Bài giảng Quản lý dự án phần mềm - Chương 1: Khái quát - Nguyễn Anh Hào

 KHÁI QUÁT
 Nguyễn Anh Hào
Khoa CNTT – HV CNBCVT II
 2009 - 2017
 Tài liệu tham khảo
• Information Technology Project Management, Jack T. 
 Marchewka, 2003 (file)
• A Guide to The Project Management Body Of Knowledge 
 (PMBOK). Website: pmi.org
 Dự án là gì ?
~ Dự án là sự nổ lực tạm thời để làm ra sản phẩm (và / hoặc 
 dịch vụ) đặc thù. (PMI-PMBOK)
 Dự án là một tổ chức được thiết lập tạm thời để tạo ra sản 
 phẩm/dịch vụ cho một tổ chức nào đó sử dụng.
• Nổ lực: là sự cố gắng nhiều hơn bình thường.
• Tạm thời: chỉ tồn tại trong 1 khoảng thời gian (có điểm bắt 
 đầu và điểm kết thúc), trách nhiệm của những người thực 
 hiện dự án cũng chỉ có trong khoảng thời gian này.
• Đặc thù: không phổ biến, thể hiện ở
 1. Sản phẩm đặc thù: không có trên thị trường, phải tự làm
 2. Công việc đặc thù: trước đây chưa từng làm (chưa biết 
 cách làm nào tốt nhất).
 Sự hình thành dự án
• Nguyên nhân nào đưa đến sự thành lập ra một dự án ?
• Do một tổ chức/cá nhân/nhà nước cần giải quyết vấn đề 
 đặc thù nào đó chưa có sẵn giải pháp.
 – Vd: sửa chữa máy, phát triễn mạng lưới điện, cải tạo 
 csht thông tin,
• Dự án là một phương thức biến tài nguyên có sẵn (như 
 tiền, nhân lực, công cụ,..) thành ra những kết xuất được 
 mong đợi, gọi là các chuyển giao của dự án (thể hiện qua 
 sản phẩm và dịch vụ mà dự án cung cấp).
• Dự án được hình thành khi nó có ý nghĩa thiết thực (có 
 ích) cho một vài đối tượng nào đó (gọi là tổ chức thụ 
 hưởng). Mức độ về giá trị lợi ích mà dự án cung cấp cho 
 tổ chức thụ hưởng được gọi là MOV.
 Các thuộc tính (bản chất) của dự án
1. Thời hạn (time frame). Mọi dự án đều phải có sản phẩm 
 /dịch vụ chuyển giao để ứng dụng đúng lúc, đúng bối cảnh 
 => thời điểm kết thúc dự án được xác định ngay khi các 
 chuyển giao được định nghĩa (khi hình thành dự án). Khi 
 đã chuyển giao xong thì sự tồn tại của dự án không còn 
 cần thiết.
2. Mục đích-mục tiêu của dự án là cơ sở dùng để xem xét 
 (chấp nhận hoặc từ chối) các yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ 
 mà nó sẽ cung cấp.
3. Chủ sở hữu sản phẩm dịch vụ của dự án.
4. Nguồn lực để thực hiện dự án, được cung cấp bởi chủ sở 
 hữu dự án (tổ chức, nhà nước hoặc cá nhân-nhà tài trợ).
 Các thuộc tính của dự án
5. Các vai trò (roles). Mỗi cá nhân tham gia vào dự án sẽ có 
 một vai trò (quyền hạn, trách nhiệm) nào đó, như trưởng 
 dự án, nhà tài trợ,... gọi chung là tác nhân (stakeholder).
6. Các rủi ro và giả định (assumptions). Trong những tình 
 huống không chắc chắn, người ta đặt ra các giả định
 (assumptions) để chọn được phương án đơn giản hơn.
7. Sự phụ thuộc giữa các công việc.
8. Sự thay đổi phát sinh sau khi lập kế hoạch thực hiện (vd: 
 thay đổi yêu cầu, thay đổi cách thực hiện, thay đổi mục 
 tiêu,) là nguồn gốc phát sinh rủi ro cho dự án.
