Bài thuyết trình Phân tích và thiết kế công việc

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 
NHÓM 2 
NỘI DUNG 
1. Một số khái niệm 
2. Trình tự phân tích công việc 
3. Thiết kế công việc 
4. Định mức lao động 
I. Một số khái niệm 
Phân tích công việc: là quá trình thu thập, phân tích và sắp xếp một cách hệ thống thông tin về đặc điểm một công việc cụ thể. 
Bản mô tả công việc (Job Description) : Đó là kết quả căn bản của tiến trình phân tích công việc, nó mô tả một cách tóm tắt công việc. 
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (Job Specification) Là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc. 
II. Trình tự phân tích công việc 
Tiến trình phân tích công việc gộp thành 4 giai đoạn chính ở hình sau: 
GIAI ĐOẠN 1 
Xác định phạm vi phân tích công việc 
GIAI ĐOẠN 2 
Chuẩn bị phân tích công việc 
GIAI ĐOẠN 3 
Thu thập dữ liệu và phân tích 
GIAI ĐOẠN 4 
Đánh giá giá trị chung của phân tích công việc 
1. Giai đoạn 1: Xác định phạm vi phân tích công việc 
Xác định mục đích của công việc 
 Thiết lập thủ tục để lựa chọn nhân sự, đào tạo nhân viên, phát triển các công cụ để đánh giá thành tích, và thiết lập hệ thống trả lương. 
 Xác định công việc cần phân tích 
 Xác định loại công việc nào trong tổ chức nên được phân tích : những công việc có tầm quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. 
 Xác định người phân tích công việc 
2. Giai đoạn 2: Chuẩn bị phân tích công việc 
 Xác định loại dữ liệu cần thiết 
 Xác định nguồn dữ liệu 
 Nguồn phi con người 
 Nguồn con người 
 Lựa chọn phương pháp cụ thể của phân tích công việc 
 quan sát 
 phỏng vấn 
 bản câu hỏi 
 nhật ký làm việc 
3. Giai đoạn 3 : Thu thập và phân tích dữ liệu. 
Thu thập dữ liệu công việc 
Phân tích thông tin 
Báo cáo kết quả cho tổ chức 
Định kỳ kiểm tra thông tin phân tích công việc 
  Bản mô tả công việc : Bản mô tả công việc là bản liệt kê chính xác và súc tích những điều mà nhân viên phải thực hiện. 
  Bản chi tiết tiêu chuẩn thực hiện công việc : được rút ra từ bản mô tả công việc. 
Tên công việc. 
 Bản tóm tắt. 
 Thiết bị. 
 Môi trường. 
Các hoạt động. 
Quyền hành của người thực hiện công việc: Nên xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành về mặt tài chính và nhân sự, thời gian và giám sát sát chỉ đạo nhân viên dưới quyền. 
Bản mô tả công việc 
4. Giai đoạn 4 : Đánh giá 
Đánh giá kết quả dựa trên tiêu chuẩn về lợi ích, chi phí và tính hợp pháp 
10 tiêu chuẩn để đánh giá 
Mục đích phục vụ 
Tính linh hoạt 
Sự tiêu chuẩn hoá 
Sự chấp nhận của người sử dụng 
Đào tạo cần thiết 
Kích cỡ mẫu 
Phương pháp 
Độ tin cậy 
Thời gian để hoàn tất 
Chi phí 
III.Thiết kế công việc 
Khái niệm 
 Là quá trình kết hợp 
các phần việc rời 
rạc lại với nhau 
để hợp thành 
1 công việc trọn 
vẹn nhằm giao phó cho một cá nhân hay 
một nhóm nhân viên thực hiện. 
Tính thông lệ của công việc 
Các biến số ảnh hưởng thiết kế công việc 
Chất lượng cuộc sống lao động 
Khả năng của người lao động 
Dòng công việc 
Tính chất của môi trường 
Thể hiện ở mức độ xuất hiện các công việc. 
+ Một công việc được xem là có tính thông lệ cao khi công việc đó có xu hướng xuất hiện thường xuyên, ổn định trong một khoảng thời gian dài 
+ Ngược lại một công việc được gọi là tính thông lệ thấp khi mà nó xuất hiện không có quy luật, bất thường, mức độ xuất hiện không thường xuyên, không ổn định. 
1. Tính thông lệ của công việc 
2. Dòng công việc: 
Dòng công việc trong tổ chức thường chịu ảnh hưởng bởi tính chất, bản chất của sản phẩm hay dịch vụ. Sản phẩm hay dịch vụ thường gợi ý trình tự hoặc sự cân đối giữa các công việc nếu tiến trình tạo ra sản phẩm hay dịch vụ muốn hoàn thành hiệu quả. 
