Giáo trình Quản lý dự án - Nghề: Hệ thống thông tin ứng dụng phần mềm

dự án. 
- Hoạt động hiệu chỉnh: hoạt động đưa dự án trở lại đúng kế hoạch dự án 
Kỹ thuật kiểm soát là các công cụ và kỹ thuật mà giám đốc dự án sử dụng để kiểm 
soát việc thực hiện dự án: 
- Đánh giá hiệu suất 
- Phân tích biến động của lịch trình, chi phí và hiệu suất 
- Phân tích giá trị thu được 
- Phân tích xu hướng kiểm tra kết quả dự án theo thời gian để xác định xem hiệu suất 
có được cải thiện không hay kém đi. Có thể dùng để dự báo hiệu suất trong tương 
lai. 
Bảng kê công việc là tài liệu kiểm soát dự án có thể được sử dụng như một hợp đồng 
pháp lý, tài liệu phạm vi hay tài liệu kiểm soát nhưng thông thường nên phác thảo một số 
chi tiết quan trọng: 
- Công việc được thực hiện. 
Bài 5: Thực hiện và kết thúc dự án 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 68 
- Ngày tháng, thời gian và địa điểm công việc được thực hiện. 
- Ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc. 
- Nguyên vật liệu và kỹ thuật được dùng để thực hiện công việc. 
- Chi phí thực hiện công việc. 
- Tiêu chí chấp thuận công việc. 
Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một hợp đồng pháp lý với một nhà cung 
cấp đang cung cấp một hay nhiều phần có thể chuyển giao cho dự án. Trong những trường 
hợp này, bảng kê công việc sẽ tính đến điều kiện thanh toán, thưởng và phạt hiệu quả và 
các tiêu chí chấp nhận hay từ chối công việc. 
Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một tài liệu kiểm soát cho các phần có 
thể chuyển giao của dự án được xây dựng trong các bộ phận khác. Trong các trường hợp 
này bảng kê công việc có thể rất giống với trình tự công việc giữa các bộ phận. Mục đích 
đầu tiên của bảng kê công việc trong những trường hợp này là thu mua nguồn lực thông 
qua các đường chức năng. 
Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một tài liệu phạm vi cho các dự án 
thêm/chuyển/ thay đổi và dự án vi mô. Phạm vi dự án chỉ được xác định khi các kết quả 
chuyển giao đó được ghi rõ một cách cụ thể trong bảng kê công việc. Tất cả các công việc 
theo yêu cầu không được chi tiết hoá trong bảng kê công việc là do định nghĩa ngoài phạm 
vi và cũng không được thực hiện hoặc được thực hiện trong một bảng kê công việc sửa 
đổi. 
Kiểm soát chất lượng là quá trình đánh giá các kết quả chất lượng cụ thể dựa trên 
những tiêu chuẩn chất lượng và xác định cách nâng cao chất lượng, loại bỏ những nguyên 
nhân làm chất lượng không đảm bảo, được thực hiện trong suốt qui trình kiểm soát dự án. 
Hiện nay, có rất nhiều công cụ được dùng trong kiểm soát chất lượng, bao gồm biểu 
đồ (histogram), sơ đồ phân tán, và rất nhiều loại biểu đồ kiểm soát khác nhau. Công cụ 
thường dùng nhất là biểu đồ. 
5.2. Kết thúc dự án 
5.2.1. Đánh giá tài chính 
Đánh giá sự hợp lý các chi phí 
Đánh giá phạm vi tài chính thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế và các kế 
hoạch chi phí cũng như các ước lượng chi phí đã đề ra. 
Bài 5: Thực hiện và kết thúc dự án 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 69 
5.2.2. Đánh giá hiệu quả dự án 
Giai đoạn kết thúc: Trong giai đoạn kết thúc của chu kỳ dự án, cần thực hiện những 
công việc còn lại như hoàn thành sản phẩm, bàn giao hệ thống, công trình và những tài liệu 
liên quan; đánh giá dự án, giải phóng các nguồn lực. Dưới đây là một số các việc cụ thể: 
- Hoàn chỉnh và lập kế hoạch lưu trữ hồ sơ liên quan đến dự án 
- Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo. 
- Thanh quyết toán. 
- Đối với phát triển, xây dựng hệ thống cần chuẩn bị và bàn giao sổ tay hướng dẫn 
lắp đặt, quản trị và sử dụng. 
- Bàn giao dự án, lấy chữ ký của khách hàng về việc hoàn thành. 
- Bố trí lao động, giải quyết công ăn việc làm cho những người từng tham gia dự án. 
- Giải phóng và bố trí lại thiết bị. 