 Tiến trình – Công việc
~ Tiến trình là một (hoặc một chuổi) hành động tạo 
 ra sự thay đổi đúng như mong muốn.
 – Sự thay đổi này là kết quả mà người ta muốn có được từ 
 công việc (góp phần tạo ra giá trị cho dự án).
• Tiến trình có 5 thuộc tính cơ bản: đầu vào, đầu ra, thời 
 gian, nguồn lực và ràng buộc, minh họa trong hình sau:
 Ràng buộc
 thời gian thực hiện
 Đầu vào Đầu ra
 Nguồn lực
 Những gì mà công việc Những gì mà người ta cần 
 cần để tạo ra đầu ra. công việc tạo ra.
 Nguồn lực
A. Nguồn lực hữu hình (physical resource)
 ~ Được sử dụng trực tiếp cho công việc.
1. Nhân lực : Là kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng và sức lao động 
 của con người, có vai trò:
 – Làm công việc, và sử dụng các nguồn lực khác để làm việc
 – Kiểm soát và điều khiển công việc, tránh rủi ro.
2. Công cụ : Là phương tiện được con người trực tiếp sử dụng để 
 thực hiện công việc (máy móc, phần mềm,..)
 – Trợ giúp tăng năng suất và tăng chất lượng.
3. Phương pháp : Là các quy tắc, quy trình, kỹ thuật, công nghệ 
 được áp dụng vào tiến trình, để 
 – Tối ưu hóa cách phối hợp các công việc, tăng hiệu quả.
 – Giúp cho công việc thực hiện đúng, ít sai sót.
 Nguồn lực
B. Nguồn lực ý niệm (conceptual resource)
 ~ được sử dụng gián tiếp cho công viêc.
1. Thông tin: là nội dung mô tả các loại nguồn lực có thể sử 
 dụng được cho dự án, giúp cho người quản lý sử dụng tốt 
 các loại nguồn lực trực tiếp.
2. Tiền: để mua các loại nguồn lực cần thiết thông qua thị 
 trường (thuê nhân công, mua thiết bị, )
3. Cơ hội: là những thời điểm có nhiều thuận lợi (khách 
 quan) trong môi trường hoạt động của dự án, chúng có thể 
 giúp cho dự án đạt được các mục tiêu mà không cần phải 
 đầu tư nhiều.
 Ràng buộc
~ Ràng buộc là những yêu cầu bắt buộc đối với công việc để 
 công việc sẽ tạo ra được kết quả đúng như mong muốn.
1. Ràng buộc trên kết quả
 – Yêu cầu đối với sản phẩm: chức năng, đặc tính
2. Ràng buộc trên hành động
 – Trình tự thực hiện, khuông mẫu giao tiếp, báo cáo
3. Ràng buộc trên liên kết giữa các công việc
 – Thời điểm bàn giao, cách thức chuyển giao kết quả
 – Đầu vào của một công việc thường đòi hỏi một số kết 
 quả chuyển giao từ các công việc được thực hiện trước 
 nó, yêu cầu này hình thành ra các ràng buộc phụ thuộc 
 giữa các công việc – dự án phải thỏa mãn các ràng buộc 
 này để các công việc không bị ách tắt do khách quan.
 Các loại tiến trình dự án
1. Tiến trình sản xuất (Product Oriented Processes) là các 
 tiến trình trực tiếp tạo ra sản phẩm/dịch vụ cho dự án, vd: 
 khảo sát, thi công, lắp ráp, cài đặt, chuyển giao,..
 - Các tiến trình sản xuất liên kết nhau theo mô hình tạo 
 sản phẩm (vòng đời phát triễn sản phẩm, SDLC)
2. Tiến trình quản lý (Project Management Processes) là các 
 tiến trình hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường tất cả 
 các nội dung của dự án (vd: yêu cầu, nguồn lực, công việc, 
 thời hạn, rủi ro,); nó không trực tiếp tạo ra sản phẩm / 
 dịch vụ của dự án, nhưng nó tạo ra môi trường làm việc 
 thuận lợi nhất để đạt được mục tiêu của dự án.
