Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu - Bài 1: Các bước chuẩn bị cài đặt Microsoft Access

 
MĐ36-06 Các lỗi thường gặp của SQL 23 6 14 3 
BÀI MỞ ĐẦU 
TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS 
Mã bài: MĐ 31 – 01. 
Giới thiệu. 
Trong bài này chúng tôi trình bày một cách tổng quan về cơ sở dữ liệu 
Microsoft Access, 
Các vấn đề chính sẽ được đề cập: 
 Cách vào môi trường của Access 
 Các thao tác trên tệp tin CSDL Access. 
 Các khái niệm cơ bản 
 Một số thao tác trên cửa sổ DATABASE 
 Hiệu chỉnh CSDL 
Mục tiêu: 
- Biết được xuất xứ phần mềm acces, khả năng của access, vì sao phải 
dùng access 
- Khởi động và thoát được access 
- Hiểu được các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL 
- Thao tác được trên cửa sổ database 
- Hiệu chỉnh được cơ sở dữ liệu 
NỘI DUNG CHÍNH 
1. Giới thiệu chung về MICROSOFT ACCESS. 
Mục tiêu: 
- Nắm được những hiểu biết chung về Microsoft Access 
1.1 Quá trình phát triển 
Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương 
tác người sử dụng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access cho 
chúng ta một công cụ hiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm 
và biểu diễn thông tin. 
1.2 Ứng dụng trong thực tế 
7 
Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết 
và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử 
dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác 
nhau. Ngoài ra, có thể thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển 
thị dữ liệu khác nhau chỉ cần động tác nhấp chuột. 
Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng 
thiết kế 
những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể 
vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu va báo cáo trong một tài liệu và trình 
bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp. 
1.3 Đặc trưng của Access 
Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công 
việc. Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta 
có thể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình. Đối với những 
nhu cầu quản lý cao, Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual 
Basic For application) một ngôn ngữ lập trình mạnh trên CSDL. 
2. Khởi động và thoát khỏi ACCESS 
Mục tiêu: 
- Biết được cách khởi động và thoát khỏi Access 
2.1. Khởi động ACCESS. 
Chọn nút Start trên thanh Taskbar 
Chọn Programs 
Chọn Microsoft OFFICE 
Chọn Microsoft ACCESS 
Khung hội thoại Microsoft ACCESS gồm: 
Blank Database : Tạo CSDL trống. 
Form Existing file : Mở một CSDL có sẵn. 
8 
Thoát khỏi chương trình ACCESS 
Chọn File/Exit hoặc 
nhấn tổ hợp phím ALT+F4 
2.2. Sử dụng thanh thực đơn 
2.2.1. Tạo một tập tin CSDL 
Thực hiện các thao tác sau: 
Chọn File/New hoặc chọn biểu tượng 
New trên thanh công cụ 
Chọn Database, chọn OK 
Trong mục Save in: Chọn thư mục cần chứa tên tập tin. 
File name: Chọn tên tập tin cần tạo 
(Phần mở rộng mặc định là MDB) 
2.2.2. Mở một CSDL đã tồn tại trên đĩa 
Chọn File/Open database 
(Hoặc click biểu tượng Open) 
Trong mục Look in : Chọn thư mục cần chứa 
tên tập tin cần mở. 
File name: Chọn tên tập tin cần mở. 
Chọn Open 
2.2.3. Các thành phần cơ bản của một tập tin 
CSDL ACCESS 
Một tập tin CSDL ACCESS gồm có 6 thành phần cơ bản sau: 
Bảng (Tables) : Là nơi chứa dữ liệu 
Truy vấn (Queries) : Truy vấn thông tin dựa trên một hoặc nhiều bảng. 
Biểu mẫu (Forms) : Các biểu mẫu dùng để nhập dữ liệu hoặc hiển thị dữ liệu. 
Báo cáo (Reports) : Dùng để in ấn. 
Pages (Trang) : Tạo trang dữ liệu. 
Macros (Tập lệnh) : Thực hiện các tập lệnh. 
