Những cách tìm kiếm khác hàng tổ chức lễ động thổ, khánh thành, khai trương

NHỮNG CÁCH TÌM KIẾM KHÁC HÀNG TỔ CHỨC LỄ ĐỘNG THỔ, 
KHÁNH THÀNH, KHAI TRƯƠNG
Event Channel - Mỗi ngày có hàng trăm công trình được tổ chức khai trương, khởi công, động thổ, khánh thành, ... trên cả nước, có nhiều người làm Event băn khoăn không biết làm cách nào để có phương pháp tiếp cận các khách hàng loại này một cách hiệu quả để có thể chào mời dịch vụ tổ chức sự kiện khánh tiết của mình.
Chúng tôi xin chia sẻ một số lưu ý khi tìm kiếm và làm việc với các khách hàng có nhu cầu về các Event dạng này:
Yếu tố nào quan trọng nhất trong tìm kiếm khách hàng tổ chức sự kiện?
Cũng như trong ngành tổ chức sự kiện nói chung, trong việc tổ chức sự kiện khánh tiết (khởi công, khánh thành, khai trương, động thổ...), sẽ có một số điều kiện cần thiết để bạn có thể thành công trong việc tiếp cận và chinh phục khách hàng. Đó chính là kinh nghiệm, năng lực, mối quan hệ và giá cả.
Tuy nhiên, trong mảng tổ chức lễ động thổ, khởi công, khánh thành, khai trương ở Việt Nam hiện nay, những agency chuyên tổ chức sự kiện dạng này vẫn đánh giá cao nhất vai trò của việc thiết lập các mối quan hệ với khách hàng. Quan hệ càng mạnh mẽ, đi sâu vào các tầng cấp thì cơ hội thành công cho bạn càng cao.
Tiếp đó là vấn đề năng lực và kinh nghiệm công ty, tuy nhiên nếu công ty bạn đã từng có kinh nghiệm làm một vài Event tương tự, bạn chắc chắn sẽ giành điểm tuyệt đối ở phần này. Khi chưa từng có kinh nghiệm tổ chức lễ khánh thành, khai trương, khởi công, động thổ..., bạn có thể liên kết với một đối tác đã từng có kinh nghiệm tổ chức sự kiện dạng này để đấu thầu nhằm tận dụng kinh nghiệm và nền tảng của họ, từ sự kiện sau bạn có thể tự tin "tung hoành" được rồi.
Về giá cả, nếu là một agency chuyên tổ chức các sự kiện dạng này, bạn có thể đầu tư mua sẵn các vật dụng phục vụ sự kiện như lều bạt, cổng hơi, bàn ghế... và có nhà kho chứa các vật dụng này, mức giá của bạn sẽ hết sức cạnh tranh. Còn nếu bạn phải đi thuê, bạn sẽ không có lợi thế bằng các agency khác. Lúc đó thì chỉ có cách trông đợi vào lợi thế các mối quan hệ hoặc kinh nghiệm, năng lực, hoặc là bạn phải chấp nhận làm một chương trình với lợi nhuận không cao.
Nhanh nhạy nắm bắt thông tin
Khi có một công trình chuẩn bị tổ chức khởi công, khai trương..., thường thì chắc chắn có nhiều đối thủ cạnh tranh của bạn cũng đã nghe ngóng được thông tin và tìm cách tiếp cận họ, cho nên càng tiếp cận sớm thì cơ hội dành cho bạn càng cao. Một cách làm thông thường mà tất cả các Event Agency đều sử dụng, đó là thông qua mạng lưới quan hệ của mình để tìm kiếm thông tin và khách hàng tiềm năng có nhu cầu tổ chức khởi công, khai trương, khánh thành, động thổ..., từ đó và xâm nhập vào các phòng ban có liên quan của công ty, cơ quan khách hàng để tiếp cận và chào hàng dịch vụ của mình.
Chúng ta cũng có thể thông qua các tin tức trên báo đài tại địa phương để nắm rõ hoạt động của các doanh nghiệp, ví dụ như có một công ty sắp xây dựng nhà máy chế biến nông sản, một tập đoàn mới vào Việt Nam sắp mở một siêu thị, hoặc tỉnh nào đó đang đệ trình dự án xây bệnh viện... Mỗi thông tin đều có thể đem đến cho bạn một cơ hội đến trước đối thủ trong việc tiếp cận khách hàng. Trong công ty Đại Dương Event luôn có một nhân viên phụ trách xem lướt các tờ báo đại chúng, tạp chí đầu tư, bản tin đấu thầu... hàng ngày và ghi nhận lại tình hình các khách hàng tiềm năng trên thị trường, sau đó thông tin này được chuyển đến trưởng phòng kinh doanh để xem xét và phân bổ cho các nhân viên kinh doanh.
