Giáo trình Kỹ năng thuyết trình và làm việc nhóm

ạt động không cần thiết và là chỗ dựa cho cả nhóm tránh 
những sao lãng từ bên ngoài. 
 3.4.3. Xây dựng một tinh thần chung cho nhóm 
 Làm việc theo nhóm là hoạt động luôn được công nhận và đánh giá cao. Sự công nhận, thăng 
tiến và tiền thưởng ...phụ thuộc vào thực tế mức độ hợp tác cũng như đóng góp và thành tựu đạt được 
của từng cá nhân. Những vấn đề và nghiên cứu quan trọng được thảo luận trong các công ty đều nhấn 
mạnh hoạt động đội nhóm. 
 21 
 Kỹ năng Thuyết trình và Làm việc nhóm 
 Cơ cấu quản lý hoạt động rất chú trọng và đánh giá cao tầm quan trọng của những đội nhóm. 
Thường thì các thông tin phản hồi thống nhất trong toàn bộ hệ thống; tất cả các phản hồi từ đồng 
nghiệp, từ các báo cáo trực tiếp và từ cấp lãnh đạo đều có những ảnh hưởng mạnh mẽ đối với những 
hành xử trong công việc của mỗi thành viên. 
 Làm việc theo nhóm là một xu thế làm việc rất phát triển và hiệu quả trong các doanh nghiệp 
hiện nay. Để nhóm hoạt động tích cực, vai trò của việc xây dựng một tinh thần chung cho nhóm là 
vô cùng quan trọng. Trước khi triển khai công việc, mọi thành viên trong nhóm đều phải hiểu rõ mục 
tiêu mà nhóm hướng đến, cách thức quản lý và hoạt động cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng thành 
viên. Có như vậy, tất cả thành viên mới có cùng đích đến và biết cách định hướng cho việc thực hiện 
nhiệm vụ của mình. 
 Trong quá trình phân công nhiệm vụ, người lãnh đạo nhóm cần lưu ý phân công phù hợp với 
khả năng và động cơ của từng thành viên. Đó là một sự đảm bảo chắc chắn cho các nhiệm vụ được 
hoàn thành hiệu quả nhất. Khi đặt một người vào đúng vị trí của họ, trao cho họ vũ khí sở trường, 
công việc đảm bảo sẽ được thực hiện rất xuất sắc. 
 Người lãnh đạo nhóm cần phải sâu sát mọi hoạt động của nhóm để có những điều chỉnh hợp 
lý. Không chỉ điều chỉnh công việc, trưởng nhóm còn phải điều chỉnh mối quan hệ giữa các nhóm 
viên, kịp thời phát hiện những mâu thuẫn nội bộ để hóa giải, không để chúng ảnh hưởng đến công 
việc. Sự minh bạch, rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin cho cả nhóm là điều kiện rất quan trọng 
để thành công. Tập thể nhóm cần được thông tin về bất kỳ một sự thay đổi nào, từ đó có thể tránh 
những va chạm làm ảnh hưởng đến công việc và nhiệm vụ của họ. Người lãnh đạo nhóm cần chắc 
chắn rằng các thành viên có sự nhận thức đầy đủ như nhau về những gì cần hoàn thành và mọi người 
luôn gắn kết với nhau. Bên cạnh đó, trưởng nhóm luôn phải cập nhật những thông tin phản hồi từ 
các thành viên khác để kịp thời điều chỉnh. Có như vậy, hoạt động của nhóm mới thực sự mang lại 
hiệu quả tối ưu. 
BÀI TẬP THỰC HÀNH 
 Bạn là trưởng nhóm thực hiện dự án xã hội từ 4 nhóm nhỏ ghép lại với sự tham gia của 26 
thành viên trong lớp. Đã 2 tuần trôi qua sau khi bạn và các trưởng bộ phận thống nhất mục tiêu cũng 
như cách thức hoạt động của dự án nhưng bạn nhận thấy dự án không tiến triển. Khi kiểm tra, bạn 
nhận thấy các nhiệm vụ không được thực hiện theo thời hạn; nhiều thành viên không hiểu vai trò của 
bộ phận mình trong chuỗi hoạt động chung của dự án; những thông tin quan trọng như mục đích và 
tinh thần cốt lõi của dự án không được các trưởng bộ phận giải thích đầy đủ cho các thành viên. Bạn 
cho rằng rằng nếu tình hình này tiếp tục kéo dài, dự án có nguy cơ thất bại. Bạn cần phải làm gì để 
lãnh đạo nhóm hoàn thành mục tiêu trong thời gian 1,5 tháng còn lại? 
