Bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán - Chương 1: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

ông trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua 
mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi 
lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi 
rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX. 
Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên 
hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài. 
e) Đồng tiền ghi trên hóa đơn 
Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam. 
Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, 
tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. 
Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ. 
Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ 
giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước 
Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn. 
Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ 
giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá. 
HƯỚNG DẪN LẬP HÓA ĐƠN BÁN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐỐI VỚI MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP 
(Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của BTC) 
1. Tổ chức nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng 
hóa, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hóa đơn GTGT. Khi lập hóa đơn, tổ chức phải ghi 
đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hóa đơn. Trên hóa đơn GTGT phải ghi rõ giá bán 
 70 
chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá 
thanh toán đã có thuế. 
 Tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp tính 
trực tiếp trên GTGT, phương pháp khoán khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải sử 
dụng hóa đơn bán hàng. 
2. Trong một số trường hợp việc sử dụng và ghi hóa đơn, chứng từ được thực hiện 
cụ thể như sau: 
2.1. Tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hóa, dịch vụ 
thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, đối tượng được miễn thuế GTGT thì sử dụng 
hóa đơn GTGT, trên hóa đơn GTGT chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế 
suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ. 
Trường hợp tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế nhưng có hoạt động 
kinh doanh vàng, bạc, đá quý nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa 
đơn bán hàng cho hoạt động kinh doanh vàng, bạc, đá quý. 
 2.2. Tổ chức xuất nhập khẩu nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nhận 
nhập khẩu hàng hóa ủy thác cho các cơ sở khác, khi trả hàng cơ sở nhận ủy thác lập 
chứng từ như sau: 
Cơ sở nhận nhập khẩu ủy thác khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác, nếu đã nộp 
thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, cơ sở lập hóa đơn GTGT để cơ sở đi ủy thác nhập khẩu 
làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa ủy thác nhập khẩu. 
Trường hợp cơ sở nhận nhập khẩu ủy thác chưa nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, khi 
xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác, cơ sở lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm 
theo lệnh điều động nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị 
trường. Sau khi đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu cho hàng hóa nhập khẩu ủy thác, cơ 
sở mới lập hóa đơn theo quy định trên. 
 Hóa đơn GTGT xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác ghi: 
 (a) Giá bán chưa có thuế GTGT bao gồm: giá trị hàng hóa thực tế nhập khẩu theo 
giá CIF, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và các khoản phải nộp theo chế độ quy 
định ở khâu nhập khẩu (nếu có). 
 (b) Thuế suất thuế GTGT và tiền thuế GTGT ghi theo số thuế đã nộp ở khâu nhập 
khẩu. 
 (c) Tổng cộng tiền thanh toán (= a + b) 
Cơ sở nhận nhập khẩu ủy thác lập hóa đơn GTGT riêng để thanh toán tiền hoa 
hồng ủy thác nhập khẩu. 
 2.3. Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất 
khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm Lệnh điều động nội bộ 
theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. 
Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa, khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy 
thác, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội 
bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Khi hàng hóa đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ 
quan hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa 
thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu 
lập hóa đơn GTGT để kê khai nộp thuế, hoàn thuế GTGT hoặc hóa đơn bán hàng. Cơ sở 
nhận ủy thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng để xuất cho khách 
hàng nước ngoài. 
2.4. Sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, 
hàng mẫu, cho, biếu, tặng và tiêu dùng nội bộ đối với tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT 
theo phương pháp khấu trừ: 
 71 
a) Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của 
pháp luật về thương mại thì phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi tên và số lượng hàng hóa, 
ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu và thực hiện theo hướng dẫn của pháp 
luật về thuế GTGT. 
b) Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho 
người lao động và tiêu dùng nội bộ thì phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), 
trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, 
dịch vụ cho khách hàng. 
 2.5. Hàng hóa, dịch vụ áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách 
hàng thì trên hóa đơn GTGT ghi giá bán đã chiết khấu thương mại dành cho khách hàng, 
thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT. 
Nếu việc chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ 
thì số tiền chiết khấu của hàng hóa đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng 
hóa, dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Trường hợp số tiền chiết khấu được 
lập khi kết thúc chương trình (kỳ) chiết khấu hàng bán thì được lập hóa đơn điều chỉnh 
kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. Căn cứ vào hóa 
đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, 
đầu vào. 
 2.6. Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất 
điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở 
khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển 
giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý 
bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán 
kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau: 
a) Sử dụng hóa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở 
từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau; 
b) Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội 
bộ; Sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hóa xuất cho 
cơ sở làm đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ. 
Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng 
khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê 
hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hóa điều chuyển hoặc cơ sở có hàng hóa gửi bán 
(gọi chung là cơ sở giao hàng) để cơ sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực 
tế tiêu thụ giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý 
bán hàng. 
Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn, Bảng kê có thể lập 
cho 05 ngày hay 10 ngày một lần. Trường hợp hàng hóa bán ra có thuế suất thuế GTGT 
khác nhau phải lập bảng kê riêng cho hàng hóa bán ra theo từng nhóm thuế suất. 
Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng 
thực hiện kê khai nộp thuế GTGT đối với số hàng xuất bán cho người mua và được kê 
khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT của cơ sở giao hàng xuất cho. 
Trường hợp các đơn vị trực thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã 
đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng 
hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh 
thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị trực thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển 
nội bộ, không sử dụng hóa đơn GTGT. 
 2.7. Tổ chức, cá nhân làm đại lý thu mua hàng hóa theo các hình thức khi trả hàng 
hóa cho cơ sở ủy thác thu mua phải lập hóa đơn cho hàng hóa thu mua đại lý và hoa hồng 
được hưởng (nếu có). 
 72 
 2.8. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã 
nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng 
phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở 
phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, 
chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có). 
 Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên 
mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo 
giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, 
tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập. 
2.9. Tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa bán lưu động sử dụng Phiếu xuất kho kiêm 
vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ theo quy định, khi bán hàng cơ sở lập 
hóa đơn theo quy định. 
2.10. Cơ sở xây dựng có công trình xây dựng, lắp đặt mà thời gian thực hiện dài, 
việc thanh toán tiền thực hiện theo tiến độ hoặc theo khối lượng công việc hoàn thành bàn 
giao, phải lập hóa đơn thanh toán khối lượng xây lắp bàn giao. Hóa đơn GTGT phải ghi 
rõ doanh thu chưa có thuế và thuế GTGT. Trường hợp công trình xây dựng hoàn thành 
đã lập hóa đơn thanh toán giá trị công trình nhưng khi duyệt quyết toán giá trị công trình 
XDCB có điều chỉnh giá trị khối lượng xây dựng phải thanh toán thì lập hóa đơn, chứng 
từ điều chỉnh giá trị công trình phải thanh toán. 
2.11. Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ 
tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự 
án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì khi thu tiền, tổ chức, cá nhân phải lập hóa 
đơn GTGT. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền thu, giá đất được giảm trừ trong doanh thu tính 
thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, số thuế GTGT. 
2.12. Tổ chức cho thuê tài chính cho thuê tài sản thuộc đối tượng chịu thuế GTGT 
phải lập hóa đơn theo quy định. 
Tổ chức cho thuê tài chính cho thuê tài sản thuộc đối tượng chịu thuế GTGT phải 
có hóa đơn GTGT (đối với tài sản mua trong nước) hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu 
nhập khẩu (đối với tài sản nhập khẩu); tổng số tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT 
phải khớp với số tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT (hoặc chứng từ nộp thuế GTGT 
khâu nhập khẩu). 
Các trường hợp tài sản mua để cho thuê không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, 
không có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu thì không 
được ghi thuế GTGT trên hóa đơn. 
Việc lập hóa đơn như sau: 
- Trường hợp tổ chức cho thuê tài chính chuyển giao toàn bộ số thuế GTGT ghi 
trên hóa đơn tài sản mua cho thuê tài chính cho bên đi thuê tài chính được kê khai khấu 
trừ một lần thuế GTGT đầu vào của tài sản cho thuê tài chính, tổ chức cho thuê tài chính 
lập hóa đơn cho bên đi thuê để làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT đầu vào như sau: 
Trên hóa đơn GTGT thu tiền lần đầu của dịch vụ cho thuê tài chính, tổ chức cho 
thuê tài chính ghi rõ: thanh toán dịch vụ cho thuê tài chính và thuế GTGT đầu vào của tài 
sản cho thuê tài chính, dòng tiền hàng ghi giá trị dịch vụ cho thuê tài chính (không bao 
gồm thuế GTGT của tài sản), dòng thuế suất không ghi và gạch chéo, dòng tiền thuế 
GTGT ghi đúng số thuế GTGT đầu vào của tài sản cho thuê tài chính. 
