Giáo trình môn Kỹ năng quản lý thời gian

ự cần thiết áp dụng một hệ thống Phiếu đăng ký sửa chữa mới. 
Đúng lúc đó thì cô thư ký bước vào đưa công văn và báo có điện thoại của Giám đốc 
ngành. 
Huy chấm dứt cuộc họp bằng cách đề nghị Trưởng phòng sản xuất lập một nhóm làm 
việc bao gồm hai bộ phận sản xuất và bảo trì. 
 37 
Giám đốc ngành là thủ trưởng của Huy. Ông báo cho anh biết sắp tới sẽ có đợt làm việc 
với một nhóm kiểm toán do công ty cử xuống và họ cùng bàn luận về cách trình bày kết 
quả đạt được ở nhà máy BÌNH HÒA. Cùng lúc, họ cũng thảo luận về chiến lược phát 
triển của công ty và sau cùng, họ thống nhất gặp nhau vào cuối tuần để chuẩn bị đón đoàn 
kiểm toán. Cuộc hẹn này không thuận tiện lắm cho Huy vì buộc anh phải đi xuống trung 
tâm thành phố hai lần trong tuần này, nhưng ông Giám đốc ngành không còn ngày nào 
khác. Sau khi nói chuyện với cấp trên xong, Huy gọi cô thư ký vào để nhờ dời lại các 
cuộc hẹn trùng giờ. Anh nhìn lướt qua xấp thư từ công văn và nhận thấy không có ai 
khẩn cấp. 
Và thế là anh đi ăn trưa cùng với ông Trưởng phòng nhân sự. Hai người thảo luận về 
không khí làm việc trong nhà máy và những ảnh hưởng có thể xảy ra từ việc tổ chức lại 
phân xưởng 4 sẽ thực hiện sắp tới. 
Sau khi ăn trưa về, Huy hướng dẫn cô thư ký trả lời một số thư nhận được ban sáng và 
thận được cú điện thoại từ Trưởng phòng kinh doanh. Ông này đề nghị anh cho phép giao 
hàng sớm hơn để có thời gian thực hiện một hợp đồng khác quan trọng hơn. Điều này 
khiến Huy phải gọi Trưởng phòng sản xuất lên gặp để thay đổi kế hoạch sản xuất. Sau 
đó, anh lợi dụng chút thời gian rỗi để sang gặp phòng phương pháp. Anh trưởng phòng 
này nhân dịp đó đã trình bày một số trục trặc với những người nhận gia công, và các khó 
khăn từ việc tái lập cơ chế gọi thầu từ một tháng nay. Cuộc họp ban sáng kết thúc quá 
sớm làm Trưởng phòng phương pháp đã không kịp báo cáo các vấn đề trên. 
Cuộc trao đổi này kéo dài gần một giờ nhưng cho phép Huy giải quyết một số vấn đề 
quan trọng, và nhất là giữ được mối quan hệ trực tiếp với Trưởng phòng phương pháp là 
người đã lâu Huy không gặp. Anh Trưởng phòng này cũng lợi dụng cơ hội để trình bày 
những nguyện vọng thăng tiến cá nhân trong vòng 45 phút. Huy cũng cố gắng nghe 
nhưng không nói gì nhiều vì anh Trưởng phòng này đã đạt đến chức vụ cao nhất trong 
qui trình thăng tiến của anh ta tại công ty. Dù sao, việc Huy lắng nghe những nguyện 
vọng cá nhân của cộng sự đã chứng tỏ anh quan tâm đến họ. Sau cùng thì anh Trưởng 
phòng phương pháp lại tỏ vẻ hài lòng về cuộc nói chuyện này, dù Huy không muốn cũng 
như không thể hứa hẹn điều gì với anh. 
Huy trở về phòng làm việc. Anh có một ít thời gian riêng và dùng để đọc một nghiên cứu 
về thị trường thuốc nhuộm ở các nước vùng ASEAN và về chiến lược của công ty trong 
vòng năm năm tới. Anh có một số ý kiến về kết luận của nghiên cứu và định gửi đến cho 
Ông Giám đốc ngành, nhưng cô thư ký của anh đã ra về và Huy dời việc này lại vào ngày 
hôm sau. 
Đồng hồ chỉ 18g30, toàn bộ nhân viên hành chánh đã ra về từ 17g. Huy nghĩ đến việc 
nghiên cứu kế hoạch thực hiện cải tổ ở phân xưởng 4. Nhưng trời đã tối và anh cảm thấy 
mệt. Thế là Huy quyết định về nhà đúng giờ chứ không trễ như mọi hôm. Anh xếp vào 
cặp hai hồ sơ mà anh chưa có thời gian đọc và hướng về chỗ để xe. Trên đường đi, Huy 
gặp một quản đốc than phiền về những đoạn đang sửa chữa trên đường dẫn đến nhà máy. 