Một cách khác hay được các công ty tổ chức Event áp dụng để tiếp cận khách hàng là thăm dò trực tiếp các công trình đang rục rịch thi công. Ở đâu mới manh nha đo đạc giải phóng mặt bằng, san lấp đất..., đã có những nhân viên kinh doanh của Event Agency có mặt để thăm dò. Những đầu mối thông tin quan trọng nhưng dễ tiếp cận nhất là từ chính những người đang làm việc tại công trình đó, bạn có thể lân la làm quen với công nhân và bảo vệ, mời họ ly cafe, điếu thuốc và hỏi thăm về công trình, thông thường những người này khá cởi mở và thân thiện nên bạn dễ dàng khai thác thông tin từ họ. Cần lấy thông tin tối đa về chủ đầu tư, nhà thầu, chẳng hạn như tên công ty, đầu mối liên lạc, ngày làm lễ khởi công, hay ngày dự kiến hoàn thiện, các công trình sắp thi công có liên quan... sau đó về tra cứu thêm thông tin trên Internet hay từ tổng đài địa phương để tìm ra các thông tin cần bổ sung khác. Khi đi nhớ mang theo thư ngỏ hay brochure của công ty, biết đâu bạn vô tình gặp được người cần tiếp cận ngay tại hiện trường, như vậy bạn sẽ không bỏ qua cơ hội của bạn.
Đầu mối thông tin của bạn có thể ở ngay tại các công trường xây dựng
Một cách khác là mua thông tin từ các công ty chuyên cung cấp cơ sở dữ liệu cho ngành, chẳng hạn như trong ngành xây dựng có công ty BCI-Asia (www.bciasia.com) chuyên cung cấp một database đầy đủ, cập nhật thông tin về các dự án, công trình... thông qua một phần mềm tích hợp trên trang web mà chúng ta cần có tài khoản đăng nhập để tra cứu. Thông tin bao gồm mô tả dự án, các giai đoạn quy hoạch, thiết kế, đấu thầu hoặc xây dựng, chi phí ước tính và lịch trình xây dựng và một phần rất quan trọng là những thông tin đầy đủ về các nhân vật quyết định chủ chốt như nhà đầu tư, kiến trúc sư, tư vấn thiết kế và nhà thầu..., kèm theo đó là những công trình có liên quan đến chủ đầu tư cũng như những nhân sự tham gia công trình đó. Tất nhiên, họ sẽ tính phí cho một dịch vụ cung cấp thông tin có giá trị như vậy, mức phí vào khoảng $1000 - $1500 cho một tài khoản đăng nhập. Bạn cũng có thể đặt bản tin đấu thầu của Báo Đấu thầu (www.thongtindauthau.com.vn), họ sẽ gởi bản tin điện tử vào email cho bạn theo định kỳ.
Những điều cần lưu ý khi làm việc với khách hàng tổ chức lễ khánh thành, khai trương, động thổ, khởi công
Như đã nói ở trên, trong các sự kiện dạng này, sức mạnh của mối quan hệ đóng một một vai trò quan trọng. Nếu không có nó, bạn cũng có thể thực hiện bằng cách liên hệ từ các vòng ngoài, chẳng hạn thu thập thông tin về công ty, liên hệ với phòng hành chánh hoặc marketing (thường đây là các bộ phận phụ trách việc tìm đối tác tổ chức sự kiện) và gởi hồ sơ năng lực của công ty mình cho họ, tuy nhiên cơ hội thành công chỉ khoảng 20%. Bạn có thể nâng cao cơ hội thành công bằng cách nhắm đến những cơ quan nhà nước nhỏ, chưa có nhiều mối liên doanh liên kết hay trực thuộc các tập đoàn lớn, hoặc các công ty tư nhân, công ty nước ngoài...
Trong cách làm việc với các đối tượng khách hàng cũng có đôi điều cần chú ý. Các công ty nhà nước, nhất là các công ty lớn, thì thường không cần cầu kỳ và sáng tạo mang tính đột phá trong nội dung chương trình, họ chỉ cần một chương trình tươm tất, ngân sách cũng không phải vấn đề họ quá bận tâm, miễn là agency có cách ứng xử phù hợp. Các công ty nước ngoài cũng là đối tượng không bận tâm với việc tiết kiệm ngân sách, nhưng họ cần một chương trình gây ấn tượng với những điểm nhấn đặc biệt, bạn nên đưa vào proposal của mình những tiết mục đặc sắc cho những phần như cắt băng khánh thành, động thổ, thông xe... Đối tượng thường coi trọng những chương trình tiết kiệm mà vẫn hiệu quả nhất là các công ty tư nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ có yêu cầu khá cao về chất lượng chương trình, nhưng đi kèm đó phải là một ngân sách "nhẹ nhàng", hợp lý. Dựa trên đặc điểm của từng khách hàng mà công ty tổ chức sự kiện có cách tiếp cận phù hợp và chào bán cho họ những giải pháp phù hợp nhất, có như vậy thì khả năng thành công của Agency mới được nâng cao.