Bài giảng Tin học (Phần 2) - Chương 2: Một số thao tác cơ bản

CHƯƠNG 2
2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG
• Chọn ô: click chuột hoặc di chuyển con trỏ đến ô muốn chọn
• Chọn dãy các ô liên tiếp:
 • Cách 1: click chuột vào ô đầu tiên nhấn giữ và di chuột đến ô cuối cùng
 • Cách 2: click chuột vào ô đầu tiên giữ phím Shift click chuột vào ô
 cuối cùng (hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô cuối cùng).
• Chọn dãy các ô không liên tiếp: chọn vùng đầu tiên giữ phím Ctrl 
 chọn các vùng tiếp theo.
 Dãy các ô liên tiếp
 Dãy các ô không 
 liên tiếp
2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG
• Chọn cột hoặc hàng: click chuột vào tên cột hoặc tên hàng
• Chọn các cột hoặc các hàng liên tiếp:
 • Cách 1: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên nhấn giữ và di chuột
 đến tên cột hoặc hàng cuối cùng.
 • Cách 2: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên giữ phím Shift 
 click chuột vào tên cột hoặc hàng cuối cùng.
 Tên cột
 Tên hàng
2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG
• Chọn dãy các cột hoặc hàng không liên tiếp: click chuột vào tên cột hoặc
 hàng đầu tiên nhấn giữ phím Ctrl click chuột vào tên cột hoặc hàng tiếp
 theo.
• Chọn cả bảng tính: click chuột vào ô giao nhau của tên cột và tên hàng
 hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+A
• Hủy chọn: click chuột vào ô bất kỳ
 Chọn cả bảng tính
2.2. XÓA NỘI DUNG Ô BẰNG DELETE VÀ CLEAR
 • Xóa bằng Delete:
 • Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa
 • nhấn phím Delete (Del) chỉ có nội dung dữ liệu trong các ô được xóa.
 • Xóa bằng Clear:
 • Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa
 • Home Editing Clear chọn lệnh xóa phù hợp:
 • Clear All: xóa tất cả (nội dung, định dạng, chú thích, Hyperlink)
 • Clear Formats: xóa định dạng
 • Clear Contents: xóa nội dung
 • Clear Comments: xóa chú thích
 • Clear Hyperlinks: xóa siêu liên kết của ô
 • Remove Hyperlinks: hủy bỏ siêu liên kết của dữ liệu trong ô
 2.3. LỆNH UNDO, REDO VÀ LẶP LẠI THAO TÁC
• Lệnh Undo (Ctrl + Z): trở về kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động.
• Lệnh Redo (Ctrl + Y): quay lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo.
• Lệnh Repeat (Ctrl + Y hoặc F4): thực hiện lặp lại lệnh (thao tác) sau cùng.
 Lệnh Undo
 Lệnh Redo
 Lệnh Repeat
2.4. CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH
 Trên Ribbon chọn thẻ Insert
 • Nhóm Illustrations:
 • Pictute: chèn ảnh tồn tại trong máy
 • ClipArt: chèn ảnh có sẵn của office
 • Shapes: chèn một đối tượng đồ họa
 • SmartArt: chèn đối tượng đồ họa nâng cao
 • Screenshot: chèn ảnh chụp màn hình
2.4. CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH
 Trên Ribbon chọn thẻ Insert
 • Nhóm Text:
 • TextBox: chèn hộp văn bản
 • Header & Footer: chèn tiêu đề trên và tiêu
 đề dưới cho trang in
 • WordArt: chèn chữ nghệ thuật
 • Signature Line: chèn dòng chữ ký điện tử
 • Object: chèn các đối tượng nâng cao
 • Nhóm Symbols:
 • Equation: chèn công thức toán học
 • Symbol: chèn ký tự đặc biệt
2.5. TẠO ẢNH NỀN CHO BẢNG TÍNH
Trên Ribbon chọn thẻ Page Layout
 • Tại nhóm Page Setup chọn lệnh Background xuất hiện hộp thoại
 Sheet Background: chọn ảnh nền Open
 2.6. ĐẶT TÊN VÙNG
 Bước 1: Chọn vùng cần đặt tên
 Bước 2: Thực hiện lệnh đặt tên vùng
 • Cách 1: Formulas Defined Names Define Name
 • Cách 2: Formulas Defined Names Name Manager New
 • Cách 3: Click phải chuột Define Name
 Bước 3: Nhập thông tin trong hộp thoại New Name
 • Name: nhập tên vùng vào hộp
 • Scope: phạm vi sử dụng
 • Comment: nhập chú thích cho vùng nếu cần OK.
2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE
 a. Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt
  Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần sao chép hoặc
 di chuyển
  Bước 2: Thực hiện lệnh Copy (sao chép) hoặc
 Cut (di chuyển)
 • Cách 1: Home Clipboard Copy hoặc
 Cut.
