Giáo trình Giao tiếp và đàm phán trong kinh doanh (Phần 2)

 cụ thể càng tốt, mà còn 
phụ thuộc vào hoàn cảnh, đặc biệt là khi thương lượng về những vấn đề đang còn xa lạ, 
chưa có kinh nghiệm thì nên đặt mục tiêu hơn lỏng một chút để có chỗ quày khá lớn. Khi 
trong đàm phán có sự phân rẽ, thì có thể có lợi cho ta giữ được tính linh hoạt. Mỗi khi 
mục tiêu đã được vạch ra, thì tiến hành đưa ra những kế hoạch cụ thể để thực hiện cụ thể: 
có bao nhiêu giai đoạn và thời gian cho mỗi giai đoạn là bao nhiêu? mục tiêu tổng thể có 
thể chia ra làm bao nhiêu mục tiêu con và giai đoạn nào phải đạt được mục tiêu nào? Đưa 
ra sách lược cho mỗi giai đoạn, đánh giá đầy đủ các phản ứng của đối tác, lường trước 
những tình huống có thể xảy ra và có cách giải quyết. 
5. Thương lượng thử 
 Mặc dù bạn đã lập kế hoạch một cách tỷ mỉ chi tiết, nhưng những điều đó cũng 
chưa chắc đảm bảo cho sự thành công của thương lượng. Bởi vì kế hoạch dù lập kỹ thế 
nào cũng khó mà hoàn thiện hoàn mỹ, phía sau nó vẫn còn che dấu nhiều vấn đề chưa thể 
biết trước được. Để có thể nhìn thấy trước những tình huống trong thương lượng, đối với 
những cuộc đàm phán lớn, phức tạp, bạn cần tiến hành thương lượng thử ở nhà với nhau. 
 Thương lượng thử là chia tổ thương lượng ra làm hai nhóm, một bộ phận đóng vai 
đối tác, và mang lập trường, quan điểm, lợi ích của đối tác; còn một bên đóng vai trò phía 
mình, diễn trước quá trình thương lượng. Sự tập đợt này có thể làm cho bạn phát hiện ra 
những trục trặc, sơ sót mà trước đây chưa từng lường trước được. Hơn nữa nó cũng tạo cơ 
hội để cho bạn đứng trên quan điểm của đối tác mà suy xét vấn đề. 
 Tuy nhiên, muốn thử nghiệm có kết quả, thì các thành viên trong tổ thương lượng 
phải đi sâu vào vai mình đóng, bàn bạc, tranh luận y như thật. Có thế thì sự chuẩn bị mới 
có thể tin cậy được và có giá trị. 
 GIAI ĐOẠN TIẾP XÚC 
 Sau khi đã chuẩn bị xong, hai bên chính thức bắt đầu cuộc đàm phán bằng cách 
thực hiện giai đoạn tiếp xúc. Ở giai đoạn này hai bên cần phải tạo ra những điều kiện để 
xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, đồng thời vừa tìm hiểu rõ đặc điểm ý đồ và thái độ của 
nhau để sửa đổi sách lược thương lượng cho hợp lý. 
1. Tạo không khí tiếp xúc 
 Mỗi cuộc thương lượng đều có một không khí riêng: có cuộc thì sôi nổi, tích cực, 
hữu hảo, có cuộc thì lạnh lẽo, căng thẳng, đối lập Tuy nói không khí thương lượng có 
thể tùy theo từng giai đoạn mà chuyển đổi, nhưng trong tình huống thông thường đều có 
một bầu không khí chủ đạo và quán triệt từ đầu đến cuối trong đàm phán. 
 Thế nên tạo bầu không khí thương lượng như thế nào? Để thương lượng có kết quả 
thì việc tạo ra bầu không khí cởi mở, tin cậy lẫn nhau, thành thật hợp tác là vô cùng cần 
thiết. Trước khi bước vào đàm phán đôi bên cần để ra một ít thời gian nói về những vấn 
đề không liên quan gì đến đàm phán, khiến đôi bên cảm thấy hứng thú như: về thời tiết, 
về thể thao, phim ảnh, tin tức trong ngày điều đó có thể làm cho đôi bên hình thành 
không khí thoải mái, hài hòa. 
