Giáo trình Tin học văn phòng - Nghề: Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

hù hợp với tài 
liệu của bạn. Mục Show levels ở hộp thoại Table of Contents là nơi bạn có thể chọn các 
phân cấp bạn muốn thể hiện trong bảng mục lục. Word 2010có đến 9 cấp độ khác nhau. 
Làm ngắn bảng mục lục bằng cách giảm cấp độ, còn muốn kéo dài bảng mục lục thì bạn 
hãy tăng cấp độ lên. Bạn có thể xem trong Print Preview hoặc Web Preview để xem sự 
điều chỉnh của mình, khi nhận thấy hợp lý, thì click OK hai lần. 
Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục 
Bạn có thể thực hiện các thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoại Table of Contents. 
Chẳng hạn thay đổi các gạch đứt quãng giữ các đề mục và số trang (gọi là Tab Leader), 
hoặc thay đổi canh dòng (align) của số trang. 
Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang và dòng. Nếu 
bạn xóa hộp Right align page numbers, thì số trang sẽ di chuyển lại gần hơn đến bảng mục 
lục và tab leaders sẽ không còn hiệu lực. Nếu bạn muốn xóa bỏ toàn bộ số trang thì hãy bỏ 
dấu chọn ở hộp Show page numbers. 
 3. Tạo trang bìa trong Word 2010 a. Thêm một trang bìa 
Word 2010 cung cấp sẵn cho bạn một bộ sưu tập các trang bìa khá đẹp mắt. Các trang bìa 
luôn được chèn vào đầu tài liệu, không phụ thuộc vào vị trí hiện tại của con trỏ trong tài 
liệu. 
- Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn nút Cover Page. 
- Trong menu xuất hiện, bạn hãy nhấn chọn một kiểu trang bìa mình thích. Trang bìa đó sẽ 
được áp dụng vào tài liệu và bạn có thể sửa đổi nội dung các dòng chữ mặc định bằng 
dòng chữ mình thích. 
 b. Xóa trang bìa 
Để xóa trang bìa, bạn nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page trong nhóm Pages, 
sau đó nhấn Remove Current Cover Page. 
 4. Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong Word 
Tra từ đồng nghĩa, phản nghĩa: 
Sử dụng tính năng Research, bạn còn có thể tra từ đồng nghĩa và từ phản nghĩa. 
- Trong thẻ Review, nhóm Proofing, bạn nhấn nút Thesaurus. 
- Giữ phím Alt và nhấn chuột vào từ cần tra. Kết quả sẽ hiển thị trong khung Research ở 
bên phải. 
- Để chèn từ đồng nghĩa hoặc phản nghĩa đó vào tài liệu hiện hành, nơi con trỏ đang đứng, 
bạn đưa chuột vào từ trong danh sách kết quả, nhấn chuột vào mũi tên bên cạnh từ, chọn 
Insert. 
- Để tìm tiếp từ đồng nghĩa / phản nghĩa của từ trong danh sách tìm được, bạn nhấn chuột 
vào từ đó trong danh sách kết quả. 
Ghi chú: Bạn có thể tìm từ đồng nghĩa, phản nghĩa trong ngôn ngữ khác (ngoài tiếng Anh) 
bằng cách nhấn chuột vào hộp danh sách bên dưới khung nhập liệu Search for và chọn một 
ngôn ngữ, ví dụ như tiếng Pháp (French) chẳng hạn. 
 5. Gởi file qua Email từ môi trường Word 
Dù vẫn hay mở hòm thư, chọn chức năng tạo mới rồi đính kèm file văn bản để gửi cho đối tác, bạn 
có thể thay đổi thói quen này bằng cách gửi ngay trên môi trường Word. Điều kiện là máy tính của 
bạn đã cài Outlook Express hoặc Microsoft Express. 