 • Cách 2: Click phải chuột Copy hoặc Cut
 • Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (copy)
 hoặc Ctrl+X (cut)
2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE
a. Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt
 Bước 3: Đặt con trỏ tại vị trí muốn di chuyển hoặc sao chép vùng dữ liệu đến.
 Thực hiện dán vùng dữ liệu:
 • Cách 1: Home Clipboard Paste
 • Cách 2: Click phải chuột Paste
 • Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V
b. Sử dụng chuột
• Chọn vùng dữ liệu giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép
 (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cần
 sao chép hay di chuyển đến và thả chuột.
2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE
c. Dán đặc biệt (Paste Special)
 Thực hiện lệnh Copy hoặc Cut
 Chọn vị trí đích click phải chuột Paste Special. (Hoặc Home click
 vào mũi tên lệnh Paste Paste Special)
2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE
c. Dán đặc biệt (Paste Special)
• Mục Paste: thực hiện dán
 • All: tất cả
 • Formulas: công thức
 • Values: giá trị
 • Formats: định dạng
 • Comments: chú thích
 • Validation: qui định xác thực dữ liệu
 • All using source theme: tất cả mẫu định dạng nguồn
 • All except borders: tất cả trừ khung viền
 • Column widths: chiều rộng cột
 • Formulas and number formats: công thức và các định dạng dữ liệu số
 • Values and number formats: giá trị và các định dạng dữ liệu số
 2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE
c. Dán đặc biệt (Paste Special)
• Mục Operation: dán thêm các phép toán
 • None: không tính toán
 • Add: cộng
 • Subtract: trừ divice
 • Multiply: nhân
 • Divide: chia
 add
 subtract
 multiply
2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE
c. Dán đặc biệt (Paste Special)
• Skip blanks: trừ các ô rỗng
• Transpose: đảo dòng thành cột hoặc ngược lại
• Paste Link: dán liên kết
 2.8. SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD
• Sau khi thực hiện lệnh Cut hoặc Copy, dữ
 liệu sẽ được lưu tạm thời tại vùng nhớ trung
 gian Clipboard.
• Clipboard lưu tối đa được 24 mục dữ liệu
 không phân biệt kiểu.
• Clipboard lưu dữ liệu theo nguyên tắc hàng
 đợi, mục lưu sau được đặt trên, mục lưu
 trước đó bị đẩy xuống.
• Để hiển thị Clipboard: Ribbon click vào mũi
 tên cuối nhóm Clipboard
2.8. SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD
 Các thao tác trên Clipboard
 • Paste All: dán tất cả các mục
 • Clear All: xóa tất cả các mục đã lưu
 • Options: thiết lập một số tùy chọn hiển thị cho
 Clipboard
 • Thao tác với dữ liệu trong clipboard:
 • click chọn dữ liệu Paste: sao chép dữ
 liệu trong clipboard ra bảng tính
 • click chọn dữ liệu Delete: xóa dữ liệu
 lưu trong clipboard
2.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô
a. Chèn hàng
 Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm hàng phía trên.
 Bước 2: Thực hiện lệnh chèn hàng
 • Cách 1: Home Cells Insert Insert Sheet Rows
 • Cách 2: Click phải chuột Insert
 2.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô
b. Chèn cột
 Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm
 cột phía bên trái
 Bước 2: Thực hiện lệnh chèn cột
 • Cách 1: Home Cells Insert 
 Insert Sheet Columns
 • Cách 2: Click phải chuột Insert
 2.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô
c. Chèn ô
 Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm ô trống
 Bước 2: Thực hiện lệnh chèn ô
 • Cách 1: Home Cells Insert Insert Cells
 • Cách 2: Click phải chuột Insert
 Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp
 • Shift cells right: chèn và đẩy các ô sang bên phải
 • Shift cells down: chèn và đẩy các ô xuống dưới
 • Entire row: chèn cả dòng
 • Entire column: chèn cả cột Shift cells right Shift cells down
 Bước 4: Kết thúc
 • OK: thực hiện chèn ô
 • Cancel: hủy việc chèn ô
2.10. XÓA HÀNG, CỘT VÀ Ô
a. Xóa hàng
 Bước 1: Chọn một hoặc nhiều hàng cần xóa.
 Bước 2: Thực hiện lệnh xóa hàng
 • Cách 1: Home Cells Delete Delete Sheet Rows
 • Cách 2: Click phải chuột Delete
 b. Xóa cột
 Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột cần xóa.
 Bước 2: Thực hiện lệnh xóa cột
 • Cách 1: Home Cells Delete Delete Sheet Columns
 • Cách 2: Click phải chuột Delete
 2.10. XÓA HÀNG, CỘT VÀ Ô
c. Xóa ô
 Bước 1: Chọn ô cần xóa.
