Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án - Quản lý rủi ro - Nguyễn Anh Hào

 Tổ Chức Sản Xuất 
Sản Phẩm Đa Phương Tiện
 Phần 3: Quản lý dự án
 Quản lý rủi ro
 Nguyễn Anh Hào
 2015
 Khái niệm
• Rủi ro là sự kiện (biến cố) không chắc chắn xãy ra, mà nếu có 
 xãy ra thì nó sẽ có tác động tốt hoặc xấu đến dự án.
 – Phát sinh từ nhận thức về tương lai, dựa trên ước lượng, giả 
 định hoặc đặc điểm nguồn lực, thời hạn và yêu cầu.
• Quản lý rủi ro là “các tiến trình có tính hệ thống để xác định, 
 phân tích và ứng phó với các rủi ro, để tận dụng tối đa khả 
 năng xuất hiện và tác động của các biến cố tích cực, đồng thời 
 giảm thiểu tối đa khả năng xuất hiện và tác động của các biến 
 cố tiêu cực”. 
• Mặc dù rủi ro có thể tạo ra các tác động xấu đến dự án, nhưng 
 dự án cũng cần xem xét và tận dụng tác động tốt hoặc các cơ 
 hội phát sinh từ rủi ro (ie, không cố gắng tránh tất cả các rủi ro). 
• Đối với các rủi ro có tác động xấu đến dự án, hoạt động phòng 
 ngừa cần phải được ưu tiên hơn các hoạt động khắc phục rủi 
 ro.
 1.Xác định rủi ro
~ là xác định và thiết lập danh sách các nguy cơ
 (threats) và cơ hội (opportunities) có ảnh hưởng đến
 dự án.
 Framework:
 Internal
 1. Các rủi ro tác động đến MOV cần 
 Scope phải được xem xét trước tiên.
 2. Xem xét các rủi ro tác động lên 
 Budget MOV Quality các mục tiêu quản lý chất lượng, 
 phạm vi, thời gian, và chi phí. 
 Schedule 3. Xem xét các yếu tố tác động từ 
 môi trường bên trong và bên 
 External ngoài của dự án. 
 Risk Framework
 Kỹ thuật xác định rủi ro
• Learning cycle. Dựa trên các sự kiện đã biết, các giả định và 
 nghiên cứu để tìm các rủi ro có thể xảy ra đối với dự án. Các rủi 
 ro này được giả lập để đo mức độ ảnh hưởng, và để xác định 
 cách phòng ngừa.
• Cause & Effect. Kỹ thuật phân tích rủi ro dựa trên các quan hệ 
 nguyên nhân – hậu quả, các yếu tố được phân loại chính-phụ, và 
 diễn tả bằng lược đồ Ishikawa
• Brainstorming. Dựa trên các ý kiến phát sinh từ nhiều quan điểm 
 (của nhiều người) khác nhau về dự án để phân loại các rủi ro và 
 mức độ ảnh hưởng đến dự án. Đây là một phương pháp làm việc 
 theo nhóm.
• Delphi Technique. Sử dụng phương tiện hổ trợ làm việc nhóm, 
 dùng “bí danh”, và ý kiến của 1 người sẽ được chuyển cho người 
 khác để góp ý thêm.
• Interviewing. Phỏng vấn những người có nhiều kinh nghiệm trong 
 dự án hoặc tương tự. Kỹ thuật này phụ thuộc rất nhiều vào trình 
 độ của người được phỏng vấn và người phỏng vấn, cũng như 
 cách phỏng vấn.
 Giám sát các thay đổi
 Các thay đổi không được chuẩn bị trước thường là 
 nguyên nhân của các rủi ro. Có 4 loại thay đổi 
 chính gây ra rủi ro:
1. Con người. sự nổ lực của mỗi cá nhân phụ thuộc 
 vào tâm lý, sức khỏe, hoàn cảnh,cơ hội thăng 
 tiến, nếu có thay đổi trong các yếu tố này, sự nổ 
 lực cá nhân cho công việc sẽ bị thay đổi (trễ hạn).
2. Công nghệ. Vai trò của công nghệ đối với các tiến 
 trình là trợ giúp phương pháp tối ưu cho các xử lý, 
 đồng thời chuẩn hoá các hoạt động nhân công. 
 Thay đổi công nghệ có thể gây rủi ro do nhận thức 
 chưa đầy đủ ở cả 2 khía cạnh: tích hợp hệ thống, 
 và ứng dụng.
