Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện

ả năng điều hành một Event Agency (công ty tổ chức sự kiện) trở nên có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Nếu một ngày nào đó bạn muốn thành lập một Event Agency, hãy dành thời gian để cân nhắc về những yếu tố cần thiết để thành công và phải xác định sở trường, sở đoản của mình có thực sự phù hợp với việc đó hay không. 
Phần 1
Tố chất cần có của người lãnh đạo
Khi thành lập một công ty tổ chức sự kiện, bạn cần phải biết rằng đây là nơi mà bạn cần những mối quan hệ xã hội rộng rãi và những kỹ năng phát triển kinh doanh để tồn tại. Thành công của bạn trong lĩnh vực này sẽ không chỉ phụ thuộc vào kinh nghiệm và kiến thức mà còn là những quan hệ cộng đồng, kỹ năng đàm phán, kỹ năng kinh doanh và cả kế hoạch Marketing của bạn nữa.
Tuy nhiên, để có thể thành công, bạn cần có kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, bán hàng hay marketing, những kinh nghiệm đó sẽ là tiền đề để bạn mở rộng và phát triển mạng lưới kinh doanh. Và với những mối quan hệ xã hội của mình, bạn có thể tự tin tìm kiếm được những khách hàng cho chính mình.
Tố chất lãnh đạo luôn là một yếu tố cần thiết khi bạn thành lập doanh nghiệp
Cũng giống như bất kỳ nghành nghề nào,bạn cần có những kỹ năng cơ bản để thành công trong lĩnh vực tổ chức sự kiện:
1. Quản lý nhân viên hiệu quả và thúc đẩy họ hoàn thành tốt công việc được giao
2. Biết cách quản lý thời gian dành ưu tiên để giải quyết những rủi ro
3. Tìm kiếm những phương thức mới và sáng tạo để giải quyết vấn đề.
4. Bạn có kỹ năng ra quyết định. Đầu tiên bạn phải đánh giá các lựa chọn và đưa ra quyết định cuối cùng.
5. Biết cách giao tiếp với khách hàng và những người bán hàng.
6. Đưa ra ý tưởng và biến các ý tưởng thành công việc cụ thể, có hiệu quả.
7. Bạn có chiến lược Marketing phù hợp để quảng bá dịch vụ của mình
8. Biết cách quản lý dòng vốn và theo dõi các giao dịch tài chính.
9. Bạn hiểu được và làm tốt việc thế nào là thành lập nhóm
10. Bạn biết cách khuyến khích và động viên bản thân và những người xung quanh.
Bạn có thể không phải là một nhà tổ chức sự kiện giỏi vì việc đó đã có nhân viên của bạn hỗ trợ, nhưng nếu bạn muốn quản lý tốt và làm cho công ty của mình có chỗ đứng trong lĩnh vực này, thì không thể thiếu việc liên tục trau dồi kiến thức về ngành Event bằng cách "xắn tay áo" tham gia vào một vài event để trải nghiệm thực tế. Ngoài ra bạn có thể tham gia một số khóa học về tổ chức sự kiện như khóa học của những tổ chức đào tạo tương đối có uy tín như công ty Lê Quý Dương (tlequyduong.com), Vietnam Marcom ( vietnammarcom.edu.vn). LBS (lbs.edu.vn), BMG (bmg.edu.vn)...
Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng ngay từ thời kỳ đầu.
Thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào khách hàng, nhất là những khách hàng trung thành.Thông qua các hoạt động nghiên cứu thị trường, bạn đã chắc chắn rằng có một số lượng khách hàng nhất định sẽ cần đến sản phẩm/dịch vụ mà công ty tương lai của bạn cung cấp.Vậy cụ thể họ là ai? Hãy lên danh sách những khách hàng tiềm năng đầu tiên trước khi bạn chuẩn bị thành lập công ty.
