Giáo trình Thực tập tốt nghiệp - Bài 1: Lựa chọn Đề tài - Nghề: Kỹ thuật lắp ráp & sửa chữa máy tính

Mục tiêu 
 - Phải xác định được mục đích yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo thường 
kỳ hay báo cáo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo cáo 
 - Xây dựng đề cương khái quát. 
 - Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra 
 - Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình 
hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết 
 - Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết các 
biện pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết những nhiệm vụ 
tiếp tục đặt ra, 
 12
 - Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo 
 - Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng 
tâm của báo cáo. 
 - Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát. 
 - Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên. 
 Nội dung chính: 
Phần 1: Viết báo cáo thực tập theo tiêu chuẩn ISO5966. 
 I- Tổng quan về tiêu chuẩn ISO966 
 1. Tiêu chuẩn ISO5966 
 2. ISO5966 áp dụng cho những loại báo cáo nào? 
 3. Đặc điểm cơ bản 
 4. Lưu ý quan trọng 
 II- Dàn bài tổng quát của báo cáo theo ISO5966 
 2.1. Dàn bài tổng quát 
 2.2. Dàn bài chi tiết 
 III- Đạo văn. 
 3.1. Tổng quan 
 3.2. Tại sao sinh viên đạo văn. 
 IV. Một số điểm cần lưu ý khi trình bày báo cáo. 
 4.1. Khổ giấy và lề 
 4.2. Kiểu chữ và cỡ chữ 
 4.3. Tiêu chuẩn (Heading) 
 4.4. Cách trình bày bảng 
 4.5. Cách trình bày hình, đồ thị 
 4.6. Cách trước – Cách sau (Blank Sapce). 
 4.7. Số có nghĩa. 
Phần 2: Viết tài liệu tham khảo theo hệ thống Harvard 
 I- Tổng quan vể Mục “Tài liệu tham khảo” 
 II- Các quy định viết tài liệu tham khảo 
 2.1. Viết tham khảo cho một quyển sách 
 2.2. Viết tài liệu tham khảo cho 1 bài báo trong 1 tạp chí 
 2.3. Viết tham khảo cho website 
 2.4. Một thí dụ về mục “Tài liệu tham khảo” 
 2.5. Trích dẫn tài liệu của người khác. 
Phần 1: Viết báo cáo thực tập theo tiêu chuẩn ISO5966 
 I- Tổng quan về tiêu chuẩn ISO5966. 
 1.1. Tiêu chuẩn ISO5966 
 International Standard Orgaisation (ISO) ban hành tiêu chuẩn này 
 năm 1982 
 Mục đích của ISO5966 
 o Cho ta biết trình tự logic của nội dung một báo cáo khoa học và 
 kỹ thuật cũng như hình thức trình bày báo cáo này. 
 o Chuẩn hóa các loại báo cáo khoa học và kỹ thuật, làm việc trao 
 đổi thông tin được thuận tiện và dễ dàng 
 13
 o Hướng dẫn những người lần đầu tiên viết loại báo cáo này. 
 1.2. ISO5966 áp dụng cho những loại báo cáo nào? 
ISO5966 áp dụng cho tất cả loại báo cáo khoa học và kỹ thuật thường gặp trong 
thời gian học tại trường. 
 o Thí nghiệm 
 o Kỹ thuật 
 o Nghiên cứu 
 o Thực tập xí nghiệp 
 o Các loại đề án 
 . Đề án môn học 
 . Đề án tốt nghiệp 
 . V v  
 o Luận văn cao học, Tiến sĩ vẫn áp dụng với một số thay đổi 
 1.3. Đặc điểm cơ bản 
 ISO5966 không chia báo cáo thành Chương, phần 
 ISO5966 chia báo cáo thành ra các mục với các tiêu đề ngắn gọn, phát 
 triển theo một trình tự logic của vấn đề. 
 Lưu ý quan trọng: Những đề cập sau này áp dụng cho báo cáo kinh 
 doanh. Những chỗ khác nhau sẽ được lưu ý. 
 1.4. Lưu ý quan trọng 
 Báo cáo thực tập là kể ra, thuật lại một cách có hệ thống những điều 
 sinh viên làm trong thời gian thực tập. Vì vậy: 
 o Báo cáo này phải thật cụ thể 
 o Luôn luôn sử dụng đại từ TÔI trong báo cáo, nghĩa là không nói 
 chung chung 
 Cách thí dụ: 
  Tôi đã rút ra những kết luận sau: 
  Trong thời gian thực tập tôi đã được tham dự khóa bồi dưỡng 
 nhân viên Kỹ thuật lắp ráp và sửa chữa máy tính tổ chức tại 
 công ty. 
