Bài giảng Lập và quản lý dự án đầu tư - Bài 4: Tổng quan về quản lý dự án - Nguyễn Hồng Minh

ý tiến độ
 Quản lý chi phí
 Quản lý chất lượng Quản lý nhân lực
 Lập kế hoạch nguồn lực
 Lập kế hoạch chất lượng Lập kế hoạch nhân lực
 Tính toán chi phí
 Đảm bảo chất lượng Tuyển dụng
 Lập dự toán
 Quản lý chất lượng Phát triển nhóm
 Quản lý chi phí
 Quản lý hoạt động mua sắm
 Quản lý thông tin Quản lý rủi ro
 Lập kế hoạch mua sắm
 Lập kế hoạch QLTT Nhận diện rủi ro
 Lựa chọn nhà cung cấp
 Phân phối thông tin Phân tích, đánh giá rủi ro
 Quản lý hợp đồng
 Báo cáo tiến độ Quản lý rủi ro
 Quản lý tiến độ cung ứng
v1.0015105226 17
3.1. QUẢN LÝ TỔNG THỂ
• Lập kế hoạch tổng thể là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự lô gích và việc chi tiết hóa
 các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực
 hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau được kết hợp một cách
 chặt chẽ.
• Quy trình quản trị tổng thể:
  Phát triển kế hoạch dự án: lấy kết quả của các quy trình lập kế hoạch khác và đưa thành
 một tài liệu nhất quán và kết dính – kế hoạch dự án.
  Thực thi kế hoạch dự án: thực hiện kế hoạch dự án.
  Điều khiển sự thay đổi tổng thể: điều phối những thay đổi trong toàn bộ dự án.
v1.0015105226 18
3.2. QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
• Phạm vi: điều gì cần làm và điều gì không làm.
• Quản trị phạm vi dự án là việc xác định và kiểm soát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự
 án, xác định các công việc nào thuộc về dự án, công việc nào không thuộc phạm vi dự án.
• Quy trình quản trị phạm vi:
  Khởi động: bắt đầu một dự án hoặc chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
  Lập kế hoạch phạm vi.
  Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian.
  Kiểm tra phạm vi.
  Điều khiển sự thay đổi phạm vi.
v1.0015105226 19
3.3. QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN
• Quản trị thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối
 thời gian và kiểm soát tiến độ các công việc của dự
 án nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án.
• Gồm những quy trình nhằm bảo đảm hoàn thành dự
 án đúng thời hạn.
• Quy trình gồm:
  Xác định các hoạt động;
  Sắp xếp thứ tự các hoạt động;
  Dự tính nguồn lực cho từng công việc;
  Ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động;
  Phát triển lịch biểu;
  Điều khiển lịch biểu.
v1.0015105226 20
3.4. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
• Chi phí: Tài nguyên được hy sinh hay tính trước
 để thực hiện một mục tiêu rõ ràng hoặc trao đổi
 cái gì đó.
• Quản lý chi phí là quá trình lập kế hoạch chi phí,
 kiểm soát chi phí theo tiến độ công việc và theo
 hạn mức.
• Quy trình quản lý:
  Hoạch định nguồn lực;
  Ước lượng chi phí;
  Giải ngân, quản lý chi phí;
  Điều chỉnh chi phí.
v1.0015105226 21
3.5. QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
• Quản trị chất lượng là quá trình lập kế hoạch chất
 lượng dự án, triển khai, kiểm soát các tiêu chuẩn
 chất lượng, các công việc và toàn bộ dự án, đảm
 bảo chất lượng dự án theo đúng tiêu chuẩn đã
 hoạch định.
• Quy trình quản trị chất lượng:
  Hoạch định chất lượng;
  Đảm bảo chất lượng;
  Kiểm soát chất lượng.
v1.0015105226 22
4. CÔNG CỤ KỸ THUẬT CHÍNH TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
• Nhằm hỗ trợ người quản trị dự án và nhóm dự án trong nhiều khía cạnh của quản trị dự án.
