Quy trình đánh giá nhân viên đơn giản hữu ích cho doanh nghiệp

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN ĐƠN GIẢN HỮU ÍCH CHO DOANH NGHIỆP
Quy trình đánh giá nhân viên là công việc rất quan trọng không chỉ của bộ phận nhân sự mà còn là của các nhà quản trị. Đánh giá nhân viên định kỳ sẽ giúp họ nhận ra những ưu, khuyết điểm của bản thân. Từ đó, bạn sẽ cùng họ khắc phục để cùng nhau phát triển doanh nghiệp.
“Chỉ có 3 phép đo bạn cần thực hiện để đo lường hiệu suất của tổ chức. Đó là sự tham gia của nhân viên, sự hài lòng của khách hàng và dòng tiền”. Chỉ một câu nói đơn giản, nhà quản trị huyền thoại Jack-Welch đã phản ánh tầm quan trọng của quy trình đánh giá nhân viên. Một tổ chức dù lớn hay nhỏ thì hiệu suất làm việc của nhân viên chính là yếu tố quyết định mọi thứ. Sự hài lòng của khách hàng sẽ được tạo ra khi nhân viên cảm thấy yêu thích công việc. Và đương nhiên dòng tiền sẽ vững mạnh khi nhân viên làm việc hiệu quả.
Do đó đánh giá nhân viên phải là công việc đo lường đầu tiên của doanh nghiệp. Thế nhưng, quy trình đánh giá nhân viên ở nhiều doanh nghiệp SME chỉ diễn ra vào giữa năm và cuối năm. Điều này sẽ không mang lại nhiều giá trị cho bạn và cả nhân viên. Muốn vậy, bạn cần phải có một quy trình đánh giá nhân viên khách quan, chính xác và kịp thời.
Thiết lập mục tiêu đầu năm
Đây là công việc đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình đánh giá nhân viên. Nếu như mục tiêu đề ra bị chệch hướng hoặc khó đo lường thì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình đánh giá nhân viên. Đồng thời, nếu như mục tiêu đặt ra cho mỗi nhân viên không công bằng, họ sẽ rất chán nản. Công bằng ở đây không có nghĩa là mọi người phải như nhau. Công bằng ở đây là phù hợp với năng lực và các yếu tố bên ngoài.
Bạn không thể nào đặt mục tiêu cho doanh số bán ô tô ở quận Thủ Đức có thể cao như ở quận 1. Thậm chí, nếu doanh số ở quận 1 gấp đôi quận Thủ Đức, chưa chắc hiệu suất nhân viên đã vượt trội hơn. Ngoài ra phần thưởng và mục tiêu phải tương xứng với nhau. Như vậy, nhân viên mới có động lực làm việc. Đó là những điểm bạn nên lưu ý khi thiết lập quy trình đánh giá nhân viên.
Làm thế nào để thiết lập mục tiêu cho quy trình đánh giá nhân viên
Sau khi doanh nghiệp đã thống nhất các mục tiêu chung, bạn sẽ bắt đầu thiết lập quy trình đánh giá nhân viên. Dựa vào mục tiêu chung và chiến lược, bạn sẽ bắt đầu thiết lập mục tiêu cho từng bộ phận. Từng bộ phận sẽ lại tiếp tục thiết lập mục tiêu cho từng nhân viên.
Sau khi đã có mục tiêu cá nhân, bạn sẽ dựa vào đó để thiết lập các danh sách nhiệm vụ cần phải làm. Ở mỗi nhiệm vụ, bạn cần phải đưa ra các mục tiêu và deadline hoàn thành. Như thế bạn mới có thể kiểm soát quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả. Từ đó có thể kịp thời giúp đỡ, động viên nhân viên.
Đồng thời, bạn cũng không được quên các nguồn lực để hỗ trợ cho mục tiêu. Nhiều mục tiêu thất bại không phải do năng lực mà là thiếu nguồn lực. Nguồn lực thông thường là tiền, trang thiết bị. Ngoài ra, nguồn lực cũng có thể là một người hướng dẫn, hỗ trợ.
Sau khi đã thống nhất các mục tiêu, bạn hãy cùng nhân viên đưa ra một số chiến thuật. Bạn chỉ nên lắng nghe và để nhân viên đưa ra ý kiến. Bởi vì chỉ khi đó là kế hoạch của nhân viên, họ mới hiểu rõ và thực thi một cách xuất sắc. Đồng thời, họ sẽ có trách nhiệm hơn với những kế hoạch đó.
Đánh giá nhân viên
Việc đánh giá nhân viên không nên chỉ diễn ra vào giữa năm và cuối năm. Bạn phải liên tục kiểm tra và đánh giá nhân viên hàng tuần, hàng tháng. Chỉ có như vậy, bạn mới có thể kịp thời hỗ trợ và giúp đỡ họ. Nếu như đợi đến giữa năm mới đánh giá nhân viên có thể sẽ quá muộn. Nếu phát hiện ung thư sớm thì có thể chữa khỏi ngay. Nhưng nếu nó đã sang giai đoạn cuối thì dù bạn phát hiện thì chỉ có thể kéo dài sự sống. Chính vì thế, bạn nên đánh giá nhân viên đột xuất và định kỳ.
Đánh giá nhân viên đột xuất
Điều này giúp bạn đảm bảo quy trình đánh giá nhân viên vẫn đang suôn sẻ. Vào mỗi tuần hãy cùng nhân viên tổng kết lại những gì đã đạt được. Bạn hãy lắng nghe họ chia sẻ những thành tựu cũng như những khó khăn vất vả. Đừng tiếc gì những lời khen hay thậm chí là thưởng nóng nếu họ làm tốt. Và cũng đừng vội phán xét nếu họ làm việc chưa hiệu quả.
