tên nhãn phù hợp. Tạo ra nhãn với tên như sau: 
Ban giám hiệu; Ban thư ký; Hội đồng tự đánh giá; Nhóm chuyên trách 
1,2,3,4,5,6; ĐHHL. 
 + Cách thực hiện: Chọn Google Apps/Contacts/Creat new Contact và 
điền đủ thông tin về địa chỉ email của toàn bộ cán bộ, giảng viên, nhân viên 
nhà trường. Sau sử dụng chức năng Manage labels để thiết lập những email 
phù hợp với từng tên nhãn trên. 
 + Khi tạo lập được hệ thống các nhãn trên ta có thể chia sẻ dữ liệu, gửi 
emailvới từng tên nhãn tương ứng với công việc được triển khai. 
 Hình 1. Tạo nhãn trên công cụ quản lý danh bạ của Google 
2.2.2. Xây dựng kho dữ liệu để lưu trữ thông tin, minh chứng 
 - Trong hoạt động tự đánh giá cơ sở giáo dục đại học, đánh giá chương 
trình đào tạo và tiếp đến là hoạt động đánh giá ngoài. Việc tạo lập kho dữ 
liệu trực tuyến để lưu trữ các thông tin, minh chứng là yêu cầu bắt buộc, kho 
dữ liệu trực tuyến là đồng nhất với các hộp lưu trữ dữ liệu bản cứng. Trong 
------------------------------------------------------------------------------------------------------ 
 KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 
 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN 133 
kho dữ liệu được lưu trữ các minh chứng theo từng tiêu chí, tiêu chuẩn phù 
hợp với yêu cầu của hoạt động đảm bảo chất lượng. 
 - Cách xây dựng kho dữ liệu trực tuyến bằng cách sử dụng công cụ 
Google drive. Với việc sử dụng hòm thư với tên miền hluv.edu.vn thì dữ liệu 
được lưu trữ trên Google Drive không bị giới hạn dung lượng lưu trữ, nên 
sử dụng làm kho dữ liệu trực tuyến với dữ liệu lớn là rất phù hợp. Cách thức 
thực hiện như sau: 
 Bước 1: Tạo thư mục trên Google drive để tổ chức quản lý dữ liệu. 
 Đăng nhập hòm thư kiemdinhdhhl@hluv.edu.vn. Chọn Google 
Apps/Drive, lựa chọn chức năng New để tạo ra các thư mục trên My Drive 
 Hinh 2. Hệ thống các thư mục trên Google Drive để lưu trữ dữ liệu 
 Bước 2: Tải các tệp dữ liệu lên các thư mục được lưu trữ trên Google 
Drive. Trường hợp dữ liệu là bản cứng, ta tiến hành scan với thuộc tính tệp là 
PDF sau ta tải lên các thư mục trên. 
 Bước 3: Chia sẻ dữ liệu trên cho các đối tượng tương ứng với tên nhãn ở 
trên. Dữ liệu được chia sẻ có thể chia sẻ chỉ để xem hoặc chia sẻ có thể khai thác 
được. 
2.2.3. Sử dụng Google Forms để tiến hành các hoạt động điều tra, khảo sát. 
 Trong hoạt động đảm bảo chất lượng thì công việc điều tra khảo sát 
người học, đơn vị sử dụng lao động, khảo sát hoạt động đào tạo và nghiên 
------------------------------------------------------------------------------------------------------ 
 KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 
 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN 134 
cứu khoa học, hoạt động phục vụ cộng đồngđối với các bên liên quan 
được sử dụng thường xuyên. Khi sử dụng công cụ Google Forms để tiến 
hành các hoạt động điều tra, khảo sát trực tuyến thì đảm bảo rất tốt công 
việc, hiệu suất cao, rất thuận tiện trong triển khai và dễ dàng trong việc phân 
tích, đánh giá dữ liệu thu thập được. 
 Trên Google Forms có đầy đủ các thành phần để tạo nên biểu mẫu phù 
hợp với mọi hình thức điều tra, khảo sát. Cụ thể như: 
 - Phần mô tả biểu mẫu (Form description): cho phép nhập đoạn văn 
bản mô tả chi tiết về biểu mẫu và hướng dẫn thao tác với biểu mẫu. 
 - Phần nội dung: cho phép tạo ra các câu hỏi với nhiều lựa chọn loại 
câu hỏi, tùy theo nội dung, mục đích của câu hỏi. Những thể loại câu hỏi 
được Google Forms cung cấp như: 
 + Short answer: sử dụng cho câu hỏi với câu trả lời ngắn (khoảng 1 
dòng) 
 + Paragraph: sử dụng cho câu hỏi với câu trả lời là một đoạn (có thể 
bài luận, tóm tắt) 
 + Multiple choice: sử dụng cho câu hỏi với câu trả lời lựa chọn, cho 
phép chọn một đáp án từ nhiều lựa chọn. 
 + Check boxes: sử dụng cho câu hỏi với nhiều phương án trả lời. 
 + Dropdown: sử dụng cho câu hỏi với câu trả lời là một phương án từ 
một danh sách thả xuống. 
 + Linear Scale: sử dụng cho câu hỏi với câu trả lời theo mức độ 
(thường các mức độ được quy định bởi các con số). 
 + Multiple Choice Grid: sử dụng cho loại câu hỏi với câu trả lời gồm 
nhiều dòng và cột lựa chọn (thường sử dụng khảo sát nhiều mục). 
------------------------------------------------------------------------------------------------------ 
 KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 
 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN 135 
 - Required question: sử dụng cho câu hỏi bắt buộc phải trả lời. 