3.5. KỸ NĂNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG NHÓM 
 3.5.1. Vai trò từng cá nhân trong nhóm 
 • Trách nhiệm của mỗi người 
 Nhóm cần có sự tổ chức chặt chẽ nên cá nhân thường cảm thấy bị ràng buộc trong một số 
hoàn cảnh; 
 Đôi khi cá nhân phải “hy sinh” những lợi ích, ham muốn của riêng mình vì lợi ích chung của 
tập thể. Trường hợp có một số cá nhân “quá hiền” và nhóm trưởng thiếu quan tâm thì cá nhân này sẽ 
chịu thiệt thòi; 
 Trong hoạt động nhóm, nếu không khéo quản lý thường dễ phát sinh chia bè phái; 
 22 
 Kỹ năng Thuyết trình và Làm việc nhóm 
 Các vấn đề riêng tư của cá nhân thường 
 bị tiết lộ vì mỗi thành viên thường chia sẽ thông 
 tin cho nhau, nếu vì mục đích không lành mạnh 
 thì những thông tin ấy sẽ gây nên những chuyện 
 không hay, làm phát sinh mâu thuẫn nội bộ của 
 nhóm 
 Ví dụ: thông tin về việc một bạn trong nhóm đã có gia đình và có con, chỉ trong nhóm biết, 
nhưng lại được truyền ra bên ngoài từ đó gây mất đoàn kết không đáng có. 
 Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều nhóm khác nhau, sẽ có mục tiêu khác nhau, đồng thời cũng 
có những thuận lợi và khó khăn riêng. Chính vì vậy, từng cá nhân phải tìm hiểu về nhau trong nhóm, 
tìm hiểu điểm mạnh - yếu của nhau để từ đó cùng nhau thoả thuận quy tắc hoạt động chung cho phù 
hợp. 
 Tìm hiểu nhau - chấp nhận nhau: 
 • Tìm hiểu nhau là giai đoạn các thành viên tìm những thông tin của tất cả các thành viên trong 
 nhóm, tạo sự gần gũi trong công việc, tạo sự dễ dàng trong liên lạcnhằm đạt được mục tiêu 
 chung của nhóm. 
 • Các thông tin cần tìm hiểu: Nhóm gì? Xác định mục tiêu/tiêu chí hoạt động chính của nhóm. 
 Thành viên nhóm là ai? Tìm hiểu những thông tin về giới tính, tuổi, học vấn, trình độ chuyên 
 môn, tôn giáo, cá tínhCác quy định/ nội quy của nhóm? Quan điểm của nhóm là gì? Phương 
 thức hoạt động của nhóm? 
 • Mỗi cá nhân đều có mặt mạnh và yếu khác nhau nên chúng ta không nên cầu toàn mà phải 
 chấp nhận. Đừng quá quan tâm đến cá tính, nên tập trung vào mục tiêu chính hoạt động của 
 nhóm. Nên chú trọng vào điểm mạnh của người khác để hợp tác và làm việc. 
 3.5.2. Nhiệm vụ của mỗi thành viên 
 o Người lãnh đạo nhóm 
 Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới 
 và nâng cao tinh thần làm việc 
 Khả năng phán đoán tuyệt vời những 
 năng lực và cá tính của các thành viên trong 
 nhóm. Giỏi tìm ra các cách vượt qua những 
 điểm yếu. Có khả năng thông tri hai chiều. Biết 
 tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong 
 nhóm. 
 Người ta mong đợi rất nhiều ở người lãnh đạo. Nếu bạn đã từng là người lãnh đạo thì bạn sẽ 
hiểu rằng mọi người mong muốn bạn là người có tài xoay xở và làm việc độc lập. Khi công việc 
không thuận lợi, bạn phải gánh lấy trách nhiệm và khi thành công thì các thành viên trong nhóm phải 
được khen thưởng. 
 Trách nhiệm thứ 1: đối với công việc 
 Đạt được mục tiêu công việc là nhiệm vụ hàng đầu của người lãnh đạo nhóm, bởi vì công 
việc được phân công là lý do để các tổ nhóm tồn tại: tất cả những yếu tố khác chỉ là yếu tố phụ. 
 Trách nhiệm thứ 2: đối với từng cá nhân 
 23 
 Kỹ năng Thuyết trình và Làm việc nhóm 
 Hỗ trợ và khuyến khích mỗi cá nhân trong nhóm. Khi bạn là thành viên của một nhóm, một 
trong những điều quan trọng nhất là bạn không đơn độc. Trong một nhóm họat động tốt, mỗi thành 
viên trong nhóm có thể mong đợi sự hỗ trợ và khích lệ từ những thành viên khác. Nói một cách rõ 
hơn, người lãnh đạo nhóm luôn sẵn sàng và có thể giúp đỡ, hướng dẫn và hỗ trợ các cá nhân trong 
nhóm. Điều này đòi hỏi cách tiếp cận tích cực và chia sẻ hơn bất kỳ kỹ năng quản lý nào khác. 