 File Home Insert Page Layout References Mailings Review View 
 Save 
 Send Using E-mail 
 Save 
 Attach a copy of this document to an e-mail 
 As Allows you to work on one copy of this document, while the e-mail recipients 
 e work on another 
 Open 
 Send as 
 nJ Close Attachment 
 Info 
 Create an e-mail that contains a link to this document 
 ■ Keeps the e-mail size small 
 Recent 
 Allows you and your e-mail recipients to work on the same copy of the 
 document. 
 New Allows e-mail recipients to always seethe latest version 
 Print i\ To send a link to this document, it must be saved to a Web server or a 
 Share shared folder. 
 Help Attach a PDF copy of this document to an e-mail 
 Documents look the same on almost any computer 
 Options Preserve fonts, formatting, and images across 
 Send 
 IB Exit as PDF platforms Contents of PDF documents cannot be 
 easily changed Comply to an industry standard format 
 Attach a XPS copy of this document to an e-mail Documents look the same on 
 almost any computer Preserve fonts, formatting, and images across platforms 
 Contents of XPS documents cannot be easily changed Comply to an industry 
 standard format 
Khi có hòm thư e-mail do một máy chủ hỗ trợ (theo giao thức IMAP hoặc POP3), bạn có 
thể dùng Outlook Express, Microsoft Express. Hòm thư webmail của Google (Gmail) 
hay Yahoo cũng hỗ trợ giao thức POP3 (nhưng Yahoo chỉ dùng được tính năng này 
ở bản đóng phí). 
Các bước thực hiện như sau: 
- Mở một tập tin muốn gửi 
- Vào menu File > Share > Send Using E-mail. Chọn tiếp một kiểu để gởi email 
Như đã nói ở trên, lệnh này chỉ thành công khi Word phát hiện một hệ thống e-mail tương 
thích và hoạt động khi các chương trình đó đã được cài đặt. 
- Lúc này giao diện gửi thư hiện ra với các dòng như To..., CC ....... , Sub ject... Nếu không 
nhớ e-mail của người gửi, bạn nhấn vào biểu tượng hình quyển vở để đọc sổ địa chỉ và chọn 
> OK. 
- Biểu tượng có dấu mũi tên màu xanh và dấu chấm than sẽ giúp bạn đặt e-mail gửi đi của 
mình ở cấp độ ưu tiên nào (thấp, bình thường, cao). Bạn cũng có thể đính kèm các file khác 
ngay trên môi trường Word bằng cách nhấn vào biểu tượng chiếc kẹp ghim. 
- Sau đó, nhấn vào mục Send a copy. 
Chú ý rằng vào lần đầu tiên gửi thư theo cách này, có thể bạn sẽ được yêu cầu nhập ID, 
password và domain. Lúc này, bạn chỉ cần gõ lại đúng như khai báo đối với hòm thư Outlook 
hoặc Microsoft Express đã tạo trước đó. 
 6. Thủ thuật dùng máy tính trong Word 
Mặc dù công năng chính của Microsoft Word là soạn thảo văn bản, song nó cũng cho phép 
người dùng thực hiện các phép tính cơ bản thông qua chiếc máy tính làm được tích hợp với 
tên gọi Tools Calculate (khá giống với tiện ích Calculator trong thư mục Accessories của hệ 
điều hành Windows). 
Để khai thác công cụ bí mật này của Microsoft Word, trước tiên, bạn cần đặt biểu tượng 
Tools Caculate của nó trên tab mới của cửa sổ soạn thảo văn bản bằng cách: 
Tạo Tab mới trên Ribbon: click phải lên Ribbon, chọn Customize the Ribbon: 
 Customize Quick Access Toolbar,,, 
 Show Quick Access Toolbar Belowthe Ribbon 
 Customize the Ribbon,,. 
 Minimize the Ribbon 
Hộp thoại Word Options hiển thị
 Ch'-""'*.'’ommand' Í.IŨI'J , Customize the Ribbon 
 All Commands Main Tabs 
 I ỹ y I ■ J ‘.I II- I Li y í I ■ ■. 
