Bài giảng Quản lý dự án - Chương 9: Quản lý nguồn nhân lực của dự án (Project human resource management)

ssignment Matrix (RAM) Using a RACI Format 
Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực (Develop Human Resource Plan) 
Text-oriented formats : mô tả chi tiết có thể được xác định trong định dạng văn bản trực tiếp . 
Thường ở dạng phác thảo, các tài liệu cung cấp thông tin như trách nhiệm, quyền hạn, năng lực và trình độ . 
Các tài liệu được gọi bằng tên khác nhau bao gồm mô tả vị trí và vai trò chịu trách nhiệm thẩm quyền hình thức . 
Những tài liệu này có thể được sử dụng làm mẫu cho các dự án trong tương lai, đặc biệt là khi thông tin được cập nhật trong suốt dự án hiện tại bằng cách áp dụng các bài học kinh nghiệm. 
Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực (Develop Human Resource Plan) 
Networking: là sự tương tác hình thức và không hình thức với những người khác trong một tổ chức, công nghiệp, hoặc môi trường chuyên nghiệp . 
Đó là một cách xây dựng để hiểu các yếu tố chính trị và cá nhân sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của các tùy chọn quản lý nhân sự khác nhau. 
H oạt động của mạng n guồn nhân lực bao gồm thư chủ động, các cuộc họp ăn trưa, các cuộc hội thoại không chính thức bao gồm các cuộc họp và các sự kiện, hội nghị thương mại và hội nghị chuyên đề . 
Networking có thể là một kỹ thuật hữu ích khi bắt đầu dự án 
Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực (Develop Human Resource Plan) 
Organizational theory : sử dụng các nguyên tắc đã được chứng minh để hướng dẫn các quyết định của bạn . 
C ung cấp thông tin liên quan đến cách thức mà con người, các đội và các đơn vị tổ chức hoạt động . 
Hiệu quả : R út ngắn số lượng thời gian, chi phí, và nỗ lực cần thiết để tạo ra các kết quả đầu ra hoạch định tài nguyên nhân lực và nâng cao khả năng lập kế hoạch. 
Điều quan trọng là nhận ra rằng cấu trúc tổ chức khác nhau có phản ứng cá nhân, hiệu suất cá nhân, và đặc điểm mối quan hệ cá nhân khác nhau . 
Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực (Develop Human Resource Plan) 
Outputs 
Human Resource Plan: Kế hoạch nguồn nhân lực, một phần của kế hoạch quản lý dự án, cung cấp hướng dẫn cách xác định nguồn nhân lực của dự án. Bao gồm:	 
Vai trò và trách nhiệm (Roles and responsibilities) 
Vai trò: của những người có trách nhiệm trong dự án, Vai trò liên quan đến thẩm quyền, trách nhiệm 
Thẩm quyền: quyền áp dụng các nguồn lực dự án, ra ​​quyết định, và ký phê duyệt . 
Trách nhiệm: công việc mà một thành viên nhóm dự án được dự kiến ​​sẽ thực hiện để hoàn thành các hoạt động của dự án . 
Năng lực: Các kỹ năng và năng lực cần thiết để hoàn thành các hoạt động của dự án . 
Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực (Develop Human Resource Plan) 
Project organization charts: Biểu diễn bằng đồ họa các thành viên trong nhóm dự án và các mối quan hệ của họ . 
Staffing management plan: một phần của kế hoạch nguồn nhân lực trong kế hoạch quản lý dự án, mô tả khi nào và như thế nào thì yêu cầu nguồn nhân lực sẽ được đáp ứng 
Staff acquisition : nguồn nhân lực đến từ bên trong tổ chức, từ bên ngoài, các nguồn hợp đồng . 
Resource calendars: Kế hoạch quản lý nhân sự mô tả khung thời gian cần thiết cho các thành viên trong nhóm dự án, hoặc là cá nhân hay tập thể . 
Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực (Develop Human Resource Plan) 
Staff release plan: (K ế hoạch giải phóng n hân viên ) . Xác định phương pháp và thời gian giải phóng các thành viên trong nhóm . 
Training needs : Nhu cầu đào tạo được phát triển như là một phần của dự án . 
Recognition and rewards : phần thưởng và một hệ thống kế hoạch sử dụng sẽ giúp thúc đẩy và củng cố các hành vi mong muốn 
Compliance ( Tuân thủ ): Kế hoạch quản lý nhân sự có thể bao gồm các chiến lược trong việc thực hiện q uy định của c hính phủ , chính sách . 
Safety ( An toàn ) : Các chính sách và thủ tục bảo vệ các thành viên trong nhóm từ các mối nguy hiểm có thể được bao gồm trong kế hoạch quản lý nhân sự . 
Thành lập nhóm dự án  ( Acquire Project Team ) 
Acquire Project Team: là quá trình xác nhận nguồn nhân lực sẵn có và tạo thành một đội cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ dự án . 
Đội quản lý dự án có thể hoặc không thể có quyền kiểm soát trực tiếp lựa chọn thành viên trong nhóm vì thỏa ước tập thể, hoặc các lý do khác . 
Thành lập nhóm dự án (Acquire Project Team) 
C ác yếu tố sau đây được xem xét trong quá trình thành lập nhóm dự án : 
Không có được nguồn nhân lực cần thiết cho dự án có thể ảnh hưởng đến lịch trình dự án, ngân sách, sự hài lòng của khách hàng, chất lượng, và rủi ro . Nó có thể làm giảm xác suất thành công và cuối cùng dẫn đến việc hủy bỏ dự án . 
Nếu nguồn nhân lực không có sẵn do khó khăn , người quản lý dự án có thể yêu cầu được phân bổ tài nguyên thay thế . 
Thành lập nhóm dự án (Acquire Project Team) 
 Inputs: 
Project Management Plan: 
Vai trò và trách nhiệm xác định các vị trí, kỹ năng và năng lực mà dự án đòi hỏi. 
Sơ đồ tổ chức dự án chỉ định số người cần thiết cho dự án 
Kế hoạch quản lý nhân sự xác định khoảng thời gian của mỗi thành viên trong nhóm dự án sẽ là cần thiết và thông tin quan trọng khác để thành lập nhóm dự án. 
Enterprise Environmental Factors: 
Thông tin về nguồn nhân lực bao gồm mức độ năng lực, kinh nghiệm sẵn có, quan tâm của họ về việc làm trong dự án . 
Chính sách quản trị nhân sự 
Organizational Process Assets 
Thành lập nhóm dự án (Acquire Project Team) 
Tools and Techniques: 
Pre-Assignmen t: Khi các thành viên trong nhóm dự án được lựa chọn trước . Tình trạng này có thể xảy ra nếu dự án là kết quả của một đề xuất cạnh tranh . 
Negotiation (Đàm phán): 
Đ ảm bảo dự án nhận được nhân viên thích hợp có thẩm quyền trong khung thời gian cần thiết, và các thành viên trong nhóm dự án sẽ sẵn sàng, và được ủy quyền để làm việc trên dự án cho đến khi hoàn thành trách nhiệm của mình . 
C hỉ định nguồn nhân lực khan hiếm hoặc chuyên ngành . 
Các tổ chức bên ngoài , nhà cung cấp, nhà thầu ,  chỉ định nguồn nhân lực thích hợp, chuyên môn , có năng lực, được chứng nhận . 
Thành lập nhóm dự án (Acquire Project Team) 
Acquisition : Khi tổ chức thực hiện thiếu các nhân viên trong nhà cần thiết để hoàn thành một dự án, các dịch vụ cần thiết có thể được mua lại từ các nguồn bên ngoài . 
Virtual Teams : sử dụng điện thoại, email, tin nhắn tức thời, và các công cụ cộng tác trực tuyến để làm việc cùng nhau 
Thành lập nhóm dự án (Acquire Project Team) 
Outputs 
Project Staff Assignments: phân công vai trò cụ thể của từng người trong dự án. 
Resource Calendars: ( Lịch tài nguyên ) tài liệu ve62 khoảng thời gian mà mỗi thành viên trong nhóm dự án có thể làm việc cho dự án . 
Project Management Plan Updates: khi phân công vai trò và trách nhiệm có thể không phù hợp chính xác giữa các yêu cầu nhân viên trong kế hoạch nguồn nhân lực và cá nhân cần cập nhật. 
Phát triển nhóm dự án (Develop Project Team) 
Phát triển nhóm dự án là một trong những quy trình quan trọng nhất trong quản lý nhân sự. 
Quy trình này cải thiện năng lực, sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm và môi trường tổng thể để nâng cao hiệu suất dự án. 
Phát triển nhóm dự án(Develop Project Team) 
Mục tiêu phát triển đội ngũ dự án : 
Nâng cao kