Bài giảng Xây dựng & Quản lý dự án - Chương 7: Theo dõi và kiểm soát dự án - Đặng Xuân Trường

hời gian dự trù thực hiện công việc là thước đo
giữa kế hoạch và thực tế: Vào thời điểm M dự án dự định
phải xong phần việc X với mức chất lượng Q và mức chi
phí dự trù C.
Hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án (1/2) 
13
1. TỔNG QUAN
 Hệ thống theo dõi dự án phải đơn giản, dễ hiểu và
điều hành được
 Số liệu của hệ thống kiểm soát phải thường xuyên
được thu thập, hiệu chỉnh và đánh giá
 Có thể hình thành 1 hệ thống kiểm soát với sự trợ
giúp của máy tính
Hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án (2/2) 
14
1. TỔNG QUAN
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ 
ĐẠT ĐƯỢC (EVM)
15
XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
 Bạn đang ở đâu trên tiến độ?
 Bạn đang ở đâu trong ngân sách?
 Bạn đang ở đâu về công việc đã
hoàn thành?
→ Sử dụng phương pháp giá trị đạt
được EVM (Earned Value Method) để
trả lời.
Chúng ta đã làm như những gì chúng ta 
đã nói chúng ta sẽ làm? 
16
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
 EVM có khả năng:
• Đo lường tiến trình tiến độ và chi phí của dự án (project’s
progress)
• Dự báo ngày hoàn thành và chi phí cuối cùng
• Cung cấp những sai khác (variances) về tiến độ và ngân
sách
 EVM cung cấp những chỉ số tin cậy để chúng ta có thể
đánh giá các dự án
 Nhiều phần mềm hỗ trợ phương pháp EVM
Phương pháp EVM
17
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Sơ đồ hệ thống EVM
18
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
1. Liệu chúng ta đang chậm trễ hay vượt tiến độ?
2. Chúng ta đang sử dụng thời gian hiệu quả như thế nào?
3. Khi nào thì dự án có thể kết thúc?
4. Liệu chúng ta có vượt hay chưa sử dụng hết chi phí?
5. Tài nguyên đang được sử dụng hiệu quả như thế nào?
6. Cần chi phí bao nhiêu để hoàn thành các công việc còn
lại?
7. Chi phí hoàn thành toàn bộ dự án dự trù là bao nhiêu?
8. Đến khi kết thúc dự án thì sẽ vượt hay dưới kinh phí bao
nhiêu?
EVM có thể trả lời các câu hỏi
19
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
 EV như là một sự đo lường thể hiện chi phí đáng lẽ
phải trả so với chi phí thực tế đã trả cho khối lượng
công việc đã làm
 EVM được coi là một công cụ có thể tích hợp cả quy
mô, tiến độ và chi phí của dự án
 Khi dự án đang chậm tiến độ hay vượt chi phí thì EVM
sẽ giúp chúng ta thấy:
• Vấn đề đang xảy ra ở đâu?
• Liệu vấn đề có nghiêm trọng hay không?
• Cần làm những gì để dự án quay lại đúng kế hoạch?
Hiểu về EVM
20
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
EVM và các giai đoạn quản lý dự án
21
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
 Các phương pháp % hoàn thành của công tác:
• Qui tắc 50-50: Giả định 50% khi công tác đã bắt đầu,
50% còn lại khi công việc hoàn thành
• Qui tắc 0-100: Chỉ đánh giá công tác hoàn thành khi đã
thực hiện xong → cách thận trọng
• Qui tắc đầu vào chính (critical input): theo lượng đầu
vào (nhân công, máy móc) chính đã dùng → dễ sai
thông tin
• Qui tắc tỷ lệ (proportional): chia thời gian [chi phí] đến
nay với tổng thời gian [chi phí] để tính % hoàn thành
Ước lượng mức hoàn thành công tác (1/2) 
22
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
 Các phương pháp % hoàn thành của công tác
khác:
• Ý kiến của giám sát viên, chỉ huy trưởng, đốc công
• Đoán hay ước lượng % hoàn thành
• Đơn vị (vật chất) hoàn thành
• Qui tắc điểm mốc (rules of credit hay incremental
milestones)
Ước lượng mức hoàn thành công tác (2/2) 
23
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Ước lượng mức hoàn thành công tác: 
Qui tắc điểm mốc
24
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Phương pháp ước lượng đề nghị vs. 
