Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án - Tổng quan - Nguyễn Anh Hào

 Tổ Chức Sản Xuất 
Sản Phẩm Đa Phương Tiện 
 Phần 3: Quản lý dự án 
 Tổng quan 
 Nguyễn Anh Hào 
 2015 
 Giới thiệu 
• Mục tiêu: 
 – Nắm được các vấn đề trong quản lý dự án và các 
 phương pháp, kỹ thuật giải quyết từng vấn đề để áp 
 dụng. 
• Tài liệu hổ trợ: 
 – PMBOK, 3rd edition 
 – Information Technology Project Management 
 – OR-10 Project Management with PERT & CPM 
 – Resource management techniques - crashing, 
 leveling 
 Dự án là gì ? 
~ Dự án là sự nổ lực tạm thời để làm ra sản phẩm (và / 
 hoặc dịch vụ) đặc thù. (PMBOK) 
• Nổ lực: là sự cố gắng nhiều hơn bình thường. 
• Tạm thời: có thời điểm bắt đầu và kết thúc, vai trò và 
 trách nhiệm của những người thực hiện dự án cũng 
 chỉ có trong khoảng thời gian này. 
• Đặc thù: không phổ biến, thể hiện ở 
 1. Sản phẩm đặc thù: không mua được, phải tự làm 
 2. Công việc đặc thù: trước đây chưa từng làm (chưa biết cách 
 làm nào tốt nhất). 
 Sự hình thành dự án 
• Nguyên nhân nào đưa đến sự thành lập ra một dự án ? 
• Do một tổ chức/cá nhân/nhà nước cần giải quyết vấn đề đặc 
 thù nào đó chưa có sẵn giải pháp. 
 – Vd: sửa chữa máy, phát triễn mạng lưới điện, cải tạo csht 
 thông tin, 
• Dự án là một phương thức biến tài nguyên có sẵn (như tiền, 
 nhân lực, công cụ,..) thành ra những kết xuất được mong đợi, 
 gọi là các chuyển giao của dự án (thể hiện qua sản phẩm và 
 dịch vụ mà dự án cung cấp). 
• Dự án được hình thành khi nó có ý nghĩa thiết thực (có ích) 
 cho đối tượng nào đó (gọi là tổ chức thụ hưởng). Mức độ về 
 giá trị lợi ích mà dự án cung cấp cho tổ chức thụ hưởng được 
 gọi là MOV. 
 Các thuộc tính của dự án 
1. Thời hạn (time frame). Mọi dự án đều phải có sản phẩm /dịch 
 vụ chuyển giao để ứng dụng đúng lúc, đúng bối cảnh => thời 
 điểm kết thúc dự án được xác định ngay khi các chuyển giao 
 được định nghĩa (khi hình thành dự án). Khi đã chuyển giao 
 xong thì sự tồn tại của dự án không còn cần thiết. 
2. Mục đích-mục tiêu của dự án là cơ sở dùng để xem xét (chấp 
 nhận hoặc từ chối) các yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ mà nó 
 sẽ cung cấp. 
3. Chủ sở hữu sản phẩm dịch vụ của dự án. 
4. Nguồn lực để thực hiện dự án, được cung cấp bởi chủ sở hữu 
 dự án (tổ chức, nhà nước hoặc cá nhân-nhà tài trợ). 
 Các thuộc tính của dự án 
5. Các vai trò (roles). Mỗi cá nhân tham gia vào dự án sẽ có một 
 vai trò (quyền hạn, trách nhiệm) nào đó, như trưởng dự án, 
 nhà tài trợ,... gọi chung là tác nhân (stakeholder). 
6. Các rủi ro và giả định (assumptions). Trong những tình huống 
 không chắc chắn, người ta đặt ra các giả định (assumptions) 
 để chọn được phương án đơn giản hơn. 
7. Sự phụ thuộc giữa các công việc. 
8. Sự thay đổi phát sinh sau khi lập kế hoạch thực hiện (vd: thay 
 đổi yêu cầu, thay đổi cách thực hiện, thay đổi mục tiêu,) là 
 nguồn gốc phát sinh rủi ro cho dự án. 
 Tiến trình – Công việc 
~ Tiến trình là một (hoặc một chuổi) hành động tạo ra sự 
 thay đổi đúng như mong muốn. 
 – Sự thay đổi này là kết quả mà người ta muốn có được 
 từ công việc (góp phần tạo ra giá trị cho dự án). 
• Tiến trình có 5 thuộc tính cơ bản: đầu vào, đầu ra, thời 
 gian, nguồn lực và ràng buộc: 
 Ràng buộc 
 thời gian thực hiện 
 Đầu vào Đầu ra 
 Nguồn lực 
 Những gì mà công việc cần Những gì mà người ta cần công việc 
 tạo ra. 