Các dự án thường bao gồm một số quy trình liên kết với nhau. Các quy trình này 
lặp đi lặp lại và diễn ra trong từng giai đoạn của vòng đời dự án và tác động lẫn nhau. Các 
quy trình này là: 
- Khởi tạo: Sự cấp phép cho dự án hay giai đoạn nào đó 
- Lập kế hoạch: Sàng lọc các mục tiêu của dự án và lựa chọn phương án hành động 
tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó 
- Thực thi kế hoạch: Quản lý, phân bổ các nguồn lực để thực hiện kế hoạch 
- Kiểm soát: Là giai đoạn giám sát và xem xét mức độ tiến hành trên cơ sở nguyên 
tắc nhằm xác định những điểm khác biệt so với kế hoạch đã đề ra để thực hiện các 
hoạt động cần thiết nhằm hiệu chỉnh, đảm bảo dự án đang đi đúng hướng, đáp ứng 
các mục tiêu của dự án ban đầu. 
- Kết thúc: Đạt được ký kết hoàn tất từ nhà tài trợ và đưa dự án hoặc giai đoạn đó đến 
một kết thúc theo thứ tự 
Mục đích chính của báo cáo kết thúc dự án là trình bày hiệu lực của dự án, hiệu quả 
của dự án và tác động về mặt văn hóa của dự án. Ngoài ra cũng quan trọng là trình bày giá 
trị mà dự án tạo ra và lãnh đạo cần phải làm gì để duy trì và thúc đẩy đầu tư. 
Báo cáo kết thúc dự án là tài liệu chính thức xác nhận sự kết thúc của dự án. Nó 
tổng kết tiến độ và những trở ngại của dự án. 
Để xây dựng một báo cáo kết thúc dự án, hãy thực hiện những nguyên tắc sau: 
- Lập tài liệu về cơ cấu tổ chức của dự án. 
Bài 5: Thực hiện và kết thúc dự án 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 70 
- Lập tài liệu những điểm mạnh và điểm yếu của dự án và các kỹ thuật dùng để đạt 
kết quả: 
 Hiệu lực dự án- Sử dụng quy định của dự án và quy định về phạm vi để đánh giá 
dự án có đạt được các mục tiêu chiến lược không. 
 Hiệu quả dự án- Xác định dự án có đúng tiến độ, đúng các thông số kỹ thuật và 
đúng kinh phí hay không. 
- Ghi lại các đề nghị của đội dự án. 
- Xác định tác động về văn hóa của dự án- tác động của dự án về cơ cấu tổ chức và 
văn hóa. 
- Giải thích về giá trị 
- Xác định những năng lực bổ sung cho tổ chức và giải thích nó sẽ hỗ trợ cho các mục 
tiêu chiến lược như thế nào. 
- Trình bày những đề nghị cho việc bảo dưỡng 
- Để các đối tượng liên quan đến dự án tham gia và xác định các trách nhiệm quản trị 
vận hành liên tục để hỗ trợ và thúc đẩy khả năng mới đảm bảo tính liên tục của vận 
hành 
Nghiệm thu chính thức là sự xác nhận của nhà tài trợ rằng các tiêu chí chấp nhận 
cho dự án đã được đáp ứng. Giám đốc dự án phải thuyết minh được các kết quả chuyển 
giao đã đáp ứng các chi tiết kỹ thuật. Điều này có thể là không chính thức hay chính thức, 
bao hàm cả việc kiểm tra nghiệm thu rộng rãi, tùy theo bản chất của dự án. Giám đốc dự 
án cần phải: 
- Trình bày báo cáo kết thúc dự án cho nhà tài trợ. 
- Thuyết minh hoàn thành dự án. 
- Đạt được nghiệm thu cuối cùng. 
Nếu không thuyết phục được nhà tài trợ rằng các tiêu chí nghiệm thu đã được đáp 
ứng, giám đốc dự án cần thương lượng các bước tiếp theo. Các bước này có thể bao gồm: 
- Chấp nhận dự án với những chênh lệch được lập thành tài liệu. 
- Chấp nhận dự án với một số bồi thường cho nhà tài trợ hay khách hàng cho những 
chênh lệch hay những điều chưa hoàn thành. 
- Tiếp tục dự án cho đến khi thỏa mãn các tiêu chuẩn nghiệm thu. 
Bài 5: Thực hiện và kết thúc dự án 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 71 
Quản lý sự kết thúc về hành chính: 
- Đóng các tài khoản kế toán bằng cách giải quyết mọi hóa đơn và thanh toán nào còn 
tồn đọng để gỡ bỏ và ngừng hoạt động tài khoản kế toán. 