 Để xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa hai bên nên chú ý tới ba điều sau đây: 
 a. Cần phải làm cho đối tác tin cậy mình: 
 Chu đáo, tận tình đối với những công việc của đối tác và cả những quan hệ cá nhân 
đều khiến cho họ tin cậy mình. Nhiều khi chỉ vì một câu nói không đúng chỗ, một động 
tác không hợp lễ nghi, một lần sắp đặt không suy tính chu đáo, đều có ảnh hưởng đến 
niềm tin của họ với mình. Điều đó càng phải coi trọng đối với những đối tác mà mình mới 
có quan hệ làm ăn lần đầu tiên. 
 b. Cần phải tìm cách thể hiện những thành ý của mình: 
 Khi đàm phán với những đối tác mới, việc tỏ rõ thành ý của mình đối với họ là 
việc làm hết sức cần thiết. Để thể hiện thành ý của mình, có thể lợi dụng những trường 
hợp không chính thức nào đó, kể cho họ nghe thí dụ về sự lấy lòng thành đãi người trong 
những cuộc giao dịch cùng loại trước đây. Cũng có thể trước khi đàm phán bắt đầu, cần 
phải sắp xếp một số hoạt động có lợi cho việc xây dựng tình cảm tin cậy giữa đôi bên, 
khiến đối tác nhận thấy mình có thành ý. 
 c. Cần chú ý làm cho đối tác tin cậy mình là ở hành động, chứ không phải ở lời 
nói: 
 Nên thực hiện những việc đã hứa, đến đúng thời gian như giao ước, không tùy tiện 
đến trễ, nhiều khi chỉ cần một lần thất hứa thì sự tin cậy giữa hai bên cũng bị giảm bớt 
khó lòng mà lấy lại. Khi đối tác hỏi phải kịp thời trả lời, không kể là trả lời khẳng định 
hay phủ định, nhưng cần nói cho họ biết. Đối với những việc mà mình không thể làm 
được nên thành tâm thành ý giải thích thêm, để từ đó đối tác thông cảm và chấp nhận. 
2. Thăm dò đối tác 
 Ở giai đoạn chuẩn bị, bạn chỉ tìm hiểu đối tác một cách gián tiếp thôi. Còn bây giờ 
khi trực tiếp tiếp xúc với họ, bạn cần phải thăm dò lại xem đối tác có đáng tin cậy hay 
không, có tuân thủ lời hứa hay không, họ có thành ý hợp tác đến mức nào. Phải đánh giá 
về kinh nghiệm thương lượng, tác phong của đối tác, những điểm yếu, điểm mạnh của họ. 
Phải thăm dò nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo và trên vấn đề nào có thể nhượng bộ. 
Muốn thực hiện việc thăm dò có hiệu quả, bạn có thể quan sát qua hành vi, cử chỉ, lời nói 
của đối tác. Tuy nhiên, bạn phải thực hiện việc đó một cách thận trọng và tế nhị. 
3. Sửa đổi kế hoạch thương lượng 
 Sau khi đã thăm dò xong, bạn sẽ có những thông tin chính xác hơn về đối tác. Bạn 
nên tiến hành phân tích kỹ lưỡng về những thông tin đó, chính xác hóa những nhận định 
ban đầu, thẩm tra lại những vấn đề nào đó mà trước đây chưa rõ. Từ đó bạn có thể phải 
thay đổi kế hoạch thương lượng sao cho phù hợp với tình hình mới, cái đó không phải chỉ 
để tranh thủ quyền chủ động trong thương lượng, bảo đảm lợi ích của mình, mà cũng là 
để thúc đẩy tiến trình hợp tác giữa hai bên. Tuy nhiên, bạn đừng quá sớm hình thành cách 
nhìn cố định về ý đồ của đối tác ngay từ đầu, mà trong suốt quá trình thương lượng bạn 
cũng cần phải tiếp tục tìm hiểu, phân tích kỹ hơn nữa về chúng để có thể điều chỉnh kịp 
thời sách lượng thương lượng của bạn. 
