Giáo trình Quản trị cơ sở dữ liệu Access 2

ing – cho phép định nghĩa lại các mục; 
 Allow Resizing – cho phép thay đổi kích cỡ hiển thị; 
 Allow Moving – cho phép di chuyển được; 
Thiết lập xong nhấn Close 
4.2. Tạo menu sử dụng công cụ 
 Trong Access, ngoài menu chuẩn ta có thể tạo một menu cho chương trình 
để thực hiện các chức năng của chương trình như mở Form xuất nhập dữ liệu, lập 
phiếu thu chi, in ấn các báo cáo 
4.2.1. Ta thực hiện như sau: 
 Vào menu View, chọn lệnh Toolbars (hoặc R_click vào thanh menu), chọn 
Customize, trong thẻ Toolbar của hộp thoại Customize ta click vào nút New, xuất 
hiện hộp thoại New Toolbar, ta gõ tên menu cần đặt vào khung Toolbar Name. OK 
 Click vào Propeties, xuất hiện hộp thoại: trong khung Type ta chọn Menubar 
 Chọn thẻ Command, trong khung Categories dòng New Menu và kéo chuột 
từ nút New Menu sang thả vào thanh Menu vừa tạo. 
 R-click vào tên Menu vừa tạo để thay đổi các tiêu đề, biểu tượng như trường 
hợp Toolbar 
 Vào thẻ Commands chọn các biểu tượng muốn tạo ra trên Menu, lần lượt kéo 
chúng thả vào Menu, sau đó R-click đổi lại tên, biểu tượng (nếu cần). 
 Thường ta tạo các Menu mở hộp Form nhập liệu, các báo cáo,trong All 
Form, All Report.) 
4.2.2. Gắn Menu vào chương trình: 
 Để gắn Menu vào chương trình ta thực hiện một trong 2 cách sau: 
 40 
 Cách 1: Tạo một Macro có tên là AutoExec có: Action : SetValue, 
Argument : Item: Application Menubar; Expression: Tên của Menu vừa tạo, nằm 
trong cặp dấu ngoặc kép.(ví dụ:”TuTao”) 
 Cách 2: Vào Menu Tool, chọn lệnh StarUp, xuất hiện hộp thoại StarUp với 
các tuỳ chọn như sau, chọn xong click OK. 
4.3. Tạo menu sử dụng macro 
 Ta có thể sử dụng Macro để xây dựng hệ thống Menu cho phép lựa chọn 
công việc dễ dàng. Thông qua Menu, các đối tượng trong Database được liên kết 
thành một khối thống nhất, thuận tiện cho người sử dụng. 
 Sau đây trình bày cách tạo một hệ thống Menu gồm các mục sau: 
4.3.1. Cách tạo 
Bước 1: Tạo Menu cấp 1: 
 Trong cửa sổ Database, chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ Macro, khai báo 
các thông tin như sau: 
 Hình 4.12 Cửa sổ Macro 
Bước 2: Tạo Menu cấp 2 
 Chọn Macro / New, chọn View / Macro Names để thêm cột Macro Name, 
khai báo các thông tin như sau: 
 41 
 Hình 4.13 Cửa sổ tạo menu 
 Hình 4.14 Tạo menu cấp 2 
 Action Arguments cho Macro Xem Danh sách Cán bộ 
 Report Name: R_DSCanbo 
 View : Print Preview 
 Hình 4.15 gán hành động 
Bước 3: Tạo Menu cấp 3 
 42 
 Hình 4.16 tạo menu cấp 3 
Bước 4: Gắn Menu vừa tạo lên một Form (hoặc Report) 
 Trong cửa sổ Database, chọn Form / New 
 Kích chuột vào biểu tượng Properties trên thanh công cụ Form 
 Hình 4.17 Gắn menu vào form 
 Menu Bar: ghi tên của Macro dành cho Menu cấp 1 
Lưu ý: Để tạo Menu, trước khi tạo các Macro, các nguồn số liệu như Table, Query, 
Report (nếu có) cần phải chuẩn bị trước. 