Bạn còn cả một thời gian dài cho quy trình đánh giá nhân viên. Bây giờ chỉ là kiểm tra đột xuất. Mục tiêu của việc này là GIÚP ĐỠ nhân viên giải quyết khó khăn. Hãy xem thử đâu là nguyên nhân gây ra việc này. Đó có thể là nhiệm vụ không phù hợp với nhân viên. Nhân viên không được sự hỗ trợ đầy đủ. Hay đối thủ cạnh tranh đang “tấn công” doanh nghiệp bạn. Cuối cùng là hãy đưa ra các giải pháp để đảm bảo tiến độ quy trình đánh giá nhân viên.
Nếu như không có thời gian, bạn không nhất thiết phải làm việc này hàng tuần. Tuy nhiên, thời gian đánh giá không được vượt quá một tháng. Nếu bất cứ nào bạn rảnh, hãy hỏi nhân viên về tiến độ hiện tại. Sau đó đưa ra lời khuyên giúp đỡ. Nhân viên sẽ cảm thấy được quan tâm và tập trung vào công việc
Kiểm tra nhân viên định kỳ
Thông thường quy trình đánh giá nhân viên sẽ diễn ra định kỳ 2 lần. Nếu có thời gian, bạn có thể tổ chức đánh giá định kỳ mỗi quý một lần. Đây là buổi họp rất quan trọng. Bởi vì nó tổng kết toàn bộ những gì bạn làm sau thời gian dài. Không những thế, buổi họp có thể ảnh hưởng đến việc thay đổ cải mục tiêu, chiến lược của  toàn doanh nghiệp. Do đó, việc đánh giá định kỳ này có tính chiến lược rất cao trong quy trình đánh giá nhân viên.
Tại buổi họp này, bạn cần phải làm rõ được tiến độ hiện tại của mục tiêu chung. Những bộ phận, cá nhân nào đã hoàn thành vượt chỉ tiêu. Những bộ phận, cá nhân không hoàn thành kịp tiến độ là do đâu? Đó có thể là do mục tiêu đã vượt xa năng lực của bộ phận, cá nhân đó. Hoặc cũng có thể là do chiến lược của doanh nghiệp chưa hợp lý. Ngoài ra, nguyên nhân cũng có thể là do đối thủ cạnh tranh “tổng tấn công” doanh nghiệp.
Tóm lại, bạn cần phải tìm hiểu rõ nguyên nhân là do đâu? Đó là do chiến lược, mục tiêu của ban quản trị chưa hợp lý; do năng lực cá nhân không đủ hay do đối thủ cạnh tranh. Từ đó, bạn mới có thể đưa ra giải pháp phù hợp. Cuối cùng là bạn sẽ cải thiện quy trình đánh giá nhân viên để phù hợp hơn với tình hình hiện tại. Sau đó, bạn sẽ lặp lại toàn bộ quá trình trên cho đến quy trình đánh nhân viên cuối năm.
Đánh giá nhân viên cuối năm
Vậy là doanh nghiệp đã đi một chặng đường dài. Bây giờ là thời điểm bạn cùng mọi người sẽ nhìn lại những gì đã đạt được trong một năm. Doanh nghiệp của bạn có vượt qua được các mục tiêu đặt ra không. Nếu có thì KynaBiz xin chúc mừng bạn. Bạn đã có những chiến lược cùng đội ngũ nhân viên rất xuất sắc. Kèm theo đó là quy trình đánh giá nhân viên khép kín, khách quan và nhanh chóng.
Tuy nhiên nếu bạn không đạt được hầu hết các mục tiêu thì cũng không cần phải lo lắng. Đây là điều hết sức bình thường trong tổ chức. Lúc này, bạn cần xem lại liệu có mục tiêu chung nào quá cao, khó đạt được không? Tiến độ làm việc của nhân viên có cải thiện rõ rệt sau buổi họp giữa năm hay không? Đâu là những điểm cần cải thiện?
Và quan trọng nhất: Hiệu suất của nhân viên đã cải thiện như thế nào? Dù cho doanh nghiệp có đạt được mục tiêu đề ra nhưng chỉ có vài cá nhân nổi trội, hiệu suất cải thiện rõ rệt thì chưa chắc đã tốt. Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì mọi cá nhân đều phải làm việc tốt.
Tổng kết
Quy trình đánh giá nhân viên là chuỗi công việc khép kín, liên tục, kịp thời và hiệu quả. Nó không phải chỉ diễn ra vào giữa năm hay cuối năm mà là bất cứ khi nào bạn có thời gian. Bởi vì chỉ có như vậy bạn mới đảm bảo quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả. Nếu chỉ diễn ra vào giữa năm thì có thể lúc đó đã muộn.
Đồng thời ở mỗi lần đánh giá, đừng tiếc gì một lời khen nếu như nhân viên đang làm việc tốt. Nếu họ làm việc không tốt cũng không sao cả. Nhiệm vụ của bạn chính là đưa ra lời khuyên để giúp đỡ họ. Bạn cũng phải liên tục thu thập thông tin bằng phản hồi 360 độ để có nhận xét chính xác nhất. Cuối cùng, bạn chỉ cần nhớ: Quy trình đánh giá nhân viên được tạo ra là để phát triển cho nhân viên chứ không phải phê bình họ.