Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án - Quản lý tổng thể - Nguyễn Anh Hào

 Tổ Chức Sản Xuất 
Sản Phẩm Đa Phương Tiện
 Phần 3: Quản lý dự án
 Quản lý tổng thể
 Nguyễn Anh Hào
 2015
 Khái niệm
• Quản lý tổng thể bao gồm các tiến trình cần thiết 
 để định nghĩa và liên kết các tiến trình quản lý dự 
 án với các tiến trình tạo sản phẩm của dự án, 
 nhằm bảo đảm cho các nguồn lực trong dự án 
 được phối hợp với nhau một cách hài hòa, nhất 
 quán.
 – Công việc chính của quản lý tổng thể là hoạch định
 (plan) và lập lịch thực hiện (schedule).
 – Hoạch định: định nghĩa công việc+định nghĩa nguồn lực 
 cho công việc+phân bố thời gian cho công việc
 – Lập lịch thực hiện: phối hợp tối ưu công việc+nguồn 
 lực+thời gian thành một thời khóa biểu.
 2
 Nguyên lý W5HH
Barry Boehm, “Anchoring the Software Process”, 1996
1. Why is the system being developed ? - hiểu việc cần 
 làm
2. What will be done ? – Cần làm gì 
3. By When ? – Khi nào thì làm
4. Who is responsible for a function ? – Ai chịu trách 
 nhiệm
5. Where are they organizationally located ? – Họ ở đâu
6. How will the job be done technically and manegerially ? 
 – làm thế nào để công việc được thực hiện một cách có 
 quản lý và có kỹ thuật
7. How much of each resource is needed ? – Đối với mỗi 
 3loại nguồn lực: ta cần nhiều đến cở nào ?
 Cấu trúc tổng thể của một dự án
 Yêu cầu 
  Khởi động Tổ chức, 
 dự án stakeholders
 Hiện trạng 
 Project Charter Thay đổi yêu cầu
Lập kế hoạch  Lập kế hoạch Thay đổi  Kiểm soát 
 chi tiết tổng thể kế hoạch thay đổi
 Q.Lý Chất lượng Baseline Project Plan Cải tiến, khắc phục, 
 Q.Lý Phạm vi phòng ngừa
 Q.Lý Thời gian  Thực hiện  Giám sát & 
 Q.Lý Chi phí dự án điều khiển 
 Q.Lý Nhân lực
  Các chuyển giao
  Kết thúc 
 dự án
 4
 Thiết lập môi trường cho dự án
1. Thiết lập nhóm khởi động dự án
 – Key team/person
2. Thiết lập quan hệ với các tác nhân ngoài dự án
3. Thiết lập các thủ tục quản lý dự án
4. Thiết lập môi trường làm việc cho dự án
 – Project charter
 – Kế hoạch thực hiện (Schedule)
 – Công việc quản lý được
 5
 Project Charter (tôn chỉ của dự án)
Gồm các nội dung chính sau đây:
1. Các vấn đề của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải tiến
2. Mục tiêu của dự án
3. Yêu cầu đối với dự án
4. Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án 
5. Giả định (assumptions) và phụ thuộc (dependencies)
6. Chuyển giao (deliverables) và mốc đánh giá
 (milestones) 
7. Lợi ích của dự án đ/với tổ chức, và kinh phí thực hiện
8. Nơi cấp nguồn lực cho dự án
9. Vai trò và trách nhiệm của Stakeholders đối với dự án 
 (trong đó có trưởng dự án)
 6
 Công việc quản lý được
~ Là công việc thỏa mãn tất cả các điều kiện sau:
1. Đủ đơn giản, nhỏ để có thể phân công cho 1 người 
 thực hiện và thực hiện đúng.
2. Biết rõ hậu quả của công việc
3. Kết quả của công việc có thể đo lường được.
4. Biết rõ phương pháp hoặc kỹ thuật thực hiện công 
 việc
5. Biết rõ các ràng buộc (phụ thuộc) giữa công việc với 
 các công việc trước nó và sau nó.
 7
 Kế hoạch thực hiện
Là thời khóa biểu của dự án, thỏa mãn các yêu cầu sau:
1. Chỉ có những công việc quản lý được.
2. Tất cả các công việc quản lý được của dự án đều 
 được phân công đến từng cá nhân (cùng với các 
 công cụ và cách thực hiện), để họ biết rõ tất cả 
 những gì cần làm cho dự án.
3. Tất cả các công việc đều chỉ nhằm làm thỏa mãn 
 cho BPP, để bảo đảm tính khả thi của dự án (không 
 bị vượt quá kinh phí, thời gian,..).
4. Phương pháp kiểm tra đánh giá kết quả của công 
 việc được thiết lập cùng với lịch thực hiện
 8
 Baseline Project Plan (BPP)
I. Phần giới thiệu
II. Phần mô tả giải pháp được chọn
 – Các phương án đã biết, giải pháp được chọn, kết quả từ 
 giải pháp, các rủi ro và cách khắc phục.