Trang trí thêm cho Form các thành phần như: 
 Tiêu đề chương trình 
 Hình vẽ để minh hoạ 
 Các trang trí khác (nếu muốn) 
4.3.2. Sử dụng: 
Mở Form đã gắn với thực đơn được tạo, có kết quả sau: 
 43 
 Hình 4.18 kết quả 
 Khi ta đưa trỏ chuột chọn menu thì menu đó sổ xuống một thực đơn các cấp 
theo menu đã tạo. 
 Đưa trỏ chuột vào chỉ mục cần thực thi và bấm chọn thì menu đó thi hành. 
4.4. Tạo thanh công cụ 
 Một Menu hay Toolbar sau khi đã tạo ra, muốn đi kèm với đối tượng nào 
phải thực hiện gắn kết vào đối tượng đó bằng cách thiết lập thuộc tính Toolbar - nếu 
muốn gắn Toolbar hoặc Menu Bar – nêu muốn gắn menu bar. 
Các bước tiến hành: 
Bước 1: Mở đối tượng cần gắn kết Menu hoặc ToolBar (ví dụ một form) ở chế độ 
Design View: 
Bước 2: Chọn Menu Bar hoặc ToolBar cần gắn kết bằng cách thiết lập thuộc tính 
ToolBar hoặc Menu Bar. 
 Tạo form chính: Form chính là form chứa hệ thống menu (hoặc toolbar) của 
phần mềm, nó xuất hiện ngay sau khi khởi động (Start-Up Object). Với mỗi phần 
mềm đóng gói hầu hết phải tạo form chính. Để từ đây có thể mở đến các chức năng 
phần mềm cần làm việc. 
 Trong một tệp Access, form chính là một form được thiết kế ở chế độ Design 
view; có gắn Menu (hoặc ToolBar) và được thiết lập khởi động đầu tiên mỗi khi tệp 
này được mở. 
 Dưới đây là hướng dẫn cách tạo form chính cho CSDL Quản lý lương như 
thể hiện ở mục 1. Tạo menu: 
Bước 1: Tạo frmMain 
 Tạo một form mới ở chế độ Design View; 
 Đặt tên form này là frmMain; 
 Thiết lập một số thuộc tính cho form như sau: 
  Menu Bar: Quản lý 
  Caption: Quản lý 
  Record: Seletor No 
  Navigation Button: No 
  Diving Line: No 
 Để mỗi khi form này khởi động sẽ tự động phóng cực đại cửa sổ, hãy mở cửa 
sổ VBA và viết lệnh cho sự kiện Form_Open như sau: 
 Private Sub Form_Open(Cancel As Integer) 
 DoCmd.Maximize 
 End Sub 
Bước 2: Thiết lập các thông tin về ứng dụng 
 Mở thực đơn Tools | Startup.., hộp thoại Startup xuất hiện: 
 44 
 Hình 4.4.1 Tạo thanh công cụ 
 Gõ tiêu đề phần mềm vào ô Application Title. 
 Chọn form chính ở hộp Display Form/Page (chọn frmMain). 
 Chọn Menu cho ứng dụng ở hộp Menu Bar (chọn menu Quản lý lương). 
 Hộp Application Icon để chọn một biểu tượng cho ứng dụng (loại tệp *.ico); 
 Cho phép hiển thị cửa sổ Database hay không?; 
 Cho phép hiển thị thanh trạng thái? 
 Cho phép thay đổi menu bar và toolbar? 
Thiết lập xong nhấn OK để đóng lại. 
4.5. Tạo menu tắt 
 Trước khi tạo menu, chúng ta cần phải đảm bảo đã xây dựng xong đầy đủ 
các tính năng cần thiết của phần mềm; bước này sẽ là cuối cùng, mang tính chất gắn 
kết các chức năng lại thành phần mềm hoàn chỉnh. 
Quy trình tạo hệ thống menu: 
Bước 1: Tạo một Toolbar mới. 