- Xử lý lập hóa đơn khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn: 
+ Thu hồi tài sản cho thuê tài chính: Trường hợp tổ chức cho thuê tài chính và bên 
đi thuê lựa chọn khấu trừ toàn bộ số thuế GTGT của tài sản cho thuê, bên đi thuê điều 
chỉnh thuế GTGT đã khấu trừ tính trên giá trị còn lại chưa có thuế GTGT xác định theo 
biên bản thu hồi tài sản để chuyển giao cho tổ chức cho thuê tài chính. Trên hóa đơn 
 73 
GTGT ghi rõ: xuất trả tiền thuế GTGT của tài sản thu hồi; dòng tiền hàng, dòng thuế suất 
không ghi và gạch bỏ; dòng tiền thuế ghi số tiền thuế GTGT tính trên giá trị còn lại chưa 
có thuế GTGT xác định theo biên bản thu hồi tài sản. 
+ Bán tài sản thu hồi: Tổ chức cho thuê tài chính khi bán tài sản thu hồi phải lập 
hóa đơn GTGT theo quy định giao cho khách hàng. 
 2.13. Tổ chức, cá nhân có hoạt động mua, bán ngoại tệ phát sinh ở nước ngoài lập 
Bảng kê chi tiết doanh số mua bán theo từng loại ngoại tệ. Cơ sở phải lưu giữ các chứng 
từ giao dịch với bên mua, bán ở nước ngoài theo đúng pháp luật về kế toán. Các hoạt 
động mua, bán ngoại tệ phát sinh ở trong nước phải lập hóa đơn theo quy định. 
2.14. Tổ chức, cá nhân mua, bán vàng, bạc, đá quý nếu mua của cá nhân không 
kinh doanh, không có hóa đơn thì lập Bảng kê hàng hóa mua vào theo hướng dẫn của Bộ 
Tài chính về thuế thu nhập doanh nghiệp. 
 2.15. Hóa đơn, chứng từ đối với tài sản góp vốn, tài sản điều chuyển được thực 
hiện như sau: 
a) Bên có tài sản góp vốn là cá nhân, tổ chức không kinh doanh: 
a.1. Trường hợp cá nhân, tổ chức không kinh doanh có góp vốn bằng tài sản vào 
công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần thì chứng từ đối với tài sản góp vốn là biên 
bản chứng nhận góp vốn, biên bản giao nhận tài sản. 
a.2. Trường hợp cá nhân dùng tài sản thuộc sở hữu của mình, giá trị quyền sử dụng 
đất để thành lập doanh nghiệp tư nhân, văn phòng luật sư thì không phải làm thủ tục 
chuyển quyền sở hữu tài sản, chuyển quyền sử dụng đất cho doanh nghiệp tư nhân, 
trường hợp không có chứng từ hợp pháp chứng minh giá vốn của tài sản thì phải có văn 
bản định giá tài sản của tổ chức định giá theo quy định của pháp luật để làm cơ sở hạch 
toán giá trị tài sản cố định. 
b) Bên có tài sản góp vốn, có tài sản điều chuyển là tổ chức, cá nhân kinh doanh: 
b.1. Tài sản góp vốn vào doanh nghiệp phải có: biên bản góp vốn sản xuất kinh 
doanh, hợp đồng liên doanh, liên kết; biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận 
vốn góp của các bên góp vốn (hoặc văn bản định giá của tổ chức có chức năng định giá 
theo quy định của pháp luật), kèm theo bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản. 
b.2. Tài sản điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong tổ 
chức, cá nhân; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình 
doanh nghiệp thì tổ chức, cá nhân có tài sản điều chuyển phải có lệnh điều chuyển tài sản, 
kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản và không phải xuất hóa đơn. 
Trường hợp tài sản điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc giữa các 
đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức, cá nhân thì tổ 
chức, cá nhân có tài sản điều chuyển phải lập hóa đơn GTGT theo quy định.