 Ràng buộc 
~ Là những yêu cầu đối với công việc để công việc sẽ 
 tạo ra được kết quả đúng như mong muốn. 
1. Ràng buộc trên kết quả 
 – Yêu cầu đối với sản phẩm: chức năng, đặc tính 
2. Ràng buộc trên hành động 
 – Trình tự thực hiện, khuông mẫu giao tiếp, báo cáo 
3. Ràng buộc trên liên kết giữa các công việc 
 – Thời điểm bàn giao, cách thức chuyển giao kết quả 
 – Đầu vào của một công việc thường đòi hỏi một số kết quả 
 chuyển giao từ các công việc được thực hiện trước nó, 
 hình thành ra các ràng buộc phụ thuộc giữa các công việc 
 – dự án phải thỏa mãn các ràng buộc này để các công việc 
 không bị ách tắc 
 Các loại tiến trình dự án 
1. Tiến trình sản xuất (Product Oriented Processes) là các tiến 
 trình trực tiếp tạo ra sản phẩm/dịch vụ cho dự án, vd: khảo sát, 
 thi công, lắp ráp, cài đặt, chuyển giao,.. 
 - Các tiến trình sản xuất liên kết nhau theo mô hình tạo sản 
 phẩm (vòng đời phát triễn sản phẩm, SDLC) 
2. Tiến trình quản lý (Project Management Processes) là các tiến 
 trình hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường tất cả các nội 
 dung của dự án (vd: yêu cầu, nguồn lực, công việc, thời hạn, 
 rủi ro,); nó không trực tiếp tạo ra sản phẩm / dịch vụ của dự 
 án, nhưng nó tạo ra môi trường làm việc thuận lợi nhất để đạt 
 được mục tiêu của dự án. 
 tt.quản lý đối với tt.sản xuất 
1. Hoạch định: định nghĩa công việc cần làm cùng với các hạn 
 mức (tiền, thời gian, mức độ yêu cầu,..) 
2. Điều khiển: hướng dẫn,sửa sai cho công việc để đạt mục tiêu. 
3. Giám sát: nhận biết về môi trường thực hiện công việc để 
 nhận biết các yếu tố rủi ro, khả năng hoàn thành (định tính). 
4. Đo lường: định lượng các yếu tố đã nhận biết được để hoạch 
 định và điều khiển. 
 hoạch định,điều Output 
 khiển 
 giám sát, đo lường tiến trình sản xuất 
 Input tiến trình quản lý 
 Các nhóm công việc quản lý 
 Lập kế hoạch Thực thi 
 Kết thúc 
 Khởi động 
• Các nhóm cũng có thể xếp chồng lên nhau 
• Nhóm công việc lập kế hoạch và thực thi kế hoạch được thực hiện 
 trong suốt vòng đời dự án 
 Các giai đoạn dự án 
 Dự án chia ra nhiều giai đoạn (phases, stages), mỗi giai đoạn 
gồm một nhóm công việc có chung 1 mục đích: thỏa mãn mục 
tiêu nhỏ của dự án (là một phần của sản phẩm sẽ chuyển giao 
cho tổ chức thụ hưởng hoặc giai đoạn kế tiếp) 
– Để phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót, 
– Để quyết định dự án có cần thực hiện tiếp hay không. 
 Giai đoạn Giai đoạn Thực hiện Giai đoạn 
 Khởi động Kết thúc 
 Chuyển giao 
 Chi phí và nhân lực nhân phívà Chi 
Điểm bắt đầu Điểm kết thúc 
 Vòng đời dự án - PLC 
PLC – Project Life Cycle 
1. Định nghĩa dự án (khởi động): xác định giá trị của dự án đối với 
 tổ chức (MOV). 
2. Lập kế hoạch dự án: xác định các công việc của dự án, thời 
 điểm bắt đầu và kết thúc, nguồn lực thực hiện, các tiêu chí 
 đánh giá,; có thể hiện mô hình phát triễn sản phẩm. 
3. Thực thi dự án: trong đó công việc quản lý chính là giám sát và 
 điều khiển để bảo đãm mọi công việc trong bản kế hoạch đều 
 được thực hiện đúng. 
4. Đóng dự án: để khẳng định dự án đã hoàn thành đầy đủ trách 
 nhiệm của nó (chuyển giao đúng yêu cầu,). 
5. Đánh giá dự án: xem xét những thành công và thất bại của dự 
 án để chia sẽ với tổ chức thụ hưởng dự án. 
 Giải quyết vấn đề 
• Vấn đề (problem): là sự khác biệt giữa hiện trạng thực 
 tế và mong muốn 
• Giải pháp (solution): là cách thức làm giảm bớt sự 
 khác biệt giữa hiện trạng và mong muốn. 
