Tài liệu hướng dẫn Nghiên cứu hiện trường

 
cả các sự kiện và cảm nhận của họ và cố gắng tập trung vào các nguyên nhân 
đằng sau của vấn đề. Tiếp theo ý kiến của mỗi người, người hòa giải hỏi những 
gì họ muốn đạt được trong phiên hòa giải một cách rất cụ thể, và sau đó tóm tắt 
tất cả các vấn đề chính. 
Giải quyết vấn đề 
Người hòa giải bắt đầu tập trung vào các vấn đề, đáp ứng với chúng theo từng 
vấn đề một. Người hòa giải tập trung vào các lĩnh vực được nhất trí và bắt đầu 
xây dựng trên chúng. Người hòa giải tóm tắt và làm sáng tỏ các vấn đề, tìm 
kiếm cơ sở chung và sự cung cấp mà các bên muốn trao đổi. Người hòa giải 
cũng có thể đáp ứng trước với các vấn đề nhỏ hơn; các vấn đề mà những người 
tham gia sẽ dễ đạt được sự đồng ý. 
Thực thi thỏa thuận 
Nếu cả hai bên cảm thấy họ đều thắng và một giải pháp đã đạt được cho các 
vấn đề thiết yếu, người hòa giải tóm tắt thỏa thuận từng điểm một với sự hiện 
diện của cả hai bên. Thỏa thuận được viết và được cả hai bên ký kết. 
Thương thảo là gì? 
Thương thảo là một xử lý giải quyết vấn đề trong đó hai hay nhiều người tự 
nguyện thảo luận những sự khác biệt của họ và cố gắng đạt được một quyết 
định chung về các mối quan tâm chung của họ. Người thương thảo là một nhà 
chuyên môn dại diện cho một trong các bên có một mâu thuẫn. Vai trò của 
người thương thảo là xác định các vấn đề được quan tâm, đại diện cho các nhu 
cầu và sự quan tâm của một trong các bên, thiết lập các phưong án có thể giải 
quyết, và đàm phán các điều khoản cuối cùng của thỏa thuận. Cac nhân viên 
của NRCS không được khuyến khích hành xử như là người thương thảo nhưng 
phải có hiểu biết về cách xử lý này. 
Sau đây là các kỹ thuật thương thảo:
Có thái độ hợp tác 
► sử dụng ngôn từ “chúng ta” 
► tìm kiếm sự quan tâm chung 
► tham khảo ý kiến trước khi hành động 
► phong thái gần gủi hơn, không bằng ngôn từ
Kiểm soát xử lý, không phải con người 
► sử dụng bối cảnh và thời gian một cách sáng tạo 
► khuyến khích người khác diễn đạt toàn diện
► khuyến khích mọi người hợp tác
Sử dụng các nguyên tắc của sự truyền thông có hiệu quả 
► có ý xây dựng không điều kiện 
► từ chối mọi hành vi có tính phá hoại sự hợp tác
► tách con người khỏi vấn đề 
► thuyết phục hơn là ép buộc
 Kiên quyết trong việc theo đuổi các mục đích, linh hoạt trong các phương 
tiện của bạn
► có tư duy dự kiến – tìm kiếm các phương tiện khác nhau để đạt các mục 
đích 
► phân chia nội dung và các vấn đề quan hệ
► tập trung vào các mối quan tâm
Giả thiết rằng có một giải pháp 
► sáng tạo các phương án lựa chọn có lợi cho nhau 
► giải quyết trước các vấn đề dễ thỏa thuận 
► phần tích từng vấn đề một, một thời gian cho một vấn đề
► từ chối sự bi quan 
Thúc đẩy là gì? 
Thúc đẩy được sử dụng để làm cho một nhóm hoạt động có hiệu quả hơn. Nhân 
viên NRCS tìm thấy chính họ giữa vai trò như những người thúc đẩy và khuyến 
khích giữ được năng lực của họ trong các tình hình mâu thuẫn mà cơ quan 
không được thu hút trực tiếp. Một người thúc đẩy nhân danh nhóm can thiệp 
vào việc thực thi một xử lý. Người thúc đẩy là một nhân vật trung lập, được 
một nhóm chấp nhận, can thiệp vào một tiến trình để giúp nhóm cải thiện cách 
thức nó đáp ứng với các vấn đề và các quyết định. 