  Theo yêu cầu của Giám đốc, tôi đã tiến hành một cuộc thăm dò 
 ý kiến các nhân viên trng Phòng 
II- Dàn bài tổng quát của báo cáo theo ISO5966. 
 1. Dàn bài tổng quát. 
 PHẦN TRƯỚC BÁO CÁO 
 o Trang bìa trước 
 o Trang đầu đề 
 o Trích yếu 
 o Mục lục 
 o Lời cảm ơn 
 o Các danh mục 
 PHẦN GIỮA BÁO CÁO (Phần chính) 
 o Nhập đề 
 o Phần cốt lõi của báo cáo 
 14
 o Các kết luận và các đề nghị 
 o Lời cảm ơn (có thể để ở đây nếu chưa để ở đầu báo 
 cáo) 
 o Tài liệu tham khảo 
 PHẦN CUỐI BÁO CÁO 
 o Các phụ lục 
 o Trang bìa cuối 
2. Dàn bài chi tiết. 
a/ Trang bìa trước và trang đầu đề. 
Cơ quan/tổ chức củ quan cần trong trang đầu đề) 
 Các nội dung chính (2 trang này có nội dung gần gần giống nhau) 
 o TD: Trường CĐN kỹ thuật Công nghệ 
 Đầu đề báo cáo 
 o TD: Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại công ty Hoàng Mai trong thời gian 
 từ tháng 2 đến tháng năm 2012. 
 Tên tác giả 
 Tên người hướng dẫn (nếu cần). 
 Ngày nơi xuất bản 
Lưu ý: Trình bày cần chân phương, rõ rang và mang đầy đủ thông tin chủ yếu 
b/ Trích yếu. 
 Viết gì trong trích yếu? có 4 mục chính 
 Các mục tiêu chính 
 Các kết quả do người viết báo cáo tìm ra, tổng kết các kết quả này muốn 
 nói lên điều gì? 
 Các kết luận chính 
Trích yếu: viết tối đa 4 mục như ở trên, trong đó mục 1 và 3 phải có 
Không để trong trích yếu. 
 Các trích dẫn. 
 Các lời luận bàn, nhận xét về kết quả. 
 Những nhận xét chung. 
Đặc điểm của trích yếu. 
 Trích yếu không phải là bản tóm tắt 
 Chiều dài trích yếu: phần lớn <250 từ, tối đa 750 từ 
 Gồm nhiều câu, không gạch đầu dòng, trọn vẹn trong 1 đoạn văn 
 (paragraph). 
 Rất cô đọng nhưng chứa đủ thông tin 
 Giọng văn (tone) giống như giọng văn của báo cáo chính 
 Nên dùng dùng đại từ “tôi”, “chúng tôi” để nói lên các kết quả do mình 
 tìm ra (nghĩa là chỉ nêu ở đây những kết quả do bạn tìm ra và không mập 
 mờ ai là tác giả của các kết quả này. 
 Tự bản than trích yếu đã dù thông tin cần thiết, không cần phải tham khảo 
 thêm báo cáo, trừ khi muốn biết chi tiết. 
 15
c/ Danh mục các bảng biểu, hình ảnh, kí hiệu, chữ tắt. 
Liệt kê chú thích các bảng biểu, hình ảnh có trong báo cáo. Để sau Mục lục 
 1 thí dụ về bảng chú thích bảng 
 o Bảng 3 – bảng báo giá của Cty ABC 
 1 thí dụ về chú thích hình vẽ: 
 o Hình 7 – Sơ đồ tổ chức Cty XYZ 
 1 thí dụ về định nghĩa kí hiệu dùng trong báo cáo: 
 o E = độ dày thép tấm, mm 
 1 thí dụ về định nghĩa 1 chữ viết tắt: 
 o LC = letter of credit hay tín dụng thư 
d/ Từ điển thuật ngữ. 
 Giải thích các thuật ngữ “chuyên môn” dùng trong báo cáo. 
 Các định nghĩa mà người đọc cần hiểu, nếu không, có thể gây hiểu nhầm. 