 38 
Trên đường về, vừa chú ý lái xe, Huy vừa suy nghĩ về ngày làm việc vừa xong. “Tôi đã 
làm được những việc có ích”, anh tự nhủ, “nhưng thật là khó suy nghĩ cặn kẽ và nhìn 
toàn cảnh các vấn đề khi ở một chức vụ như thế này”. 
Câu hỏi 
1. Anh (Chị) có ý kiến gì về việc sử dụng thời gian của Giám Đốc Huy trong ngày làm 
việc được mô tả trên đây? 
2. Anh (Chị) hãy phân tích các công việc của Giám Đốc Huy trong ngày làm việc được 
mô tả trên đây theo mẫu sau? 
Để thuận tiện cho việc điền vào khung, chúng ta quy định như sau: 
Về mức độ “Quan Trọng” bạn theo cách chia làm thành hai cấp: nhiều và ít 
Về mức độ “Khẩn Trương” bạn theo cách chia làm thành hai cấp: nhiều và ít 
Về mức độ “Kiểm soát” bạn theo cách sau: 
 0 : không kiểm soát được trong công việc 
 1 : kiểm soát một phần trong công việc 
 2 : kiểm soát hoàn toàn trong công việc 
Về mức độ “Chủ động” bạn theo cách sau: 
 0 : bị động hoàn toàn trong công việc 
 1 : linh động một phần trong công việc 
 2 : chủ động hoàn toàn trong công việc 
Công việc Quan Khẩn Chủ Kiểm Ủy Các hành động Ưu Khi nào 
 trọng trương động soát quyền phải tiến hành tiên 
 39 
Bài tập cá nhân 1: NHỮNG ĐIỀU QUAN TÂM 
 TT Nội dung Có Không 
 1 Tôi có trí nhớ tốt, không cần ghi chú 
 2 Tôi chẳng bỏ tài liệu nào vì biết đâu có lúc cần đến sau này 
 3 Tôi khó chấm dứt một cuộc gọi điện thoại. Nó cứ kéo dài lê thê. 
 4 Tôi ít luyện tập thể dục. Quá bận. 
 5 Tôi thích dành thời gian với các đồng sự. Cửa phòng tôi luôn mở, đón 
 chào họ 
 6 Tôi không giao việc khó cho nhân viên. Dù sao tôi vẫn tự làm thì tốt nhất 
 7 Trong buổi họp, mọi người đều được phép phát biểu bất kể thời gian. 
 8 Tôi có thời gian biểu để biết mình phải làm gì, ở đâu, bao lâu. 
 9 Tôi hay dồn việc vào lúc cuối. Hình như tôi làm tốt hơn nếu chịu sức ép. 
 10 Hàng tuần, tôi có để chút thời gian suy nghĩ về những điều quan trọng 
 trong công việc. 
 11 Bạn khó nhìn thấy tôi vì bàn làm việc của tôi ngập đầy hồ sơ đang xử lý 
 12 Tôi hãnh diện vì công việc tôi làm được thực hiện đến mức hoàn hảo. 
 13 Tôi không quyết định ngay mà đành thêm thời gian để suy nghĩ. 
 Tôi không muốn sai lầm vì hối thúc cho nhanh chóng xong công việc. 
 14 Tôi bận đến nỗi không còn thời gian gặp bạn bè, người thân. Cái giá của 
 thành công mà ! 
 15 Nếu không thích tôi sẽ bỏ trôi công việc. 
 16 Tôi thường ôm đồm quá nhiều việc nên khó làm xong một chuyện gì. 
 17 Tôi hay lang thang trong cơ quan và nghỉ giải lao lâu. 
 18 Tôi cố giải quyết thư từ đầy đủ cả 
 19 Tôi có ấn định thời hạn và tuân thủ theo 
 20 Tôi có thời gian cho gia đình và bạn bè. 
Cách tính điểm : 
- Nếu trả lời “có” cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 và “không” cho tất cả những câu còn lại thì 
bạn đã sắp xếp thời gian của mình tương đối khá hợp lý. 
- Nếu trả lời “không” cho các câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 hoặc trả lời “có” cho các câu còn 
lại thì bạn làm mất thời gian quý báu của mình. 