 Phân công công việc phù hợp với khả năng của từng cá nhân. Một công việc quá dễ sẽ dẫn 
đến cảm giác nhàm chán và thái độ xem nhẹ công việc. Một công việc quá khó vượt quá khả năng 
của mình thì lại làm người ta mất tự tin và không vui với công việc. Một công việc lý tưởng sẽ thử 
thách cá nhân, và mang lại cho cá nhân cảm giác hưng phấn và chiến thắng khi đạt được thành công 
trong công việc 
 Giải thích rõ vai trò của từng cá nhân đối với công việc chung của nhóm. “Tôi là ai? Vị trí 
nào phù hợp với tôi? Tôi sẽ phải làm gì? Theo hướng nào?" Đó là những câu hỏi mà các cá nhân 
trong nhóm sẽ đặt ra khi họ không biết rõ vai trò của họ trong nhóm. 
 Đánh giá cách thực hiện công việc của từng cá nhân: Việc đánh giá có thể xem là công việc 
chính của người lãnh đạo. 
 Bảo vệ (khi cần thiết) mỗi cá nhân trong nhóm trước người khác, hoặc ngay cả trước các cá 
nhân khác trong nhóm, và đôi khi là trước chính bản thân họ. Hạn chế các lời nói làm tổn thương 
người khác. Xóa bỏ việc phân chia bè phái. Bảo vệ các cá nhân trong nhóm trước các chỉ trích từ bên 
ngoài. Khuyến khích những cá nhân có kinh nghiệm giúp đỡ và hướng dẫn cho những cá nhân đang 
cố gắng tự lực. 
 Trách nhiệm thứ 3: đối với cả nhóm 
 Bày tỏ những tâm huyết với nhóm. Lập ra và thỏa thuận các mục đích, mục tiêu chung và cụ 
thể để mọi người biết được những gì cần phải làm. Bảo đảm các tiêu chuẩn và chuân mực chung của 
nhóm luôn được duy trì. 
 Hỗ trợ cho nhóm khi gặp khó khăn. Ngoài ra người lãnh đạo còn có trách nhiệm liên quan 
đến mối quan hệ của nhóm vớí các nhóm khác. Thông thường là: đại diện cho cả nhóm trước lãnh 
đạo cấp trên; đại diện cho lãnh đạo cấp trên trước nhóm. Phối hợp với các nhóm khác hoặc các bộ 
phận khác. 
 o Người góp ý 
 Nhiệm vụ: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm. 
 Người góp ý là người không bao giờ thoả mãn với phương sách kém hiệu quả. Là một chuyên 
viên phân tích các giải pháp để thấy được các mặt yếu trong đó. Họ luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các 
khuyết điểm. Đồng thời họ biết tạo phương sách chỉnh lý khả thi 
 o Người bổ sung 
 Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy 
 Người bổ sung là người suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian; Đồng thời 
có khả năng lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi; Có trí 
lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc; Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại. 
 o Người giao dịch 
 Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm 
 Người giao dịch là người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu của người khác. 
Người này biết gây được sự an tâm và am hiểu. Họ biết nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của 
nhóm. Họ rất chín chắn khi xử lý thông tin, và rất đáng tin cậy. 
 o Người điều phối 
 Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết 
 24 
 Kỹ năng Thuyết trình và Làm việc nhóm 
 Người điều phối là người hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ. Họ cảm nhận 
được những ưu tiên. Người này cón có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc và có tài giải quyết 
những rắc rối. 
 o Người tham gia ý kiến 
 Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm 
 Người tham gia ý kiến là người luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị. Mong muốn 
được lắng nghe ý kiến của những người khác. Họ nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy 
triển vọng chứ không là những tai hoạ. 
 o Người giám sát 
 Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao 
 Người giám sát là người luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn. Họ rất nghiêm túc, đôi 
khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực. Người này biết phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi 
người, không chần chừ đưa vấn đề ra. Họ có khả năng khen lao và tìm ra sai sót. 
3.6. KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM 
 Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm. Hãy tạo điều 
kiện để một hay cả hai bên trình bày với bạn để có hứơng xoa dịu tình hình. Trường hợp do lỗi điều 
hành của bạn, lúc ấy cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục. 
 Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử. Coi những vấn đề liên quan đến công việc như những 
cơ hội để cả nhóm học hỏi và cải thiện. Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra chúng và học hỏi. 
Trước hết, hãy thử tìm hiểu những nguyên nhân gây ra mâu thuẫn trong nhóm: 
 - Mâu thuẫn trong nhóm phát sinh do sự khác nhau về tư tưởng, quan điểm, văn hóa... 
 - Xung đột là sự bất đồng giữa các cá nhân, giữa các nhóm do khác biệt về mục đích, quyền 
lợi, nguồn lực, nhiệm vụ... 
