Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án - Quản lý thời gian - Nguyễn Anh Hào

 Tổ Chức Sản Xuất 
Sản Phẩm Đa Phương Tiện 
 Phần 3: Quản lý dự án 
 Quản lý thời gian 
 Nguyễn Anh Hào 
 2015 
 Khái niệm 
• Để bảo đảm cho dự án tạo ra kết quả chuyển giao đúng thời 
 hạn, phụ thuộc vào 4 yếu tố: 
1. Những công việc nào cần thiết phải thực hiện. 
2. Khối lượng công việc mà mỗi tiến trình phải hoàn thành với 
 một nguồn lực cụ thể được cấp phát cho tiến trình đó. 
3. Các tiến trình liên kết với nhau như thế nào để tạo ra kết quả 
 chuyển giao nhanh nhất, vì chúng bị phụ thuộc nhau: 
 – 1. Tác động lên cùng một đối tượng, và 
 – 2. Sử dụng chung nguồn lực. 
4. Khả năng sử dụng được tối đa nguồn lực (con người, 
 phương pháp, công cụ) sẵn có của dự án cho các công việc 
 phải làm của dự án. 
 2 
 1.Định nghĩa công việc 
• Dựa vào mục tiêu, yêu cầu, và môi trường hoạt động 
 của dự án để định nghĩa các công việc cần làm; 
• Kết quả là tạo ra danh sách các công việc mà dự án 
 cần phải làm: định danh, mô tả phạm vi công việc, phụ 
 thuộc, nguồn lực cần thiết. 
• Các phương pháp cơ bản: 
 – Phân tích sản phẩm - công việc (Work Breakdown Structure) 
 – Tìm hiểu và sử dụng lại danh sách công việc của các dự án 
 tương tự. 
 3 
 2.Tính thời gian thực hiện công việc 
• Dựa trên danh sách công việc của dự án, nguồn lực 
 (hữu hình) mà dự án có thể sử dụng, và môi trường 
 của dự án (vd: môi trường làm việc, pháp lý, chính trị, 
 xã hội,) để ước tính thời gian cần thiết hoàn thành 
 từng công việc với loại nguồn lực nào đó. 
 – Nguồn lực: gồm loại nguồn lực nào sử dụng được, mức độ 
 sử dụng từng loại nguồn lực cho công việc, thời điểm và thời 
 gian sử dụng được,  
• Kết quả: Thời gian để thực hiện công việc. 
 4 
 Ước lượng thời gian 
1. Ước lượng tuyến tính. Thời gian thực hiện 
 được ước tính tỷ lệ với thời gian thực hiện công 
 việc tương tự ở các dự án khác. 
2. Ước tính dựa trên năng suất toàn cục 
 – TimeEstimated = TimeCompleteNoError x (1 + % 
 Error). 
3. Ước lượng trung bình PERT 
 – TimeEstimated = (4*MostLikely + Optimistic + 
 Pessimistic) / 6 
 5 
 3.Sắp xếp thứ tự các công việc 
~ Là sắp xếp trình tự thực hiện các công việc 
 trong dự án để bảo đãm rằng yêu cầu ban đầu 
 của công việc đã được đáp ứng tại thời điểm 
 thực hiện công việc đó (ie: công việc đã khả 
 thi). 
 Có thể có nhiều công việc được tiến hành song 
 song; nhưng không phải lúc nào cũng thực hiện 
 được như vậy; là do sự phụ thuộc (về bản chất) 
 giữa các công việc, và sự tranh chấp về nguồn 
 lực dùng chung. 
 6 
 Loại phụ thuộc 
1. Phụ thuộc bắt buộc (Mandatory Dependencies) 
 – Phụ thuộc bắt buộc phát sinh từ bản chất tự nhiên của 
 công việc. 
2. Phụ thuộc chọn lựa (Discretionary Dependencies) 
 – Là sự phụ thuộc của một công việc vào kết quả hoặc 
 cách thực hiện của công việc trước đó (ở tình huống 
 cụ thể). 
