Cải cách thủ tục hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội tại thành phố Hà Nội

đó để có những điều chỉnh phù hợp. Từ thực tế đó, nhiệm vụ quan 
trọng và cấp thiết đặt ra cho Ngành BHXH là phải tìm ra giải pháp để đẩy mạnh và nâng cao hiệu 
quả công tác cải cách TTHC. Mặc dù được lựa chọn là một trong những nội dung quan trọng 
của Chương trình tổng thể CCHC nhà nước, nhưng cho đến nay chưa có công trình nào chuyên 
khảo đi sâu nghiên cứu vấn đề cải cách TTHC trong lĩnh vực quản lý BHXH, BHYT, BHTN tại 
BHXH thành phố Hà Nội. Việc nghiên cứu về cải cách TTHC nói chung và TTHC trong lĩnh vực 
BHXH, BHYT, BHTN nói riêng, rút ra tổng kết với những đặc điểm riêng có cho địa phương là 
rất cần thiết để tiếp tục cải thiện môi trường kinh doanh, giải phóng mọi nguồn lực của xã hội và 
góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh, bảo đảm điều kiện cho nền kinh tế của của tỉnh phát 
44 TẠP CHÍ KHOA HỌC
QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ
triển nhanh, bền vững.
Thực trạng thủ tục hành chính tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội
 Công tác CCHC, ứng dụng CNTT luôn được toàn ngành chú trọng, lấy đó làm “bàn đạp” để 
hoàn thành các chỉ tiêu khác. “Riêng với lĩnh vực này, chúng tôi đã bố trí 34 viên chức làm đầu 
mối thường xuyên rà soát các thủ tục hành chính, phát hiện những vấn đề phát sinh trong quá 
trình thực hiện thủ tục hành chính để báo cáo và đề nghị BHXH Việt Nam xem xét, sửa đổi, bổ 
sung, thay thế cho phù hợp, hủy bỏ hoặc bãi bỏ. Bên cạnh đó, thường xuyên quan tâm, nâng 
cấp và hoàn chỉnh bộ phận tiếp nhận "một cửa", lắp đặt máy xếp hàng tự động, camera giám sát 
tại bộ phận một cửa đồng thời lắp đặt máy tra cứu các thủ tục hành chính bằng màn hình cảm 
ứng tại BHXH TP và 30 BHXH quận, huyện, thị xã. Đặc biệt, cử riêng một cán bộ đảm nhiệm tư 
vấn, giải đáp miễn phí cho người dân đến làm thủ tục. Toàn bộ quá trình giải quyết hồ sơ kết quả 
được đăng ký công khai trên cổng thông tin điện tử của BHXH TP để người dân tiện kiểm tra” 
Hà Nội là TP có số đối tượng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng lớn nhất cả nước với 
gần 600.000 người. Từ nhiều năm nay, để tạo điều kiện thuận lợi cho đối tượng hưởng, BHXH 
TP đã phối hợp với Ngân hàng và Bưu điện TP để chi trả ngay tại địa bàn người dân sinh sống 
theo tiêu chí đúng người, đúng ngày, đúng mức hưởng. Nhờ sự phối hợp này, trong đợt lụt lịch 
sử cuối tháng 8/2018 tại huyện Chương Mỹ, cán bộ BHXH và Bưu điện huyện đã lội nước, đi 
xuồng tận những gia đình ngập nặng của hai xã “rốn lũ” Nam Phương Tiến và Tân Tiến để chi 
trả lương hưu và trợ cấp BHXH cho môt số đối tượng. Bên cạnh đó, BHXH Hà Nội đã phối hợp 
với Ngân hàng NN&PTNT chi nhánh Bắc Hà Nội thực hiện giao dịch hồ sơ điện tử mức độ 4 về 
kê khai, đóng BHXH, BHYT đối với gần 500 DN. Qua đó, vừa tạo điều kiện cho DN vừa đảm 
bảo quyền lợi cho người lao động. Đồng thời, tích cực phối hợp với Sở TT&TT để tuyên truyền, 
vận động, khuyến khích các tổ chức DN, cơ quan, đoàn thể chưa tham gia giao dịch hồ sơ điện 
tử sớm triển khai thực hiện, phấn đấu từ năm 2019, 100% DN tham gia giao dịch hồ sơ điện tử. 
