Phân tích một số đặc điểm hệ thống thông tin kế toán ở các đơn vị sự nghiệp có thu

ác hoạt động chủ yếu được 
thông qua nguồn kinh phí của nhà nước và 
các hoạt động khác nhằm tạo thêm nguồn 
thu cho đơn vị. Chức năng chủ yếu của đơn 
vị sự nghiệp có thu không phải là hoạt 
động sản xuất kinh doanh mà là hoạt động 
theo mục tiêu, nhiệm vụ của nhà nước. Do 
đó đối tượng sử dụng thông tin kế toán ở 
các đơn vị sự nghiệp có thu chủ yếu tập 
trung vào các đối tượng sau đây: 
 Cơ quan hành chính nhà nước có 
thẩm quyền: như sở tài chính, kho bạc nhà 
nước, cục thuế, cục thống kê, thanh tra nhà 
nước. 
 Các tổ chức đoàn thể chính trị xã 
hội trong và ngoài đơn vị. 
 Các cá nhân là thủ trưởng, công 
108 
chức, viên chức và người lao động có hợp 
đồng lao động với đơn vị, có quyền lợi và 
nghĩa vụ đối với mọi hoạt động của đơn vị. 
Các đơn vị sự nghiệp có thu phải có 
trách nhiệm cung cấp và truyền tải các 
thông tin kế toán về tình hình kinh tế - tài 
chính, tình hình hoạt động của đơn vị đến 
tất cả các đối tượng sử dụng nêu trên thông 
qua các báo cáo tài chính theo quy định 
hiện hành của nhà nước và có thể có các 
báo cáo khác tùy theo yêu cầu hoạt động và 
yêu cầu quản lý của đơn vị như thông qua 
quy chế chi tiêu nội bộ đã được cấp lãnh 
đạo cao nhất thông qua và phê duyệt vào 
đầu của năm tài chính. Trong đó sẽ cung 
cấp các thông tin về tình hình hoạt động 
trong năm qua và các vấn đề cần thực hiện 
trong tương lai. 
3.3. Các chu trình kế toán trong 
đơn vị sự nghiệp có thu 
Trước tiên cần làm rõ về chu trình kế 
toán, chu trình kế toán là tập hợp các hoạt 
động kế toán để xử lý hoạt động kinh tế 
theo chu trình gọi là chu trình kế toán. Do 
đó việc xem xét, tổ chức hệ thống kế toán 
xử lý các hoạt động kinh tế theo chu trình 
kế toán gọi là tiếp cận kế toán theo chu 
trình. 
Chu trình kế toán có thể xem là một 
chuỗi các sự kiện kinh tế liên quan tới một 
loại hoạt động kinh doanh và lặp đi lặp lại. 
Trong các đơn vị sự nghiệp có thu có thể 
thấy các nguồn tài chính chủ yếu bao gồm: 
ngân sách nhà nước và các nguồn thu sự 
nghiệp của đơn vị (thu từ học phí, lệ phí, 
viện phí thu từ hoạt động sản xuất kinh 
doanh và hoạt động sự nghiệp khác), thu 
viện trợ, thu khác. Bên cạnh đó thì các 
khoản chi của đơn vị cũng rất đa dạng gồm 
các khoản chi thường xuyên và chi không 
thường xuyên cùng với quản lý việc chi 
tiêu phải đảm bảo các quy định của nhà 
nước và mục lục ngân sách nhà nước. Từ 
các nguồn thu, chi khác nhau này nên quy 
trình xử lý kế toán và hạch toán kế toán là 
khác nhau. Nếu chúng ta xem các chu trình 
kế toán là một sự trao đổi nguồn lực lẫn 
nhau, thì chu trình kế toán sẽ bao gồm ba 
quá trình, quá trình nguồn lực đi ra, quá 
trình nguồn lực khác đi vào và quá trình 
điều chỉnh nguồn lực. Như vậy trên cở sở 
lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán 
cũng như quá trình phân tích hệ thống theo 
chu trình kế toán và kết hợp với đặc điểm 
riêng của các đơn vị sự nghiệp có thu, tác 
giả đề xuất và xây dựng các chu trình kế 
toán như sau: 
3.3.1. Chu trình các nguồn thu của 
đơn vị 
Để thuận tiện trong việc quản lý và 
điều hành các nguồn thu kinh phí ngân 
sách nhà nước, theo quy định của pháp luật 
thì đơn vị sự nghiệp phải mở tài khoản tại 
Kho bạc Nhà nước để thực hiện thu, chi 
qua Kho bạc Nhà nước đối với các khoản 
kinh phí thuộc ngân sách nhà nước theo 
quy định của Luật Ngân sách Nhà nước, 
gồm: kinh phí ngân sách nhà nước cấp; các 
khoản thu, chi phí và lệ phí thuộc ngân 
sách nhà nước và các khoản khác của ngân 
sách nhà nước. 
Đơn vị sự nghiệp được mở tài khoản 
tại Ngân hàng hoặc Kho bạc nhà nước để 
phản ánh các khoản thu, chi hoạt động dịch 
vụ. 
Chu trình thu kinh phí ngân sách nhà 
nước 
Chu trình thu kinh phí ngân sách nhà 
nước là tập hợp các hoạt động chức năng, 
nghiệp vụ và hoạt động xử lý thông tin liên 
quan đến quá trình lập dự toán, xác nhận, 
theo dõi dự toán và ghi nhận kinh phí do 
nhà nước giao dự toán để hoạt động. Như 
vậy chu trình thu kinh phí ngân sách nhà 
109 
nước sẽ có mối quan hệ với các đối tượng 
hoặc các hệ thống khác bên ngoài: như cơ 
quản quản lý cấp trên, đơn vị dự toán cấp 
trên và đơn vị theo dõi quản lý việc chấp 
hành dự toán, kho bạc nhà nước ở nơi đơn 
vị hoạt động. Các hoạt động và dòng thông 
tin trong chu trình thu kinh phí ngân sách 
nhà nước: 
Hoạt động lập dự toán thu chi: Đơn vị 
thực hiện việc lập dự toán thu chi trên cơ 
sở xem xét khả năng hoạt động hiện tại và 
tình hình hoạt động của đơn vị, sau đó gửi 
cho cơ quan quản lý cấp trên. 
Hoạt động nhận dự toán kinh phí: Sau 
khi cơ quan quản lý cấp trên xem xét và có 
quyết định phân bổ kinh phí cho đơn vị 
hoạt động phù hợp với tình hình hiện tại 
của từng đơn vị. Đơn vị thực hiện việc 
nhận kinh phí, dự toán được giao và xác 
nhận kinh phí được giao một cách chính 
xác. 
Hoạt động ghi nhận, theo dõi kinh 
phí: kế toán theo dõi và ghi nhận vào hệ 
thống sổ sách nguồn kinh phí nhà nước 
giao, theo dõi tình hình thu chi trong đơn 
vị. 
Lập dự toán thu, 
chi, số kinh phí đề 
nghị
1.0 Xác nhận kinh 
phí được giao
2.0
Đơn vị sự 
nghiệp
Ghi nhận, theo dõi 
kinh phí
3.0 
Thông tin dự toán
Gửi dự toán
Thông tin dự toán
 kinh phí
Nhiệm vụ năm 
kế hoạch
Chế độ chi 
tiêu tài chính
Tình hình hoạt động
Giao dự toán, 
kinh phí
Cơ quan quản lý 
cấp trên
Thông tin 
dự toán
Quản lý thu chi kinh phí
Hình 2.1: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước 
Chu trình thu từ các hoạt động sự nghiệp 
Chu trình thu từ các hoạt động sự 
nghiệp là tập hợp các hoạt động chức năng, 
hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá 
trình cung cấp các dịch vụ, sản phẩm và 
thu tiền thanh toán của khách hàng. Với 
đặc điểm như trên chu trình thu từ các hoạt 
động sự nghiệp có mối quan hệ dữ liệu và 
thông tin với các đối tượng bên ngoài và 
bên trong hệ thống như: khách hàng, ngân 
hàng, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý 
nhà nước, với chu trình chi hoạt động sự 
nghiệp, hệ thống lương. Nội dung và các 
hoạt động thực hiện trong chu trình sẽ 
được ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo 
cáo, tổng hợp và cung cấp thông tin theo 
yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin. 