- Đóng các hợp đồng dự án bằng cách làm việc với nhà bán hàng và nhà cung cấp để 
kết thúc các hợp đồng của dự án và đảm bảo việc chuyển giao và thanh toán đúng. 
- Tạo điều kiện cho kiểm toán sau dự án với công tác kế toán và các nhà đầu tư để 
duyệt các khoản chi của dự án. 
- Tạo điều kiện cho các đánh giá của thành viên đội dự án, các khuyến khích và tái 
phân công sang các dự án mới. 
- Chuyển giao hoặc bán, thanh lý bất cứ tài nguyên vật lý đã sử dụng trong dự án. 
- Đảm bảo rằng bản sao trên giấy các hồ sơ của dự án được tổ chức, sắp xếp và lưu 
trữ tại nơi an toàn trong một giai đoạn theo quy định, khi cần có thể kiểm định lại 
trong tương lai. 
Bài tập 
Câu 1: Cái nào được chi tiết hoá trong tài liệu lập kế hoạch dự án đối với giám đốc sự án? 
a. Hiệu suất sẽ được đánh giá như thế nào 
b. Các chứng nhận kỹ thuật được tổ chức 
c. Lịch trình nghỉ 
d. Tên của đội ngũ thành viên dự án 
Câu 2: Điều nào sau đây là kết quả có hiệu lực của quy trình quản lý thay đổi? 
a. Giảm tới mức tối thiểu sự mất mát năng suất trong suốt dự án 
b. Cấm hoàn toàn bất cứ sự thay đổi phạm vi nào trong suốt toàn bộ dự án 
c. Khuyến khích thay đổi thường xuyên trong suốt vòng đời dự án 
d. Cân bằng giữa rủi ro và chi phí dự án 
Câu 3: Các nhà tài trợ dự án có ảnh hưởng lớn nhất đến phạm vi, chất lượng, thời đoạn và 
chi phí của dự án trong suốt giai đoạn nào? 
a. Giai đoạn lập kế hoạch 
b. Giai đoạnthực thi 
c. Giai đoạn hoàn thiện 
d. Giai đoạn xây dựng 
Câu 4: Đánh giá điểm kiểm soát trong kế hoạch dự án chỉ ra: 
a. Báo cáo trạng thái đến kỳ hạn 
Bài 5: Thực hiện và kết thúc dự án 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 72 
b. Các quyết định đi hay không đi 
c. Cuộc họp kiểm soát thay đổi 
d. Ngày tháng cho người sử dụng ký kết hoàn tất theo kế hoạch 
Câu 5: Dự án được thực hiện tốt theo kinh phí; tuy nhiên để đáp ứng các phần chuyển giao 
của khách hàng thì ngày tháng chuyển giao tới khách hàng sẽ bị muộn hơn 2 tuần. Không 
có nguồn lực phụ phân công cho dự án. Giám đốc dự án nên làm gì? 
a. Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào 
ngày tháng chuyển giao đã hứa. 
b. Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp 
bằng tài liệu. 
c. Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án. 
d. Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả. 
Câu 6: Trong tình huống nào giám đốc dự án được yêu cầu phải gửi một yêu cầu thay đổi 
tới nhà tài trợ và các đối tượng liên quan dự án. 
a. Thời điểm nào đó yêu cầu thay đổi được xét duyệt. 
b. Khi chi phí vượt quá độ biến động cho phép theo kinh phí. 
c. Khi không có sự lựa chọn khả thi. 
d. Khi khách hàng đồng ý thay đổi. 
Câu 7: Giám đốc dự án đã khám phá vấn đề với môđun thống kê của dự án. Các số đo đã 
được ghi rõ cho các đơn vị của của Mỹ nhưng các nhà lập trình nước ngoài sử dụng các 
đơn vị quốc tế. Vấn đề này có thể tránh được ở chỗ nào trong dự án? 
a. Lập kế hoạch dự án. 
b. Kiểm thử dự án. 
c. Kiểm soát dự án. 
d. Quay vòng dự án. 
Câu 8: Như một bộ phận của định nghĩa phạm vi tổng thể và lập kế hoạch dự án trong giai 
đoạn khởi tạo của dự án, quy định dự án và bảng kê công việc yêu cầu giám đốc dự án 
phải: 
a. Nghiên cứu các quy định cụ thể của ngành về ảnh hưởng trong dự án. 
b. Đạt được sự nhất trí của đội ngũ thành viên về nhiệm vụ và thời đoạn. 
c. Xây dựng cấu trúc chi tiết công việc một cách chi tiết. 
d. Tính đến các dự phòng cho những điều chưa biết. 