GIAI ĐOẠN THỰC CHẤT: 
Sau khi các bên thương lượng đã trải qua giai đoạn chuẩn bị kỹ lưỡng, đã tạo ra bầu 
không khí tiếp xúc với nhau và hình thành nên phương án thương lượng, đàm phán tự 
nhiên đi vào giai đoạn thực chất. Quá trình chuyển đổi từ giai đoạn tiếp xúc sang giai 
đoạn thực chất tùy thuộc vào tính chất của vấn đề thương lượng, vào mối quan hệ giữa 
các đối tác và phụ thuộc vào đặc điểm cá nhân của đối tác. 
1. Đưa ra yêu cầu chính xác 
 Trước hết hai bên đưa ra yêu cầu của mình. Việc đưa ra yêu cầu chính xác là hết 
sức quan trọng. Lấy ví dụ về thương lượng mua bán, việc đưa ra giá cả thích đáng là rất 
cần thiết, đặc biệt là giá do bên bán đề ra lúc đầu. Vì cuộc thương lượng sẽ được tiến hành 
xoay quanh giá đó, và thoả thuận đạt được cũng chỉ nằm trong giới hạn đó mà thôi. 
 Thế nên báo giá trước hay để cho đối tác đưa ra giá trước? Nói chung điều đó 
không phải là quan trọng lắm. Việc ra giá trước có ưu điểm là làm cho bạn chủ động, sẽ 
có tác dụng gây ảnh hưởng tiếp nối mãi toàn bộ cuộc thương lượng, nhưng cũng có bất lợi 
là đối tác sau khi biết báo giá của bạn có thể tự điều chỉnh cách suy nghĩ của họ mà khiến 
cho bạn mất điều kiện có được điều kiện giao dịch ưu việt hơn. 
 Việc đưa ra yêu cầu phải hợp tình hợp lý, nếu không sẽ làm cho đối tác đánh giá là 
bạn không có thành ý, có cảm giác không tin tưởng. Báo giá cao hay thấp chỉ là tương 
đối, nó phụ thuộc vào bối cảnh hợp tác, vào ý nguyện hợp tác và vào không khí thương 
lượng. 
 Giá cả thế nào là hợp lý? Cần dựa vào những tiêu chuẩn sau đây: 
 - Giá cả hợp lý là giá cả thể hiện lợi ích chung của cả hai bên. 
 - Giá cả hợp lý là giá cả có thể thỏa mãn yêu cầu hợp tác lâu dài của đôi bên. 
 - Giá cả hợp lý là giá cả lợi ích cục bộ phục tùng lợi ích toàn cục. 
 - Giá cả hợp lý là giá cả thống nhất giữa yêu cầu kĩ thuật và yêu cầu kinh tế. 
 Việc báo giá cần phải được chuẩn bị kỹ càng. 
2. Điều chình yêu cầu 
 Sau khi hai bên đã đưa ra yêu cầu, ắt sẽ có sự sai lệch về yêu cầu mà đôi bên đề ra. 
Ở đây hai bên cần phải bàn đi bàn lại để điều chỉnh lợi ích cho hợp lý. Thông thường hai 
bên đều muốn giữ lập trường của mình. 
 Nhà thương lượng muốn duy trì lợi ích của mình một cách hữu hiệu, trước tiên cần 
phải hiểu đầy đủ yêu cầu của đối tác căn cứ vào đâu, để cho họ nói rõ kết cấu của yêu cầu 
và tính hợp lý của mỗi bộ phận cấu thành và sau đó đối chiếu với yêu cầu của mình để 
xem giữa mình và đối tác đang còn có khoảng cách ở chỗ nào và tại sao lại có khoảng 
cách đó. 
 * Nếu yêu cầu của hai bên đều hợp lý, vì thế khoảng cách hiện còn cũng hợp lý, thì 
chúng ta có thể chỉ ra cho đối tác tình huống thực tế này, tranh thủ mỗi bên đều có sự 
nhượng bộ tương ứng để có được sự nhất trí. 
 * Nếu yêu cầu của đối phương hợp lý, mà chúng ta lại đưa ra yêu cầu hơi cao thì ta 
nên cân nhắc xem có cần giữ nguyên lập trường của mình hay không, đặc biệt là khi đối 
phương đã phát hiện ra chỗ bất hợp lý của ta, đề ra câu hỏi, phía ta nên chủ động có sự 
nhượng bộ. 
 Khi bạn cần nhượng bộ, bạn nên tuân theo những điều sau đây: 
 Thứ nhất, bạn cần để đối tác cảm thấy bạn chịu nhượng bộ một bước quan trọng. 
