Bài giảng Tổ chức dự án - Chương 3: Nhóm dự án

TỔ CHỨC DỰ ÁN 
CẤU TRÚC TỔ CHỨC 
NHÓM DỰ ÁN 
LÃNH ĐẠO 
NHÓM DỰ ÁN 
Nhóm dự án (Team)Là những người cùng làm việc để đạt mục tiêu chung 
Đặc điểm: 
Mỗi thành viên có vai trò cụ thể 
Phối hợp làm việc có hệ thống và năng suất 
 Đạt hiệu quả tổng hợp (Synergy) 
CẤU TRÚC NHÓM (Đội) DỰ ÁN 
Nhà 
Lập K Hoạch 
Nhà 
QLDA 
Kế toán 
Kỹ sư 
Thư ký 
Người 
 mua sắm 
Người 
thực hiện 
Người 
 phác họa 
Người 
Thiết kế 
NHÓM DỰ ÁN 
Nhóm thông tin (information team) 
(nghiên cứu, chất lượng, tư vấn) 
Nhóm sản xuất (production team) 
(chế tạo, công tác xã hội,,) 
Nhóm quản lý (management team) 
(ban điều hành, ban giám sát..) 
Sơ đồ nhóm dự án 
Thành 
viên 1 
Thành 
viên 2 
Thành 
viên 3 
Thành 
viên 4 
Thành 
viên 5 
Thành 
viên 6 
Thành 
viên 7 
Thành 
viên 8 
Nhóm 1 
Nhóm 2 
Ban 
QLDA 
Người 
QLDA 
Nhóm hỗ 
Trợ 
Typical Engineeering Project 
Project Manager 
Project Engineer 
Manufacturing 
Engineer 
Field 
Manager 
Project 
Controller 
Contract 
Administrator 
Support service 
manager 
Design,.. 
Manufacturing. 
Install, test.. 
Daily budget, cost, labor equipment status 
Official paperwork, billing, legal,.. 
Product support, general support, subcontractors.. 
NHÓM VÀ TẬP THỂ 
Tập thể (Group) 
Mục tiêu chung 
Hành động cá nhân 
Thành quả cá nhân 
Sử dụng ảnh hưởng 
Nhóm (Team) 
Chia sẻ mục tiêu 
Hành động hợp tác 
Thành quả tập thể 
Sản phẩm nhóm có thể xác định và đo được 
NHÓM DỰ ÁN 
Mục đích của nhóm dự án 
Những mục đích của từng thành viên trong nhóm 
Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm 
Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả 
Các thất bại của làm việc theo nhóm 
Mục đích của nhóm dự án 
Chia công việc để đạt tiến độ 
Phối hợp nhiều kỹ năng 
Sáng tạo bằng PP động não Ra quyết định tập thể (táo bạo hơn!) 
Tạo động lực thúc đẩy 
Hỗ trợ lẫn nhau 
Những mục đích của từng thành viên trong nhóm 
Thỏa mãn nhu cầu xã hội 
Chia xẻ rủi ro 
Củng cố lòng tự trọng 
Tìm sự ủng hộ 
Ngôi nhà tâm lý 
Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm 
Lợi ích 
Nâng cao thành quả, hiệu quả tông hợp 
Nâng cao khả năng sáng tạo 
Nâng cao tinh thần,tin tưởng lẫn nhau 
Khó khăn 
Tốn thời gian 
Ra quyết định chậm 
Hình thành bè phái, tách rời tổ chức mẹ 
Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả 
Kỹ́ năng từng thành viên 
 Phối hợp mọi người 
Cấu trúc tổ chức 
 Hoàn thành nhiệm vụ 
Kiểu quản lý 
 Kiểu lãnh đạo 
 Giải quyết mâu thuẩn 
Nguồn gốc mâu thuẩn (1/2) 
Các loại ưu tiên : Cần bản kế hoạch rõ ràng; cùng tham gia ra quyết định/ dùng tư vấn, nhấn mạnh mục tiêu quan trọng 
Qui trình hành chính : cần thảo bản qui trình chi tiết, bản điều lệ dự án, luôn theo dõi tiến độ̣ công việc trong mọi phase của dự án; 
Về tiến độ : cần cam kết trước về tiến độ; dự báo vấn đề và phương án giải quyết;Làm việc với bộ phận chức năng về cấu trúc phân việc; tái phân bổ nhân sự vào công tác găng trước khi trễ hạn.. 
Nguồn gốc mâu thuẩn (2/2) 
Kỹ thuật(Đánh đổi): cần có trước ph.án xử lý; trao đổi với nhóm kỹ thuật về tiến độ và ngân sách hạn chế, thử nghiệm (testing) sớm về kỹ thuật; thỏa thuận sớm về thiết kế cuối cùng.. 
Về nhân sự : Dự báo/thỏa thuận sớm về nhu cầu nhân viên; thảo luận với bộ phận chức năng; có kế hoạch tái phân bổ nhân sự cho đén khi hoàn thành dự án.. 
Giải quyết mâu thuẩn 
Quan điểm cũ 
Quan điểm mới 
Cần tránh mâu thuẩn 
MT do sai lầm của Quản lý 
MT là dấu hiệu xấu 
MT cần phải loại bỏ 
Không thể tránh MT; phải đương đầu 
MT do nhiều nguyên nhân khác nhau 
MT là có thể xấu/tốt 
MT cần được quản lý và kiểm soát