 Nhấn chuột phải lên thanh công cụ của Access, chọn Customize. Hộp thoại 
Customize có các lựa chọn sau: 
 Hình 4.5.1 Tạo menu tắt 
 45 
 Để tạo mới một thanh công cụ, nhấn nút New. Hộp thoại sau xuất hiện, yêu 
cầu gõ vào tên cho thanh công cụ: 
 Hãy gõ tên cho thanh công cụ. Gõ xong nhấn OK. Khi đó mà hình làm việc 
xuất hiện một thanh công cụ trắng. Công việc tiếp theo là xây dựng hệ thống Menu 
trên thanh công cụ này. 
 Hình 4.5.2 Cách tạo 
Bước 2: Xây dựng các mục cấp 1 
 Để xây dựng các mục này, trên hộp thoại Customize mở thẻ Commands. Ở 
danh sách Categories chọn New Menu và lần lượt kéo mục New Menu trên danh 
sách Commands thả lên Toolbar đang thiết kế, đặt tên cho danh mục menu. 
 46 
 Hình 4.5.3 Đặt tên 
Bước 3: Xây dựng các mục cấp con 
 Mỗi mục con có thể là lời gọi một Form, một Report, một bảng,.. (gọi tắt là 
đối tượng) ra để làm việc. Muốn mở đối tượng nào, hãy xác định chủng loại đối 
tượng đó bên danh sách Categories; tiếp theo dùng chuột kéo-thả đối tượng cần đưa 
lên menu từ danh sách Commands lên vị trí xác định trên menu đang thiết kế. 
 Đặc biệt mục Exit lấy ở File | Exit. 
Bước 4: Quyết định là Menu hay ToolBar 
 Với các bước làm việc như trên, Access ngầm hiểu là đang tạo một ToolBar. 
Chúng ta có thể tuỳ chọn lại là menu hay toolbar. Cách làm như sau: 
 Trở về thẻ ToolBars của hộp thoại Customize, chọn tên toolbar cần làm việc, 
nhấn nút Properties: Hộp thoại Toolbar Properties xuất hiện cho phép thiết lập các 
thuộc tính cho Toolbar đang chọn: 
 Thiết lập xong nhấn Close. 
 47 
 Bài 5: Xây dựng ứng dụng 
Thời gian: 20 giờ (LT:6 giờ; TH: 13 giờ; KT:1 giờ) 
Mục tiêu: 
- Trình bày các kiến thức về quy trình xây dựng ứng dụng; 
- Xây dựng được các ứng dụng với các form, và báo cáo hiệu quả và thân thiện; 
- Xây dựng được tính bảo mật cho ứng dụng; 
- Chủ động, sáng tạo, tỉ mỉ trong quá trình thực hành tạo các ứng dụng. 
5.1. Phân tích yêu cầu 
5.1.1. Khảo sát bài toán 
 Bài toán quản lý nhân sự: 
 Yếu tố nhân sự và tiền lương là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của 
bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào, nó đóng vai trò cốt lõi trong tổng thể hệ 
thống quản trị nhân sự của doanh nghiệp đó. Tổ chức quản lý nhân sự và kế toán 
tiền lương như thế nào để mang lại hiệu quả nhất? Đó là bài toán mà tất cả mọi 
người quản lí cần quan tâm và giải quyết. “Ứng dụng access trong công tác quản lý 
nhân sự và kế toán tiền lương” xây dựng một chương trình với các ứng dụng thích 
hợp trong việc quản lý nhân sự, tính lương, xử lý các số liệu kế toán, ghi sổ, in sổ 
liên quan đến phần hành kế toán tiền lương và các báo cáo kế toán. 
 Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào quá trình sản xuất và quản lý không 
còn là mới lạ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Đặc biệt trong quá trình quản lý 
hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hệ thống công nghệ thông tin phát 
triển với sự trợ giúp đắc lực từ các phần mềm quản lý, kế toán nó giúp các doanh 
nghiệp có một bộ phận quản lý tốt hơn, xử lý nhanh chóng các chứng từ, giúp các 
doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra được các quyết định đúng đắn kịp thời cho sự 
phát triển của doanh nghiệp. Trong các phần mềm phổ biến trên thị trường hiện nay, 
MS OFFICE với MS Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng, dễ học, dễ 
dùng, có thể tiếp cận một cách trực quan và nhanh chóng nhất, mà hầu hết các 
doanh nghiệp đều có bộ công cụ dành cho văn phòng này. Và điểm nổi bật là nó tuy 
đơn giản nhưng có thể đạt được các chức năng của phần mềm chuyên nghiệp khác 
nhau như: quản lý nhân sự, quản lý các chứng từ, các bảng chấm công, báo cáo 
thống kê, biểu mẫu, tìm kiếm...Dựa trên những ưu điểm đó, nhóm đã tập trung
nghiên cứu và xây dựng nên một chương trình quản lý nhân sự và tiền lương chạy 
trên nền MS Access mang tên “Ứng dụng access trong công tác quản lý nhân sự 
và kế toán tiền lương”, đề tài nghiên cứu xây dựng một chương trình với các ứng 
dụng thích hợp trong việc quản lý nhân sự, tính lương, xử lý các số liệu kế toán, ghi 
sổ, in sổ liên quan đến phần hành kế toán tiền lương và các báo cáo kế toán 
5.1.2. Khái quát về quá trình quản lý nhân sự 
 Quá trình quản lý nhân sự bao gồm ba quá trình chính đó là: 
 Quản lý hồ sơ: tuyển dụng và đào tạo nhân sự, quản lý hồ sơ thông tin của 
nhân viên 
 Quản lý lương: quản lý các thông tin lương cơ bản, tính lương tháng, thưởng 
và phụ cấp cho cán bộ công nhân viên 
 Quản lý danh mục: Khi một đối tác hay một cổ đông muốn biết thông tin về 
các phòng ban, hệ thống quản lý nhân sự cần đưa ra thông tin các tổ chức, các 
phòng ban trong công ty. Đồng thời, khi họ muốn biết thông tin những người lãnh 
đạo trong các bộ phận bất kì, thông qua các danh mục trong hệ thống nhân sự phòng 
HCNS có thể đưa ra danh sách các chức vụ trong công ty cùng lý lịch của họ. Danh 
 48 
mục còn cung cấp cho nhân viên lịch làm việc của tuần hoặc tháng tiếp theo để họ 
có thể chủ động trong công việc... 
5.1.3. Khái quát chung về kế toán tiền lương 
 Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của một bộ phận sản phẩm xã hội mà người 
lao động được sử dụng để bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất 
kinh doanh. Tiền lương (hay tiền công) gắn liền với thời gian và kết quả lao động 
mà người lao động đã tham gia thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh của 
doanh nghiệp. 
5.2. Thiết kế các thành phần của ứng dụng 
5.2.1. Xác định các kiểu thực thể và thực thể: 
Các kiểu thực thể: 
 Tài khoản sử dụng 1; Chấm công; bảng lương; Trình độ văn hóa; Chứng từ phát 
sinh; Nhân viên; Phòng ban; chức vụ. 
Thực thể: 
Căn cứ vào kiểu thực thể ta đưa ra được các thực thể tương ứng. 
5.2.2. Mô hình quan hệ dữ liệu và quy trình dòng thông tin 
Mô hình quan hệ dữ liệu: 
 Hình 5.1: Mô hình quan hệ dữ liệu 
Quy trình dòng thông tin: 
 49 
 Hình 5.2: Sơ đồ dòng dữ liệu 
5.3. Xây dựng form giao diện chính 
Kế toán tổng hợp: 
 Hình 5.3: Biểu mẫu chính kế toán tổng hợp 
Chức năng quản lý nhân sự: 
 Form quản lý hồ sơ nhân viên: gồm các chức năng quản lý hồ sơ, thông tin 
lương cơ bản. 