 40 
 Bài tập 2 : MỤC TIÊU CỦA BẠN 
 3. Liệt kê trên giấy những điều bạn muốn thực hiện trong hai, ba năm tới: cá nhân, công 
 việc (kinh doanh và sự nghiệp), gia đình. 
 Hãy viết ra bao nhiêu mục tiêu tùy thích. 
 4. Hãy để danh sách một bên khoảng vài ngày nếu được. Sau đó xem lại danh sách, thay 
 đổi, sửa chữa, hoàn thiện. Rồi hãy sắp xếp ưu tiên trong từng lãnh vực : cá nhân, 
 công việc, gia đình. Hãy tìm ra 5 điểm quan trọng trong từng lãnh vực. Hãy viết theo 
 thứ rự ưu tiên dựa trên mẫu sau đây : 
 Hãy làm ngay: Mục tiêu của tôi 
 5. Hãy xét kỹ từng mục đích một và xem xét đâu là điểm thực sự quan trọng nhất. Sắp 
 xếp theo số từ 1. Nếu bạn không thích mức độ chi tiết theo mẫu thì hãy làm như sau : 
 A - Rất quan trọng 
 B - Quan trọng 
 C - Không quan trọng lắm 
6. Đặt hạn định thử (khi nào xong ?). Có mục tiêu ngắn hạn, có cái kéo dài hai năm. 
 Bạn hãy tự quyết định. 
7. Liệt kê vài phương pháp bạn dùng để đạt mục tiêu. Bạn có thể làm gì để thực hiện 
 mục tiêu của mình ? 
 CÁ NHÂN 
 Ưu tiên Lãnh Mục tiêu Khi nào Cách nào ? 
 trên hết vực ưu 
 tiên 
 1 
 2 
 3 
 4 
 5 
 41 
 CÔNG VIỆC 
 Ưu tiên Lãnh Mục tiêu Khi nào Cách nào ? 
 trên hết vực ưu 
 tiên 
 1 
 2 
 3 
 4 
 5 
 GIA ĐÌNH 
 Ưu tiên Lãnh Mục tiêu Khi nào Cách nào ? 
 trên hết vực ưu 
 tiên 
 1 
 2 
 3 
 4 
 5 
Đây là một thí dụ : 
 Ưu tiên Lãnh Mục tiêu Khi nào Cách nào ? 
 trên hết vực ưu 
 tiên 
 3 2 Đạt danh hiệu người 6/1993 Liên hệ với hai khách hàng 
 bán hàng giỏi nhất mỗi tuần. Giữ liên lạc với 
 trong năm khách. Tăng thêm đơn đặt hàng 
 42 
Bài tập 3 : ẢNH HƯỞNG ĐỐI VỚI THỜI GIAN - CÁC YẾU TỐ KHÁC 
Đây là một phương án làm việc có đánh giá về ảnh hưởng đối với thời gian của lãnh đạo. 
Thí dụ : 
 Mô tả Ảnh hưởng đối với thời gian 
Cửa luôn mở tiếp nhân viên không cần lý Gián đoạn công việc luôn. Không thể theo 
do. dự án dài hạn. Không thể tập trung. 
1 Thói quen 
2 
3 
1 Tác phong 
2 
3 
1 Giao tiếp 
2 
3 
Bài tập 4 : KIỂM SOÁT VÀ CHỦ ĐỘNG 
Hãy đánh dấu X vào điểm gặp nhau của “Kiểm soát” và “Chủ động”. Nếu bạn đánh giá 
càng cao thì công việc càng quan trọng đối với bạn. Khả năng kiểm soát và chủ động của 
bạn là động lực chính của bạn. 
 43 
 Tôi 
 6 
 2 4 
 5 
 ng 
 ộ
 đ
 1 3 
 ủ 4 
 Ch
 3 
 1 2 3 4 5 6 
 Người 
 2 Kiểm soát 
 Tôi 
 khác 
 1 
Đây chỉ là một thí dụ nhỏ của một công việc. Nếu bạn xem xét hết công việc trong 
ngày/tuần, bạn sẽ thấy mình rơi vào khu vực (1). Có nghĩa là bạn đang bị tác động của 
người khác thay vì kiểm soát được thời gian của mình. Thật ra cũng có những việc bạn 
không có quy0ề n gì mà chỉ phải làm theo. Đó là thực tế nơi làm việc. Trong nhiều trường 
hợp khác, bạn có thể đã bị người khác tác động lên thời gian của mình do những việc họ 
đề xuất khởi xướng mà chính bạn không cần phải làm theo. Thí dụ, một người quen cứ 
mỗi thứ hai lại ghé văn phòng bàn chuyện bóng đá cuối tuần. 