Nên nhớ rằng người có thể chào hàng tốt nhất cho công ty của bạn chính là bạn, nhất là khi công ty còn non trẻ bởi vì khách tiềm năng của bạn họ đến với bạn qua các mối quan hệ cá nhân, tín nhiệm bạn nhờ uy tín của bạn. Vì vậy, đừng nghĩ đến việc khởi sự thành lập công ty tổ chức event khi mà bạn biết rằng mình hay cổ đông của mình không có kỹ năng sales tốt và dự định giao việc này cho nhân viên thuộc cấp của mình lo liệu.
Những người đó có thể là đồng nghiệp, bạn bè, họ hàng người thân... Đừng bỏ qua việc thông báo về công ty mới thành lập của bạn cho bất kỳ một mối quan hệ thân quen nào, cho dù họ không làm trong lãnh vực Marketing, Event hay Kinh doanh. Biết đâu sau này chính họ hay có người quen nào của họ lại có nhu cầu tổ chức một sự kiện nào đó, phải làm sao để "nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp" đầu tiên họ nhớ tới để liên hệ hay giới thiệu cho người khác chính là bạn. Và bạn hãy lên kế hoạch cho việc tiếp cận họ ngay từ khi chưa nhận được tờ giấy phép thành lập công ty.
Quyết định dịch vụ bạn sẽ cung cấp là gì
Hiện nay các dịch vụ tổ chức event khá phong phú, từ tổ chức tiệc cưới, trình diễn ca nhạc, show thời trang đến các buổi giới thiệu sản phẩm, hội họp, triển lãm... Trong một rừng những dịch vụ như thế, bạn cần phải chọn những dịch vụ mà bạn nắm rõ nhất, có nhiều kinh nghiệm và thành thạo nhất, tại đó bạn có thể tạo ra doanh thu tối đa. Đừng cố gắng ôm đồm quá nhiều nghành nghề và bán tất cả các loại dịch vụ về Event để cuối cùng chỉ thu được sự rắc rối, vì như người ta đã nói "Trăm hay không bằng tay quen".
Nếu bạn có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức hội nghị, hãy chọn đó là lĩnh vực mũi nhọn của công ty bạn, đừng cố gắng dàn trải sang lĩnh vực tổ chức khởi công, động thổ, khánh thành... chỉ vì thị trường đang có nhu cầu. Tổ chức hội nghị trong nhà rất khác so với một lễ khởi công ngoài trời, từ việc lập kế hoạch, quá trình thực hiện, các trang thiết bị đến cả cách định giá. Thực tế, mỗi Event được lên kế hoạch, thực hiện và đánh giá theo những cách khác nhau và vì thế bạn không thể tổ chức tất cả các loại Event một cách hoàn hảo.
Thêm vào đó, khách hàng có am hiểu thường có xu hướng lựa chọn những công ty mà họ cho là chuyên gia trong lãnh vực họ đang cần chứ không đánh giá cao những công ty luôn gật đầu "Cái gì tôi làm cũng được cả". Vì vậy hãy tìm hiểu về khách hàng và chào hàng một lãnh vực mũi nhọn phù hợp với nhu cầu của họ và sở trường của mình.
Nghiên cứu thị trường.
Khách hàng: Dựa trên lãnh vực kinh doanh bạn đã chọn, hãy xác định đối tượng khách hàng tiềm năng của mình. Một công ty hướng đến việc chuyên tổ chức sự kiện cho giới trẻ thì khách hàng phải là các công ty có sản phẩm dành cho giới trẻ, một công ty chuyên làm sự kiện khánh tiết như khởi công, động thổ... có lẽ nên đặt trọng tâm vào các khách hàng là công ty nhà nước nhiều hơn. Hãy nghiên cứu thêm về những hoạt động marketing họ đã làm, dò la thông tin từ các mối quen biết để nắm được cái "gu" của họ.