 Giám sát các thay đổi 
3. Cấu trúc dự án. Dự án là một hệ thống có cấu 
 trúc liên kết nhiều thành phần, vd: liên kết các 
 tiến trình, các stakeholders, users và người phát 
 triển, Nếu có sự thay đổi trong cấu trúc liên kết 
 này, cơ chế vận hành của dự án sẽ bị ảnh hưởng 
 lớn.
4. Công việc. Các kế hoạch công việc được biết 
 sớm là cơ sở để chuẩn bị cho công việc gồm 
 nhiều hoạt động như nghiên cứu, tập huấn, tìm 
 công cụ, sắp xếp lịch cá nhân,...; thay đổi về 
 công việc thường làm bỏ đi những gì đã được 
 chuẩn bị (đã quen) trước đây để làm công việc 
 mới → thiếu sự chuẩn bị trước dẫn đến thiếu sót 
 trong công việc
 2.Phân tích & đánh giá rủi ro
• Là tiến trình xác định mức độ tác động của các rủi 
 ro đến dự án (có thể tích cực hoặc tiêu cực), để 
 quyết định có cần thiết lập các hoạt động phòng 
 ngừa, khắc phục hay không.
• Mục đích của phân tích rủi ro là xác định khả năng 
 xuất hiện của các rủi ro và mức độ tác động của 
 rủi ro lên dự án.
• Mục đích của đánh giá rủi ro là để xác định thứ tự 
 ưu tiên của các rủi ro để đối phó có hiệu quả nhất.
 Expected value
• Xem xét giá trị của các rủi ro đối với dự án (A*B), dựa trên xác 
 suất xảy ra (A) và ảnh hưởng của từng rủi ro (B) lên dự án. A*B 
 là khả năng thu được giá trị ảnh hưởng từ các rủi ro.
 Xác suất Thưởng / Điểm
Thời hạn hoàn thành ( A ) Phạt ( B ) (A * B)
Dự án hoàn tất sớm hơn 20 ngày 5 % $ 200,000 $ 10,000
Dự án hoàn tất sớm hơn 10 ngày 20 % $ 150,000 $ 30,000
Dự án hoàn tất đúng thời hạn 50 % $100,000 $ 50,000
Dự án hoàn tất trễ hơn 10 ngày 20 % - -
Dự án hoàn tất trễ hơn 20 ngày 5 % - $ 50,000 - $ 3,000
(các rủi ro độc lập nhau) 100 %
 Decision tree
• Ví dụ: để quyết định chọn Full test hay Limited test, dự án cần 
 phân tích 2 phương án testing này. 
• Full test cần $10,000 để test 95% số lỗi, 5% lỗi còn lại nếu bị 
 phát hiện thì dự án sẽ phải chi thêm $2,000 để sửa lỗi. Như vậy 
 xác suất để sản phẩm được chấp nhận là 95% với chi phí 
 $10,000. 
• Đối với Limited test, xác suất được chấp nhận chỉ có 30% với 
 chi phí kiểm thử và sửa lỗi là $8,000.
• Vấn đề đối với người quản lý dự án là chọn phương án rủi ro 
 cao (Limited test) để có lợi nhuận lớn hay ngược lại.
 Decision tree
 EV(FullTest) = 0.95I1+0.05I2 I1 = 10000+0 
 = 10100 = 10000
 Pass 
 95% $ 0
 Full test I2 = 10000+2000
 $10000 = 12000
 5% Fail 
 + $2000
Testing 
 ? I3 = 8000+0
system = 8000
 Pass
 30% $0
 Limited test
 $8000 I4 = 8000+8000
 = 16000
 70% Fail
 + $8000
 EV(LimitedTest) = 0.3I3+0.7I4
 = 8000+5600 = 13600
Ví dụ
 Dự án có các công việc được cho trong hình. Các rủi ro tác động lên 
 các công việc được đo bằng xác suất. Hãy xác định độ tin cậy của kế 
 hoạch khi ước tính thời gian hoàn thành dự án là 9 tháng.
 A D
 B C
 CV t/gian xác suất trễ hạn xs trễ
 A 4 tháng 0.8 1 tháng 0.2
 B 5 tháng 0.9 2 tháng 0.1
 C 3 tháng 0.9 1 tháng 0.1
 D 5 tháng 1 0 0
Ví dụ
 Các sự kiện hoàn tất công việc thể hiện dạng cây:
 TED = 9, TEC=8 T = 9, xs=1*0.9
 0.8*0.9 A(4),B(5) D(5), C(3)
 0.8*0.1
 A(4),B(7) T > 9 xs (T≤9) =0
 TE = 9, TE =9 T=9, xs=1*0.1
 0.2*0.9 A(5),B(5) D C
 0.2x*0.1 A(5),B(7) D(5), C(4)
 1*0.1
 P(T≤9)=(0.9 + 0.1) * 0.8 * 0.9 = 0.72
 PERT – Action duration
• Ước lượng trung bình PERT dựa trên phân phối xác suất 
 Beta (β-distribution), hoặc đơn giản là phân phối xác suất 
 chuẩn (Normal-distribution). Vì xác xuất nằm ngoài đoạn 
 [μ-3σ, μ+3σ] không đáng kể (<0.003), nên: 
 p o 4m p o
 Mean() ET Variance( 2 ) ( )2
 6 6
 o m p o m p o m p
 PERT – Action duration
 Công o p 4m p o
 o p m ET  σ2
 việc 6 6
 A 1 3 2 2 1/3 1/9
 B 2 4 3 3 1/3 1/9
 C
 1 5 3 3 2/3 4/9
A,B→C
 D
 2 8 2 3 1 1
 A→D
 E
 3 7 5 5 2/3 4/9
C,D→E
 Chú thích: o,p,m và ET được tính bằng tuần
 PERT – Project duration
• Giả định 1: Thời gian hoàn thành dự án được xác định 
 bằng thời gian trung bình để hoàn tất các công việc trên 
 critical path của dự án đó.
 Mean critical path (CP): thời gian hoàn tất CP = tổng thời 
 gian trung bình μ(t) để hoàn tất mỗi công việc trên CP.
• Giả định 2: Thời gian hoàn tất một công việc có phân 
 phối xác suất độc lập với thời gian hoàn tất các công 
 việc khác.
• Giả định 3: Phân phối xác suất cho thời gian hoàn tất 
 toàn bộ dự án là phân phối xác xuất chuẩn (normal 
 distribution)
 μ(T) của dự án = ∑ μi(t) của cvi trên CP
 2 2
 σ (T) của dự án = ∑ σi (t) của cvi trên CP
 PERT – Project duration
 (2,2,3,1) (3,5,6,1)
 CP = B(3)→C(3)→E(5)
 A D
 (5,11,11,0) μ = 3+3+5 = 11 tuần
 σ2 = 1/9+4/9+4/9 = 1
 E σ = 1
 B C
 (3,3,3,0) (3,6,6,0)
• Vấn đề: Nếu dự án cần hoàn tất trong vòng 12 tuần thì 
 xác suất hoàn thành dự án trong khoản thời gian 12 
 tuần là bao nhiêu, ie: với X=12 là dead-line của dự án, 
 P(T ≤X) = ?
 P(T ≤ 12)
 PERT – Project duration
 CP = B(3)→C(3)→E(5), μ = 11, σ2 = 1, σ = 1
 T: thời điểm hoàn thành dự án, X: dead-line của dự án
 σ
 2σ μ μ
 Hàm pp xs P(T) Hàm xs P(T<X)
• Để tính P(T≤X), ta tính độ lệch z = (X-μ) /σ và tra bảng hoặc 
 dùng hàm NORMDIST() của excel để tính:
 – P(T ≤ X) = P(Normal ≤ z) = 1 - P(Normal > z)
 – Với X=12: z = (12–11)/1 = 1 → tra bảng → P(T ≤ 12) ≈ 0.84
Bảng tra cứu phân phối xác suất chuẩn
 3.Giám sát & đối phó rủi ro
• Khi kế hoạch quản lý rủi ro được thiết lập, (vào thời điểm 
 này rủi ro chưa xãy ra), các biểu hiện của rủi ro cần phải 
 được giám sát liên tục theo thời gian để phát hiện rủi ro 
 và để kích hoạt kịp thời các hoạt động đối phó với rủi ro 
 R1 R2
 Đã xãy ra “Triệu chứng Sẽ xãy ra
 của R2”
 Thời gian Thời điểm hiện tại
 T1 T2 T T
 Thực thi kế hoạch 3 Thực thi kế hoạch 4
 khắc phục. phòng ngừa.
 Giám sát & đối phó rủi ro
• Đối với các nguy cơ (threats), các hoạt động đối 
 phó cho rủi ro cần tập trung vào phòng ngừa 
 nhiều hơn khắc phục. Nội dung của các hoạt 
 động đối phó với rủi ro bao gồm:
 – Xác định các sự kiện kích hoạt các tiến trình đối phó 
 rủi ro.
 – Xác định người giám sát các rủi ro và thực thi các 
 hoạt động đối phó rủi ro.
 – Xác định nguồn lực cần thiết để thực thi các tiến 
 trình đối phó rủi ro.
 – Thông báo cho các nơi liên quan về rủi ro.