Các hoạt động và dòng thông tin trong chu 
trình thu các hoạt động sự nghiệp gồm: 
Hoạt động tiếp nhận yêu cầu dịch vụ, 
110 
sản phẩm: Hoạt động này sẽ tiếp nhận các 
yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ của khách 
hàng, kiểm tra nguồn lực bên trong đơn vị 
và kiểm tra điều kiện tình trạng của khách 
hàng trước khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ 
cho khách hàng, cũng như thông báo cho 
khách hàng về yêu cầu của khách hàng có 
được chấp thuận hay không. 
Hoạt động thực hiện cung cấp hàng 
hóa, dịch vụ cho khách hàng: đơn vị sẽ 
cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng 
sau khi yêu cầu của khách hàng được chấp 
thuận. 
Hoạt động lập chứng từ, theo dõi 
nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ: 
hoạt động này ghi nhận nghiệp vụ cung cấp 
hàng hóa, dịch vụ và theo dõi công nợ 
thông qua việc xác nhận hoạt động cung 
cấp hàng hóa, dịch vụ hợp lệ đã hoàn thành 
với khách hàng và lập chứng từ xác nhận 
việc cung cấp này. 
Hoạt động thu tiền và điều chỉnh thu 
tiền: Căn cứ vào dòng dữ liệu và thông tin 
từ hoạt động ghi nhận nghiệp vụ trên để 
tiến hành thu tiền. Hoạt động thu tiền này 
có thể bằng nhiều hình thức thanh toán và 
phải đảm bảo thu đầy đủ, chính xác, đồng 
thời phản ánh đúng nghiệp vụ thanh toán. 
Tuy nhiên trước khi thu tiền có thể có 
những hoạt động điều chỉnh thu tiền làm 
giảm số tiền sẽ thu được. 
Học phí, viện phí và các lệ phí khác 
được xem là nguồn thu chủ yếu của các 
đơn vị sự nghiệp bên cạnh nguồn thu từ 
ngân sách nhà nước. Các khoản thu này 
đơn vị sẽ nộp vào ngân sách nhà nước 
thông qua kho bạc nhà nước theo tỷ lệ quy 
định, phần còn lại mới là của đơn vị. 
Ngoài ra thì các đơn vị sự nghiệp có 
thu còn các khoản thu từ hoạt động dịch vụ 
phù hợp với lĩnh vực chuyên môn và khả 
năng của đơn vị, cụ thể như thu từ sự 
nghiệp Giáo dục và Đào tạo; sự nghiệp Y 
tế, Đảm bảo xã hội; sự nghiệp Văn hóa, 
Thông tin; sự nghiệp Thể dục, thể thao; sự 
nghiệp Kinh tế. 
Ghi nhận yêu cầu 
hàng hóa, dịch vụ
1.0
Ghi nhận, theo 
dõi hoạt động
3.0
Khách hàng
Ngân hàng,
Kho bạc
Yêu cầu hảng hóa,
 dịch vụ
Thông tin yêu cầu
Chứng từ xác nhận
Hoàn thành dịch vụ
Tiền, chứng từ 
Thực hiện cung 
cấp hàng hóa, dịch 
vụ
2.0
Thông tin 
được thực hiện
Thông tin yêu cầu 
được chấp thuận
Hàng hóa, dịch vụ
Thu tiền
4.0
Chứng từ xác nhận
Hoàn thành dịch vụ
Hệ thống sổ cái, 
lập báo cáo
Thanh toán
Thông tin cung cấp
 hàng hóa, dịch vụ
Chu trình chi hoạt 
động
Yêu cầu hàng hóa, dịch vụ
Hình 2.2: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình thu hoạt động sự nghiệp 
111 
Về các khoản thu khác của đơn vị, đối 
với mỗi đơn vị khác nhau thì có thể có 
những quy trình khác nhau nhưng nhìn 
chung thì các khoản thu khác của đơn vị 
phải có đầy đủ các chứng từ theo quy định 
của chế độ kế toán và hình thức, mức thu 
như thế nào là tùy thuộc vào tình hình tài 
chính và đặc điểm của mỗi đơn vị. 