 Main Tabs 
 Tools AutoCorrect Caps Lock Off 
 Tools AutoCorrect Days + 0 Home :±] 0 
 Insert 
 Tools AutoCorrect Exceptions 
 E 0 Pa g e Layo ut 
 Tools AutoCorrect Initial Caps 
 E M References E 
 Tools AutoCorrect Replace Text 
 M Mailings 
 Tools AutoCorrect Sentence Caps 
 E 0 Review 
 Tools AutoCorrect Smart Quotes :E 
 E M View 
 Tools Bui let List Default 
 +1 I I Developer 1+] 
 Tools Bullet? numbers 
 [^1 Add-Ins 
 Tools Calculate 
 - ỊVỊ Caculator (Custom) 
 IOOIS create Director; - TinhToan (Custom) 
 Tools Customize Keyboard Short.,, Tools Calculate 
 Tools Gram Settings i— Tools + Blog Post 
 Dumber List Default Add > > 
 +1 [^1 Insert ÍEIog Post) +1 0 
 Tools Options AutoFormat << Remove 
 Tools Options AutoFormat As Yo... Outlining 
 Tools Options File Locations El 0 Background Removal 
 Tools Options Smart Tag 
 Tools Spelling Recheck Document 
 Top and Bottom 
 Top Border 
 I*i Top of Page 
 / Total Row 
 Track Changes 
 z Track Changes 
 z Track Changes 
 ■:;Ỵ Traditional Dev. ab New Group Rename... 
Chọn New Tab, lần lượt đổi tên thành Tab Caculator, và group Tinh Toan 
Ở cột Choose commands from, chọn All commands, di chuyển thanh cuốn chọn Tools 
Calculate. Nhấn nút Add để thêm vào biểu tượng vào Tab Caculator 
Kế tiếp, bạn hãy nhập vào một phép tính, chẳng hạn ((90+10)*2)/50. Hãy đánh dấu khối 
phép tính này rồi nhấp chuột lên nút Tools Calculate. Kết quả của phép tính sẽ được trình 
bày ở góc dưới trái của cửa sổ soạn thảo văn bản (nằm ngay sau dòng chữ The sesult of the 
calculation is). 
 7. Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn 
Có thể hàng ngày bạn vẫn soạn thảo tài liệu bằng chương trình Word, nhưng vì yêu cầu an 
toàn thông tin mà bạn tuyệt đối không được in ra một khi chưa cần thiết. Tuy nhiên, chức 
năng Print trên thanh công cụ của Word luôn thường trực sẵn sàng để thực hiện lệnh in cho 
dù bạn nhỡ tay bấm nhầm. 
Để khống chế chức năng in tức thời không cần xác nhận của Word, bạn có thể thiết lập tùy 
chọn thông báo trước khi thi hành lệnh in. Tùy chỉnh này rất cần thiết trong trường hợp bạn 
thường xuyên xử lý hay xem lại những trang tài liệu bí mật nhất là trong văn phòng sử dụng 
máy in nối mạng. 
Trước hết bạn cần nhấn vào nút Office có biểu tượng đặt tại góc đỉnh phía trái màn hình. 
Chọn nút Word Options, kế tiếp chọn Trust Center trong danh sách, rồi chọn nút Trust
Center 
 Settings 
Và nhấn vào Privacy Options. Sau đó nhấn chuột đánh dấu mục Warn before printing... 
và bấm nút OK. 
Ngoài ra còn có một cách định dạng khác đối với những tài liệu mang nội dung riêng tư, 
đơn giản đó là giải pháp không cho in văn bản ra giấy. Bạn cần lựa chọn toàn bộ trang văn 
bản (Ctrl+A), sau đó bấm nút chuột phải và chọn mục Font trong trình đơn thả, đánh dấu 
vào mục Hidden rồi ấn nút OK. 
Kết thúc bước này, nội dung văn bản của bạn đã được ẩn đi. Để hiện lại trên màn hình, 
bạn vào Tab File/Options, nhấn đánh dấu mục Hidden text sau đó đừng quên nhấn nút 
OK. 