Một người thúc đẩy không có thẩm quyền quyết định và phải giữ trung lập. 
Người thúc đẩy phải cố gắng: 
► giảm thái độ chống đối giữa các bên và 
► giúp họ tham gia vào một sự đối thoại có ý nghĩa dựa trên các vấn đề 
► mở các cuộc thảo luận vào các lĩnh vực trước đây không được xem xét hay 
phát triển thỏa đáng
► truyền thông các vị trí hay đề xuất một cách dễ hiểu hay dễ chấp nhận được 
hơn 
► thăm dò và khám phá các sự kiện bổ sung và sự quan tâm thực sự của các 
bên 
► giúp mỗi bên hiểu tốt hơn quan điểm của bên khác về một vấn đề cụ thể
► thu hẹp các vấn đề và vị trí của mỗi bên và làm giảm các yêu cầu quá mức
► đo lường khả năng tiếp nhận một đề án hay sự đề xuất 
► khám phá các phương án thay thế và tìm kiếm các giải pháp
► xác định những gì là quan trọng và những gì là có thể hy sinh
► ngăn ngừa sự thoái bộ hay sự nẫy sinh các vấn đề bất ngờ
► phát triển một sự dàn xếp để giải quyết các vấn đề hiện tại và nhu cầu 
 tương lai của các bên liên quan
4.3.13. Vận hành các cuộc họp có hiệu quả
Số này chứa các điểm chính cần chú ý khi thiết kế và tiến hành các cuộc họp 
có hiệu quả. Nó cũng bao gồm một danh mục kiểm tra mà bạn có thể sao 
chép và sử dụng khi lập kế hoạch, vận hành hay tham dự một cuộc họp. 
Tại sao bạn sử dụng tài liệu này?
Một cuộc họp có hiệu quả có thể được mô tả là một cuộc họp đạt được các mục 
đích của nó, và thu hút mọi người tham gia. Điều này nghe có vẻ đơn giản, 
nhưng nhiều cuộc họp, do thiếu một kế hoạch và thực thi kém, đã tỏ ra không 
có hiệu quả.
“Nếu bạn không nên có một mục đích và nghị trình rõ ràng, không nên có 
một cuộc họp!”
Chương trình Hợp tác Bảo tồn đang chuyễn sang “xây dựng cầu nối” với một 
công chúng rộng rãi hơn, các cuộc họp của tất cả quy mô và loại hình sẽ trở 
nên quan trọng hơn cho các hoạt động của chúng ta. Nhớ các điểm chính và sử 
dụng danh mục kiểm tra sẽ giúp bạn tiến hành các cuộc họp có hiệu quả hơn. 
Nó cũng sẽ cho phép bạn sử dụng thời gian và các nguồn lực của bạn tốt hơn.
Ai sẽ sử dụng thông tin này?
Những người tiến hành và tham gia các cuộc họp.
Khi nào thông tin này có thể được áp dụng?
Thông tin có thể được sử dụng khi một thành viên của Chương trình Hợp tác 
Bảo tồn cần tiến hành hay tham gia một cuộc họp. Các kỹ thuật đơn giản cho 
các cuộc họp có hiệu quả này được thiết kế để thu nhận hay phổ biến thông tin, 
đạt được sự đóng góp của cộng đồng, và giải quyết những sự khác biệt.
Làm thế nào để bạn điều hành các cuộc họp có hiệu quả hơn?
Các cuộc họp có hiệu quả không phải tự nhiên xẫy ra. Chúng là kết quả của 
một sự xử lý với ba giai đoạn, tính đến các nhu cầu của cả những người tổ chức 
và những người tham dự cuộc họp. Các giai đoạn này là chuẩn bị (trước cuộc 
họp), tiến hành (trong cuộc họp), và hoạt động nối tiếp (sau cuộc họp).
