Giáo trình Văn hóa giao tiếp công sở và kỹ năng tổ chức các sự kiện

c hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ hoặc của Phó Thủ tướng Chính phủ tại cuộc họp.
Chương IV
CÁC CUỘC HỌP CỦA BỘ TRƯỞNG, THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN NGANG BỘ,
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ
Điều 27. Các loại cuộc họp của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ
1. Họp giao ban của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ với các Thứ trưởng, Phó Thủ trưởng cơ quan cơ quan ngang Bộ, Phó Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ và người đứng đầu các đơn vị trực thuộc.
2. Họp tham mưu.
3. Họp làm việc.
4. Họp (hội nghị) triển khai nhiệm vụ công tác.
5. Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề.
6. Họp (hội nghị) tổng kết năm
Điều 28. Việc tổ chức hội nghị triển khai nhiệm vụ công tác
1. Khi thực sự cần thiết phải tổ chức hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai trên phạm vi toàn quốc những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng và cấp bách của Đảng và Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý được phân công, thì Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ phải có văn bản trình và được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ về mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị.
2. Dự kiến tổ chức hội nghị phải được đưa vào chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ngay từ đầu năm và gửi trước cho những cơ quan, tổ chức, cá nhân được triệu tập hoặc được mời ít nhất là 1 tháng trước ngày tổ chức hội nghị.
Điều 29. Việc tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề
1. Chỉ được tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề khi có quy định hoặc chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đối với vấn đề quản lý cần phải tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề.
Trong trường hợp không có quy định hoặc sự chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, mà thấy cần thiết phải tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết đối với một vấn đề quản lý quan trọng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý được phân công, thì Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ có văn bản trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định về mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị.
2. Việc tổ chức hội nghị phải được đưa vào chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ngay từ đầu năm và gửi trước cho những cơ quan, tổ chức, cá nhân được triệu tập hoặc được mời ít nhất là 1 tháng trước ngày tổ chức hội nghị.
Điều 30. Việc tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác hàng năm của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
1. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ không triệu tập các cuộc hội nghị toàn ngành để sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 6 tháng và hàng năm.
2. Trường hợp thấy cần thiết phải triệu tập hội nghị toàn ngành để tổng kết đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác năm thì Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ phải xin phép và được sự đồng ý trước của Thủ tướng Chính phủ về nội dung, hình thức, thành phần tham dự, kinh phí, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị.
3. Việc tổ chức hội nghị có mời lãnh đạo các Bộ, ngành khác và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh dự phải xin phép và được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ.
Điều 31. Các cuộc họp của Văn phòng Chính phủ với các Bộ, ngành, chính quyền địa phương, Tổng công ty 91 để xây dựng và thực hiện chương trình công tác của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
Thực hiện chức năng quản lý chương trình công tác của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, hàng năm tuỳ theo tình hình cụ thể, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ có thể có cuộc họp với lãnh đạo các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc các Tổng công ty 91 để giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ xây dựng, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện chương trình công tác của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
Điều 32. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ đối với cuộc họp của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ
1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần trình Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quyết định.
2. Thẩm định sự cần thiết tổ chức cuộc họp do thủ trưởng đơn vị chuyên môn thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ đề nghị.
3. Chủ trì các cuộc họp tham mưu, họp làm việc với thủ trưởng các đơn vị chuyên môn thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ theo sự ủy quyền của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ.
4. Bố trí, sắp xếp, tổ chức các cuộc họp một cách hợp lý.
5. Đôn đốc các đơn vị được phân công chuẩn bị các tài liệu, văn bản thuộc nội dung cuộc họp đầy đủ, đúng yêu cầu quy định.
6. Tham dự hoặc cử cấp dưới tham dự cuộc họp.
7. Tổ chức ghi biên bản, ghi âm nội dung cuộc họp.
8. Thông báo bằng văn bản ý kiến kết luận, chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp.
9. Kiểm tra, đôn đốc, nắm tình hình và kết quả thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp.
Chương V
CÁC CUỘC HỌP CỦA CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH
VÀ CỦA CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN
Điều 33. Các loại cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện
1. Họp giao ban của Chủ tịch Ủy ban nhân dân với các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp.
2. Họp tham mưu, tư vấn.
3. Họp làm việc.
4. Họp (hội nghị) tập huấn, triển khai.
5. Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề.
Điều 34. Việc tổ chức cuộc họp để giải quyết những vấn đề quan trọng liên ngành vượt quá thẩm quyền của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
1. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện có thể đề nghị tổ chức cuộc họp làm việc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp để Chủ tịch Ủy ban nhân dân điều phối giải quyết những vấn đề quan trọng liên ngành vượt quá thẩm quyền của cơ quan chuyên môn.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện có thể được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp ủy quyền chủ trì cuộc họp nói tại khoản 1 Điều này; báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân kết quả cuộc họp.
Điều 35. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Chánh Văn phỏng Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tổ chức cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp
1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần của Chủ tịch Ủy ban nhân dân, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp quyết định.
2. Thẩm tra về sự cần thiết và nội dung cuộc họp làm việc nói tại khoản 1 Điều 34 của Quy định này.
3. Bố trí, sắp xếp các cuộc họp một cách hợp lý, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quyết định.
4. Gửi giấy mời họp đến các cơ quan và cá nhân đúng thành phần theo chỉ đạo của lãnh đạo Ủy ban nhân dân.
5. Đôn đốc, hướng dẫn cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp được phân công chuẩn bị đầy đủ, đúng yêu cầu quy định các tài liệu, văn bản thuộc nội dung của cuộc họp và gửi trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc.