Ví dụ: khung của xe hơi phải được chế tạo trước bộ phận cản xốc và cửa. Sau khi trình tự công việc được phân định, sự cân đối giữa các công việc mới được thiết lập. 
3. Chất lượng cuộc sống lao động 
Là mức độ thỏa mãn các nhu cầu khác nhau của họ trong cuộc sống hàng ngày. 
4. Khả năng của người lao động 
Ảnh hưởng rất lớn đến thiết kế công việc. 
 Khi Henry Ford sử dụng dây chuyền sản xuất, ông nhận thấy rằng các công nhân thiếu vắng kinh nghiệm hoạt động trên các dây chuyền tự động hóa. Vì thế công việc phải được thiết kế một cách đơn giản và đòi hỏi ít công tác đào tạo. 
5. Tính chất của môi trường 
Việc thiết kế công việc cũng phải phù hợp với trạng thái vận động biến đổi của môi trường, khi môi trường ổn định thì các kiểu thiết kế công việc thiên về kết cấu chặt chẽ ngược lại khi môi trường nhiễu loạn thì thiết kế có xu hướng thiên về kiểu linh hoạt 
 Các phương pháp thiết kế công việc cá nhân 
a . Chuyên môn hoá công 
 Bản chất của kiểu thiết 
 kế này là chia nhỏ công 
 việc, giao cho mỗi cá 
 nhân ít việc nhưng 
 khối lượng cho 
 mỗi phần việc tăng lên 
CMH công việc nhằm làm giảm phạm vi công việc, phân chia thời gian để hoàn thành công việc; giúp tiết kiệm thời gian, cần ít đầu tư và cho phép người công nhân học việc nhanh chóng. Chi phí đào tạo ở mức thấp nhất vì người công nhân chỉ cần thạo một hoặc một số công việc bộ phận 
=> Cách tiếp cận này nhấn mạnh đến tính hiệu quả trong sự nỗ lực, thời gian, chi phí lao động, đào tạo và thời gian học việc. Ngày nay, kỹ thuật này còn rất hữu hiệu và được sử dụng trong các hoạt động dây chuyền. 
b . Luân chuyển công việc 
 Là kiểu thiết kế công việc chuyên môn hóa trượt ngang. Về nguyên tắc, mỗi công việc vẫn được thiết kế theo hướng chuyên môn hóa, song sự chuyên môn hóa chỉ áp dụng cho công việc còn người lao động nhưng thay đổi bằng cách chuyển chỗ làm việc theo một quy trình nhất định. 
c . Mở rộng công việc 
 Là kiểu thiết kế công việc dựa trên việc mở rộng phạm vi thực hiện công việc của nhân viên bằng cách tăng thêm việc và giảm khối lượng công việc trong mỗi phần việc. Mở rộng công việc bằng cách nhóm những phần việc tương tự chính hoặc những phần việc mà sử dụng công cụ như nhau lại với nhau . 
d. Làm phong phú hoá công việc 
 Đây là kiểu thiết kế công việc bằng cách mở rộng công việc theo chiều sâu. Gia tăng thêm nhiệm vụ và quyền hạn theo chiều sâu cho người lao động, tạo điều kiện cho người lao động được tự quyền quyết định nhiều hơn trong công việc của họ, đồng thời tăng mức độ tự chịu trách nhiệm một cách tương ứng. 
e . Thiết kế công việc theo Modul 
 Theo phương pháp thiết kế này, nhà thiết kế cần nghiên cứu kỹ lưỡng về các công việc phải thực hiện sau đó họ tìm cách chia nhỏ công việc thành các phần việc nhỏ cố gắng sao cho mỗi phần việc như vậy có thể được một người lao động hoàn thành trong vòng vài giờ. 
Nhóm lao động hội nhập 
Áp dụng cho các công việc đòi hỏi sự hợp tác ở cấp nhóm. Nhóm được tổ chưc bao gồm nhiều chuyên môn khác nhau để có khả năng thực hiện được 1 khối lượng công việc hoàn chỉnh nhất định 
Nhóm lao động tự quản 
Là kiểu tổ chức lao động bằng cách làm phong phú hóa công việc theo chiều sâu, các nhóm lao động hỗn hợp được giao cho các mục tiêu phải thực hiện trong những khoảng thời gian nhất định với mức chi phí cho trước 
Nhóm chất lượng 
Là dạng của nhóm xung kích thu hút toàn những người tình nguyện được huấn luyện kĩ để khắc phục những nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, khó khăn khi cần thiết 
3, những phương pháp thiết kế công việc theo nhóm 
4, Thiết kế công việc theo hướng người lao động 
Người LĐ được khuyến khích tham gia vào việc thiết kế lại công việc của họ nhằm có lợi cho cả tổ chức và chính họ 
ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG 
1. Định mức phục vụ 
Là số lượng máy móc, thiết bị, diện tích sản xuấtquy định phục vụ trong một thời gian theo đúng tiêu chuẩn, chất lượng quy định trong những điều kiện cụ thể của kỳ kế hoạch. 