loại công việc
25
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
1. Thiết lập cột mốc đo lường sự thực hiện
• Phân chia công việc đến mức độ quản lý được
• Gán trách nhiệm quản lý rõ ràng
• Phát triển một chi phí theo giai đoạn cho tất cả các công việc
• Lựa chọn kỹ thuật đo lường EV cho tất cả các công việc
• Duy trì cột mốc đo lường xuyên suốt dự án
2. Đo lường và phân tích trên cơ sở so sánh với cột mốc
• Ghi nhận sự sử dụng tài nguyên khi thực hiện dự án
• Đo lường tiến trình công việc (% complete)
• Tính toán EV
• Phân tích và dự đoán sự thực hiện dự án
• Báo cáo sự thực hiện và đề xuất hành động
Các bước thực hiện EVM
26
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Trình tự thực hiện EVM
27
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Ví dụ: Xác lập Baseline (cột mốc)
28
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Ví dụ: Xác lập Baseline (cột mốc)
29
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Ví dụ: Xây dựng đường cong chi phí kế hoạch
30
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
31
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Ví dụ: Xây dựng đường cong chi phí kế hoạch
 PV (Planned Value) hay BCWS (Budgeted Cost of Work
Scheduled): Chi phí theo kế hoạch của công việc được
thực hiện theo tiến độ cơ sở → giá trị kế hoạch
 AC (Actual Cost) hay ACWP (Actual Cost of Work
Performed): Chi phí thực tế để hoàn thành công việc đã
được thực hiện đến nay → chi phí thực tế
 EV (Earned Value) hay BCWP (Budgeted Cost of Work
Performed): Chi phí theo kế hoạch để hoàn thành công việc
đã thực hiện đến nay → giá trị thu được
 STWP (Time scheduled for work performed): Thời gian
theo tiến độ ban đầu cho công việc cần thực hiện
 ATWP (Actual time for work performed): Thời gian thực tế
cho công việc cần thực hiện
Các thuật ngữ trong EVM (1/4)
32
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Các thuật ngữ trong EVM (2/4)
33
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
 CV (Cost Variance) = EV – AC → khác biệt về chi phí.
CV < 0 → vượt chi phí
 SV (Schedule Variance) = EV – PV → khác biệt về tiến độ
SV < 0 → trễ tiến độ
 CPI (Cost Performance Index) = EV/AC
CPI < 1 → vượt chi phí
 SPI (Schedule Performance Index) = EV/PV
SPI < 1 → trễ tiến độ
 CSI (Cost Schedule Index) = CPI x SPI
CSI càng nhỏ hơn giá trị 1 thì cơ hội đưa dự án trở lại đúng kế
hoạch càng thấp
Các thuật ngữ trong EVM (3/4)
34
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
EVM và các câu hỏi trong quản lý dự án
35
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
 Sử dụng SV:
• SV > 0: Công việc/dự án đang vượt tiến độ
• SV < 0: Công việc/dự án đang chậm tiến độ
• SV = 0: Công việc/dự án đang đúng tiến độ
 Sử dụng SPI:
• SPI > 1: Công việc/dự án đang vượt tiến độ
• SPI < 1: Công việc/dự án đang chậm tiến độ
• SPI = 1: Công việc/dự án đang đúng tiến độ
Đánh giá sự thực hiện – thời gian
36
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
 Sử dụng CV:
• CV > 0: Công việc/dự án đang sử dụng chi phí chậm kế hoạch
• CV < 0: Công việc/dự án đang sử dụng vượt chi phí
• CV = 0: Công việc/dự án đang sử dụng chi phí đúng kế hoạch
 Sử dụng CPI:
• CPI > 1: Công việc/dự án đang sử dụng chi phí chậm kế hoạch
• CPI < 1: Công việc/dự án đang sử dụng vượt chi phí
• CPI = 1: Công việc/dự án đang sử dụng chi phí đúng kế hoạch
Đánh giá sự thực hiện – thời gian
37
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Ma trận sự thực hiện
38
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Tích hợp các giá trị EVM 
39
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Tích hợp các giá trị EVM 
40
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Ví dụ:
41
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
 Cho một dự án có tiến độ thực hiện như hình vẽ. Tiến hành đánh
giá tiến trình thực hiện dự án vào ngày thứ 6. Tại ngày kiểm tra
này, khối lượng thực hiện được của công tác được ghi trên hình.