 Chọn thuật ngữ mà người đọc thường không hiểu rõ, nghĩa là không chọn 
 thuật ngữ đã phổ biến. 
 Có thể làm tự điển đối chiếu Việt/Anh hay/và Anh/Việt một số từ mà việc 
 chưa thống nhất cách dịch. 
Vd: Hệ điều hành: Phần mềm máy tính điều khiển toàn bộ sự vận hành của một 
máy tính, chẳng hạn Windows là một hệ điều hành rất thông dụng máy vi tính. 
e/ Nhập đề 
Báo cáo của SV làm trong trường không nên có: Lời mở đầu và lý do chọn đề tài 
nhưng chỉ có thể nhập đề. 
 Viết gì trong Nhập đề (không dùng Đặt vấn đề hay dẫn nhập)? 
 o Phạm vi, bối cảnh giới hạn của báo cáo 
 o Các mục tiêu của đợt thực tập 
 o Cách tiếp cận vấn đề 
 o Kết cấu của báo cáo 
 o Phân công giữa sinh viên trong nhóm (nếu có) 
 Mục 2 bắt buộc phải có. 
 Viết ngắn gọn, súc tích, thường không quá 1 trang 
 Không viết trong Nhập đề. 
 o Viết lại nội dung Trích yếu hay chỉ là cắt xén Trích yếu 
 o Nêu các phương pháp sử dụng, các kết quả được 
 o Thông báo trước các kết luận hay các đề nghị 
 o Đặt vấn đề trong một bối cảnh chung chung hay quá rộng. 
Nhập đề áp dụng đôi với báo cáo khoa học mà sinh viên trường phải nộp cho 
trường 
Các mục trong “Nhập đề”: Có 3 mục chính. 
 1. Câu dẫn nhập 
 2. Các mục tiêu 
 Mục tiêu 1 
 Mục tiêu 2 
 Mục tiêu 3 
 16
 V v 
 3. Sự phân công trong nhóm (nếu nhóm được giao cùng một đề tài) câu 
 chuyển mạch vào than bài. 
e/ Thân bài 
 Trình bày các nội dung như: 
 o Các phương pháp sử dụng để giải quyết vấn đề. 
 o Nêu rất ngắn gọn về lý thuyết (nếu là vấn đề mới) liên quan đến 
 phương pháp sử dụng để giải quyết mục tiêu của đề tài 
 o Các lý giải việc chọn phương án để giải quyết vấn đề. 
 o Các kết quả tìm ra, thường trình bày dưới dạng bảng biểu, đồ thị 
 o Phân tích các kết quả 
 o Các lời bàn luận, nhận xét đánh giá về kết quả đạt được (quan trọng). 
 Thân bài sẽ chia thành các mục, mỗi mục có tiêu đề. Số mục tùy theo các) 
 vấn đề phải giải quyết. 
 Dàn ý một báo cáo thực chất là dàn ý thân bài 
Kết quả tìm ra, phân tích, nhận xét đánh giá 
Đây là phần quan trọng nhất của thân bài 
 Kết quả tìm ra hay thực hiện 
 o Thông tin thứ cấp 
 o Thông tin sơ cấp (thường là do SV tính toán ra) 
 Sinh viên phải đưa ra phân tích, nhận xét, biện luận, đánh giá các kết quả 
 này, nhưng phải luôn luôn tham chiếu về mục tiêu của báo cáo. 
 Kết quả không đạt được cũng cần nêu ra và sau đó cho lý do 
f/ các kết luận và các đề nghị 
 Viết gì trong kết luận? 
 o Trình bày một cách rõ rang và có thứ tự về những suy diễn sau khi 
 đã hoàn thành công trình 
 o Tốt nhất là căn cứ vào các mục tiêu đã đề ra trong “Nhập đề” để kết 
 luận 
 o Các dữ liệu bằng số (nhưng không chi tiết) có thể trình bày ở đây. 
 Viết gì các đề nghị? 
 o Đề nghị thường là những đề nghị đối với cơ quan, đối với trường 
 o Không nhất thiết phải có đề nghị (đối với Báo cáo thực tập tốt 
 nghiệp) 
 o Ngược lại, báo cáo kinh doanh phải có các đề nghị 
Kết luận căn cứ vào các mục tiêu cho đã đề ra ở Nhập đề 
 Nhập đề 
 o Mục tiêu 1 
 o Mục tiêu 2 
 o Mục tiêu 3 
 Kết luận 
 o Kết luận về mục tiêu 1 
 o Kết luận về mục tiêu 2 
 17
 o Kết luận về mục tiêu 3 
g/ Các phụ lục 
 Sự cần thiết của các Phụ lục 
 o Vì sự hoàn chỉnh của báo cáo, nhưng nếu để vào thân bài sẽ làm 
 người đọc mất tập trung vào chủ đề. 
 o Không thể để vào thân bài vì dung lượng lớn hay cách in ấn không 
 phù hợp 
 o Người đọc bình thường không quan tâm, nhưng những người có 
 chuyên môn sẽ quan tâm 
 Mỗi phụ lục phải đánh số thứ tự có tiêu đề 
 o Thí dụ: Phụ lục C 
 Thông thường không cần phụ lục 
 Sinh viên hiểu sai và lạm dụng phụ lục 
III- Đạo văn 
 1. Tổng quan 
 Đạo văn là: 
 o Trích dẫn mà không ghi xuất xứ 
 o Chép nguyên xi hay viết lại ý của người khác để biến thành của 
 mình 
 o Chép tài liệu từ internet. 
 Về nguyên tắc, có thể sử dụng tài liệu của người khác dưới dạng trích dẫn, 
 nhưng phải ghi xuất xứ 
2. Tại sao sinh viên đạo văn? 
 Để tăng độ dày của báo cáo Báo cáo càng dày càng được nhiều điểm?! 
 quan niệm sai. 
 Thái độ đối phó 
 Thái độ thiếu cố gắng 
 SV đạo văn cũng có thể do không biết viết trích dẫn hay tham khảo 
 Phải học các viết trích dẫn, tham khảo. 
IV- Một số điểm cần lưu ý khi trình bày báo cáo 
 1. Khổ giấy và lề 
 Giấy A4: 21,0 cm x 29,7 cm 
 Lề trái = lề phải = lề trên = lề dưới = 2,5 cm 
 Lề trên = 5 cm (2inches) nếu là trang đầu 1 phần mới 
2. Kiểu chữ và cỡ chữ 
 Kiểu chữ chung: font Unicode, Time New Romans hoặc Arial 
 Cỡ chữ (font sizi): 12 – 14 
 Đối với tiêu đề (heading) có thể dùng font khác, nhưng font này cần chân 
 phương và nhất quán 
 Khoảng cách hang (line spacing) trong 1 đoạn văn: 1.0 =- 1.5 hàng, thông 
 thường 1.2 – 1.3 
3. Tiêu đề (heading) 
 18
 Tiêu đề nên dùng chức năng Style (Fomat>Styles and Formatting của 
 word để định dạng. Qua đó định dạng sẽ vừa nhất quán từ tiêu đề này đến 
 tiêu đề khác và cho phép làm bảng mục tự động 
 Không nên 2.1. Giới thiệu cơ quan thực tập 
 Nên 2.1. Giới thiệu cơ quan thực tập 
 (không cần gạch dưới) 
 Không nên: 1) Nhập đề: (dư dấu hai chấm) 
 Nên: 1) Nhập đề 
4. Cách trình bày bảng 
 Bảng phải đánh số thứ tự, có tiêu đề. Tiêu đề để bên bảng. Nếu cần có 
 hàng “cộng” ở dưới. 
 Dùng chức năng của Word: Insert > Reference > caption để đánh số bảng 
 Lưu ý dấu chấm, dấu phẩy của các con số 
 Ví dụ: 
 Bảng 5 – bảng báo giá 
 Stt Tên thiết bị Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 
 1 Ram Cái 02 700000 1400000 
 2 ổ cứng Cái 02 1500000 3000000 
 Cộng 2200000 4400000 
5. Cách trình bày hình, đồ thị 
 Hình bao gồm ảnh (photo), đồ thị (graph), sơ đồ (diagram) đều gọi 
 chung là hình (figure). Hình ảnh phải đánh số thứ tự, có tiêu đề đặt bên 
 dưới hình. 
 Dùng chức năng của Word: Insert > Reference > caption để đánh số hình 
 Hình 2 – tinh thể tuyết 
Cách trình bày đồ thị 
 Các trục của đồ thị phải chia độ, có ghi chú thích tên gọi. Nên dùng Excel 
 hay một phần mềm khác để vẽ đồ thị. Chú thích chung của đồ thị để dưới 
 đồ thị. 