2. Định mức quản lý 
Là số lượng công nhân viên mà 1 cán bộ lãnh đạo, quản lý hoặc kỹ thuật phải phụ trách. 
3. Định mức lao động tổng hợp 
Là lượng lao động sống của những người lao động tham gia để sản xuất một đơn vị sản phẩm 
PHÂN LOẠI ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG 
Theo cấp quản lý: 
Định mức nhà nước 
Định mức ngành 
Định mức tỉnh 
2. Theo mức độ tổng hợp 
Định mức chi tiết 
Định mức tổng hợp 
3. Theo thời gian có hiệu lực 
Định mức năm 
Định mức dài hạn 
III. Vai trò của định mức lao động: 
 Trong công tác quản lý lao động trong các doanh nghiệp, là thước đo không thể thiếu của mọi hoạt động kinh tế của con người. 
 Doanh nghiệp có thể xác định được cụ thể nhu cầu số lượng lao động trong kỳ kế hoạch từ đó mà có kế hoạch bố trí lao động một cách hợp lý và khoa học. 
 Là cơ sở cho việc hoạch toán chi phí sản xuất của doanh nghiệp, theo đó mà nhà quản lý có thể chấp nhận hoạc từ chối đơn đặt hàng. 
IV.PHƯƠNG PHÁP ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG 
1. Phương pháp tổng hợp 
Phương pháp thống kê 
Phương pháp kinh nghiệm 
- Phương pháp dân chủ bình nghị 
2. Phương pháp phân tích . 
Phương pháp phân tích tính toán. 
Phương pháp phân tích khảo sát . 
Phương pháp so sánh điển hình . 
1. Phương pháp tổng hợp 
_ Khái niệm : là phương pháp xây dựng mức không dựa trên cơ sở nghiên cứu phân tích các bộ phận của bước công việc và điều kiện tổ chức kỹ thuật hoàn thành nó, thời gian hao phí chỉ được quy định cho toàn bộ bước công việc. 
_Gồm 3 phương pháp: Thống kê, kinh nghiệm và dân chủ bình nghị 
 - Phương pháp thống kê : là phương pháp xây dựng mức dựa vào các tài liệu thống kê về thời gian hao phí thực tế để hoàn thành bước công việc (giống hoặc tương tự) ở thời kỳ trước. 
 Ví dụ: Có 6 công nhân làm những việc như nhau, theo thống kê ghi lại của từng người, hao phí thời gian trung bình để làm một sản phẩm trong tuần làm việc như sau: 
 45’ ; 39’ ; 52’ ; 49’ ; 41 ; 47’ 
 Mức trung bình để làm sản phẩm : 
 - Phương pháp kinh nghiệm : là phương pháp xây dựng mức dựa vào kinh nghiệm tích luỹ được cán bộ định mức, quản độc phân xưởng hoặc công nhân sản xuất . 
Bước 1: Thống kê kết quả lao động của công nhân. 
Bước 2: Xác định kết quả lao động bình quân. 
Bước 3: Xác định kết quả lao động trung bình tiên tiến 
Bước 4: Kết hợp bước thứ ba với kinh nghiệm của các đốc công, nhân viên kỹ thuật, chuyên gia quản trị nguồn nhân lực để quyết định mức mới. 
 - Phương pháp dân chủ bình nghị 
 Là phương pháp xây dựng mức bằng cách cán bộ định mức dự tính mức bằng thống kê hoặc kinh nghiệm rồi đưa ra cho công nhân thảo luận, bình, nghị quyết định. 
 _Ưu điểm : đơn giản, ít tồn công sức, dễ làm . 
 _ Nhược điểm : không phải là phương pháp định mức khoa học.Chỉ được áp dụng hạn chế, có thời hạn trong điều kiện sản xuất mới trình độ tổ chức lao động và sản xuất còn thấp 
2. Phương pháp phân tích . 
_ Khái niệm : Phương pháp phân tích là phương pháp xây dựng mức bằng cách phân chia và nghiên cứu tỉ mỉ quá trình sản xuất, quá trình lao động, các bước công việc được định mức và các nhân tố ảnh hưởng đến thời gian hao phí. 
_Phương pháp phân tích bao gồm: phương pháp phân tích tính toán, phương pháp phân tích khảo sát và phương pháp so sánh điển hình. 
 Phương pháp phân tích tính toán . 
 Định nghĩa : Là phương pháp xây dựng mức dựa và các tài liệu chuẩn được xây dựng sẵn, vận dụng các phương pháp toán sử dụng công thức để tính toán các thời gian chính và thời gian khác trong mức . 