Modules (Đơn thể) : Dùng để lập trình Access Basic 
9 
3. Các khái niệm cơ bản. 
Mục tiêu: 
- Hiểu được các khái niện cơ bản về Microsoft Access 
3.1. Cơ sở dữ liệu (CSDL): 
Được sử dụng như một công cụ để lưu trữ và diễn giải các trường thuộc 
tính của mẩu tin. 
Loại lưu trữ dữ liệu thường được gọi là bảng Table. Ngoài các bảng dữ 
liệu còn có nhiều khái niệm khác tương quan với Table như dữ liệu (DATA), 
ràng buộc (CONSTRAINT), chi mục (INDEXS), tiêu chuẩn (RULES), 
(TRIGGER) và các thủ tục (STORED PROCEDURE). 
Trong CSDL Microsoft ACCESS ngoài bảng dữ liệu còn có các đối tượng 
khác như truy vấn (QUERY), biểu mẫu (FORM), báo cáo (REPORT), 
MACRO 
3.2. Bảng, trường dữ liệu và khoá chính: 
Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi. 
Trường (Field) thể hiện thông tin một thuộc tính của một đối tượng nào 
đó. 
Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó như SINH 
VIÊN, HÓA ĐƠN,... 
3.3. Câu truy vấn 
ACCESS dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các 
bảng liên quan trong các phép thêm, sửa, xoá mẫu tin. 
3.4. Biểu mẫu (Form) 
Bao gồm: Biểu tượng, menu, chức năng, mục, nút,nói chung là tất cả các đối 
tượng hiển thị trên các cửa sổ. 
3.5 Macro 
Macro là tập hợp cá hành động (action) để thực hiện nhiều thao tác cùng một lúc 
giúp ta thực hiện tự động các công việc xử lý dữ liệu. Ta có thể tạo một macro 
10 
để mở một Table, Query, Form, Report. Có thể tạo một macro thông báo kèm 
theo tiếng bíp bíp để gây sự chú ý. 
3.6 Báo biểu (Report) 
Với Microsoft Office Access 2007 bạn có thể tạo ra nhiềuloại báo cáo 
khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp. Đầu tiênhãy ghĩ về báo cáo dùng để hiển 
thị những bản ghi từ nguồndữ liệu. Cho dù là báo cáo với một danh sách đơn 
giản, hoặc báo cáo nhóm chỉ tiêu doanh thu theo vùng miền, thì việcđầu tiên bạn 
nên quan tâm là những trường chứa dữ liệu nàocần hiển thị lên báo cáo, và 
những bảng hay Query nào chứa 
chúng 
4. Một số thao tác trên cửa sổ DATABASE. 
Mục tiêu: 
- Biết được một số thao tác trên cửa sổ của Database 
4.1. Tạo một đối tượng mới 
Trong cửa sổ Database, chọn tab chứa đối tượng cần tạo (Bảng, Truy vấn, 
Biểu mẫu, Báo cáo,...) hoặc thực hiện lệnh: 
View/D atabase Object - Table/Query/Form/ReportPages/Macros/Modules 
Chọn nút New. 
4.2. Thực hiện một đối tượng trong CSDL 
Trong cửa sổ Database, chọn tab cần thực hiện. Cửa sổ Database liệt kê 
tên các đối tượng có sẵn, chọn tên đối tượng cần mở. 
Chọn nút Open (đối với Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, Trang) hoặc Preview 
(đối với Báo biểu) hoặc Run (đối với Macro và Module). 
4.3. Sửa đổi một đối tượng có sẵn trong CSDL 
Trong cửa sổ Database, chọn tab cần thực hiện. Cửa sổ Database liệt kê 
tên các đối tượng có sẵn, chọn tên đối tượng cần mở, Chọn nút Design. 
5. Hiệu chỉnh Cơ sở dữ liệu 
Mục tiêu: 
- Biết được các cách hiểu chỉnh cơ sở dữ liệu 
Nội dung chính: 
 Field Size 
Quy định kích thước của trường và tùy thuộc vào từng kiểu dữ liệu 
Kiểu Text: Chúng ta quy định độ dài tối đa của chuỗi. 