Word Options 
 General 
 Change how document content is displayed on 
 Display 
 Proofing Page display options 
 Save 0 Show white space between pages in Print Layout view ! 
 0 Show highlighter marks ■ 
 Language 
 0 Show documenttooỊtips on hover 
 Advanced 
 Always show these formatting marks on the screen 
 Customize Ribbon 
 c Tab characters -» 
 Quick Access Toolbar □ Spaces ■■■ 
 Li Paragraph marks 1i 
 Add-Ins [Ẽ Hidden text At.r 
 Trust Center 1 I Optional hyphens “■ 
 LI Object anchors 4/ 
 LI Show all formatting marks 
Hoàn thành bước này, toàn bộ nội dung văn bản hiển thị trở lại trên màn hình tuy nhiên 
nếu in bạn sẽ chỉ được kết quả là trang giấy trắng. 
 8. Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ 
Bạn có một máy in màu chỉ in được cỡ giấy A4 nhưng lại muốn in ra những tấm ảnh có 
kích thước “khổng lồ” để trang trí trong gia đình? Công cụ mang tên “The Rasterbator” sẽ 
giúp bạn thực hiện điều tưởng như bất khả thi này. 
Chương trình sẽ khéo léo “cắt” tấm ảnh số của bạn ra thành rất nhiều phần nhỏ bằng nhau 
với kích thước của mỗi phần bằng đúng khổ giấy A4. Bạn chỉ việc in ra toàn bộ những phần 
này, sau đó ghép lại với nhau cho chính xác như trò chơi ghép hình của trẻ em và dán lên 
một nơi nào đó đã chuẩn bị sẵn, bạn sẽ có một tấm ảnh “to đùng” không thua kém gì lắm so 
với các poster quảng cáo. 
Sau khi chọn ngôn ngữ cho mình, thường là tiếng Anh, bạn nhấn vào “Continue” để vào 
các bước: 
Nhấn vào “Browse” để tìm đến bức ảnh cần in rồi nhấn “Open” để hiện ra đường dẫn đến 
tấm ảnh rồi nhấn “Continue”. 
Chọn khổ giấy của máy in -> nếu tấm ảnh là khổ đứng thì chọn “Portrait”, nếu là khổ ngang 
thì chọn “Landscape”. 
Ở ô “sheets”, bạn thoải mái lựa chọn số tờ mà bạn cần “The Rasterbator” cắt ra cho mình. 
Lưu ý số tờ càng nhiều thì tấm ảnh của bạn càng lớn và có thể đến mức khổng lồ. Nên tính 
toán kỹ mặt bằng dán ảnh trước khi ra lệnh cho “The Rasterbator” cắt hình. Số tờ tối đa mà 
“The Rasterbator” có thể cắt cho bạn là đến 1.000 tấm, đủ sức tạo nên một bảng quảng cáo 
kinh khủng! 
Bản mới nhất của chương trình là “Rasterbator Standalone 1.2” có thể tải miễn phí tại 
 dưới dạng file nén ZIP có dung lượng 
866 KB. Khi tải về máy xong, bạn chỉ việc bung thư mục chứa chương trình vào ổ cứng và 
nhấp đúp vào file Rasterbator.exe để chương trình tự động chạy, không 
11. Tạo nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên 
Nhằm phục vụ cho việc tạo ra một dòng, một trang hay nhiều trang trong word để có thể 
kiểm tra việc in ấn dễ dàng. Chúng ta có thể nhập vào dòng công thức sau: =lorem() thì mặc 
định với 3 đoạn, 6 dòng hoặc =lorem(số đoạn cần in ra, số dòng trên mỗi đoạn) . Bên cạnh 
đó bạn có thể dùng lệnh rank với cú pháp tương tự như lệnh lorem. 