• Các công cụ kỹ thuật có thể là:
  Tuyên bố dự án (Project Charter), báo cáo phạm vi dự án, WBS;
  Biểu đồ GANTT, sơ đồ mạng (PERT), phân tích đường găng (CPM);
  Dự kiến chi phí và đánh giá chi phí thực hiện;
  
v1.0015105226 23
4.1. CƠ CẤU PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC – WBS (Work Breakdown Structure)
Cơ cấu phân tách công việc – WBS là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm
nhiệm vụ và những công việc cụ thể. Cần phải xác định, liệt kê, và lập bảng giải thích cho từng
công việc cần thực hiện của dự án.
 Cấp 1 Mục tiêu dự án Project 
 1.0.0.0 Objectives
 (Cấp hoàn thành)
 Hoạt động Hoạt động Hoạt động
 Cấp 2
 1.1.0.0 1.2.0.0 1.3.0.0 Activities
 Nhiệm vụ Nhiệm vụ Nhiệm vụ
 Tasks
 Cấp 3 1.2.1.0 1.2.2.0 1.2.3.0
 Gói công việc Gói công việc Gói công việc
 Cấp 4 Work Packages
 1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.3
v1.0015105226 24
VÍ DỤ
 Cấp 1 Xây nhà 2 tầng
 Project Objectives
(Cấp hoàn thành) 1.0.0.0
 Cấp 2 Làm móng Xây tầng 1 Xây tầng 2
 1.1.0.0 1.2.0.0 1.3.0.0
 Activities
 Chuẩn bị Xây Hoàn thiện
 Cấp 3 1.2.1.0 1.2.2.0 1.2.3.0
 Tasks
 Xây tường Đổ trần Trát
 Cấp 4 1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.3
 Work Packages
v1.0015105226 25
GÓI CÔNG VIỆC TRONG WBS (Work package in WBS)
Gói công việc là cấp thấp nhất của WBS. Một gói công việc được xác định một cách rõ ràng có
những đặc điểm sau:
• Định nghĩa được công việc (Cái gì – What);
• Chỉ ra thời gian để hoàn thành gói công việc (Bao lâu – How long);
• Chỉ ra ngân sách/ Chi phí theo từng thời đoạn để hoàn thành gói công việc (Chi phí – Cost);
• Chỉ ra trách nhiệm của từng người đối với từng công việc (Ai – Who);
• Chỉ ra những điểm cần giám sát đối với việc đo lường tiến trình dự án.
v1.0015105226 26
GÓI CÔNG VIỆC TRONG WBS (Work package in WBS) (tiếp theo)
Mẫu gói công việc
Gói công việc Phân bổ trách nhiệm Lịch
Tên Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
Đặc điểm cơ bản
Mô tả Nhận xét:
Mục tiêu
Những rủi ro
Hoạt Thời gian Chi phí 
 Mô tả A B C D E F G Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
động (Ngày) ($)
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
Tổng số
v1.0015105226 27
4.2. SƠ ĐỒ GANTT
• Biểu đồ thời gian cho biết thời điểm bắt đầu, kết thức và tiến độ thực hiện từng công việc.
 Biểu đồ Gantt: thể hiện tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của dự
 án theo trình tự thời gian, trục tung trình bày công việc cụ thể; trục hoành thể hiện thời gian;
 mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc. Độ dài đoạn thẳng là độ dài công việc. Vị trí của
 đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các công việc. Biểu đồ Gantt cho biết khi
 nào các công việc bắt đầu và kết thúc, mức độ hoàn thành của các công việc, dự kiến tình
 trạng của dự án tại các thời điểm khác nhau.
• Điều kiện cần xác định:
  Các công việc cần thực hiện;
  Thời gian thực hiện từng công việc;
  Tŕnh tự thực hiện các công việc;
  Thời hạn phải hoàn thành từng công việc.
v1.0015105226 28
4.2. SƠ ĐỒ GANTT (tiếp theo)
• Thể hiện tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự
 thời gian.