6. Thẩm tra các đề án, dự án hoặc vấn đề, công việc thuộc nội dung cuộc họp; tóm tắt các vấn đề thuộc nội dung cuộc họp, xác định những vấn đề còn có ý kiến khác nhau và đề xuất hướng xử lý.
7. Tham dự hoặc cử cấp dưới tham dự cuộc họp.
8. Tổ chức ghi biên bản, ghi âm nội dung cuộc họp.
9. Thông báo bằng văn bản ý kiến kết luận chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp.
10. Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp.
Điều 36. Không chỉ đạo việc tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác
1. Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ không chỉ đạo Chủ tịch Ủy nhân dân cấp tỉnh tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh không chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện không chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Điều 37. Không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trên với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Điều 38. Việc tổ chức họp sơ kết, tống kết của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
1. Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh không triệu tập cuộc họp (hội nghị) toàn ngành ở địa phương để sơ kết, tổng kết thực hiện nhiệm vụ công tác 6 tháng và hàng năm.
Trường hợp cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thấy cần thiết phải triệu tập cuộc họp toàn ngành ở địa phương để tổng kết thực hiện nhiệm vụ công tác năm, thì phải có văn bản trình và được sự đồng ý trước của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp.
2. Việc tổ chức cuộc họp tổng kết công tác hàng năm của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện có mời lãnh đạo cơ quan chuyên môn cấp trên, lãnh đạo cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp và lãnh đạo, cán bộ, công chức chuyên môn của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tham dự, thì phải xin phép và được sự đồng ý trước của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Điều 39. Việc tổ chức cuộc họp tập huấn, triển khai do thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân triệu tập
1. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh triệu tập cuộc họp tập huấn, triển khai có mời Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn khác cùng cấp tham dự thì phải được sự đồng ý trước của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
2. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện triệu tập cuộc họp tập huấn, triển khai có mời Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn khác cùng cấp tham dự thì phải được sự đồng ý trước của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Chương VI
CÁC QUY ĐỊNH KHÁC
Điều 40. Xây dựng chương trình công tác khoa học, hợp lý để giảm bớt việc tổ chức các cuộc họp
1. Trên cơ sở chức năng, thẩm quyền theo quy định, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng chương trình công tác hàng năm, hàng quý và hàng tháng của cơ quan mình bảo đảm khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành và khả năng, năng lực trình độ thực tế của bộ máy giúp việc.
2. Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính trong việc quản lý, thực hiện chương trình công tác. Chỉ trong trường hợp thật cần thiết thì mới điều chỉnh chương trình công tác.
Điều 41. Yêu cầu đối với việc tổ chức cuộc họp của các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếp giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức
1. Các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếp giải quyết công việc hàng ngày của cá nhân, tổ chức không được vì tổ chức các cuộc họp của cơ quan, đơn vị mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận và xử lý công việc của cá nhân, tổ chức theo quy định của pháp luật.
2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước không được sử dụng thời gian thực hiện chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện của công dân theo quy định của pháp luật để chủ trì hoặc tham dự các cuộc họp.
Điều 42. Cấm kết hợp tổ chức cuộc họp với việc tham quan, nghỉ mát
1. Nghiêm cấm việc kết hợp tổ chức cuộc họp với tham quan, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức.
2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước đứng ra tổ chức triệu tập cuộc họp phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc đã để xẩy ra tình trạng nói tại khoản 1 Điều này.
Điều 43. Thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên, giải quyết công việc tại chỗ của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước đối với cấp dưới đế giảm bớt các cuộc họp xử lý các vụ việc phát sinh
1. Thủ trưởng các cơ quan hành chính nhà nước cấp trên không được sử dụng hình thức cuộc họp để nghe báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay thế cho việc kiểm tra trực tiếp đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cơ sở.
2. Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành phải dành thời gian thích đáng và có chương trình kế hoạch cụ thể để thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên hoạt động của các cơ quan, đơn vị cấp dưới trong việc thực hiện các quy định của pháp luật, các văn bản của cấp trên, trực tiếp chỉ đạo xử lý tại chỗ những công việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền.
Chương VII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 44. Trách nhiệm quản lý chế độ họp trong các cơ quan hành chính nhà nước
1. Trách nhiệm của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ:
a) Tổ chức thực hiện các quy định về tổ chức cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ thuộc phạm vi thẩm quyền được giao;
b) Hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp trong việc thực hiện Quy định này.
2. Trách nhiệm của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ:
a) Ban hành quy định cụ thể về tổ chức các cuộc họp của Bộ, ngành mình;
b) Thi hành các biện pháp cải cách tố chức bộ máy, đổi mới sự chỉ đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp
3. Trách nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh:
a) Ban hành quy định cụ thể về tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp ở địa phương; các cuộc họp của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân;
b) Chỉ đạo việc thực hiện các quy định về tổ chức các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước của địa phương;
c) Thi hành các biện pháp cải cách tổ chức bộ máy, đổi mới sự chỉ đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp.
4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về tổ chức họp trong hoạt động của cơ quan, đơn vị mình.
Điều 45. Hiệu lực thi hành
1. Quy định này có hiệu lực thi hành theo hiệu lực thi hành của Quyết định ban hành.
2. Các quy định trước đây về họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trái với Quy định này đều bãi bỏ./.