Đối thủ: Và bạn cũng cần tìm hiểu, phân tích đối thủ của mình để xem mình đang ở đâu trên thị trường. Tất nhiên không phải vài ngàn công ty tổ chức sự kiện trên khắp Việt Nam này đều là đối thủ của bạn, nhưng ít nhất những công ty thực hiện cùng loại Event như bạn sẽ là đối thủ trực tiếp tranh giành khách hàng của bạn. Nên dành nhiều thời gian tham khảo những event do họ tổ chức để trau dồi kinh nghiệm cho bản thân, đồng thời đánh giá xem có gì khác biệt và đặc biệt, qua đó thấy được họ làm cách nào để thu hút khách hàng và các nhà tài trợ. Công việc này có vẻ không hề dễ dàng một chút nào nhưng để thành công trong một thị trường đã có những người đi trước thì bạn cần phải nỗ lực hơn.
Bản thân công ty: Phân tích SWOT dùng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức bao gồm trong dự án kinh doanh
Điểm mạnh: Xác định các nguồn lực của bạn và cách sử dụng chúng để xây dựng điểm đặc sắc so với các đối thủ nhằm giành được thiện cảm của khách hàng tiềm năng. Những ưu điểm của bạn là gì? Những điểm nào bạn có thể làm tốt hơn các công ty khác (chẳng hạn như kinh nghiệm làm một cổng chào ấn tương bằng một chất liệu đặc biệt cũng chính là điểm mạnh mà các đối thủ khác không có được)
Điểm yếu: Xác định những nguồn lực bạn thiếu, những lợi thế mà đối thủ cạnh tranh có được để xem bạn có thể khắc phục hay nên tránh? Ví dụ bạn không mạnh về truyền thông, PR cho sự kiện, thì có thể liên kết với một PR Freelancer hay một đối tác là PR Agency khác trong thời gian đầu.
Cơ hội: Xem xét xem những thay đổi về chính sách của chính phủ, về xu hướng marketing của thị trường.. liệu có đem lại cơ hội nào cho bạn, và kết hợp cơ hội đó với các điểm mạnh mà công ty bạn có để tạo nên một chiến lược kinh doanh thắng lợi.
Thách thức: Những thay đổi từ môi trường bên ngoài (ví dụ như thay đổi trong xu hướng thị trường, thay đổi trong lối sống) hay bất kỳ tình huống bất lợi có thể đem đến nguy cơ cho dự án kinh doanh. Xác định tất cả những nguy cơ hiện tại và tương lai. Nó có thể là sự hiện diện của một đối thủ mạnh hay một phương thức mới để tổ chức Event 
Phần 2
Chuẩn bị kế hoạch kinh doanh
Bạn sẽ phát triển kế hoach kinh doanh dựa trên nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ và phân tích SWOT. Trước khi phát triển một kế hoạch kinh doanh, bạn cần ghi nhớ những yếu tố sau đây:
Hãy thực tế và tránh lạc quan quá mức trong khi đánh giá các nhu cầu vốn, doanh thu và lợi nhuận
Đừng bỏ qua chiến lược phát triển, nó sẽ có ích trong những trường hợp không may.
Những bước sau đây có thể được thông qua để phát triển kế hoạch kinh doanh:
Phác thảo mục tiêu kinh doanh: Điều gì bạn muốn đạt được trong ngắn hạn và dài hạn hay tầm nhìn của công ty bạn là gì? Hơn nữa, đừng vướng mắc quá nhiều về những mục tiêu dài hạn khi mà chúng có thể trở thành vô nghĩa sau một thời gian dài thay đổi của thị trường.
Phác thảo những kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm của bạn và của nhân viên, xác định sẽ sử dụng chúng như thế nào. Hãy xem như bạn đang chuẩn bị một lá đơn xin việc cho chính bạn và tất cả nhân viên công ty.
Xác định  cách thức tìm kiếm, tiếp cận khách hàng: Bạn sẽ tiếp cận khách hàng và bán những dịch vụ của mình như thế nào? Bạn sẽ mở rộng công việc kinh doanh ra sao? Bạn cần đề ra những nguyên tắc khi tiếp xúc khách hàng.