  Trục tung trình bày công việc cụ thể;
  Trục hoành thể hiện thời gian;
  Mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc. Độ dài đoạn thẳng là độ dài công việc;
  Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các công việc.
• Biểu đồ Gantt cho biết khi nào các công việc bắt đầu và kết thúc, mức độ hoàn thành của các
 công việc, dự kiến tình trạng của dự án tại các thời điểm khác nhau.
v1.0015105226 29
KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN – BIỂU ĐỒ GANTT
 Tiến độ thực hiện – Tháng
 TT Nội dung công việc
 1 – 3 4 – 6 7 – 9 10 – 12
 I Chuẩn bị đầu tư
 1 Lập báo cáo nghiên cứu TKT
 2 Lập báo cáo nghiên cứu KT
 II Chuẩn bị xây dựng
 1 Thiết kế, thẩm định phê duyệt TK
 2 Giải phóng mặt bằng
 III Xây dựng
 1 San lấp mặt bằng
 2 Xây dựng các hạng mục
 3 Lắp đặt thiết bị
 4 Giám sát thi công
 IV Nghiệm thu, bàn giao
v1.0015105226 30
KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN – BIỂU ĐỒ GANTT (tiếp theo)
• Ưu điểm:
  Đơn giản dễ lập;
  Dễ nhận biết;
  Rất thích hợp với các dự án nhỏ;
  Giúp xây dựng kế hoạch về thời gian cần thiết thực hiện từng công việc;
  Công cụ điều khiển dự án hoạt động theo kế hoạch tiến độ đã xây dựng;
  Cho phép theo dõi tiến trình thực hiện dự án;
  Xác định được tổng thời gian hoàn thành dự án.
• Hạn chế:
  Khó áp dụng cho những dự án lớn nhiều công việc;
  Không thể hiện rõ mối quan hệ giữa các công việc;
  Không cho biết những công việc tới hạn;
  Không tính được một số chỉ tiêu.
v1.0015105226 31
4.3. SƠ ĐỒ MẠNG
• Sơ đồ mạng: thể hiện mối quan hệ giữa các công việc dự án.
• Sơ đồ mạng là mô hình thể hiện toàn bộ dự án thành một thể thống nhất. Sơ đồ mạng mô tả
 mối quan hệ liên tục giữa các công việc, nối kết các công việc và các sự kiện theo thứ tự
 trước sau của chúng.
• Hai loại sơ đồ mạng chính:
  Sơ đồ PERT (Program and Evaluation Review Technique – Kỹ thuật đánh giá và kiểm soát
 chương trình).
  Sơ đồ mạng theo CPM (Critical Path Method – Phương pháp đường găng).
v1.0015105226 32
4.3.1. SƠ ĐỒ MẠNG THEO PHƯƠNG PHÁP AON
AON (Activities on Node) là sơ đồ mạng trong đó công việc đặt trên nút.
 Activities on nodes (AoN)
 A B
• Các công việc được trình bày trên một nút (hình chữ nhật), gồm các thông tin: tên công việc,
 thứ tự công việc, độ dài thời gian thực hiện công việc, ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
• Các đường thể hiện các sự kiện, cho biết mối liên hệ và xác định thứ tự trước sau của các
 công việc.
v1.0015105226 33
VÍ DỤ
Dự án có 5 công việc A, B, C, D, E trong đó A < C; B < D; C, D < E. Thời gian thực hiện công việc
(ngày) như sau:
 Công việc Công việc trước Thời gian thực hiện công việc (ngày)
 A – 2
 B – 3
 C A 4
 D B 5
 E C, D 6
v1.0015105226 34
PHƯƠNG PHÁP AON
 Tên công việc
 Thứ tự Độ dài 
 công việc thời gian 
 thực hiện 
 công việc
 Ngày Ngày 
 bắt đầu kết thúc
 A C
 1 2 3 4
 0 2 2 6 E
 5 6
 B D 8 14
 2 3 4 5
 0 3 3 8
v1.0015105226 35
4.3.2. SƠ ĐỒ MẠNG THEO PHƯƠNG PHÁP AOA
 A B
• AOA (Activities on Arrow) là sơ đồ mạng trong đó công việc đặt trên đường. Phương pháp này
 được sử dụng phổ biến hơn phương pháp AON.