Các giai đoạn được cung cấp trong danh mục kiểm tra sau đây. Hãy sao chép 
danh mục kiểm tra này và dùng nó khi bạn lập kế hoạch, đều hành hay tham dự 
một cuộc họp.
Các yếu tố của một cuộc họp có hiệu quả
► Chuẩn bị nghị trình
► Có các mục đích và các mục tiêu cụ thể
► Các vai trò (nhà lảnh đạo, người thúc đẩy, người ghi chép) được xác định 
và chấp nhận bởi tất cả những người tham gia
► Trọng tâm của một cuộc họp phải được nhấn mạnh là giúp cho một công 
việc được thực hiện mà không phải là ai kiểm soát cuộc họp
► Duy trì một không khí thoải mái, không bị gò bó theo thể thức
► Giữ đúng nghị trình về thời gian và nội dung
► Khuyến khích tất cả những người tham dự cuộc họp tham gia vào các hoạt 
động
► Mọi người hiểu và chấp nhận nghị trình và các mục đích của /cuộc họp
► Sự động não được khuyến khích; nghĩa là, tất cả các ý kiến đề xuất đều 
được viết rõ ràng, không có sự đề xuất nào là đúng hay sai.
► Ý tưởng của mọi người s should be heard; khuyến khích sự chia sẻ của ý 
tưởngs.
► Nếu có thể, thỏa thuận cần đạt được bằng sự đồng thuận. Nếu không đạt 
được sự đồng thuận, cần có một quyết định theo đa số.
► Sự phê bình phải thân thiện và không có công kích cá nhân
 Hội họp có hiệu quả 
Trước cuộc họp 
► Xác định mục đích của cuộc họp. Đảm bảo nó hiện thực.
► Quyết định những gì cần đạt được trong cuộc họp.
► Đảm bảo mục đích có thể thực hiện trong một cuộc họp.
► Phát triển một danh sách những câu hỏi và các vấn đề để bắt đầu cuộc thảo 
luận nhóm.
Chuẩn bị trước những điều sau đây:
► Cơ sở vật chất (Ví dụ: chỗ ngồi, thiết bị nghe nhìn, chiếu sáng, nhiệt độ, 
v.v.) 
► Danh sách những người tham gia (giữ con số theo đúng với mục đích cuộc 
họp) 
► Nghị trình với khung thời gian cần thiết
► Đề cương thảo luận 
Tiến hành một cuộc họp 
► Bắt đầu đúng giờ.
► Các thành viên của nhóm tự giới thiệu về chính họ.
► Thảo luận các vấn đề về “nội trợ” (Ví dụ: nghỉ giải lao, nhà vệ sinh, giải 
khát, v.v.) 
► Theo nghị trình để đạt được mục đích mong muốn. 
► Đảm bảo mọi người tham gia. 
► Kích thích, hướng dẫn, và kiểm soát cuộc thảo luận. 
► Cố gắng đi đến sự đồng thuận (tốt nhất), hay quyết định theo đa số (xấu 
nhất). 
► Ghi nhận chính xác các ý kiến. 
Trước khi bạn ngưng họp: 
► Cũng cố các quyết định.
► Thực hiện sự phân công trách nhiệm cho những nội dung công việc còn bị 
gác lại.
► Xác định cuộc họp tới về ngày giờ, địa điểm và mục đích, nếu cần.
Công việc tiếp theo 
► Các hoạt động, trách nhiệm, con người, và thời gian được xác định rõ ràng.
► Chuẩn bị báo cáo/biên bản của cuộc họp.
► Định kỳ đánh giá hiệu quả của các cuộc họp.
► Quyết định cách thức các cuộc họp tiếp theo có thể được cải thiện.
► Người lảnh đạo nhóm cần định kỳ kiểm tra tiến độ của các công việc.
4.3.14. Kỹ năng lắng nghe
Tính cách là một trong các đặc điểm tiêu biểu có hiệu quả nhất trong sự 
thuyết phục. Chúng ta thường phán đoán con người bằng cách xem họ nói 
gì và họ nói như thế nào, họ làm gì và họ làm như thế nào, họ nghĩ gì và tại 
sao họ nghĩ như thế. —Vô danh 
Kỹ năng lắng nghe tốt là gì? 