Khi nhượng bộ bạn không thể làm cho đối tác hiểu là bạn sợ áp lực của họ, và cũng không 
nên làm cho họ nghĩ là sự nhượng bộ của bạn là do hấp tấp vội vàng. Mà bạn cần làm cho 
họ hiểu là sự thỏa hiệp của bạn là biểu thị một sự thành ý muốn hợp tác. Nếu đối tác hiểu 
được điều đó thì có thể họ cũng sẽ có một sự nhượng bộ tương ứng. 
 Thứ hai, bạn hãy lấy phương án thay thế mà giá trị ngang nhau đổi lấy sự thay đổi 
lập trường của đối tác. Có nghĩa là bạn có thể bằng lòng bỏ lợi ích về một mặt nào đó làm 
cái giá phải trả để đổi lấy lợi ích ở một mặt khác mà giá trị ngang nhau. Ví dụ, hai chị em 
giành nhau quả quít, chị chỉ muốn ăn múi quít, còn em thì chỉ muốn lấy vỏ quít dể cắt 
thành đồng tiền mà nó thích, nhưng hai bên tranh chấp lại là ai được toàn thể quả quít, thế 
thì tại sao chị lại không thể bỏ một phần vỏ quít để đổi lấy toàn bộ múi quít. 
 Thứ ba, lấy nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ, chứ không nên nhượng bộ đơn 
phương. Nếu sau khi bạn đã chịu nhượng bộ một bước quan trọng mà không thấy đối tác 
có sự nhượng bộ đáp lại, thì thông thường bạn không thể lại nhượng bộ tiếp bởi vì thương 
lượng là một sự hợp tác giữa hai bên. 
 * Nếu yêu cầu của đối tác có chỗ bất hợp lý hơn phía ta, thì bạn nên chỉ ra rõ ràng 
cho họ biết chỗ bất hợp lý là ở đâu với đầy đủ chứng cớ. Tất nhiên để làm chuyện đó cần 
phải có kỹ năng thuyết phục. 
 Để thuyết phục đối tác nhìn nhận đúng yêu cầu của mình, bạn cần tuân theo những 
điểm sau đây: 
 Thứ nhất, bạn cần giữ bầu không khí chan hòa, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cực. 
 Thứ hai, bạn cần chú ý lắng nghe ý kiến của họ, đừng cướp lời họ, đừng vội vàng 
đưa ra ý kiến nhận xét. Bạn cần hiểu thấu đáo ý kiến của họ trong từng lời nói, từng hành 
vi cử chỉ, hiểu được động cơ đích thực chứa đựng đằng sau những lời nói của họ. 
 Thứ ba, tóm tắt lại ý của đối tác để xem mình đã hiểu hết ý của họ chưa, chẳng hạn 
có thể nói: theo tôi hiểu, ý ông muốn nói là.., có phải thế không ạ?". Chỉ sau khi đối tác 
trả lời “đúng thì bạn mới thực hiện bước tiếp theo. 
 Thứ tư diễn đạt chính xác ý kiến của bạn, làm cho lời nói có sức thuyết phục. Khi 
trình bày, bạn nên dùng ngôn ngữ giản dị, rõ ràng, kết hợp với những yếu tố phi ngôn ngữ 
để biểu lộ tình cảm, cảm xúc và thành ý của mình. Muốn lời nói của bạn có trọng lượng 
hơn, bạn cần phải đưa ra các con số, những bằng chứng cụ thể, chứ không chỉ bằng lời nói 
trừu tượng. 
 Thứ năm, bạn cần lường trước những câu hỏi mà đối tác đặt ra cho bạn và sẵn sàng 
trả lời những câu hỏi đó. Muốn thế trước khi thương lượng, bạn cần phải chuẩn bị một 
cách kỹ lưỡng. Khi trả lời những câu hỏi, bạn cần tự tin, dứt khoát. 
 Thứ sáu, đừng để đối phương mất thể diện. Trong đàm phán vừa làm cho đối 
phương nhượng bộ từng bước, vừa phải bảo đảm thể diện cho họ. Cần chuẩn bị những 
nấc thang để họ nhượng bộ trong danh dự và thoải mái tinh thầm. 