3. Phụ thuộc bên ngoài (External Dependencies). 
 – Là sự phụ thuộc của công việc trong dự án vào các 
 công việc nằm ngoài dự án (non-project activities). 
 7 
 Kiểu phụ thuộc 
1. Finish-to-Start. Công việc sau bắt đầu được chỉ khi 
 nào công việc trước nó đã kết thúc (phổ biến). 
2. Finish-to-Finish. Công việc sau kết thúc được chỉ khi 
 nào công việc trước nó đã kết thúc. Ví dụ: làm việc 
 trên máy tính. 
3. Start-to-Start. Công việc sau bắt đầu được chỉ khi 
 công việc trước nó đã bắt đầu. Ví dụ: làm việc trên 
 máy tính. 
4. Start-to-Finish. Công việc sau phải bắt đầu thực hiện 
 để kết thúc được công việc trước. Ví dụ: giao ca. 
 8 
 Ví dụ. 
 Công việc Kết quả Phụ MO ML MP ET 
 thuộc 
1. Tìm hiểu yêu cầu User Req. Doc (URD) 
 -- 1 5 9 5 
2. Thiết kế màn hình Screen layout 
 1 5 6 7 6 
3. Thiết kế báo cáo Report layout 
 1 3 6 9 6 
4. Thiết kế CSDL Database structure 
 2, 3 1 2 3 2 
5. Lập tài liệu Documents (DOC) 
 4 3 6 7 5.5 
6. Lập trình Source code 
 4 4 5 6 5 
7.Kiểm tra Software 
 6 1 3 5 3 
8. Cài đặt User Acceptance 
 5, 7 1 1 1 1 
 9 
 PERT-Action On Arc (AOA) 
• Các cung (arcs) là các hoạt động tạo ra sản phẩm 
• Sản phẩm được thể hiện trên node. 
 1 
 URD 2 Screen 
 design 
 3 4 
 Report 4 Database 5 DOC 8 User 
 design design Acceptance 
 6 
 8 
 Source 7 Software 
 code product 
 10 
 PERT-Action On Node (AON) 
• Công việc được thể hiện trên node. 
• Các cung chỉ sự phụ thuộc của công việc vào công 
 việc trước đó. 
 2 5 8 
 ET=6 ET=5.5 ET=1 
 1 4 
 ET=5 ET=2 
 3 6 7 
 ET=6 ET=5 ET=3 
 11 
 4.Tính thời gian & nguồn lực dự án 
~ Là tính toán chính xác thời gian thực hiện toàn bộ dự 
 án với những loại nguồn lực cụ thể mà dự án sử dụng, 
 gồm có: loại, số lượng, đặc điểm, thời điểm cần, để 
 tạo ra kế hoạch thực hiện dự án 
 Kết quả của nhóm tiến trình này là các lược đồ thể 
 hiện thời gian thực hiện dự án (vd: PERT, GANTT) và 
 biểu đồ nguồn lực sử dụng theo thời gian (Hình đồ tài 
 nguyên) để chứng tỏ rằng cách tiến hành dự án như 
 kế hoạch là hợp lý, hoặc tối ưu theo phương diện nào 
 đó, vd: làm nhanh, hay ít tốn kém. 