Lắng nghe có hiệu quả là một kỹ năng do học tập mà có, nó có thể giúp bạn 
truyền thông với người khác có hiệu quả hơn, theo cá nhân hay theo nhóm. Khi 
bạn cải thiện kỹ năng lắng nghe của bạn, con người có xu hướng lắng nghe 
nhiều điều hơn những gì bạn nói. Lắng nghe có hiệu quả có thể cải thiện các 
mối quan hệ với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp, người quen biết của bạn, và 
thậm chí với người lạ. 
Ai có thể sử dụng kỹ năng lắng nghe? 
Mọi người trong chương trình Hợp tác Bảo tồn cần truyền thông với những 
người khác. 
Khi nào bạn cần sử dụng kỹ năng lắng nghe? 
Kỹ năng lắng nghe được sử dụng mỗi ngày trong tất cả các loại bối cảnh khác 
nhau — ở nhà, ở văn phòng và trên thực địa. Lắng nghe đặc biệt quan trọng vì 
Chương trình Hợp tác Bảo tồn muốn khám phá các cơ hội lập kế hoạch bảo tồn 
với sự tham gia của các địa phương. Chúng ta cần lắng nghe các nhóm liên 
quan truyền thống và phi truyền thống khi họ xác định các ưu tiên của địa 
phương và các phương án bảo tồn. Nghe và lắng nghe là các hoạt động khác 
nhau như đêm và ngày. Nghe là một chức năng cơ học trong đó tai của bạn xử 
lý các dao động và âm thanh. Nghe là thụ động. Lắng nghe là nghe cộng với 
diễn dịch, đánh giá, và phản ứng. Lắng nghe là chủ động. 
Một số thông tin trong tài liệu này không thể được áp dụng ngay mà không có 
sự thích ứng cho phù hợp với các cử tọa phi truyền thống. Khi bạn làm việc với 
các nhóm có nền văn hóa khác nhau, hãy đọc thêm thông tin về cách thức tốt 
nhất để truyền thông một cách có hiệu quả với họ. 
Các đặc điểm của một Người lắng nghe tốt
► Nhìn vào người đang nói
► Kiểm soát xúc cảm của họ
► Thể hiện sự quan tâm bằng cách đặt những câu hỏi về cảm nhận (“Bạn đã 
cảm nhận như thế nào khi.”)
► Lặp lại thông tin đã cho
► Không làm cho một diễn giả phải vội vàng
► Sử dụng những câu ngắn một cách có hiệu quả (vâng, thế à, okay)
► Sử dụng ngôn ngữ thân thể một cách có hiệu quả (gật đầu, mĩm cười, nhăn 
mặt)
► Không ngắt lời
► Giữ chủ đề cho đến khi bên khác đã the other party has finished his/her 
thought
Các đặc điểm của một người lắng nghe kém
► Viết mọi thứ vào tập
► Nôn nóng
► Nhảy ngay đến kết luận
► Thay đổi chủ đề
► Không đưa ra sự đáp ứng nào
► Cố gắng hoàn thành câu nói của một ai đó
► Mất bình tỉnh
► Thường ngắt lời
► Làm một việc khác đồng thời với việc nghe một ai đó đang nói chuyện
The United States Department
 Bạn có thể làm gì để cải thiện kỹ năng lắng nghe? 
Cải thiện kỹ năng lắng nghe đòi hỏi sự chủ động cam kết và nhiều nổ lực. Khi 
bạn chủ động lắng nghe, bạn có thể cải thiện và kích thích sự tương tác. Thông 
thường, bạn sẽ cố gắng lắng nghe một cách “nghiêm túc”; như lắng nghe thầy 
cô giáo của bạn trước kỳ thi giữa kỳ hay kết thúc, hay đàm phán một hợp đồng 
mua bán một căn hộ hay một chiếc xe. Sự lắng nghe nghiêm túc hay chủ động 
đòi hỏi bạn phải làm các việc sau: hiểu, phân tích và phân loại, tạm gác sự hoài 
nghi của bạn, trở thành một người phê bình chủ động trong tư duy, và đánh giá 
liên tục những thông điệp mà người nói muốn chuyễn tải tới bạn. 