• Công việc được đặt trên các đường có mũi tên chỉ chiều thuận của công việc, trên đường này
 có ghi thông tin về thời gian, và chi phí, nguồn lực để hoàn thành.
• Sự kiện được đặt tại nút, là điểm chuyển tiếp đánh dấu một (một nhóm) công việc đã hoàn
 thành và khởi đầu của một (một nhóm) công việc kế tiếp.
• Đường là sự kết nối liên tục các công việc tính từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối.
• Điểm đầu tiên của mạng là điểm khởi đầu, các công việc sẽ bắt đầu được thực hiện từ đây.
 Điểm cuối cùng là điểm kết thúc, lúc này công việc cuối cùng sẽ được thực hiện, khép lại toàn
 bộ dự án.
v1.0015105226 36
4.3.2. SƠ ĐỒ MẠNG THEO PHƯƠNG PHÁP AOA (tiếp theo)
Ví dụ (tiếp theo)
Vẽ sơ đồ mạng theo phương pháp AOA
 2
 A C
 4
 2
 E
 1 4 5
 B D 6
 3 5
 3
v1.0015105226 37
4.3.3. SƠ ĐỒ MẠNG CPM (Critical Path Method)
Phương pháp đường găng sử dụng mạng đồ thị có hướng trong lý thuyết đồ thị để tổ chức các
công việc của dự án dưới dạng một sơ đồ mạng. Việc quản lý dự án sẽ tập trung vào việc nắm lấy
một hoặc nhiều đường công việc có tính chất quan trọng (chủ chốt) về mặt thời gian của dự án
được gọi là đường găng, để quản lý thời gian của dự án (quản lý tiến độ).
v1.0015105226 38
4.3.3. SƠ ĐỒ MẠNG CPM (Critical Path Method) (tiếp theo)
Ví dụ (tiếp theo)
Xác định đường găng
 2
 A C
 4
 2
 E
 1 4 5
 B D 6
 3 5
 3
 A, C, E = 2 + 4 + 6 = 12 ngày
 Max = 14 ngày
 B, D, E = 3 + 5 + 6 = 14 ngày
 = B, D, E
v1.0015105226 39
4.3.3. SƠ ĐỒ MẠNG CPM (Critical Path Method) (tiếp theo)
Ví dụ (tiếp theo)
Thời gian thực hiện dự án
 2
 A C
 4
 2
 E
 1 4 5
 B D 6
 3 5
 3
 Thời gian thực hiện dự án D = Độ dài đường găng = 14 ngày
v1.0015105226 40
GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG
1. Nếu tự quản lý quá trình thực hiện đầu tư thì có thuận lợi và bất cập gì?
 Trả lời:
• Thuận lợi: Hiểu rõ được doanh nghiệp, hiểu rõ được mục tiêu dự án. Quản lý dự án sẽ được
 đặt trong bối cảnh chung của cả doanh nghiệp nên nếu quản lý tốt có thể sử dụng tối ưu các
 nguồn lực của doanh nghiệp để vừa thực hiện tốt các mục tiêu của dự án, vừa tăng hiệu quả
 sản xuất – kinh doanh nói chung.
• Bất cập lớn nhất là công ty Hoàng Anh là nhà đầu tư vào dự án chứ không phải là nhà quản lý
 dự án. Nhà đầu tư có thể ra quyết định đầu tư vào một phương án khi thấy có lợi nhưng
 không có nghĩa cứ đầu tư vào đâu là có thể quản lý phương án đó, muốn quản lý tốt dự án
 đầu tư cần có những nhà quản lý chuyên nghiệp.