Đánh giá yêu cầu về vốn cho toàn bộ 1 năm: Hãy liệt kê toàn bộ cơ sở vật chất phải thuê mua, lương phải trả cho nhân viên mỗi tháng để xem tổng vốn và vốn trung bình mỗi tháng bạn phải bỏ ra là bao nhiêu, đó sẽ là cơ sở để bạn xác định doanh thu tối thiểu phải có để đảm bảo thời gian thu hồi vốn như đã định. Trong năm có những thời điểm sẽ tổ chức sự kiện rất dồn dập nhưng cũng có những tháng nhu cầu thị trường xuống thấp, bạn cần phải xác định trước để có thể đảm bảo thu chi tốt.
Chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ có thể xảy ra: Bạn sẽ dùng phương cách gì trong trường hợp thất thoát vốn, khách hàng từ chối trả tiền, khủng hoảng kinh tế, hay thị trường đi xuống. Hãy trù bị tất cả để khi những điều bất trắc xảy ra, chúng ta đã có phương cách đối phó chủ động nhất, đồng thời hạn chế đến mức thấp nhất thiệt hại do nó gây ra.
Trăm thứ phải lo khi thành lập công ty tổ chức sự kiện
Đặt tên, tìm logo và slogan cho công ty
Hãy tìm ra cái tên, logo và slogan ưng ý nhất cho mình, nhưng lưu ý không để trùng lắp với tên của công ty khác trong cùng lãnh vực hoạt động.
Đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế
Việc đăng ký kinh doanh sẽ đòi hỏi bạn một số giấy tờ và một số bước làm thủ tục để cầm trên tay tờ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Bạn có thể vào trang web của phòng đăng ký kinh doanh, Sở kế hoạch đầu tư tại địa phương mình để tra cứu về thủ tục (tham khảo trang web của Sở Kế hoạch đầu tư Tp.HCM).
Khi đăng ký ngành nghề kinh doanh, bạn hãy cố gắng rà soát tất cả các ngành nghề có liên quan đến ngành tổ chức sự kiện để đăng ký. Điều này nghe có vẻ mâu thuẫn với lời khuyên ở trên là nên tập trung vào 1 vài ngành nghề trong lãnh vực tổ chức sự kiện chứ không nên quá dàn trải, tuy nhiên việc đăng ký nhiều ngành nghề có liên quan sẽ giúp bạn đỡ vất vả trong việc xuất hóa đơn tài chính. Ví dụ một số ngành nghề như in ấn, thiết kế, cho thuê vật dụng... sẽ giúp ích cho bạn khi phải xuất hóa đơn tài chính cho một khách hàng có nhu cầu đặc thù nào đó như sản xuất gian hàng triển lãm hay in tờ rơi (cần phải biết rằng không phải lúc nào khách hàng cũng thuê bạn tổ chức sự kiện, đôi khi bạn cũng cần đáp ứng những yêu cầu nhỏ của họ). Tuy nhiên nên lưu ý là một số ngành nghề sẽ đòi hỏi chứng chỉ hành nghề hoặc phải đóng lệ phí, chẳng hạn ngành cung cấp lao động (nếu bạn muốn cung cấp PG). Bạn có thể tham khảo thêm các thông tin này ở Phòng đăng ký kinh doanh của Sở hoặc nhờ tư vấn ở các công ty luật.
Chuẩn bị cơ sở vật chất, thuê mướn nhân viên.
Bạn cần phải có một văn phòng làm việc, mua các vật dụng cần thiết và tuyển dụng nhân viên.
Xây dựng website và profile cho công ty
Khi một khách hàng muốn tìm hiểu thông tin về công ty bạn, điều họ nghĩ tới đầu tiên sẽ là truy cập vào trang web của công ty bạn, vì vậy bạn nhất thiết phải có một website thật chuyên nghiệp như là bộ mặt đại diện của công ty mình. Vậy mà có một điều đáng ngạc nhiên là rất nhiều công ty tổ chức sự kiện ở Việt Nam chưa có nổi một website, phải chăng họ hoạt động nhờ kinh nghiệm là chính hay nhờ nguồn khách hàng đã quá dồi dào (?). Nhưng dù sao họ cũng đã mất đi đáng kể một số cơ hội, và khách hàng mới tìm tới sẽ đặt dấu hỏi về sự chuyên nghiệp của họ. Hãy cố gắng làm cho website của mình xuất hiện ở vị trí càng cao trên Google càng tốt vì nhiều người làm Event bây giờ coi Google như là yellow pages để tìm kiếm sản phẩm, dịch vụ họ cần. Bạn có thể dùng các biện pháp tối ưu hóa máy tìm kiếm (SEO) hay quảng cáo trả phí cho máy tìm kiếm (SEM) để làm được việc này.
Bạn cũng cần làm một bản thuyết trình (Company Profile, Credential) thật chuyên nghiệp, bắt mắt để giới thiệu về công ty mình với những thông tin cơ bản, kinh nghiệm cũng như dự án, khách hàng đã thực hiện. Nếu công ty của bạn mới thành lập chưa có dự án đầu tay nào thì sao, cũng không hề gì, bạn có thể nhấn mạnh vào số năm kinh nghiệm của những người điều hành nó và cho khách hàng thấy những sự kiện bạn đã từng thực hiện trước đó. Bạn không cần phải tốn nhiều tiền để in ấn profile này, chỉ cần để nó dưới dạng bản điện tử và gởi qua email cho khách hàng. Việc này vừa giúp bạn tiết kiệm chi phí in ấn và chi phí gọi điện chào hàng tới từng người, vừa giúp bản profile của bạn có thể chuyển tiếp tới nhiều người, lại còn thuận tiện khi bạn gởi mail hay quảng cáo trên mạng để giới thiệu về công ty nữa.
Tiếp cận khách hàng
Sẽ là thuận lợi lớn nếu bạn và các cổ đông có nhiều mối quan hệ rộng rãi, còn nếu không thì bạn sẽ phải nỗ lực hơn rất nhiều. Hãy dành nhiều thời gian để thu thập database khách hàng tiềm năng, gởi thư ngỏ qua email cho họ để giới thiệu công ty và dịch vụ của mình, tham gia vào những trang mạng xã hội có nhiều khách hàng mục tiêu như LinkedIn, Caravat.com... Đừng ngần ngại việc tiếp cận họ, nếu họ từ chối thì ít ra bạn cũng phải khai thác xem họ đang cần gì, muốn gì để có hướng kinh doanh và cách tiếp cận phù hợp.
Tận dụng mọi mối quan hệ sẵn có để biến thành cơ hội kinh doanh tiềm năng
Đừng quên thông báo rộng rãi cho bạn bè, người thân về việc thành lập công ty vì biết đâu có lúc họ sẽ đem đến cho bạn một cơ hội làm ăn.
Bạn cũng có thể tự sản xuất các event của mình, rất nhiều công ty đã thành công nhờ việc tự sản xuất chương trình và chào bán cho nhà tài trợ hay người tham dự, việc này sẽ làm bạn chủ động hơn vì không cần đợi khách hàng phát sinh nhu cầu. Nhưng việc hoàn vốn từ tìm kiếm tài trợ, hay các khoản thu khác cũng là vấn đề không đơn giản, vì vậy cần thận trọng để không bị hụt vốn vì những Event tự sản xuất như thế này.
Trong những năm đầu còn khó khăn có thể có những thay đổi không giống như kế hoạch đã đề ra nhưng hãy linh động để thay đổi, điều chỉnh, đừng quá cứng nhắc bám sát theo kế hoạch sẽ tự đánh mất nhiều cơ hội của mình. Chúc bạn thành công với lĩnh vực tổ chức sự kiên, một lĩnh vực khá vất vả nhưng cũng không kém phần thú vị.