Kiểu Number: Có thể chọn một trong các 
loại sau: Byte: 0..255 
Integer: -32768..32767 
11 
Long Integer: -3147483648.. 3147483647 
Single:-3,4x1038..3,4x1038 (Tối đa 7 số lẻ) 
Double: -1.797x10308 ..1.797x10308 (Tối đa 15 số lẻ) 
Decimal Places 
Quy định số chữ số thập phân ( Chỉ sử dụng trong kiểu Single và Double) 
Đối với kiểu Currency mặc định decimal places là 2 
 Format 
Quy định dạng hiển thị dữ liệu, tùy thuộc vào từng kiểu dữ liệu. 
Kiểu chuỗi: Gồm 3 phần 
;; 
Trong đó: 
: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp có chứa văn 
bản. 
: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp không chứa văn 
bản. 
: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null 
Các ký tự dùng để định dạng chuỗi 
Ký tự Tác dụng 
@ Chuỗi ký tự 
> Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in 
hoa 
< Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in 
thường 
“Chuỗi ký tự “ Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy 
\ Ký tự nằm sau dấu \ 
[black] [White] 
[red] Hoặc [] 
Trong đó 
0<=số<=56 
Màu 
Ví dụ 
Cách định dạng Dữ 
liệu 
Hiển thị 
12 
@@@-@@@@ 12345
6 
123-456 
abc-def 
> Tinho
c 
TINHOC 
< TINHOC Tinhoc 
@; 
”Không có”; 
”Không biết” 
Chuỗi bất 
kỳ 
Chuỗi 
Hiển thị chuỗi 
Không có 
Không biết 
Kiểu Number 
Định dạng do ACCESS cung cấp 
Dạng Dữ liệu Hiển thị 
General Number 1234.5 1234.5 
Currency 1234.5 $1.234.50 
Fixed 1234.5 1234 
Standard 1234.5 1,234.50 
Pecent 0.825 82.50% 
Scientific 1234.5 1.23E+03 
Định dạng do người sử dụng 
;;; 
:Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số dương. 
: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số âm. 
: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số bằng zero. 
: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null. Các ký tự 
định dạng 
Ký tự Tác dụng 
.(Period) Dấu chấm thập phân 
,(comma) Dấu phân cách ngàn 
0 Ký tự số (0-9) 
# Ký tự số hoặc khoảng trắng 
$ Dấu $ 
13 
% Phần trăm 
Ví dụ 
Định dạng Hiển thị 
0;(0);;”Null” 
Số dương hiển thị bình thường 
Số âm được bao giữa 2 dấu ngoặc 
Số zero bị bỏ trống 
+0.0;-0.0;0.0 
Hiển thị dấu + phía trước nếu số dương 
Hiển thị dấu - phía trước nếu số âm 
Hiển thị 0.0 nếu âm hoặc Null 
Kiểu Date/Time 
Các kiểu định dạng do ACCESS cung cấp: 
Dạng Hiển thị 
General date 10/30/99 5:10:30PM 
Long date Friday, may 30 , 1999 
Medium date 30-jul-1999 
Short date 01/08/99 
Long time 6:20:00 PM 
Medium time 6:20 PM 
Short time 18:20 
Các ký tự định dạng 
Ký tự Tác dụng 
: (colon) Dấu phân cách giờ 
/ Dấu phân cách ngày 
d Ngày trong tháng (1-31) 
dd Ngày trong tháng 01-31) 
14 
ddd Ngày trong tuần (Sun -Sat0 
W Ngày trong tuần (1-7) 
WW Tuần trong năm (1-54) 
M Tháng trong năm (1-12) 
MM Tháng trong năm (01-12) 
q Quý trong năm (1-4) 
y Ngày trong năm (1-366) 
yy Năm (01-99) 
h Giờ (0-23) 
n Phút (0-59) 
s Giây (0-59) 