 - Xung đột có thể là yếu tố cản trở, cũng có thể là yếu tố tích cực 
 - Nếu biết lôi kéo mọi người cùng tìm giải pháp giải quyết thì xung đột mang tính tích cực. 
Nếu làm chệch mục tiêu, chia rẽ nội bộ thì mang tính tiêu cực. 
 - Hiểu biết về xung đột để quản lý và giải quyết xung đột có lợi cho hoạt động nhóm. 
 3.6.1. Một số lời khuyên: 
 Để giải quyết xung đột một cách có hiệu quả, cần: 
 - Giải quyết xung đột nhỏ trước khi trở thành lớn. 
 - Tăng cường giao tiếp, tìm nguyên nhân trước khi tìm giải pháp. 
 - Linh hoạt tìm những giải pháp khác nhau cho một nguyên nhân. 
 - Công bằng và minh bạch trong giải pháp. 
 - Tìm giải pháp giải quyết xung đột, không tìm cách chống nhau 
 - Mọi người tôn trọng, thông cảm với nhau, muốn người khác xem vấn đề của mình thì mình 
cần xem vấn đề của người khác trước 
 - Nhìn thẳng vào vấn đề, nói ra sự thật tránh im lặng ngấm ngầm. 
 - Quản lý xung đột chứ không đàn áp hay tiêu diệt xung đột. 
 3.6.2. Các bước giải quyết xung đột: 
 Muốn quản lý tốt xung đột thường đi theo 4 bước. 
 25 
 Kỹ năng Thuyết trình và Làm việc nhóm 
 1) Nhìn nhận ra xung đột, coi nó là vấn đề cần được giải quyết, xác định rõ nội dung chi tiết 
của xung đột, không quy kết, gán gép, tố cáo. 
 2) Biết lắng nghe nhau, sẵn sàng thay đổi quan điểm của chính mình, phát hiện những khác 
biệt giữa hai bên. Sẵn sàng hợp tác, xây dựng mối quan hệ tốt vì mục đích chung và vì lợi ích của cả 
các bên. 
 3) Tìm hiểu hoàn cảnh và điều kiện của bên có xung đột với mình để hiểu quan điểm của họ. 
 4) Cố gắng tiến dần đến sự thỏa thuận giữa hai bên. 
 Nhóm trưởng cần khách quan, công bằng, vì mục đích chung. 
 Nhìn chung, cách giải quyết phải linh hoạt, nhẹ nhàng với cả hai bên, dựa vào các thành viên 
tích cực để quản lý và giải quyết mâu thuẫn. 
 26 
 Kỹ năng Thuyết trình và Làm việc nhóm 
 TÀI LIỆU THAM KHẢO 
Kỹ năng thuyết trình 
1. Angela Murray (2002), Thuyết trình chuyên nghiệp trong kinh doanh, NXB Thanh Niên. 
2. Carmine Gallo, biên dịch Trung An – Việt Hà (2008), 10 Bí quyết thành công của những diễn 
giả MC tài năng nhất thế giới, NXB Trẻ. 
3. Carmine Gallo, người dịch TS.Nguyễn Thọ Nhân (2011), Bí quyết thuyết trình của Steve Jobs, 
Nxb Tổng Hợp TP.HCM. 
4. Hà Nam Khánh Giao (2004), Diễn thuyết trước công chúng, NXB Thống Kê. 
5. Tim Hindle (2006), Kỹ năng thuyết trình, Nhà xuất bản Tổng hợp TP.HCM. 
6. Đoàn Thị Hồng Vân (chủ biên) (2006), Giao tiếp trong kinh doanh và cuộc sống, NXB Thống 
kê. 
7. Richard Zeoli (2008), The 7 principles of Public Speaking: Proven methods from a PR 
professional, Skyhorse. 
Kỹ năng làm việc nhóm 
1. Steven H. Carney, The Teamwork Chronicles: A Startling Look Inside the Workplace for Those 
Who Want Better Teamwork. Austin, TX: Greenleaf Book Group, LLC, 2003. 
2. Gregory E. Huszczo, Tools for Team Excellence: Getting Your Team into High Gear and 
Keeping It There. Palo Alto, CA: Davies-Black Publishing, 1996. 
3. Eric Garner, Teambuilding: How to turn uncohesive groups into product teams, ISBN 978-87-
7681-995-8, 2012. 
4. Frances A.Kennedy, Successful Strategies for Teams, Clemson University, 2008. 
5. Jill Nemiro, Creativity in Virtual Teams: Key Components for Success. San Francisco, CA: 
Pfeiffer, 2004. 
6. Greg L. Stewart, Charles C. Manz, and Henry P. Sims, Teamwork and Group Dynamics. New 
York, NY: John Wiley & Sons, 2000. 
7. W.H. Weiss, "Team Management." SuperVision 65 no. 11 (November 2004): 19–21. 
 27