45TẠP CHÍ KHOA HỌC
QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ
BHXH thành phố Hà nội hiện đang quản lý hơn 64.000 đơn vị, số người tham gia BHXH trên địa 
bàn thành phố là hơn 1,6 triệu người, số người tham gia BHYT hơn 6,4 triệu người, thực hiện 
chi lương hưu và trợ cấp hàng tháng cho 551.565 đối tượng thụ hưởng với số tiền là 2.314,3 tỷ 
đồng. Giải quyết chế độ cho 135.115 lượt người, trong đó: Hưởng hàng tháng là 989 đối tượng, 
hưởng một lần là 2.674 đối tượng, giải quyết các chế độ ngắn hạn cho 108.834 lượt người, trợ 
cấp thất nghiệp cho 22.618 lượt người Điều đó cho thấy, lượng công việc của ngành BHXH là 
rất lớn và vai trò của cải cách TTHC rất quan trọng. Theo thống kê hằng tháng, BHXH thành phố 
và BHXH các quận, huyện, thị xã tiếp nhận - giải quyết - trả kết quả tại bộ phận "một cửa" cho 
trên 166.376lượt tổ chức, cá nhân đến giao dịch với số lượng trên 1.219.072 lượt giao dịch thủ 
tục hồ sơ hành chính. Vì vậy, việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thường xuyên đối diện với tình 
trạng quá tải. Do đó, bài toán cải cách TTHC luôn được đặt lên hàng đầu.
Một số kết quả hoạt động của BHXH thành phố Hà Nội
Năm 2016 Bảo hiểm xã hội các quận, huyện, thị xã trên Hà Nội rút ngắn thời gian cấp thẻ 
BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi từ 7 ngày xuống còn 1 ngày đối với các quận, 2 ngày đối với cấp 
huyện, thị xã (do cấp huyện, thẻ BHYT được chuyển cho bưu điện để cấp phát tới người dân 
nên mất thời gian di chuyển một ngày. Còn thực chất, BHXH huyện đã in cấp thẻ trong một 
ngày, sau khi xã chuyển dữ liệu của trẻ được gửi tới cơ quan BHXH). Nằm trong chương trình 
cải cách hành chính công, thành phố Hà Nội đã triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 với 
144 phường, xã trên địa bàn, nhằm tạo thuận lợi tối đa cho người dân. Qua đó, người dân có 
thể đăng ký hồ sơ trực tuyến mọi lúc, mọi nơi, thời gian tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đã được rút 
ngắn tối đa, trong đó BHXH là một trong những ngành đi đầu thành phố về ứng dụng công nghệ 
thông tin, cải cách thủ tục hành chính công, được Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội biểu dương, 
khen thưởng.
Năm 2017 BHXH Thành phố Hà Nội tổ chức tập huấn về Quy trình nghiệp vụ giao dịch điện 
tử và Bộ công cụ quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và Quyết 
định 838/QĐ-BHXH của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam,Nhằm xây dựng hệ thống BHXH hiện 
đại, chuyên nghiệp, hiệu quả cao ngành BHXH Việt Nam đã xây dựng Quy trình nghiệp vụ, Giao 
dịch điện tử và Bộ Công cụ quản lý thu, sổ, thẻ BHYT và BHXH Thành phố Hà Nội là đơn vị đại 
diện thí điểm triển khai nội dung tập huấn. Với mục tiêu tiến tới xây dựng hệ BHXH điện tử và 
BHYT điện tử phục vụ cho công tác của ngành đạt hiệu quả cao nhất.các vấn đề như phân cấp 
quản lý thu, đối tượng, mức đóng và phương thức đóng; thủ tục hồ sơ, thời hạn giải quyết, quy 
trình thu, khai thác phát triển đối tượng cùng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; 
BHXH tự nguyện, đối tượng tham gia BHYT được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức 
đóng và đối tượng tham gia BHYT theo hộ gia đình; Quản lý nợ; đôn đốc thu nợ, kiểm tra hồ 
sơ đóng BHXH, BHYT, BH thất nghiệp, BHTNLĐ, BNN.....Một số quy trình nghiệp vụ cấp sổ 
BHXH, thẻ BHYT như: xác nhận thời gian tham gia BHTN chưa hưởng, xác nhận lại thời gian 
đóng BHTN khi người lao động tạm dừng hưởng TCTN, hủy hưởng TCTN, chấm dứt hưởng 
TCTN hoặc bị thu hồi tiền TCTN; Điều chỉnh mức đóng, quá trình đóng khi người tham gia đã 
giải quyết chế độ BHXH; Quy trình gộp sổ BHXH... về thủ tục hồ sơ đã cắt giảm từ 09 thủ tục 
hành chính xuống còn 05 thủ tục hành chính; bãi bỏ và bổ sung một số mẫu biểu liên quan đến 
các cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng lao động, nội bộ cơ quan BHXH; Rút ngắn thời gian cấp 
sổ BHXH từ 20 ngày, thẻ BHYT từ 07 ngày xuống còn 05 ngày (không quy định ngày làm việc). 
Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo 
quy định. Đối với trường hợp cấp lại thẻ BHYT: không thay đổi thông tin: không quá 02 ngày kể 
từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Từ ngày 01/01/2019 trở đi: trong ngày khi nhận đủ hồ sơ 
46 TẠP CHÍ KHOA HỌC
QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ
theo quy định; Thay đổi thông tin: không quá 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. 
Trường hợp người tham gia đang điều trị tại các cơ sở KCB, thực hiện trong ngày khi nhận đủ 
hồ sơ theo quy định.....Trong 8 tháng qua, BHXH Thành phố tiếp tục thực hiện rà soát, nhập dữ 
liệu sổ BHXH, hiện đã bàn giao được 207.413 sổ BHXH (trong tháng 8), lũy kế đến nay đã bàn 
giao 1.768.052 sổ BHXH cho người lao động (hoàn thành 96,17% kế hoạch). Bên cạnh đó, trong 
tháng 8 BHXH Thành phố tiếp tục đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính và ứng dụng 
CNTT trong các khâu nghiệp vụ: thực hiện giao dịch hồ sơ điện tử (hiện có 58.592 đơn vị thực 
hiện, chiếm 92,3% các đơn vị tham gia BHXH, BHYT). Tiếp nhận 166.376 lượt giao dịch, trong 
đó giao dịch trực tiếp: 73.149 lượt, giao dịch hồ sơ điện tử: 71.011 lượt và giao dịch hồ sơ qua 
dịch vụ bưu chính: 22.216 lượt; luỹ kế đến nay đã thực hiện tiếp nhận 1.219.072 lượt giao dịch. 
BHXH Thành phố đã phối hợp với Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chi nhánh 
Bắc Hà Nội thực hiện giao dịch hồ sơ điện tử mức độ 4 về kê khai, đóng nộp BHXH, BHYT đối 
với 470 doanh nghiệp.
Những giải pháp thực hiện
Để hoàn thành nhiệm vụ được giao, BHXH TP.Hà Nội đã ưu tiên ứng dụng CNTT, cải cách 
TTHC. Theo đó, ngay từ tháng 6/2012, BHXH Thành phố đã ứng dụng phần mềm “Một cửa” điện 
tử; liên tục bổ sung nâng cấp, giảm tỉ lệ hồ sơ chậm muộn từ 20% (năm 2013) xuống dưới 3% 
(cuối năm 2016). Phần mềm này cũng cho phép theo dõi việc tiếp nhận, luân chuyển, giải quyết, 
trả kết quả giữa các phòng và BHXH các quận, huyện theo quy trình khép kín; đồng thời, xác 
định rõ trách nhiệm của từng CCVC trong thực hiện nhiệm vụ được giao. Đến nay, 100% đơn vị 
SDLĐ và 100% TTHC đã được tiếp nhận và trả kết quả qua hệ thống “Một cửa” điện tử. Với 13 
TTHC được thực hiện giao dịch hồ sơ điện tử, Hà Nội đã có 70% số DN đăng ký giao dịch theo 
phương thức này. Nhờ đẩy mạnh công tác cải cách TTHC, ứng dụng CNTT và sự nỗ lực cố gắng 
của toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức của BHXH TP đã đạt được nhiều kết quả đáng ghi 
nhận. Tính đến hết tháng 11/2018, BHXH TP đã cấp được 100% mã số BHXH cho người tham 
gia BHXH, BHYT; hoàn thành 99,86% việc cập nhật dữ liệu quá trình tham gia BHXH, BHYT, 