Ví dụ 
Định dạng Hiển thị 
Ddd,”mmm d”,yyyy Mon,jun 2, 1998 
Mm/dd/yyyy 01/02/1998 
Kiểu Yes/No 
Các kiểu định dạng 
Định dạng Tác dụng 
Yes/No Đúng/Sai 
True/False Đúng/Sai 
On/Off Đúng/Sai 
Định dạng do người sử dụng: 
Gồm 3 phần: 
;; 
Trong đó: 
: Bỏ trống 
: Trường hợp giá trị trường đúng 
: Trường hợp giá trị trường sai 
15 
Ví dụ 
Định dạng Hiển thị 
 Trường hợp True Trường hợp False 
;”Nam”;”Nu” Nam Nu 
;”co”;”Khong” Co Khong 
 Input mask (Mặt nạ) 
Thuộc tính này dùng để quy định mặt nạ nhập dữ liệu cho một 
trường. Các ký tự định dạng trong input mask 
Ký tự Tác 
dụng 0 Bắt buộc nhập ký tự số 
9 Không bắt buộc nhập, ký tự số 
# Không bắt buộc nhập, số 0-9, khoảng trắng, dấu + 
và - L Bắt buộc nhập, ký tự chữ 
? Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc khoảng 
trắng a Bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số 
A Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số 
& Bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ 
C Không bắt buộc nhập ký tự bất kỳ 
< Các ký tự bên phải được đổi thành chữ thường 
> Các ký tự bên phải được đổi thành chữ hoa 
! Dữ liệu được ghi từ phải sang trái 
\ Ký tự theo sau \ sẽ được đưa thẳng vào 
Ví dụ: 
Input mask Dữ liệu nhập vào 
(000)000-0000 (054)828-8282 
(000)AAA-A (123)124-E 
16 
*Chú ý: Nếu muốn các ký tự gõ vào quy định thuộc tính input mask là 
password (Khi nhập dữ liệu vào tại các vị trí đó xuất hiện dấu *). 
 Caption 
Quy định nhãn là một chuỗi ký tự sẽ xuất hiện tại dòng tiêu đề của 
bảng. Chuỗi ký tự này cũng xuất hiện tại nhãn các của các điều khiển trong các 
biểu mẫu hoặc báo cáo. 
 Default value 
Quy định giá trị mặc định cho trường trừ Auto number và OEL Object 
 Validation rule và Validation Text 
Quy định quy tắc hợp lệ dữ liệu (Validation rule) để giới hạn giá trị 
nhập vào cho một trường. Khi giới hạn này bị vi phạm sẽ có câu thông báo ở 
Validation text. 
Các phép toán có thểt dùng trong Validation rule 
Các phép toán Phép toán Tác dụng 
Phép so sánh >, =, 
Phép toán logic Or, and , not Hoặc, và, phủ định 
Phép toán về chuỗi Like Giống như 
*Chú ý: Nếu hằng trong biểu thức là kiểu ngày thì nên đặt giữa 2 dấu #. 
Ví dụ: 
Validation rule Tác dụng 
0 Khác số không 
Like “*HUE*” Trong chuỗi phải chứa HUE 
<#25/07/76# Trước ngày 25/07/76 
>=#10/10/77# and 
<=#12/11/77# 
Trong khoảng từ 10/10/77 đến 
12/12/77 
 Required 
Có thể quy định thuộc tính này để bặt buộc hay không bắt buộc nhập 
17 
dữ liệu cho trường. 
Required Tác dụng 
Yes Bắt buộc nhập dữ liệu 
No Không bắt buộc nhập dữ liệu 
 AllowZeroLength 
Thuộc tính này cho phép quy định một trường có kiểu Text hay memo 
có thể hoặc không có thể có chuỗi có độ dài bằng 0. 
*Chú ý: Cần phân biệt một trường chứa giá trị null ( chưa có dữ liệu) và 
một trường 
chứa chuỗi có độ dài bằng 0 ( Có dữ liệu nhưng chuỗi rỗng “”). 