 * Còn khi tồn tại khoảng cách giữa lợi ích mà hai bên cứ kiên trì lập trường của 
mình thì đàm phán sẽ đi vào thế găng. Cách đột phá thế găng sẽ được trình bày ở chương 
sau. 
3. Đạt thành thỏa thuận và ký hợp đồng 
 Trước khi hai bên khởi thảo hợp đồng cho toàn bộ quá trình thương lượng, nên tiến 
hành kiểm tra lại nội dung đàm phán một lượt để cuối cùng xác nhận đôi bên ở phương 
diện nào đạt thành thỏa thuận. Đối với những vấn đề nào chưa được thống nhất, có cần 
thiết phải tiến hành bàn bạc và thỏa hiệp cuối cùng hay không. Khi tất cả không còn nghi 
ngờ gì nữa thì có thể phát tín hiệu kết thúc thương lượng cho nhau. 
 Sau khi đã thỏa thuận xong mọi thứ, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, 
nếu bạn làm ăn với đối tác nước ngoài thì bạn nên giành lấy quyền khởi thảo hợp đồng. 
Điều đó có mấy cái lợi sau: thứ nhất là bạn thông thạo pháp quy liên quan đến kinh tế của 
Việt Nam, nên khi dùng Anh văn khởi thảo có thể làm cho hiệp nghị phù hợp với pháp 
quy của Việt Nam; thứ hai là nếu sau này có rắc rối, khi cần dẫn chứng các điều trong 
pháp qui, bạn sẽ chủ động hơn; thứ ba là lấy phía ta làm chủ khởi thảo có thể khiến cho 
mình càng thêm, khiến thương lượng càng thêm thuận lợi, tránh khỏi việc vì quá nhiều 
sửa đổi mà khiến cho thương lượng kéo dài và khó khăn; thứ tư là có thể tránh việc đối 
tác lợi dụng cơ hội thảo hợp đồng để lại những chỗ “phục bút” khiến bạn bị lừa gạt; thứ 
năm là do chúng ta khởi thảo hợp đồng vì thế khi đối tác đề xuất ý kiến sửa đổi, có lợi cho 
việc tăng cường quả cân thương lượng của phía ta. 
 Khi thảo hợp đồng cần lưu ý: 
 - Câu viết phải sáng tỏ, dùng từ phải chuẩn xác để hết sức tránh hiểu nhầm. 
 - Khi dùng đến ngoại ngữ để thảo hợp đồng, hai bên nên cùng nhau xác nhận về 
hàm nghĩa, khiến mỗi từ có thể biểu đạt chuẩn xác ý nguyện của đôi bên. 
 - Điều khoản hợp đồng dùng từ phải nhất trí. Có nghĩa là cùng một sự kiện thì chỉ 
nên dùng một thuật ngữ đồng nhất, để tránh những rắc rối khi thi hành hợp đồng sau này. 
 - Khi trình bày những điều khoản có quan hệ với nhau hoặc những qui định được 
nhiều lần nhắc đến, thì cần phải đảm bảo tính thống nhất. 
 - Những qui định trong hợp đồng cần phải cụ thể, chi tiết không nên viết chung 
chung. 
 Khi hợp đồng đã được thảo xong, hai bên kiểm tra lại các chi tiết, sửa đổi, bổ sung 
về trách nhiệm, quyền lợi Sau đó, khi không còn nghi ngờ gì nữa, đại diện đứng đầu hai 
bên có thể cầm bút ký hợp đồng một cách trang trọng giữa đám hoa tươi và tiếng vỗ tay 
vui mừng. 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
 7.1. Khi tìm hiểu về đối tác, bạn cần tìm hiểu những gì? 
 7.2. Bạn hãy phân tích vai trò của các thành viên trong tổ thương lượng. Họ cần có 
những phẩm chất như thế nào? 
 7.3. Có phải đặt mục tiêu cho thương lượng càng chặt càng tốt hay không? Tại 
sao? 
 7.4. Khi cần phải nhượng bộ, bạn cần chú ý những gì? 
 7.5. Khi thuyết phục đối tác bạn cần tiến hành như thế nào? 
 7.6. Tại sao bạn nên dành quyền soạn thảo hợp đồng, điều đó có lợi gì?