 Bước 2: Thực hiện lệnh xóa ô
 • Cách 1: Home Cells Delete Delete Cells
 • Cách 2: Click phải chuột Delete
 Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp
 • Shift cells left: xóa và đẩy các ô sang bên trái
 • Shift cells up: xóa và đẩy các ô lên trên
 • Entire row: xóa cả dòng
 • Entire column: xóa cả cột Shift cells left Shift cells up
 Bước 4: Kết thúc
 • OK: thực hiện xóa ô
 • Cancel: hủy việc xóa ô
 2.11. THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG
 • Giá trị độ rộng cột từ 0 255 (ký tự), mặc định là 8.43 ký tự.
 • Giá trị chiều cao của dòng từ 0 409 (point), mặc định là 12.75 point.
 a. Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng chuột
 • Đưa trỏ chuột đến bên dưới tên hàng hoặc bên phải tên cột
 • Xuất hiện ký hiệu điều chỉnh nhấn giữ và di chuột đến kích thước cần
 Ký Ký 
 hiệu hiệu 
 điều điều 
chỉnh chỉnh 
chiều độ 
 cao rộng 
hàng cột
 2.11. THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG
b. Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng lệnh
 Bước 1: Chọn các hàng hoặc cột cần điều chỉnh kích thước
 Bước 2: Home Cells Format
 Bước 3: Chọn lệnh phù hợp:
 • Row Height nhập giá trị quy định chiều cao của hàng
 • AutoFit Row Height: chiều cao dòng tự động theo dữ liệu.
 • Column Width nhập giá trị quy định độ rộng của cột
 • AutoFit Column Width: độ rộng cột tự động theo dữ liệu.
 • Default Width quy định lại kích thước mặc định
2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT
 a. Điền dữ liệu tự động theo các mẫu có sẵn
  Bước 1: nhập giá trị khởi đầu
  Bước 2: đưa con trỏ vào góc dưới bên phải của ô (Fill handle), con trỏ
 chuyển thành hình dấu “”. Nhấn giữ và kéo chuột theo hàng dọc hoặc hàng
 ngang.
2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT
 a. Điền dữ liệu tự động theo các mẫu có sẵn
 • Danh sách một số AutoFill có sẵn:
 Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng
 9:00 10:00, 11:00, 12:00
 Mon Tue, Wed, Thu
 Monday Tuesday, Wednesday, Thursday
 Jan Feb, Mar, Apr, 
 January February, March, April, 
 Text1 text2, text3, text4, ...
 1st Period 2nd Period, 3rd Period, 4th Period, ...
2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT
 b. Tự tạo thêm mẫu AutoFill
  Bước 1: Hiển thị hộp thoại CustomList
 • Trên Ribbon chọn thẻ File Options Advance
 • Tại mục Create lists for use in sorts and fill sequences Edit Custom
 Lists xuất hiện hộp thoại:
  Bước 2: Tạo danh sách
 • Chọn NEW LIST
 • Nhập danh sách trong hộp List entries
 • Add: nhập danh sách; Delete: xóa danh sách
 • OK: đóng hộp thoại, chấp nhận danh sách mới
2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT
 c. Điền dữ liệu theo quy luật
  Bước 1: Nhập giá trị khởi đầu vào ô thứ nhất
  Bước 2: Nhập giá trị theo quy luật vào ô thứ hai
  Bước 3: Chọn hai ô, nhấn giữ và kéo chuột theo hàng dọc hoặc hàng ngang.
2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT
 d. Sử dụng chức năng AutoCorrect
  File Options Proofing AutoCorrect Options xuất hiện hộp thoại
 (1) Tích chọn để bật chức năng 
 (2) Gõ cụm từ viết tắt 
 (3) Gõ đoạn văn bản đúng
 (4) Nhập vào danh sách
2.13. SỬ DỤNG LỆNH FILL
 Bước 1: Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) sao chép và tất cả các ô cần
 sao chép dữ liệu đến
 Bước 2: Home Editing Fill chọn hướng phù hợp:
 • Down: sao chép dữ liệu từ trên xuống
 • Right: sao chép dữ liệu từ phải sang
 • Up: sao chép dữ liệu từ dưới lên
 • Left: sao chép dữ liệu từ trái sang
 2.13. SỬ DỤNG LỆNH FILL
• Home Editing Fill Series: sao chép dữ liệu theo quy luật
 • Series in: điền dữ liệu trong
 • Rows: theo hàng
 • Columns: theo cột
 • Type: kiểu
 • Linear: cấp số cộng
 • Growth: cấp số nhân
 • Date: kiểu thời gian
 • Date unit: bộ thời gian
 • Day: ngày
 • Weekday: tuần
 • Month: tháng Giá trị bước nhảy Giá trị kết thúc
 • Year: năm
2.13. SỬ DỤNG LỆNH FILL
2.14. LƯU TỆP DƯỚI DẠNG PDF
Cách 1:
 • File Save As
Cách 2:
 • File Save & Send 
 Create PDF/ XPS
 Document Create
 PDF/XPS
 Chọn kiểu PDF
 Chọn chế độ chuẩn
 Mở sau khi lưu