AllowZeroLength Tác dụng 
Yes Chấp nhận chuỗi rỗng 
No Không chấp nhận chuỗi rỗng 
 Index 
Quy định thuộc tính này để tạo chỉ mục trên một trường. Nếu chúng ta 
lập chỉ mục thì việc tìm kiếm dữ liệu nhanh hơn và tiện hơn. 
Index Tác dụng 
Yes( Dupplicate OK) Tạo chỉ mục có trùng lặp 
Yes(No Dupplicate ) Tạo chỉ mục không trùng lặp 
No Không tạo chỉ mục 
 New value 
Thuộc tính này chỉ đối với dữ liệu kiểu auto number, quy định 
cách thức mà trường tự động điền số khi thêm bản ghi mới vào. 
New value Tác dụng 
Increase Tăng dần 
Random Lấy số ngẫu nhiên 
18 
 Kiểu dữ liệu : 
 MS Access cung cấp một số kiểu dữ liệu cơ bản sau: 
Kiểu dữ liệu Dữ liệu vào Kích thước 
Text Văn bản Tối đa 255 byte 
Memo Văn bản nhiều dòng, trang Tối đa 64000 bytes 
Number Số 1,2,4 hoặc 8 byte 
Date/Time Ngày giờ 8 byte 
Currency Tiền tệ (Số) 8 byte 
Auto number 
ACCESS tự động tăng lên 
một 
4 byte 
Yes/No Lý luận (Boolean) 1 bit 
OLE Object Đối tượng của phần mềm khác Tối đa 1 giga byte 
Lookup Wizard 
 Trường nhận giá 
trị do 
người dùng chọn từ 1 
bảng khác hoặc 1 
danh sách giá trị định 
Hyper link Liên kết các URL 
19 
Bài 1 
CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ CÀI ĐẶT MICROSOFT ACCESS 
Mã bài: MĐ 31 – 02. 
Giới thiệu. 
Trong bài này chúng tôi trình bày các bước chuẩn bị cài đặt cơ sở dữ liệu 
Microsoft Access, 
Mục tiêu: 
- Nắm được các bước cài đặt MS Access. 
- Chuẩn bị đầy đủ phần mềm và những việc cần làm để cài đặt được MS 
Access 
- Thiết lập các ứng dụng cần thiết để MS Access có thể hoạt động được 
đầy đủ. 
- Tự tin cài đặt được MS Access 
NỘI DUNG CHÍNH 
1. Lên kế hoạch cài đặt MS Access 
Micorsoft Access là phần mềm được đóng gói trong bộ Microsoft Office nên 
khi ta quyết định cài đặt MS Acess vào máy tính của mình trước tiên mình phải 
kiểm tra cấu hình phần cứng phù hợp với phiên bản nào của MS Office. Như ta 
biết MS Office hiện nay đã phát triển nhiều phiên bản khác nhau như MS Office 
97, MS Office 2000, MS Office 2003, MS Office 2007, MS Office 2010, MS 
Office 2013. Sau khi kiểm tra cấu hình phù hợp ta phải xem xét đến vấn đề giá 
cả. Mỗi phiên bản của MS Office có giá khác nhau nên ta phải lựa chọn cho phù 
hợp với tài chính của chúng ta. 
2. Quyết định cấu hình cần thiết để cài đặt cho MS Access 
Với Microsoft Office thì đòi hỏi cấu hình phần cứng không cao. Cấu hình tối 
thiểu yêu cầu: 
CPU >= 500mhz; 
RAM >=256MHZ; 
HDD >=1.5Gb; 
CD-ROM; 
Display 1024x768; 
Windows sp1, sp2, server 2003, xp, vista, Win7 
3. Các bước cài đặt MS Access 
Mục tiêu: 
20 
- Biết được các bước cài đặt MS Access 
Nội dung chính: 
Cho đĩa CD cài đặt vào ổ đĩa hoặc nháy đúp vào file setup.exe trong thư mục cài 
đặt. 
- Ta chọn Install now