3.3.2. Chu trình chi hoạt động sự nghiệp 
Chu trình chi hoạt động sự nghiệp tập 
hợp các hoạt động chức năng và xử lý 
thông tin liên quan đến các quá trình chi 
hoạt hộng thường xuyên và không thường 
xuyên. Trong chu trình chi hoạt động sự 
nghiệp gồm các hoạt động sau: 
Hoạt động tiếp nhận yêu cầu về chi 
các hoạt động sự nghiệp: Hoạt động này 
thể hiện việc tiếp nhận yêu cầu mua hàng 
hóa, dịch vụ, nhu cầu của các bộ phận có 
nhu cầu. Đó là các nhu cầu về hàng hóa, 
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, văn 
phòng phẩm, ...Các yêu cầu này phải được 
kiểm soát chặt chẽ thông qua hệ thống 
kiểm soát bên trong đơn vị nhằm đảm bảo 
các yêu cầu này là phù hợp với dự toán 
cũng như quy định của đơn vị về các khoản 
chi. Ngoài ra trong hoạt động này còn là 
việc tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp phù 
hợp. 
Hoạt động thực hiện nghiệp vụ: Đây 
là hoạt động nhận các hàng hóa dịch vụ 
trong đó có các hoạt động nhỏ là đối chiếu 
nhận hàng so với đặt hàng, chấp nhận hàng 
hóa, dịch vụ và đưa vào bảo quản, sử dụng. 
Hoạt động chấp nhận chứng từ và 
theo dõi nghiệp vụ: Là hoạt động thể hiện 
việc chấp thuận các chứng từ mua hàng 
hóa, dịch vụ và ghi chép theo dõi nghiệp 
vụ mua hàng hóa, dịch vụ. 
Hoạt động thanh toán: Thể hiện việc 
thanh toán tiền cho nhà cung cấp dựa trên 
các chứng từ thanh toán. Sau đó các dữ liệu 
về thanh toán sẽ được chuyển vào hệ thống 
ghi nhận sổ cái và lập báo cáo. 
Tuy nhiên đối với từng đơn vị cụ thể 
riêng biệt việc thực hiện đầy đủ các hoạt 
động trên có sự khác nhau tùy thuộc vào 
đặc điểm và yêu cầu quản lý ở từng đơn vị. 
Tiếp nhận, xử lý các 
yêu cầu về chi hoạt 
động
1.0
Chấp nhận và 
theo dõi nghiệp 
vụ
3.0
Thanh toán
4.0
Bộ phận hoạt 
động có yêu cầu
Dự toán hoạt 
động
Quy chế chi 
tiêu nội bộ
Nhà cung cấp
Quy định về chi tiêu
Thông tin dự toán
Yêu cầu
Thông tin đã xử lý
Thông tin hàng hóa, 
dịch vụ
Thông tin đã xử lý
Thanh toán 
Hàng hóa, dịch vụ
Chứng từ thanh toán
Thực hiện 
nghiệp vụ
2.0
Thông tin về hàng hóa, 
dịch vụ yêu cầu
Chu trình thu sự 
nghiệp
Yêu cầu hàng hóa,
 dịch vụ
Hệ thống sổ cái và 
báo cáo
Thanh toán
Thông tin mua hàng hóa,
 dịch vụ công nợ
Hình 2.3. Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình chi hoạt động sự nghiệp 
112 
Ngoài ra các chu trình kế toán trên, 
trong các đơn vị sự nghiệp có các chu trình 
nhân sự và chu trình đầu tư, tài chính. 
3.3.3. Chu trình nhân sự: Là chu trình 
tập hợp các hoạt động về tuyển dụng nhân 
viên, thanh toán lương, các khoản lợi ích 
khác cho người lao động, đánh giá khen 
thưởng và kỷ luật nhân viên. Chu trình 
nhân sự cung cấp các thông tin cần thiết về 
lương và nhân sự đảm bảo sự hoạt động 
liên tục ở các chu trình khác. 