 12 
 PERT-AON Thời gian hoàn thành sớm nhất 
• Bắt đầu từ node đầu tiên bên trái (node 1) 
 – TE1 = ET1 
• Theo chiều mũi tên đi 
 – TEcuối = TEđầu + ETcuối 
• Nếu node có nhiều mủi tên chỉ đến (node 8) 
 – TEcuối = Max{TEđầu } + ETcuối 
 TE=11 TE=18.5 TE=22 
 2 5 8 
 TE=5 ET=6 TE=13 ET=5.5 ET=1 
 Max{18.5, 21} 
 1 4 
 ET=5 TE=11 ET=2 TE=18 TE=21 
 3 6 7 
 13 ET=6 ET=5 ET=3 
 PERT-AON Thời gian hoàn thành trễ nhất 
• Từ node cuối cùng bên phải (node 8): 
 – TL8 = T = thời hạn cho phép của dự án (giả định = TE) 
• Ngược chiều của mủi tên: 
 – TLđầu = TLcuối - ETcuối 
• Node có nhiều mủi tên chỉ đi (node 4) 
 – TLđầu = Min {TLcuối - ETcuối} 
 TL=11 TL=21 TL=22 
 TE=11 TE=18.5 TE=22 
 2 5 8 
 TL=5 TL=13 
 TE=5 ET=6 TE=13 ET=5.5 ET=1 
 1 4 Min {15.5, 13} 
 TL=11 TL=18 TL=21 
 ET=5 TE=11 ET=2 TE=18 TE=21 
 3 6 7 
 14 ET=6 ET=5 ET=3 
 PERT-AON Critical Path và độ thư giản 
• Độ thư giản (Slack time) S = TL - TE là mức độ trễ hạn 
 cho phép của công việc mà không làm dự án bị trễ hạn. 
• Path là tuyến đường (các cung nối tiếp nhau) từ điểm 
 đầu đến điểm kết thúc dự án. 
 – VD: 1 – 2 – 4 – 5 – 8 là 1 path, có W = 5+6+2+5.5+1 = 19.5 
• Critical Path (CP) là path chỉ chứa các công việc có S = 
 0, là những công việc không được phép trễ hạn. 
• Do các ước lượng thời gian cho mỗi công việc có thể bị 
 sai, hoặc thiếu nguồn lực làm cho công việc kéo dài hơn 
 dự tính, các công việc trên CP thường được cộng thêm 
 thời gian dự phòng (lead hoặc lag) để tránh cho dự án bị 
 trễ tiến độ. 
 15 
 Gantt chart 
• Gantt chart thể hiện sự song hành của các công việc để ước 
 lượng mức độ nổ lực của toàn dự án tại mỗi thời điểm, thời 
 điểm bắt đầu - kết thúc của từng công việc dùng để kiểm soát 
 tiến độ của từng công việc theo thời gian thực. 
 Chris 
 Task 1 
 Chris 
 Task 2 
 John 
 Task 3 
 John 
 Task 4 
 Martin 
 Task 5 
 John 
 Task 6 
 Martin 
 Task 7 Chris 
 Task 8 
 16 T0 T1 T2 T3 T4 T5 Time 
 Resource chart 
• Resource chart thể hiện mức độ nguồn lực cần thiết cho dự 
 án theo thời gian thực. Chênh lệch giữa nguồn lực sẵn sàng 
 của dự án với nguồn lực sử dụng cho công việc thể hiện mức 
 độ lãng phí trong cách sử dụng nguồn lực. 
 Nguồn lực sẵn sàng của dự án 
 Nguồn lực sử dụng cho công việc 
 Chris Martin 
 Nguồn lực Nguồn 
 Chris John John John Martin Chris 
 T0 T1 T2 T3 T4 T5 
 17 
 Resource leveling 
~ Là sự điều chuyễn công việc sang thời điểm khác 
 cho phù hợp với nguồn lực (hoặc ngược lại) 
1. Điều chuyển tăng cường nguồn lực cho các công 
 việc đang bị quá tải hoặc tăng tốc độ thực hiện dự 
 án cho kịp thời hạn milestone. 
2. Điều chuyển cân đối nguồn lực để duy trì sự ổn 
 định về mức độ nổ lực của dự án trong thời gian dài 
 để giảm bớt mức độ phức tạp trong công tác quản 
 lý nguồn lực. 
3. Điều chuyển giảm bớt nguồn lực để tránh lãng phí 
 trong khi chờ cho các ràng buộc phụ thuộc bên 
 18 ngoài dự án giải quyết xong.