2. Những thách thức nếu công ty Hoàng Anh tự tiến hành quản lý?
 Trả lời:
 Thách thức lớn nhất của công ty Hoàng Anh nếu tự quản lý là trong một khoảng thời gian
 ngắn phải xây dựng được một bộ máy quản lý dự án chuyên nghiệp trong đó có kỹ năng quản
 lý 9 nội dung của dự án và biết áp dụng các công cụ kỹ thuật để quản lý dự án.
v1.0015105226 41
GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG (tiếp theo)
3. Thế nào là quản lý thành công dự án trên?
 Trả lời: Quản lý tốt dự án trên thể hiện ở việc đảm bảo hai nhóm mục tiêu:
• Các mục tiêu thuộc về dự án:
  Thời gian;
  Chi phí;
  Chất lượng công việc.
• Các mục tiêu đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng (ở đây là công ty Hoàng Anh):
  Các mục đích ban đầu có đạt được không?
  Các sản phẩm/dịch vụ do dự án cung cấp có phù hợp với nhu cầu thị trường, được người
 tiêu dùng đón nhận không?
  Lợi nhuận của khách hàng đạt được là bao nhiêu? Có đạt được các dự kiến như đã đặt ra
 ban đầu không?
v1.0015105226 42
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1
Các nội dung (kiến thức kỹ năng) quản lý dự án:
A. quản trị marketing, quản trị nguồn nhân lực và quản trị truyền thông.
B. quản trị rủi ro, quản trị mua ngoài, quản trị nguồn nhân lực và quản trị truyền thông.
C. quản trị phạm vi, quản trị thời gian, quản trị chi phí và quản trị chất lượng.
D. quản trị phạm vi, quản trị thời gian, quản trị chi phí và quản trị chất lượng, quản trị rủi ro, quản
 trị mua ngoài, quản trị nguồn nhân lực và quản trị truyền thông.
Trả lời:
Đáp án đúng là: D. quản trị phạm vi, quản trị thời gian, quản trị chi phí và quản trị chất lượng,
quản trị rủi ro, quản trị mua ngoài, quản trị nguồn nhân lực và quản trị truyền thông.
v1.0015105226 43
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2
Đường găng là:
A. đường dài nhất từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối.
B. đường ngắn nhất từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối.
C. đường dài trung bình từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối.
D. đường có tỷ lệ các công việc có thời gian thực hiện dài nhất cao nhất.
Trả lời:
Đáp án đúng là: A. đường dài nhất từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối.
v1.0015105226 44
 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI
 • Quản lý dự án là ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động
 của dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án. Quản lý dự án nhằm giúp dự án đạt
 các mục tiêu đặt ra và giúp đảm bảo đạt hiệu quả mong đợi.
 • Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá
 trình phát triển một dự án trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được những yêu
 cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ bằng những phương pháp
 và điều kiện tốt nhất cho phép.
 • Mục tiêu chính của quản lý dự án bao gồm: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện
 công việc.
 • Quản lý dự án theo chu kỳ: giai đoạn xây dựng ý tưởng, giai đoạn phát triển, giai đoạn
 thực hiện, giai đoạn kết thúc.
 • Nội dung quản lý dự án: lập kế hoạch tổng quan, quản lý pham vi, quản lý thời gian,
 quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý nhân lực, quản lý thông tin, quản lý rủi ro,
 quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán.
 • Công cụ kỹ thuật nhằm hỗ trợ người quản trị dự án và nhóm dự án trong nhiều khía
 cạnh của quản trị dự án.
 • Một số công cụ chính bao gồm: Cơ cấu phân tách công việc (WBS), biểu đồ GANTT,
 sơ đồ mạng (PERT), phân tích đường găng (CPM).
v1.0015105226 45