 Phương pháp phân tích khảo sát . 
 _ Định nghĩa :Là phương pháp xây dựng mức dựa trên các tài liệu nghiên cứu, khảo sát tại nơi làm việc. 
 Phương pháp so sánh điển hình . 
 _Là phương thức xây dựng mức dựa trên những hao phí mức điển hình. Mức điển hình là mức được xây dựng có căn cứ khoa học (bằng phương pháp phân tích) đại diện cho nhóm công việc có những đặc trưng công nghệ hay nội dung kết cấu trình tự thực hiện giống nhau nhưng khác nhau về kích cỡ. 
Định mức lao động 
Kết cấu mức thời gian có căn cứ kỹ thuật: 
1.Thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất 
 thời gian chuẩn kết: 
Là thời gian để chuẩn bị phương tiện sản xuất để chuẩn bị thực hiện và kết thúc công việc. 
VD: nghe tổ trưởng phân công, nhận vật tư,phụ tùng, vệ sinh nơi làm việc. 
Định mức lao động 
Thời gian tác nghiệp: 
- Là thời gian trực tiếp làm thay đổi đối tượng. 
Chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các loại thời gian hao phí. 
Gồm 2 loại:- tác nghiệp chính 
	 - tác nghiệp phụ 
Định mức lao động 
Định mức lao động 
Thời gian phục vụ: 
Là thời gian hao phí để trông coi và bảo đảm cho nơi làm việc hoạt động liên tục trong suốt ngày làm việc. 
Gồm 2 loại: 
 + thời gian phục vụ tổ chức: thực hiện công việc phụ có tổ chức như di chuyển, kiểm tra máy móc thiết bị. 
 +thời gian phục vụ kỹ thuật: làm các công việc có tính chất kỹ thuật nhằm duy trì khả năng làm việc bình thường, như điều chỉnh máy móc 
Định mức lao động 
Định mức lao động 
Thời gian nghỉ ngơi và nhu cầu cần thiết. 
Thời gian nghỉ ngơi: là thời gian nghỉ ngơi cần thiết để duy trì khả năng làm việc bình thường trong suốt ngày làm việc. 
Thời gian nghỉ vì nhu cầu cần thiết: là thời gian ngừng làm việc để giải quyết nhu cầu sinh lý tự nhiên, như đi cệ sinh, uống nước 
Định mức lao động 
Định mức lao động 
Thời gian ngừng công nghệ. 
Là thời gian ngừng làm việc do yêu cầu công nghệ 
VD: thời gian chờ kích nâng lên- hạ xuống. 
Định mức lao động 
Định mức lao động 
2. Thời gian lãng phí: 
Thời gian lãng phí không sản xuất 
 - Là thời gian lãng phí không nhằm mục đích sản xuất. 
 - VD: thời gian giúp người khác làm việc.. 
Thời gian lãng phí tổ chức 
 - là thời gian lãng phí do công tác tổ chức gây nên. 
 - VD: chờ vật tư, phụ tùng, chờ lấy dụng cụ 
Định mức lao động 
Định mức lao động 
Thời gian lãng phí kỹ thuật. 
	- là thời gian do công tác kỹ thuật tạo nên 
	- VD: máy móc dụng cụ hư hỏng 
Thời gian lãng phí công nhân. 
	- thời gian lãng phí do công nhân đi muộn, về sớm, làm việc riêng. 
chú ý: những lãng phí trên là những lãng phí có thê trông thấy, ngoài ra thì còn có lãng phí không trông thấy như: lãng phí do thao tác không hợp lý.. 
Định mức lao động 
3.Kết cấu mức thời gian có căn cứ kĩ thuật 
	Khi định mức lao động, người ta chỉ tính những hao phí thời gian có ích, loại trừ các loại thời gian lãng phí 
M T = M ttn + M tck + M tpv + M tnn 
M T : Định mức thời gian 
M ttn : Định mức thời gian tác nghiệp 
M tck : Định mức thời gian chuẩn kết 
M tpv : Định mức thời gian phục vụ nơi làm việc 
M tnn : Định mức thời gian nghỉ ngơi cần thiết 
	Đối với loại hình sản xuất hàng khối, hàng loạt lớn : 
a pv : % thời gian phục vụ so với thời gian tác nghiệp 
a nn : % thời gian nghỉ ngơi so với thời gian tác nghiệp 
Định mức lao động 
	Đối với loại hình sản xuất hàng loạt nhỏ, đơn chiếc: 
Mức sản lượng ca được tính: 
Định mức tổng hợp cho đơn vị sản phẩm: 
M T = M cn + M pv + M ql 
M cn : mức công nghệ chính