Lắng nghe chủ động có thể là một thử thách. Một người trung bình có thể nói 
khoảng 125 từ trong một phút, trong khi chúng ta có thể lắng nghe ở một vận 
tốc khoảng 400 từ trong một phút. Hệ quả là người lắng nghe có một số thời 
gian mà họ có thể sử dụng một cách tích cực hay tiêu cực. Một người lắng nghe 
chủ động có thể chuẩn bị sử dụng thời gian này một cách khôn ngoan bằng 
cách hình thành các thói quen tích cực. 
Các thói quen tích cực 
♦ Chuẩn bị cho chính bạn qua ngôn ngữ thân thể thích hợp: duy trì sự 
tiếp xúc bằng mắt, ngồi thẳng và trên phần trước của ghế, hơi nghiêng về phía 
trước, mở đôi tay và chính bạn để đón nhận thông điệp. 
♦ Chuẩn bị môi trường: tắt máy thu thanh và thu hình, duy trì một nhiệt 
độ phòng thích hợp, giảm thiểu tiếng ồn và các hành động gây phân tâm, đặt 
điện thoại ở chế độ trả lời tự động (hay đặt điện thoại đi động ở chế độ rung), 
v.v. 
♦ Suy nghĩ trước những gì diễn giả sẽ nói: dự đoán người nói muốn đi 
đến đâu. 
♦ Đánh giá sự chính xác của thông tin 
♦ Tóm tắt thông tin trong dầu
♦ Lắng nghe “giữa dòng”: hãy chú ý sự truyền thông không bằng lời, 
như biểu hiện trên khuôn mặt, điệu bộ, giọng nói (mĩa mai, châm biếm), ngữ 
điệu. Ví dụ, một người nói nhanh, điều này thường chỉ ra một cảm xúc như bị 
kích động hay giận dữ, trong khi đó một người nói chuyện chậm rãi có thể thể 
hiện sự cẩn thận, chính xác, nhưng cũng có thể không chắc chắn hay phải vừa 
suy nghĩ vừa nói. Sự diễn dịch các loại hành vi này có thể rất tinh tế, đặc biệt 
khi tiếp xúc với những người đến từ một địa phương khác hay có một bối cảnh 
văn hóa khác với bối cảnh văn hóa của bạn. 
♦ Lắng nghe cả nội dung và cách chuyễn tải
Thói quen tiêu cực 
♦ Mơ tưởng: không nên trở thành một “Walter Mitty” và kết thúc sự mơ 
tưởng trở thành “người giàu có” của bạn khi nghe một người khác đang nói 
chuyện. 
♦ Chỉ lắng nghe các sự kiện: không nên làm cho chính bạn quá bận tâm 
với một chi tiết nhỏ hay một bước sai của ngừoi nói. 
♦ Sai tư thế: không nên ngồi thụp xuống, ngáp, che mặt, gục đầu trên bàn 
tay bạn, hay khoanh tay bạn. 
♦ Chú ý giả vờ: không nên giả vờ như bạn đang chăm chú lắng nghe và 
đặt những câu hỏi “phỏng đoán chung chung”. Khi bạn đặt một câu hỏi lạc đề, 
nó có thể làm bạn và người nói lúng túng.
Phản hồi và những câu hỏi 
Sau đây là một số cách thức cung cấp sự phản hồi có thể kích thích sự đối thoại: 
“Những gì tôi nghe bạn nói là ...”
“Hãy xem liệu tôi có hiểu đúng ý của bạn...”
“Cho phép tôi tóm tắt...”
“Xin nói thêm về .”
Sau đây là một số loại câu hỏi có thể kích thích sự đối thoại: 
“Ông có thể vui lòng làm sáng tỏ khái niệm A?”
“Tôi không hiểu rõ điểm cuối cùng, bà có thể vui lòng duyệt lại nó?”
“Tôi rất muốn hiểu thêm về một số điều bạn nói; bạn có thể nói thêm về .?”
Đặt những câu hỏi để thử thách người nói
 61