 - Các tiến trình quản lý dự án và các tiến trình sản xuất liên 
 kết nhau tạo thành vòng đời dự án (PLC).
 Vai trò của tt.quản lý đối với tt.sản xuất
1. Hoạch định: định nghĩa công việc cần làm cùng với các hạn 
 mức (tiền, thời gian, mức độ yêu cầu,..)
2. Điều khiển: hướng dẫn,sửa sai cho công việc để đạt mục tiêu.
3. Giám sát: nhận biết về môi trường thực hiện công việc để nhận 
 biết các yếu tố rủi ro, khả năng hoàn thành (định tính).
4. Đo lường: định lượng các yếu tố đã nhận biết được để hoạch 
 định và điều khiển.
 hoạch định,điều khiển Output
 giám sát, đo lường tiến trình sản xuất
 Input tiến trình quản lý
 Các giai đoạn dự án
Dự án chia ra nhiều giai đoạn (phases, stages), mỗi giai 
đoạn gồm một nhóm công việc có chung 1 mục đích: thỏa 
mãn mục tiêu nhỏ của dự án (là một phần của sản phẩm sẽ 
chuyển giao cho tổ chức thụ hưởng hoặc giai đoạn kế tiếp)
 – Để phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót,
 – Để quyết định dự án có cần thực hiện tiếp hay không.
 c Giai đoạn Giai đoạn Thực hiện Giai đoạn
 Khởi động Kết thúc
 Chuyển giao
 Chi phí và nhân lự phí và nhân Chi 
Điểm bắt đầu Điểm kết thúc
 Vòng đời phát triễn phần mềm
SDLC – software development life cycle là một chuổi các tiến 
 trình - công đoạn hướng dẫn từng bước cho người phát 
 triễn tạo ra các phiên bản phần mềm có chất lượng
 Vòng đời của dự án PM 
PLC – Project Life Cycle là một chuỗi các tiến trình làm dự 
 án 
SDLC và PLC
 Quản lý dự án
• Quản lý: là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và 
 công cụ để hoạch định, phân công, giám sát, và điều khiển 
 nguồn lực thực hiện các công việc cần thiết để đạt được mục 
 tiêu đã hoạch định.
• Quản lý dự án: quản lý các công việc của dự án nhằm làm 
 thỏa mãn tất cả các cam kết của dự án (làm thoả mãn mục 
 tiêu của dự án để kết thúc).
 – Quản lý là một công việc sáng tạo dẫn đắt từ kiến thức, kinh 
 nghiệm và thông tin, để tìm ra cách giải quyết tốt nhất cho các vấn 
 đề đặc thù của dự án => cần có kiến thức và kỹ năng để giải quyết 
 vấn đề.
 – Kiến thức quản lý dự án được PMI khái quát hóa thành tài liệu 
 PMBOK – có 9 lĩnh vực kiến thức cần thiết.
 Giải quyết vấn đề
• Vấn đề (problem): là sự khác biệt giữa hiện trạng thực tế và 
 mong muốn
• Giải pháp (solution): là cách thức làm giảm bớt sự khác biệt 
 giữa hiện trạng và mong muốn.
 – Giải pháp là một phương án được chọn (được cho là tốt 
 nhất) để thực hiện.
• Phương pháp giải quyết vấn đề : là cách tìm và áp dụng 
 giải pháp.
 1.Nhận thức hiện trạng
• Nhận thức hiện trạng (bối cảnh phát sinh vấn đề) là nhận 
 biết các biểu hiện bên ngoài của nguyên nhân nào đó. 
 – Vd: mức tiêu hao nguyên liệu trong kho vượt mức bình 
 thường.
• Dựa trên các tín hiệu nguy cơ, các nhà quản lý cần tìm hiểu 
 nguyên nhân của chúng để xác định ảnh hưởng của nó.
 – Vd: hao nguyên liệu do nguyên liệu kém chất lượng.