Anh ta bắt đầu câu chuyện và kéo bạn vào theo. Nếu cứ để xảy ra, thì bạn mất kiểm soát 
hoàn toàn trong thời gian bàn luận cả tiếng đồng hồ. 
Vậy hãy cố dành thời gian cho khu vực (4). Không thể bỏ qua những trách nhiệm khó 
chịu. Nhưng bạn vẫn có thể kiểm soát tình hình ở nhiều cơ hội khác. Thí dụ có thể bàn 
chuyện bóng đá lúc giải lao. 
Kiểm soát và chủ động còn có nghĩa “tích cực” và “tiêu cực”. 
Công việc tích cực là điều cần làm để đạt mục tiêu. 
Công việc tiêu cực là điều ngăn trở xuất hiện tại văn phòng mỗi ngày cần được giải quyết 
ngay để công việc chạy đều. 
Từ ngữ không phải là ý chính. Nhưng cần hiểu làm thế nào phân loại trách nhiệm công 
việc để có thể tập trung thời gian cho điều ích lợi quan trọng hơn. 
 44 
Bài tập 5 : QUAN TRỌNG VÀ KHẨN TRƯƠNG 
Hãy xem xét vài việc trong thời gian biểu của bạn. Việc nào quan trọng? Việc nào khẩn? 
Đánh giá theo khung sau đây. 
Bạn sẽ hình dung ra được cần phải ưu tiên việc nào. 
 Nhiều 
 Ưu tiên 2 Ưu tiên 1 
 ng
 ọ
 Quan tr 
 Ưu tiên 4 Ưu tiên 3 
 Ít 
 Nhiều 
 Khẩn trương 
Ø Giao phó : 
Hãy tự hỏi xem bạn có cần tự làm hay có thể giao việc cho người khác. Nếu giao phó 
được, vì quyền lợi của cơ quan hay đồng nghiệp, bạn cần gì phải tự làm mất thời gian của 
mình. 
Bài tập 6 : Kẻ Cắp Thời Gian Của Tôi 
 Dời việc lại Do dự 
 Lo lắng Họp kém hiệu quả 
 Thiếu tự tin Không giao quyền đủ 
 Hội họp không tổ chức Mệt mỏi 
 Lỗi lầm Cầu toàn 
 Chuyện phiếm Mục đích không rõ ràng 
 Thiếu hướng dẫn Kiểm tra kém cõi 
 Kế hoạch thiếu sót Viết văn kém 
 Nói điện thoại lâu Làm việc của người 
 45 
 Không lắng nghe Không dùng thì giờ thuận tiện 
 Không ghi ra giấy các mục tiêu Giao tiếp không rõ ràng 
 Dựa vào ghi chú trên giấy nhỏ Ăn trưa lâu 
 Không dùng mẫu có sẵn Không tiết kiệm thời gian 
 Rình mò nhân viên Không liên tục 
 Không xác định thời hạn Không biết nói “không” 
Bài tập 7 : Sắp xếp bàn làm việc của tôi 
 Nội dung Có Không 
 1. Bạn có cần quá 5 phút để tìm thấy một vật trên bàn? 
 2. Bạn có thường bối rối khi phải tìm một vật gì trên bàn? 
 3. Bạn có đống hồ sơ tồn tại quá lâu trên bàn? 
 4. Bạn có đọc và hay lưu thư từ quá nhiều? 
 5. Bạn có phải lục tung giấy tờ trên bàn để tìm tài liệu? 
 6. Bạn có khó tìm một tài liệu trong tủ hồ sơ? 
 7. Bạn có phải rời bàn làm việc mỗi khi lấy vật gì? 
 8. Bạn có hồ sơ nào tồn đọng cả tuần? 
 9. Bạn có nghĩ sẽ tốt hơn nếu có bàn rộng hơn? 
 10. Bạn có để hồ sơ trên bàn mà không ghi chú thời hạn xử lý? 
Nếu Bạn trả lời “Có” cho hơn nửa số câu hỏi thì bạn đang bị mất thời gian vì văn phòng 
bừa bộn quá. Cho dù chỉ có một trả lời “Có” bạn cũng nên tìm cách khắc phục. Nếu trả 
lời “Không” thì chúc mừng bạn có một nơi gọn gàng ít làm tốn thời gian của bạn. 
Nhiều người mất nhiều thời gian hồ sơ thất lạc ngay trên đống tài liệu lộn xộn trên bàn 
làm việc. 