Hình 2.4: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình nhân sự 
3.3.4. Chu trình đầu tư, tài chính: Là 
chu trình tập hợp các hoạt động liên quan 
đến việc đầu tư, đáp ứng nhu cầu về vốn, 
gia tăng vốn cho các hoạt động bên trong 
đơn vị. Hoạt động đầu tư gồm các nghiệp 
vụ liên quan giữa đơn vị và nhà đầu tư, 
ngân hàng. Các hoạt động và dòng luân 
chuyển dữ liệu trong chu trình này rất đa 
dạng tùy thuộc vào từng loại hình đầu tư và 
đặc điểm của mỗi đơn vị. Tuy nhiên trong 
các đơn vị sự nghiệp chu trình đầu tư, tài 
chính rất ít và các đơn vị thường chưa quan 
tâm nhiều đến chu trình này. 
4. Kết luận 
Một hệ thống thông tin kế toán tốt 
đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc 
cung cấp thông tin kế toán ở các đơn vị sự 
nghiệp có thu. Kế toán được xem là công 
cụ quản lý quan trọng trong hệ thống các 
công cụ quản lý ở đơn vị sự nghiệp có thu, 
nó tác động và có ảnh hưởng trực tiếp đến 
chất lượng và hiệu quả quản lý ở đơn vị. 
Thông qua việc truyền tải và cung cấp 
thông tin kế toán, lãnh đạo đơn vị sẽ có căn 
cứ để nắm bắt, đánh giá và kiểm soát các 
hoạt động một cách nhanh chóng, cụ thể để 
từ đó đưa ra được những quyết định phù 
hợp nhằm thực hiện tốt các mục tiêu đề ra 
trên tinh thần tuân thủ pháp luật và tiết 
kiệm chi tiêu, nâng cao chất lượng phục 
vụ. Rõ ràng việc phân tích đặc điểm của hệ 
thống thông tin kế toán cũng như xây dựng 
các sơ đồ dòng dữ liệu cho các chu trình kế 
toán quan trọng có thể giúp ích rất ích rất 
nhiều cho nhà quản lý trong việc phân tích 
và đánh giá quá trình hoạt động tại công ty. 
113 
Ngoài ra, dựa vào các sơ đồ dòng dữ liệu 
này, các đơn vị có thể tổ chức các lưu đồ 
luân chuyển chứng từ cho từng chu trình kế 
toán nhằm phục vụ cho quá trình quản lý 
và phân công việc cho từng bộ phận, từng 
cá nhân cũng như phục vụ cho việc đánh 
giá tính kiểm soát của các hoạt động trong 
từng chu trình. 
Với những đặc điểm, đặc thù của đơn 
vị sự nghiệp có thu được phân tích ở trên 
thì để có được hệ thống thông tin kế toán 
hoạt động tốt, đảm bảo đáp ứng được nhu 
cầu thông tin của người dùng, bản thân đơn 
vị phải có giải pháp xây dựng cơ chế quản 
lý và kiểm soát thông tin, xác lập nội dung 
thông tin trong từng chu trình kế toán và 
phải bảo đảm việc thực hiện công tác kế 
toán theo những quy trình kế toán đã được 
xây dựng. 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. Bộ môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán (2012), 
Hệ thống thông tin kế toán, Tập 2 (pp. 66-69), 
Nxb Phương Đông, TP. Hồ Chí Minh. 
2. Bộ Tài chính (2006), Quyết định 
19/2006/QD-BTC ngày 30/03/2006 về chế độ 
kế toán hành chính sự nghiệp. 
3. Bộ Tài chính (2007), Hệ thống chuẩn mực kế 
toán công quốc tế. 
4. Bộ Tài chính (2008), Hệ thống mục lục ngân 
sách Nhà nước. 
5. Quốc hội (2002), Luật ngân sách Nhà nước 
01/2002/QH11. 
6. Quốc hội (2003), Luật kế toán 03/2003/QH11. 
7. Marshall B. Romney, Paul John Steinbart 
(2013), Accounting Information Systems, 
Pearson Education. 
8. Võ Văn Nhị (2009), Kế toán hành chính sự 
nghiệp, Nxb Tài chính, Tp. Hồ Chí Minh. 
9. Ulric J. Gelinas, Richard B. Dull (2008), 
Accounting Information Systems. 
Ngày nhận bài: 03/4/2015 Biên tập xong: 15/7/2015 Duyệt đăng: 20/7/2015