 Form chấm công: chấm công cho các nhân viên 
 50 
 Hình 5.4: Biểu mẫu chấm công 
Ngày công tính lương được tính theo công thức: 
Ngày Công tính lương = Ngày bình thường + 1,5 * Chủ Nhật + Ngày Lễ 
Chức năng Kế toán chi tiết: 
 Report phiếu lương: chi tiết thông tin lương cho từng nhân viên. Ở đây các 
khoản được tính theo công thức như sau: 
TONGLUONG = IIf([NGAYTL]=26, [LGCB]+[PHUCAP]+[THUONG], 
IIf([NGAYTL]<26,([LGCB]/26*[NGAYTL])+[PHUCAP]+[THUONG],IIf([NGA
YTL]>26,([LGCB]/26*[NGAYTL])+[PHUCAP]+[THUONG]))) 
BHXH = 0,05*[LGCB] 
BHYT = 0,01*[LGCB] 
BHTN = 0,01*[LGCB] 
THUETNCN = 
IIf([TONGLUONG]=5000000,0,05*[TONGLUONG],IIf([TONGLUONG]>50000
00 And 
[TONGLUONG]10000000 
And 
[TONGLUONG]1800000
0,[TONGLUONG]*,2,0)))) 
LUONGTHUCTE = [TONGLUONG] - [BHYT] - [BHXH] - [BHTN] -
[THUETNCN] - [TU] 
 51 
 Hình 5.5: Bảng thanh toán lương, bảng kê các khoản trích nộp theo lương 
 Report Bảng thanh toán lương, bảng kê các khoản trích theo lương (hình 3): 
theo dõi tình hình thanh toán lương cho tất cả nhân viên có trong dữ liệu và thông 
tin về các khoản trích nộp theo lương theo quy định của nhà nước. 
Chức năng Kế toán tổng hợp: 
 Chọn NHẬT KÝ CHUNG để xem sổ nhật ký chung và nhập các nghiệp vụ 
kinh tế phát sinh 
 Hình 5.6: Sổ nhật ký chung 
 Sau khi nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chương trình sẽ tự động lên các 
sổ cái các tài khoản. 
 52 
 Hình 5.7: Sổ cái, nhật ký chung 
5.4. Kết luận và hướng phát triển 
 Ngày nay, tất cả các doanh nghiệp đều nhận thức được tính quan trọng của 
việc xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả nhân sự và kế toán tiền lương. Đối với một 
doanh nghiệp đây là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là yếu tố mang tính chất 
quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. 
 Trong điều kiện nền kinh tế ngày càng phát triển, khoa học kỹ thuật công 
nghệ ngày càng hiện đại, các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện công tác tính và trả 
lương để vừa mang tính khoa học, khách quan và hợp lý, phù hợp với tình hình thực 
tế của doanh nghiệp, nhằm giảm chi phí hoạt động kinh doanh và tối đa hoá lợi 
nhuận. Từ đó góp phần khuyến khích người lao động hăng say làm việc, phát huy 
khả năng sáng tạo, nâng cao trách nhiệm quản lý làm tăng năng suất lao động và là 
đòn bẩy kinh tế quan trọng, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, giúp doanh 
nghiệp ngày càng phát triển hơn. 
5.5. Xây dụng hệ thống menu, thanh công cụ 
Mỗi một chức năng ta có thể tạo các cấp độ Menu cho chương trình cho phù hợp và 
tiện cho người sử dụng 
5.6. Bảo mật ứng dụng 
Sử dụng VBA để thiết kế giao diện kiểm tra mật khẩu như sau: 
 53 
Nút lệnh “Đồng ý” có đoạn Code như sau: 
Private Sub Command4_Click() 
DoCmd.Maximize 
If IsNull(tn) Then 
 MsgBox "NHAP VAO MAT KHAU ", 64 , "THONG BAO" 
Else 
 If tn = "123456" And ten = "ketoan" Then 
 DoCmd.Close 
 DoCmd.OpenForm "F_MAIN" 
 Else 
 MsgBox "pass'123456'ten'nhom4'", 64, "thong bao" 
 End If 
 End If 
 End Sub 
 54 
 TÀI LIỆU CẦN THAM KHẢO 
[1]:Phạm Văn Ất, Kỹ thuật lập trình Access trên Windows, NXB Hà Nội, 2002; 
[2]:Dương Thùy Trang, Tham khảo nhanh Microsoft Access 2003, NXB Giao thông 
vận tải, 2006; 
[3]:Trương Công Phúc, Tự học và ứng dụng Microsoft Access 2007, NXB Hồng 
Đức, 2008. 
 55