• Nếu ảnh hưởng của các tín hiệu nguy cơ nằm trong phạm vi 
 trách nhiệm của người quản lý thì nó trở thành vấn đề mà 
 người đó cần giải quyết.
 – Người quản lý kho: có trách nhiệm trực tiếp
 – Người sử dụng nguyên liệu: có trách nhiệm liên đới trên 
 chất lượng sản phẩm
 2. Định nghĩa vấn đề
• Định nghĩa vấn đề là xác định chính xác yêu cầu gì cần 
 phải được thỏa mãn ở mức độ nào trong thời hạn bao lâu.
• Ảnh hưởng (đang hoặc sẽ gây tác hại) từ nguyên nhân là 
 thứ cần phải tìm hiểu để định nghĩa vấn đề.
• Vấn đề được định nghĩa quá lớn sẽ không tìm được giải 
 pháp khả thi vì không đủ tài lực để giải quyết; ngược lại, 
 vấn đề được định nghĩa quá nhỏ (hoàn toàn khả thi) thì lại 
 không giải quyết được trọn vẹn cho vấn đề đã phát hiện.
• Định nghĩa vấn đề đúng mức là nhằm tìm ra giải pháp tốt 
 nhất cho vấn đề (không đặt ra yêu cầu quá cao hoặc quá 
 thấp).
 3. Tìm giải pháp
• Là tìm nhiều phương án cho vấn đề và chọn một phương án 
 tốt nhất trong số đó để làm giải pháp (hành động thực tế).
• Giải pháp được chọn là một phương án thoả mãn tốt nhất 
 các tiêu chí đánh giá.
 Chọn phương án Chọn phương 
 Vấn đề Tìm Phương án 1
 phươngán 
 Phương án 2
 Phương án 3 Giải pháp
 Phát sinh phương án và Chọn phương án theo 
 các tiêu chí đánh giá các tiêu chí đánh giá
 Tiêu chí tìm giải pháp
• Các tiêu chí này là thước đo giá trị của phương án ở nhiều 
 phương diện khác nhau:
 1. Phương diện kinh tế (tiền)
 2. Phương diện kỹ thuật (độ phức tạp)
 3. Phương diện vận hành (giá trị sử dụng)
 4. Phương diện kế hoạch (thời gian)
 5. Phương diện pháp lý (luật)
 6. Phương diện chính trị xã hội (thái độ của cộng đồng)
 4. Thực thi giải pháp & đánh giá
• Giải pháp chỉ là ý tưởng trong nhận thức.
• Thực thi giải pháp là áp dụng giải pháp vào thực tế để tạo 
 ra kết quả thực trong thế giới thực.
 – Kết quả thực tế : có thể không khả quan, hoặc thâm chí 
 gây thêm các nguy cơ khác
• Đánh giá kết quả là đối chiếu giữa kết quả dự kiến từ giải 
 pháp và kết quả thực tế có được sau khi thực thi giải pháp, 
 để tìm ra những điểm không phù hợp giữa dự kiến và thực 
 tế, từ đó quyết định các hành động tiếp theo như: ngưng 
 áp dụng giải pháp/cải tiến giải pháp/tạm hoãn giải pháp,
 Sự tinh chỉnh từng bước
• Do tính đặc thù, dự án được thực hiện thận trọng bằng cách 
 tinh chỉnh từng bước để giảm bớt việc sửa sai (rework).
• Tinh chỉnh từng bước là một quá trình hoàn thiện dần sản 
 phẩm qua từng bước thực hiện cẩn thận (đặt từng mục tiêu 
 nhỏ, cân nhắc cách làm, đánh giá rút kinh nghiệm).
 Hiện trạng Mục tiêu Thực hiện Kết quả Tinh chỉnh
 1 Cần
 2 Không
 Đối chiếu
• Quá trình tinh chỉnh tạo điều kiện cho người thực hiện dự 
 án hiểu biết về dự án ngày càng sâu hơn và dể sửa sai, để 
 giảm bớt tác hại của rủi ro do thiếu kiến thức.
 9 lĩnh vực kiến thức quản lý dự án
(PMI / Project Management Body Of Knowledge)
 Integration
 Quality