III. Phần đánh giá khả thi
 – Nêu những khó khăn (rủi ro) và các phương án khắc 
 phục để chứng tỏ dự án có khả năng thực hiện được.
IV. Kế hoạch quản lý chi tiết 
 – Định chuẩn cho từng công việc như kết quả phải đạt, thời 
 gian thực hiện, hạn mức chi phí.
 – Các quy tắc, ràng buộc, thủ tục.
 9
 Xếp hạng phương án (Rating)
1. Phân rã tiêu chí và định mức độ quan trọng 2. Cho điểm từng phương án trên từng tiêu 
của mỗi tiêu chí đối với mục tiêu chung của các chí và tính tổng điểm của mỗi phương án
phương án
 Mục tiêu Dự án A Dự án B
 0.3 0.7
 C1 C2 ĐA11 ĐA22 ĐB22
 Điểm đánh giá trên mỗi tiêu chí Ci
 0.5 0.5 0.6 0.4
 C11 C12 C21 C22 C11 C12 C21 C22
 W11= 0.3 x 0.5 = 0.15 W22= 0.28 W11 W12 W21 W22
 Tiêu chí đánh giá Ci và mức RA = (  ĐAi * Wi ) / ( Wi )
 10
 độ quan trọng của nó, Wi RB = (  ĐBi * Wi ) / ( Wi)
 Case Study
• Công ty Broadway Entertainment cần thiết lập một 
 phần mềm phân tích thị trường gồm có 3 công việc : 
 phân nhóm khách hàng, in cánh bướm tiếp thị cho 
 từng nhóm và giám sát các đơn đặt hàng của khách.
• Sự thành công của hệ thống này phụ thuộc vào chi 
 phí đầu tư (phần cứng, phần mềm), thời gian xây 
 dựng hệ thống và khả năng đáp ứng của các chức 
 năng được tích hợp vào phần mềm.
 11
 Thiết lập các tiêu chí đánh giá
 Goal: p.án 
 tốt nhất
 0.25 0.5
 Chi phí 0.25 Chức năng
 0.5 0.3
 Thời gian In
 0.5 0.4 0.3
 P.cứng 0.25 0.15
 0.125 P.mềm Phân khúc Giám sát
 0.125 0.2 0.15
~ Chi Phí (phần cứng, phần mềm), Thời gian và Chức năng 
 (phân khúc, giám sát đơn đặt hàng, in cánh bướm) là các tiêu 
 chí để đánh giá các phương án, mỗi tiêu chí mang một giá trị 
 thể hiện mức độ góp phần vào sự hài lòng về phương án “lý 
 tưởng” mà công ty B.E. đang mong đợi.
 12
 Khảo sát các phương án thực tế
Tiêu chí đánh giá Ph.án 1 Ph.án 2 Ph.án 3
A. Thời gian
 Thời gian thực hiện 12 tháng 6 tháng 6 tháng
B. Chi phí
 Mua phần cứng $ 15.000 $10.000 $ 8.000
 Trang bị phần mềm $ 500.000 $ 400.000 $ 300.000
C. Chức năng
 Phân khúc thị trường Rất tốt, vì Có sẵn Có sẵn
 được làm 
 Giám sát đơn đặt hàng Làm thêm Không có
 hết toàn bộ.
 In cánh bướm để tiếp thị Không có Không có
 13
 Đánh giá các phương án
 P. án 1 P. án 2 P. án 3
 Hệ số
 Tiêu chí C * 
 Ci Điểm Ci * Điểm Ci * Điểm Điểmi
 Điểm Điểm Điểm
A. Thời gian 0.25 - - - - - -
 Thời gian thực hiện 0.25 4 1.0 10 2.5 10 2.5
B. Chi phí 0.25 - - - - - -
 Mua phần cứng 0.125 6 0.75 8 1.0 10 1.25
 Trang bị phần mềm 0.125 6 0.75 8 1.0 10 1.25
C. Chức năng 0.50 - - - - - -
 Phân khúc thị trường 0.20 10 2.0 10 2.0 10 2.02
 Giám sát đơn hàng 0.15 10 1.5 10 1.5 0 0
 In cánh bướm 0.15 10 1.5 0 00 0 0
 (điểm14 của mỗi tiêu chí) 1.00 7.5 8.0 7.0
 Chọn phương án
 Nhu cầu từ nhận Nguồn lực sẵn có, Kết quả chọn
thức và từ thực tế sử dụng được
 1. Chấp nhận
 2. Từ chối
 3. Trì hoãn
Dự án đang làm và 
 Quyết định 4. Làm lại
dự án có tiềm năng
 chọn 5. Bổ sung thêm từ 
 người sử dụng
 6. Cần chứng minh
Môi trường của tổ Các tiêu chuẩn
 chức hiện tại đánh giá
 15