12. Tạo bảng bằng phím 
Bằng sự kết hợp giữa phím “+” và “-”, phím Enter và phím Tab trên bàn phím, chúng ta có 
thể dễ dàng và nhanh chóng tạo ra các bảng tính. Giả sử, bạn cần tạo một bảng tính 4 cột và 
có 4 dòng, bạn thực hiện như sau: Đầu tiên bạn nhấn + --------------------- + --- + ------------ 
+ -------- + sau đó nhấn Enter ở cuối dòng. Một bảng tính được xuất hiện, tiếp theo, bạn 
đặt con trỏ chuột ở cột cuối cùng và nhấn Tab, một dòng mới sẽ xuất hiện. Độ rộng của bảng 
tính chính bằng số dấu “-” mà bạn đã nhấn lúc tạo bảng. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi độ 
rộng này khi nhập liệu. 
13. Tạo đường kẻ 
Để tạo nhanh các đường kẽ ngang của một trang tài liệu, bạn chỉ cần sử dụng các đặc biệt 
có trên bàn phím. Các phím -, =, *, #,~ khi được nhấn tương ứng từ 3 phím mỗi loại trở lên 
sẽ tạo ra đường kẻ đơn, đôi, ba, đường chấm đứt nét và đường dzíc dzắc. Khi đó bạn không 
cần phải vào danh mục trên Ribbon để thực hiện. Ví dụ để tạo đường kẽ đôi, bạn chỉ cần 
nhấn === và nhấn enter là xong. 
14. Bỏ tính năng tự động SuperScript 
Thông thường, khi bạn gõ vào ngày theo kiểu anh hoặc những ký tự tương tự như 1st, 
2nd.....7tli....thì Word sẽ tự động SuperScript ký tự đó thành 1st, 2nd, ...,7th,....Neubạn 
không muốn vậy, sau khi gõ xong mỗi cụm ký tự, bạn nhấn Ctrl +Z để Word bỏ áp dụng 
thiết đặt đối với cụm ký tự đó. Nếu bạn muốn áp dụng đối với toàn bộ các cụm ký tự cho 
văn bản thì bạn hãy vào biểu tượng Office ở góc trên - bên trái, sau đó chọn Word Options. 
Tiếp theo bạn chọn mục Proofing và chọn AutoCorrect Options. Trong cửa sổ 
AutoCorrect bạn chọn tab AutoFormat As You Type và check bỏ mục chọn Ordials(1st) 
with superscript như hình. 
15. Copy định dạng bảng tính 
Bạn vừa định dạng một ô trong bảng tính và có nhiều ô cần bạn định dạng giống như vậy. 
Bạn có thể di chuyển chuột để sử dụng chức năng Format Painter, nhưng điều đó sẽ tốn 
nhiều thời gian. Hãy định dạng một ô trong số những ô bạn cần định dạng và di chuyển 
chuột đến một vị trí cần sao chép định dạng, quét khối ô này và nhấn F4. Thế là định dạng 
mới sẽ được thiết đặt.
 2J Delete ’ 
 Previous 
 *2 Next 
 Comments 
3. Nhập vào ghi chú của bạn trong bong bóng hiển thị ở khung bên cạnh tài liệu. 
Xóa ghi chú 
- Để xóa một ghi chú, nhấn chuột phải vào ghi chú đó, chọn Delete Comment. 
- Để xóa nhanh tất cả ghi chú trong tài liệu, nhấn chuột vào một ghi chú bất kỳ. Trong thẻ 
Review, nhóm Comments, nhấn vào mũi tên bên dưới nút Delete và chọn Delete All 
Comments in Document. 
Thay đổi ghi chú 
1. Nếu các ghi chú không hiển thị trong tài liệu, bạn nhấn nút Show Markup trong nhóm 
Tracking của thẻ Review, sau đó đánh dấu chọn Comments. 
2. Nhấn chuột vào bên trong một bong bóng có ghi chú cần sửa. Sau đó sửa lại nội dung 
theo ý bạn. 
Thay đổi tên người ghi chú 
Bên cạnh mỗi ghi chú luôn có tên của người sử dụng. Nếu bạn muốn thay đổi tên này, hãy 
thực hiện như sau: 
1. Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn chuột vào mũi tên bên dưới nút Track Changes, 
sau đó chọn mục Change User Name.