Bài 5: Thực hiện và kết thúc dự án 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 73 
Câu 9: Trong các giai đoạn lập kế hoạch, tiền cần phải được dự thảo ngân sách cho một 
trong những điều nào sau đây sau các nhiệm vụ hoàn thiện? 
a. Lập kế hoạch lại. 
b. Duy trì. 
c. Kiểm soát thay đổi phạm vi dự án mới. 
d. Quản lý cấu hình. 
Câu 10: Khi nào thì các quyết định thiếu sót xẩy ra trong vòng đời dự án? 
a. Sau khi kiểm thử chấp thuận sản phẩm diễn ra. 
b. Ngay khi thiếu sót được phát hiện ra. 
c. Bất cứ thời điểm nào trong suốt vòng đời dự án trước khi chuyển giao như 
đã được xác định trong kế hoạch dự án. 
Câu 11: Quy định dự án là tài liệu mức độ cao ban đầu xây dựng trong giai đoạn lập kế 
hoạch. Hai thành phần chính của quy định dự án là gì? (Chọn 2). 
a. Các đối tượng liên quan dự án. 
b. Phạm vi dự án. 
c. Kế hoạch kiểm thử hệ thống. 
d. Kế hoạch triển khai hệ thống. 
e. Kế hoạch kiến trúc nghiệp vụ. 
f. Các yêu cầu phần cứng và phần mềm. 
Câu 12: Ba thành phần nào là bộ phận của kế hoạch dự án? (Chọn 3) 
a. Kế hoạch kiểm tra. 
b. Kế hoạch đào tạo. 
c. Nguồn lực dự định. 
d. Các chi tiết kỹ thuật thiết kế. 
Câu 13: Hai phát biểu nào hình thành cơ sở thực tế để xác lập và tính toán các mục tiêu 
của dự án? (Chọn 2) 
a. Các mốc quan trọng được xác lập trong kế hoạch và không nên thay đổi. 
b. Mốc quan trọng có thể đo được dựa vào việc hoàn tất phần có thể chuyển 
giao. 
c. Các dự án nên được lập kế hoạch tính đến các điểm quyết định tiến hành/ 
không tiến hành dựa vào và bắt đầu bằng việc hoàn tất các phần có thể 
chuyển giao chính. 
Bài 5: Thực hiện và kết thúc dự án 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 74 
d. Việc hoàn tất giai đoạn phân tích hệ thống nhận ra nhiều yêu cầu hơn so với 
dự định ban đầu không nên gây ra bất kỳ thay đổi nào tới kinh phí dự án. 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 75 
MỤC LỤC HÌNH ẢNH 
 TRANG 
Hình 2.1. Bảng kê công việc theo sản phẩm ................................................................ 17 
Hình 2.2. Danh sách công việc ..................................................................................... 17 
Hình 2.3. Bảng kê công việc chi tiết ............................................................................ 17 
Hình 2.4. Cấu trúc phân sản phẩm ............................................................................... 20 
Hình 2.5. Cấu trúc phân nhiệm vụ ................................................................................ 21 
Hình 2.6. Ví dụ về WBS đầy đủ ................................................................................... 22 
Hình 2.7. Ví dụ WBS theo sản phẩm ........................................................................... 24 
Hình 2.8. WBS theo trách nhiệm chia thành nhiều pha ............................................... 25 
Hình 2.9. Chia WBS ra theo miền trách nhiệm ............................................................ 26 
Hình 3.1. Quy trình quản lý chất lượng ........................................................................ 41 
Hình 3.2. Biến động về chất lượng ............................................................................... 43 
Hình 4.1. Chức năng cơ bản của giám đốc dự án ......................................................... 53 
Hình 5.1. Giám sát và duy trì dự án ............................................................................. 64 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 76 
MỤC LỤC BẢNG 
 TRANG 
Bảng 1.1. Bảng phân loại dự án ..................................................................................... 6 
Bảng 3.1. Các chỉ số chi phí và công thức ................................................................... 39 
Bảng 4.1. Đặc điểm các dạng tổ chức nhân sự ............................................................. 53 
Bảng 4.2. Đặc điểm các đối tượng liên quan dự án ...................................................... 55 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 77 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. Pankaj Jalote (Dịch: Nguyễn Công Danh - Trần Cao Đệ), Software Project 
Management in Practice (Quản lý dự án phần mềm trong thực tiễn), Addison-
Wesley (Dịch: ĐH Cần Thơ), 2002 (Dịch: 2013) 
2. Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management – Revided 6e, 
Cengage Learning, 2011 
3. Giáo trình Quản lý Dự án, Ngô Trung Việt, ĐH. Quốc gia Tp.HCM, 2008 
4. Hidenori Shibamoto (Châm Blue dịch), Quản lý dự án hiệu quả theo phong cách 
người Nhật, Công Thương, 2019