 – Giải pháp là một phương án được chọn (được cho là tốt 
 nhất) để áp dụng. 
• Phương pháp giải quyết vấn đề (problem solving): là 
 cách tìm và áp dụng giải pháp. 
 1.Nhận thức hiện trạng 
• Nhận thức hiện trạng (bối cảnh phát sinh vấn đề) là nhận 
 biết các biểu hiện bên ngoài của nguyên nhân nào đó. 
 – Vd: mức tiêu hao nguyên liệu trong kho vượt mức bình thường. 
• Dựa trên các tín hiệu nguy cơ, các nhà quản lý cần tìm hiểu 
 nguyên nhân của chúng để xác định ảnh hưởng của nó. 
 – Vd: hao nguyên liệu do nguyên liệu kém chất lượng. 
• Nếu ảnh hưởng của các tín hiệu nguy cơ nằm trong phạm 
 vi trách nhiệm của người quản lý thì nó trở thành vấn đề mà 
 người đó cần giải quyết. 
 – Người quản lý kho: có trách nhiệm trực tiếp 
 – Người sử dụng nguyên liệu: có trách nhiệm liên đới trên chất lượng 
 sản phẩm 
 2. Định nghĩa vấn đề 
• Định nghĩa vấn đề là xác định chính xác yêu cầu gì cần phải 
 được thỏa mãn ở mức độ nào trong thời hạn bao lâu. 
• Ảnh hưởng (đang hoặc sẽ gây tác hại) từ nguyên nhân là 
 thứ cần phải tìm hiểu để định nghĩa vấn đề. 
• Vấn đề được định nghĩa quá lớn sẽ không tìm được giải 
 pháp khả thi vì không đủ tài lực để giải quyết; ngược lại, vấn 
 đề được định nghĩa quá nhỏ (hoàn toàn khả thi) thì lại không 
 giải quyết được trọn vẹn cho vấn đề đã phát hiện. 
• Định nghĩa vấn đề đúng mức là nhằm tìm ra giải pháp tốt 
 nhất cho vấn đề (không đặt ra yêu cầu quá cao hoặc quá 
 thấp). 
 3. Tìm giải pháp 
• Là tìm nhiều phương án cho vấn đề và chọn một phương án tốt 
 nhất trong số đó để làm giải pháp (hành động thực tế). 
• Giải pháp được chọn là một phương án thoả mãn tốt nhất các 
 tiêu chí đánh giá. 
 Chọn Chọn án phương
 Vấn đề phương án Tìm Phương án 1 
 Phương án 2 
 Giải pháp 
 Phương án 3 
 Phát sinh phương án và Chọn phương án theo 
 các tiêu chí đánh giá các tiêu chí đánh giá 
 Tiêu chí tìm giải pháp 
• Một tiêu chí là một nội dung đo lường được (vd: thời 
 gian hoàn tất một công việc), để đánh giá mức độ 
 đạt/không đạt yêu cầu của nội dung đo. 
• Các tiêu chí này là thước đo giá trị của phương án ở 
 mỗi phương diện khác nhau: 
 1. Phương diện kinh tế (tiền) 
 2. Phương diện kỹ thuật (độ phức tạp) 
 3. Phương diện vận hành (giá trị sử dụng) 
 4. Phương diện kế hoạch (thời gian) 
 5. Phương diện pháp lý (luật) 
 6. Phương diện chính trị xã hội (thái độ của cộng đồng) 
 4. Thực thi giải pháp & đánh giá 
• Giải pháp chỉ là ý tưởng trong nhận thức. 
• Thực thi giải pháp là áp dụng giải pháp vào 
 thực tế để tạo ra kết quả thực trong thế giới 
 thực. 
• Đánh giá kết quả là đối chiếu giữa kết quả dự 
 kiến từ giải pháp và kết quả thực, để tìm ra 
 những điểm không phù hợp giữa dự kiến và 
 thực tế, từ đó quyết định các hành động tiếp 
 theo như: ngưng áp dụng giải pháp/cải tiến giải 
 pháp/tạm hoãn giải pháp, 
 Sự tinh chỉnh từng bước 
• Do tính đặc thù, dự án được thực hiện thận trọng bằng 
 cách tinh chỉnh từng bước để giảm bớt việc sửa sai 
 (rework). 
• Tinh chỉnh từng bước là một quá trình hoàn thiện dần sản 
 phẩm qua từng bước thực hiện cẩn thận (đặt từng mục 
 tiêu nhỏ, cân nhắc cách làm, đánh giá rút kinh nghiệm). 
 Hiện trạng Mục tiêu Thực hiện Kết quả Tinh chỉnh 
 1 
 Cần 
 2 Không 
 Đối chiếu