Hãy giữ sạch sẽ gọn gàng và ghi nhớ chỗ của mỗi thứ trên bàn làm việc. 
Bài tập 8: TÔI CÓ CẦU TOÀN ? 
Khoanh tròn câu thích hợp với bạn 
 Không thích hợp: 1 
 Thích hợp chút ít: 2 
 Hoàn toàn thích hợp: 3 
 46 
 Nội dung Khoanh tròn câu thích 
 hợp 
1. Nếu muốn hoàn hảo, tôi phải tự làm lấy mới được 1 2 3 
2. Yêu cầu cao đối với bản thân. Không bao giờ bỏ cuộc 1 2 3 
3. Tôi sửa nháp 3 lần cho một lá thư 1 2 3 
4. Tôi sẽ gia hạn nếu không bằng lòng kết quả. Tôi luôn làm 1 2 3 
thế 
5. Phê bình người khác ở văn phòng cũng như ở nhà 1 2 3 
6. Càng đọc các văn bản do tôi viết, tôi càng thấy khó bằng 1 2 3 
 lòng với công việc 
7. Khi làm việc tôi hay lưu ý những chi tiết nhỏ 1 2 3 
8. Tôi sợ phạm sai lầm. Tôi không vui và người khác cũng 1 2 3 
thế 
9. Nhân viên góp ý rằng tôi khó. Nhưng tôi chỉ muốn mọi 1 2 3 
điều tốt 
10. Tôi không thích nhờ ai giúp đỡ 1 2 3 
11. Tôi ít ủy quyền vì tôi phải mất thời gian giám sát luôn 1 2 3 
12. Nếu không tin chắc, tôi không bắt tay vào làm công việc 1 2 3 
 Tổng số điểm : 
Cộng điểm lại và ghi vào ô. Nếu: 
> 24 điểm, bạn quá cầu toàn. Bạn bị ám ảnh phải làm mọi việc cho bằng được luôn luôn. 
Rất ít việc nào làm như ý bạn muốn. Cần phải chấp nhận như vậy nếu không thì bạn lãng 
phí quá nhiều thời gian. 
Hãy tin tưởng người xung quanh để giao việc và chú tâm vào việc quan trọng hơn hết mà 
thôi. 
 47 
Bài tập 9: LOẠI TRỪ KẺ CẮP THỜI GIAN 
 Kẻ cắp 1: 
 1. Làm gì để giải quyết vấn đề? 
 2. Người khác giúp đỡ tôi thế nào? 
 3. Lập kế hoạch giải quyết vấn đề. Đặt ra hạn định 
 Kẻ cắp 2: 
 4. Làm gì để giải quyết vấn đề? 
 5. Người khác giúp đỡ tôi thế nào? 
 6. Lập kế hoạch giải quyết vấn đề. Đặt ra hạn định 
 Kẻ cắp 3: 
 7. Làm gì để giải quyết vấn đề? 
 8. Người khác giúp đỡ tôi thế nào? 
 9. Lập kế hoạch giải quyết vấn đề. Đặt ra hạn định 
 --- CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG --- 
 48 
 TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. Stephen P. Robbins, Mary Coulter, Management, Tenth edition, New Jersey, 
 Pearson, 2009 
2. Wallace D. Wattles, The science of getting rich, Tucson, Ariz, Iceni Books, 
 2002. 
3. Lawrence J. Gitman, Carl McDaniel. The future of business, 6th edition, Mason, 
 Ohio, Thomson/South-Western, 2005 
4. Richard Templar, Những quy tắc trong công việc: Những chỉ dẫn cụ thể để 
 mang lại thành công cá nhân; Trung Kiên dịch ; Hồng Duyên hiệu đính, Hà Nội, 
 NXB Tri thức, 2008 
5. David Nive. Bí quyết của những người thành công, Nguyễn Văn Phước tổng 
 hợp và biên dịch, TP. Hồ Chí Minh, NXB Trẻ, 2006. 
6. Cẩm nang kinh doanh Harvard: Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên, Trần 
 thị Bích Nga, Phạm Ngọc Sáu dịch, TP. HồChí Minh, NXB Tổng Hợp TP. HồChí 
 Minh, 2007 
7. Henry Mintzberg, Nghề quản lý, Kim Ngọc dịch, Hà Nội, NXB Thế giới, 2010 
8. Nguyễn Quốc Tuấn, Nguyễn Thị Loan, Phát triển kỹ năng quản trị, Hà Nội, 
 NXB Tài chính, 2008 
 49