BHTN của người lao động vào hệ thống phần mềm quản lý của ngành BHXH để bàn giao sổ 
BHXH đến người lao động nhằm tiến tới đến năm 2020 cấp xong thẻ BHXH, BHYT điện tử cho 
người tham gia BHXH, BHYT.Đồng thời việc áp dụng giám định chi phí khám chữa bệnh BHYT 
trên hệ thống thông tin giám định BHYT đã góp phần giúp cơ quan BHXH quản lý Quỹ BHYT, 
phòng chống lạm dụng, trục lợi quỹ BHYT, kiểm soát chi phí của từng lượt khám, lượt điều trị và 
và đưa ra cảnh báo, giảm thanh toán các chi phí chưa hợp lý nhằm đảm bảo quyền lợi khám, 
chữa bệnh BHYT cho người tham gia. Tính đến nay trên địa bàn TP đã có hơn 9,5 triệu lượt 
khám chữa bệnh với số tiền chi KCB BHYT là 14.799 tỷ đồng, trong đó có 10 bệnh nhân có chi 
phí cao nhất được quỹ chi trả hơn 17 tỷ đồng.
Bên cạnh đó, BHXH Hà Nội còn phối hợp với Công an Thành phố và Sở Tư pháp thực hiện 
liên thông “3 trong 1” (cấp giấy khai sinh, đăng ký hộ khẩu và cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 
tuổi). Theo đó, người dân giờ chỉ cần ngồi tại nhà, khai báo trên mạng intenet hoặc đến UBND 
xã, phường (1 lần) để khai báo hồ sơ điện tử cho 3 TTHC trên. Cách làm này khá đơn giản, tiết 
kiệm được thời gian, công sức, nên được người dân ủng hộ, hoan nghênh.BHXH và Bưu điện 
Hà Nội cũng đã xây dựng quy trình giao nhận, chuyển phát hồ sơ giải quyết TTHC về BHXH. 
Nhờ đó, DN tiết kiệm được thời gian, chi phí, rất thuận tiện, an toàn và bảo mật dữ liệu.
Đặc biệt, BHXH Hà Nội còn tập trung cao độ thí điểm hệ thống phần mềm giám định BHYT 
tại 6 cơ sở KCB. Kết quả cho thấy, phần mềm đã cảnh báo được những chi phí bất hợp lý, ngăn 
47TẠP CHÍ KHOA HỌC
QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ
chặn tình trạng lạm dụng, trục lợi quỹ BHYT... Nói về kế hoạch CCHC giai đoạn 2016- 2020, bà 
Nguyễn Thị Phương Mai- Giám đốc BHXH TP.Hà Nội cho biết, sẽ tập trung xây dựng hệ thống 
CNTT dùng chung, đồng bộ, thông suốt; kết nối liên thông văn bản, dữ liệu điện tử từ BHXH 
Thành phố đến BHXH các quận, huyện, thị xã nhằm phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành và 
phục vụ người dân, DN. Đồng thời, tiếp tục công khai, minh bạch hoạt động của cơ quan trên 
Cổng TTĐT, tạo môi trường điện tử để người dân giám sát, góp ý...
Bên cạnh đó, BHXH Thành phố sẽ tích hợp cơ sở dữ liệu về dân cư để phục vụ chính quyền 
điện tử; triển khai cơ sở dữ liệu dân cư và dịch vụ công theo lộ trình tạo điều kiện để người dân 
sử dụng các dịch vụ cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi, người nghèo, gia đình chính sách, 
người có công, người trên 80 tuổi. Ngoài ra, còn quyết tâm quy trình hóa giải quyết các công việc 
điều hành, quản lý theo hướng ứng dụng CNTT kết hợp với hệ thống quản lý chất lượng ISO...
Khi thưc hiện giải quyết TTHC về BHXH, BHYT, BHXH Thành phố cung cấp 02 giải pháp
1. Tham gia giao dịch hồ sơ điện tử
2. Nộp hồ sơ – nhận kết quả giải quyết qua Bưu điện
Lý do:
THỦ TỤC BẢO HIỂM ĐIỆN TỬ SỬ DỤNG DỊCH VỤ BƯU CHÍNH
- Tiết kiệm thời gian, chi phí; thực hiện 
nhanh gọn;
- Không mất phí dịch vụ, không mất thời 
gian đi lại;
- An toàn dữ liệu với chữ ký số - An toàn, hiệu quả;
* GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ LÀ GÌ?
- Là việc thực hiện kê khai và nộp hồ sơ BHXH qua mạng Internet.
- Thay vì nộp và nhận hồ sơ giấy tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan BHXH, thì 
đơn vị có thể dùng công cụ phần mềm để kê khai và ký số gửi đến cơ quan BHXH và nhận phản 
hồi từ cơ quan BHXH. Giá trị pháp lý của các văn bản thông qua giao dịch điện tử được công 
nhận như việc mô tả bằng văn bản theo phương pháp truyền thống.
* CÁC THỦ TỤC THỰC HIỆN GIAO DỊCH HSĐT:
1. Đăng ký tham gia đối với đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành 
phố khác đến;
2. Báo tăng lao động;
3. Báo tăng lao động, truy thu BHXH đối với người lao động có thời hạn ở nước ngoài (áp 
dụng đối với các trường hợp đóng BHXH thông qua đơn vị SDLĐ);
4. Báo giảm lao động;
5. Thay đổi điều kiện đóng, căn cứ đóng, mức đóng;
6. Tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;
48 TẠP CHÍ KHOA HỌC
QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ
7. Cấp lại thẻ BHYT do bị mất, rách, hỏng (không thay đổi thông tin trên thẻ);
8. Cấp thẻ BHYT hằng năm;
9. Cấp thẻ BHYT cho đối tượng là học sinh, sinh viên;
10. Cấp thẻ BHYT của người chỉ tham gia BHYT do xã/phường hoặc Phòng Lao động & 
Thương binh xã hội quản lý;
11. Cấp sổ BHXH do mất, hỏng (không thay đổi thông tin trên sổ)
Đối với các thủ tục còn lại, BHXH thành phố sẽ tiếp tục rà soát, nghiên cứu để thực hiện giao 
dịch HSĐT khi điều kiện cho phép.
TRÊN CỔNG TTĐT BHXH THÀNH PHỐ, CÁC TỔ CHỨC VÀ CÔNG DÂN CÓ THỂ:
- Tìm kiếm, theo dõi tiến độ, tra cứu kết quả giải quyết hồ sơ đã giao dịch với bộ phận một 
cửa tại 31 điểm giao dịch trên toàn thành phố;
- Tra cứu kết quả đóng hàng năm của người lao động (C13);
- Tra cứu kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (C12) hàng tháng của đơn vị SDLĐ (sử dụng 
file điện tử và chữ ký số).
Hiện tại đã có 6 đơn vị I-VAN đã có phần mềm kê khai và kết nối trực tiếp với cổng GDĐT 
của BHXH Thành phố
- Công ty TNHH Phát triển công nghệ Thái Sơn.
- Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông VNPT - Vinaphone
- Công ty cổ phần Công nghệ tin học EFY Việt Nam
- Công ty cổ phần BKAV
- Tổng công ty viễn thông Viettel
- Công ty cổ phần TS24
Các đơn vị SDLĐ lựa chọn 1 trong 6 đơn vị trên để được hỗ trợ kê khai giao dịch HSĐT 
BHXH, BHYT, BHTN.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tạp chí Bảo hiểm xã hội 
cchc-nganh-bhxh-nhung-nam-tiep-theo-19577
2. Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 8/11/2011; Nghị quyết 76/NQ-CP ngày 13/06/2013
3. Thời bảo tài chính 
cai-cach-hanh-chinh-bhxh-tao-thuan-loi-toi-da-cho-nguoi-dan-va-doanh-nghiep-53103.aspx
4. Tạp chí tài chính 
chinh-nang-cao-chat-luong-phuc-vu-302482.html