 Hãy tính toán các giá trị SV, CV, SPI, CPI, BAC, EAC của từng
công tác và của dự án.
42
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Các chỉ số
Công tác
Dự án
A B C D E
Thời gian thực hiện
Chi phí
% hoàn thành
PV
EV
AC
CV
SV
CPI
SPI
BAC
EAC
VAC
Bài tập:
43
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
 Cho một dự án có tiến độ thể hiện như ở dưới và số liệu ghi
nhận được cho đến ngày kiểm soát. Hãy vẽ đường BCWS và
dùng phương pháp EVM để đánh giá tình trạng dự án này
Bài tập:
44
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Công
việc
%HT AC PV EV CV CPI SV SPI
A
B
C
D
DỰ ÁN
AC PV EV CV CPI SV SPI
BAC ETC EAC VAC EACt TCPI
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG 
ĐƯỜNG CONG S (S-CURVE)
45
XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
 Ý nghĩa
 Kiểm soát dự án bằng cách xây dựng một đường cong
trình bày mối quan hệ giữa chi phí, công việc với thời
gian.
 Phân tích đường cong S có thể:
 Kiểm soát chi phí (ngân sách) cùng với tiến độ.
 Kiểm soát tiến trình (số lượng và chất lượng của công
việc) và tiến độ.
 Dùng những đường cong kết hợp nhau nhằm kiểm soát
chi phí, công việc và tiến độ
PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG CONG S
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
46
 Đường quan hệ thời gian-
công việc: thể hiện khối lượng
công việc tích lũy theo thời
gian.
 Thông thường khối lượng công
việc tích lũy được thể hiện dưới
dạng phần trăm hoàn thành
 Khối lượng công việc đôi khi
cũng được xem xét dưới dạng
giờ công thực hiện
Quan hệ thời gian – công việc
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
47
 Đường quan hệ thời gian
– chi phí: thể hiện chi phí
tích lũy theo thời gian của
dự án
 Thông thường chi phí tích
lũy cũng được thể hiện
dưới dạng phần trăm
Quan hệ thời gian – chi phí
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
48
 Giá trị kế hoạch (baseline)
 Trước khi DA bắt đầu cần chuẩn bị một bảng tiến độ
chi tiết. Bảng tiến độ này được xem là cơ sở
(baseline)
 Các giá trị tích lũy của baseline được thể hiện dưới
dạng đường cong S gọi là đường cong S kế hoạch
 Giá trị thực tế (actual)
 Tiến trình thực hiện được ghi nhận liên tục. Các số
liệu thực tế ghi nhận này được gọi là giá trị thực tế
 Các giá trị ghi nhận tích lũy thể hiện dưới dạng
đường cong S gọi là đường cong S thực tế
Giá trị kế hoạch (baseline) vs thực tế (actual) 
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
49
 Tại cuối ngày thứ 8
chúng ta có chi phí
là 55% của tổng chi
phí, công việc đã
làm đạt 57% của
toàn bộ công việc
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
50
Giá trị kế hoạch (baseline) vs thực tế (actual) 
 Vẽ chung hai
đường cong S
của khối lượng
và chi phí vào
cùng một biểu đồ
 Độ dài thang đo
của khối lượng
sẽ được thể hiện
bằng ½ độ dài
thang đo của chi
phí
Tích hợp các giá trị vào một biểu đồ
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
51
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
52
Nếu giả định chi 
phí độc lập với
công việc có thể
dẫn đến đánh giá 
sai tình trạng 
thực tế.