 - Confirmation message: Thông báo xác nhận khi thực hiện xong khảo 
sát. 
 Cách thức thực hiện: 
 * Xây dựng phiếu điều tra, khảo sát 
 Sau khi xác định nội dung cần điều tra, khảo sát với những dạng câu 
hỏi hoặc thông tin cần thu thập rất cụ thể. Tiếp đến tiến hành lập mẫu phiếu 
mẫu phiếu trên phần mềm Mocrosoft Word, từ đó định hình, phân tích được 
phiếu và sau tiến hành xây dựng Phiếu điều tra, khảo sát trên Google Forms. 
Trên mẫu phiếu thường có các thành phần sau: tiêu đề phiếu khảo sát và các 
nội dung gửi đến đối tượng cần khảo sát; nội dung thông tin cần thu thập; 
nội dung những câu hỏi cần khảo sát (Câu hỏi chỉ chọn 01 phương án trả lời; 
Câu hỏi chọn nhiều phương án trả lời; Câu hỏi chọn 01 phương án theo các 
mức độ thang đo; Câu hỏi đề nghị câu trả lời ngắn, dài; Mẫu phiếu có nội 
dung thể hiện thông báo xác nhận) 
 * Xây dựng phiếu khảo sát qua công cụ Google Forms. Xây dựng 
phiếu khảo sát là bước đầu tiên, thực hiện như sau: Đăng nhập bằng tài khoản 
Gmail. Truy cập Google Drive trong Google Apps.Lựa chọn 
New/More/Google Forms; Thực hiện tạo phiếu khảo sát trực tuyến tương 
ứng các thành phần trên mẫu phiếu đã được phân tích; Hoàn thiện phiếu 
khảo sát và xác định được địa chỉ liên kết (link) của phiếu khảo sát. 
 * Thực hiện công việc điều tra, khảo sát và kết quả. Ta thu thập thông 
tin của những đối tượng khảo sát, những thông tin cần để gửi địa chỉ liên kết 
(Link) phiếu điều tra, khảo sát trên mạng Internet có thể qua một trong những 
kênh thông tin sau: Số điện thoại; Email; mạng xã hội (Facebook, Twitter, 
Zalo, Telegram); Người được điều tra, khảo sát thực hiện bằng cách kích 
------------------------------------------------------------------------------------------------------ 
 KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 
 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN 136 
chọn vào địa chỉ liên kết (Link) phiếu điều tra, khảo sát và sau với kỹ năng 
đơn giản của người khảo sát thao tác cùng máy tính, Ipad, điện thoại cảm 
ứng thông minh (Smartphone) để thực hiện; Sau khi người tham gia khảo 
sát “submit” câu trả lời, Google Forms sẽ cập nhật ngay lập tức kết quả từ 
các câu trả lời đó, chúng ta có thể xem thống kê kết quả khảo sát bằng cách 
chọn “RESPONSES”. Kết quả thể hiện ở dạng biểu đồ hoặc phân tích dữ 
liệu bằng bảng tính trên Google (Google Sheets). Sau đó ta có thể ứng dụng 
những phần mềm chuyên dụng về phân tích dữ liệu khác để đánh giá kết 
quả. 
 (HìnhHinh 8, kết3. Bi quảểu đồ khảo thể hi ệsátn k ếthểt qu ảhiện khảo qua sát biểu đồ) 
3. KẾT LUẬN 
 Khi hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng bên trong tại Trường Đại 
học Hoa Lư được sử dụng, ta thấy việc ứng dụng Google để tạo lập nền tảng 
công nghệ cho hệ thống mang lại nhiều lợi ích thiết thực, các công cụ không 
mất chi phí, nhưng mang lại hiệu suất, hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian và 
chi phí cho hoạt động quản lý. Năm học 2019 - 2020, Trường Đại học Hoa 
Lư đang triển khai hoạt động tự đánh giá, đánh giá chương trình đào tạo và 
tiến đến đánh giá ngoài nên việc ứng dụng Google drive để lưu trữ thông tin 
minh chứng, Google Forms để khảo sát các bên liên quan, như: chuẩn đầu 
ra của các chương trình đào tạo, khảo sát ý kiến của sinh viên với hoạt động 
------------------------------------------------------------------------------------------------------ 
 KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 
 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN 137 
giảng dạy của giảng viên, khảo sát về những hoạt động phục vụ cộng 
đồng...là rất hữu hiệu. 
 Việc sử dụng Google khá đơn giản, chỉ cần có tài khoản Gmail là có 
thể sử dụng được. Từ đây ta có thể ứng dụng vào những lĩnh vực khác như: 
lưu trữ dữ liệu để phục vụ hoạt động giảng dạy và nghiên cứu khoa học và 
dựa trên việc sử dụng Google Docs, Sheets, và Slides thì dữ liệu có thể được 
chỉnh sửa trực tuyến; trong hoạt động giảng dạy có thể ứng dụng Google 
Forms vào việc kiểm tra, đánh giá kết quả học tập trên mạng Internet, nhất 
là đánh giá việc tự học của sinh viên ở ngoài giờ lên lớp. 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
 [1]. https://vi.wikipedia.org/wiki/Google_Drive 
 [2]. https://lazamail.com/huong-dan-cach-dang-ki-g-suite-mien-phi-cho-
nganh-giao-duc/ 
 [3]. Matthew Guay, Hướng dẫn về Google Forms. 
 https://zapier.com/learn/google-sheets/how-to-use-google-forms/ 
 [4]. Google Drive, https://www.google.com/intl/vi_ALL/drive/using-
drive/ 
------------------------------------------------------------------------------------------------------ 
 KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