 Dùng chức năng của Word: Insert > Reference > caption để đánh số đồ thị 
Ví dụ: 
 19
Lưu ý về việc chạy tên SV trên văn bản. 
Không chạy tên mình liên tục ở các trang của báo cáo 
 Trang văn bản thu nhỏ Trang văn bản thu nhỏ Trang văn bản thu nhỏ 
Đỗ Lê Minh trang 1 Đỗ Lê Minh trang 1 Đỗ Lê Minh trang 1 
6. Cách trước – Cách sau (Blank Space) 
 Dấu gạch (hyphen): Không cách trước và không cách sau. 
 o Đúng: Sài-gon Không nên: Sai – gon 
 o Đúng: up-to-date Không nên: up – to – date. 
 o Đúng: $300-00 Không nên: $300 – 00 
 o Đúng: 1998-1999 Không nên: 1998 – 1999 
 o Đúng: văn hóa - xã hội Không nên: văn hóa-xã hội (vì không phải 
 là kép) 
 Không cách trước và 1 cách sau áp dụng cho các dấu: . , ; ! ? : % 
 o Sai: lớp ngoại ngữ. Ngoài ra, trường 
 o Đúng: lớp ngoại ngữ. Ngoài ra, trường 
 Không cách trước, không cách sau đối với dấu nháy ‘ dấu gạch / đơn vị 
 tiền tệ: 
 o L’école Boy’s hat T.P. 333/12 
 o 25 km/giờ yes/no 
 Không cách sau dấu ngoặc ( hay “ và không cách trước dấu ngoặc ) hay “ 
 o Sai: TP. HCM ( Sai gon ) “ để báo cáo “ 
 o Đúng: TP HCM (Sai gon) “để báo cáo” 
 Đơn vị đo lường 
 o Sai: 3cm 300$ (dollar) 
 o Đúng: 3 cm $300-00 nhưng dollar (không dung đô) 
 Đơn vị tiền tệ 
 o Tiền Việt 1.000đ hay 1.000đồng 
 o Tiền Mỹ $300-00 hay 300-00 dollar không viết: 
 300$ hay 300-00$ 
 o Số âm (nợ) “tiền bạc” để trong ngoặc như (5.000) 
 Không nên: -5.000 
7. Số có nghĩa. 
Cột số cùng loại phải có cùng số có nghĩa (có cùng „số lẻ”). 
 Sai Đúng Sai Đúng 
 21% 21,2% 34,56 34,6 
 20
 7,89% 45,6% 12,5 12,5 
 45,6% 45,6% 26 26,0 
8. Phân trang hợp lý. 
 Phân trang vào giữa 1 đoạn (paragraph) phải đảm bảo nửa đoạn có tối thiểu 2 
hàng. 
 Hãy dùng chức năng của word: 
 Format>Paragraph>Line and Page Breaks>Window/Orphan Contrlo để ngăn 
 ngừa tình trạng này. 
 Dùng phím Ctrl + E để phân trang "bắt buộc” 
 Cách phân trang dưới đây không hợp lý 
II- Các quy định viết tài liệu tham khảo. 
1. Viết tham khảo cho 1 quyển sách. 
a. Dẫn nhập 
Hãy nhận xét về cách viết tài liệu tham khảo cho một quyển sách sau: 
 Thông thường 
 o Cole, G 1991, Thermal power cycles, Edward Arnold, London 
 Tác giả Việt Nam 
 o Lê Ngọc Trụ 1972, Việt – ngữ chánh – tả tự vị, Khai Trí, Sài gòn 
 Nhiều hơn 1 tác giả và ấn bản thứ hai 
 o Smith, G & Brown, J1993, Introduction to sociology, 2nd edn UNSW 
 Press, Sydney 
b. Quy tắc 
Harvard quy định 6 chi tiết tối thiểu sau: 
 1. Tên tác giả 
 2. Năm xuất bản, tên Việt viết đầy đủ cả họ và tên 
 Họ, tiếp là dấu phẩy (,) tiếp là các tên khác viết tắt. 
 Tuy nhiên, tên Việt viết đầy đủ cả họ và tên 
 3. Tựa sách in nghiêng (với chữ HOA tối thiểu) (,) 
 4. An bản (Edition), nếu là ấn bản thứ nhất thì bỏ chi tiết này (,) 
 5. Nhà xuất bản, tiếp theo là dấu phẩu (,)