Vượt 8% 
chi phí
Tích hợp các giá trị vào một biểu đồ thống nhất 
Chi phí phải là một hàm số của công việc
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
53
Có 4 khả năng sẽ xảy ra
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
54
 Thường xảy ra nhất
• Vượt chi ngân sách
• Chậm tiến độ
 Thông thường
• Vượt chi ngân sách
• Tiến độ nhanh
 Thông Thường
• Chi dưới ngân sách đã dự trù
• Chậm tiến độ
 Ít xảy ra nhất
• Chi dưới ngân sách đã dự trù
• Vượt tiến độ
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
55
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
56
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
57
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
58
Vẽ đồ thị 
đường cong 
chữ S từ các 
số liệu bên
Bài tập 1
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
59
 Cần phân tích chi tiết lý do dự án hoàn thành muộn hay bị
vượt chi phí
 Các vấn đề có thể do nhiều nguyên nhân: làm lại, năng
suất thấp hoặc cũng có thể do baseline không chính xác.
 Phương sai của chi phí nếu chỉ dựa duy nhất vào tiến độ
có thể mang lại những kết quả sai lệch.
 Phương sai của tiến độ có thể khó xác định bởi vì tiến
trình thực tế không dễ để đo lường
 Phương sai của chi phí dựa trên tiến trình thực tế kết hợp
với phương sai của tiến độ mang lại kết quả tốt nhất
Lưu ý về phương pháp đường cong S
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
60
 Cần thiết lập một thời điểm kiểm tra chính xác trước
khi sử dụng 50% chi phí.
• Có thể ước lượng về sự hoàn thành của dự án.
• Có dữ liệu đầu vào để kiểm soát dự án hiệu quả.
 Không có gì thay thế được sự theo dõi kiên trì.
• Giữ tiến trình đúng hướng và đúng với các cột mốc quan
trọng
• Hạn chế các trì hoãn và các sai lầm không lường trước
• Cung cấp dữ liệu cho các cuộc đàm phán khi có tranh
chấp.
Lưu ý về kiểm soát dự án
3. KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG ĐƯỜNG CONG S
61
4. DỰ BÁO TRÌNH TRẠNG DỰ ÁN
62
XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
 BAC (Budget at completion): ngân sách kế hoạch để hoàn
thành DA
 WR (Work remaining): chi phí theo ngân sách của phần
công việc chưa hoàn thành = BAC - EV
 EAC (Estimated cost at completion): chi phí dự báo để
hoàn thành DA
 ETC (Estimated cost to complete): chi phí dự báo của
phần công việc chưa hoàn thành
 TCPI (To Complete Performance Index): chỉ số thực hiện
khi hoàn thành; TCPI = (BAC – EV)/(BAC – AC) → giá trị
của mỗi đồng còn lại trong ngân sách sẽ phải thu được về
mặt lý thuyết để dự án không vượt ngân sách
Các thuật ngữ khác trong EVM
4. DỰ BÁO TÌNH TRẠNG DỰ ÁN
63
 PP dự toán ban đầu (Original Estimate Approach):
• ETC = WR = BAC – EV → nếu giả định dự toán ban đầu
vẫn hợp lý cho phần công việc còn lại.
• EAC = AC + ETC = AC + BAC – EV = BAC – (EV – AC) =
BAC – CV
 PP dự toán điều chỉnh (Revised Estimate Approach):
• ETC = WR/CPI = (BAC – EV)/CPI → nếu giả định khuynh
hướng (trends) thực hiện dự án như vừa qua
• EAC = AC + ETC = AC + (BAC – EV)/CPI = AC + BAC/CPI
– EV/CPI = BAC/CPI
Dự báo về tình trạng dự án (1/2)
64
4. DỰ BÁO TÌNH TRẠNG DỰ ÁN
 Phương pháp kết hợp 2 phương pháp trên:
• Khi % hoàn thành < 50% → dùng phương pháp dự toán
ban đầu
• Khi % hoàn thành > 50% → dùng phương pháp dự toán
điều chỉnh
Dự báo về tình trạng dự án (2/2)
65
4. DỰ BÁO TÌNH TRẠNG DỰ ÁN
CÁC ĐƯỜNG CONG TRONG EVM
66
BCWP
BCWS
ACWP
4. DỰ BÁO TÌNH TRẠNG DỰ ÁN
 Giả sử một công việc dự định hoàn thành hôm nay,
với chi phí là 20 triệu đồng. Nhưng bạn chỉ mới hoàn
thành 3/4 công việc, và đã hết 17.5 triệu đồng. Tại
ngày hôm nay:
• BCWS (PV), BCWP (EV), và ACWP (AC) = ?
• CV và SV = ?
• CPI, SPI, và CSI = ?
• ETC và EAC = ?
Ví dụ 1:
67
4. DỰ BÁO TÌNH TRẠNG DỰ ÁN
• Dự án kéo dài 10 tuần, đang hết tuần thứ 7
Ví dụ 2: (1/5)
68
4. DỰ BÁO TÌNH TRẠNG DỰ ÁN
 Ước lượng mức hoàn thành công tác trong theo dõi và
kiểm soát tiến độ ở trên theo quy tắc 50-50.
 Tình trạng dự án có thay đổi khi ước lượng mức
hoành thành công tác theo quy tắc khác? Ví dụ quy
tắc tỷ lệ?
Ví dụ 2: Mở rộng
69
4. DỰ BÁO TÌNH TRẠNG DỰ ÁN
 Theo kế hoạch, Bạn cần hoàn thành công việc A trong
ngày hôm nay. Chi phí theo kế hoạch của công việc là
1,000$. Thực tế bạn đã sử dụng 900$ tới ngày hôm nay
nhưng bạn mới hoàn thành 90% công việc.
 Chênh lệch chi phí và tiến độ của công việc A là thế nào?
Ví dụ 3:
70
4. DỰ BÁO TÌNH TRẠNG DỰ ÁN
Chi phí dự án theo kế hoạch là 100,000$. Nếu BCWP của
dự án là 8000 $ và ACWP là 9,300$, EAC mới của dự án là
bao nhiêu?
Ví dụ 4:
71
4. DỰ BÁO TÌNH TRẠNG DỰ ÁN
Bạn đang thực hiện một dự án mà được dự tính hoàn thành vào
ngày 5/5 với chi phí 150,000$. Hôm nay là ngày 9/5 và dự án
hoàn thành 85%. Bạn đã sử dụng 145,000$. Trả lời các câu hỏi
sau:
1. BAC của dự án là bao nhiêu?
2. BCWS, BCWP và ACWP của dự án là bao nhiêu?
3. Tính toán CV?
4. Tính toán SV?
5. Tính toán CPI và SPI?
6. Tính toán EAC mới?
7. Tính tán ETC?
Ví dụ 6:
72
4. DỰ BÁO TÌNH TRẠNG DỰ ÁN
73
XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
Dang Xuan Truong, Ph.D
KẾT THÚC CHƯƠNG 7
(Mời xem tiếp Chương 8)
Bài giảng được biên soạn cùng với HUNG. NGUYEN DUY, PhD Candidate (Italia)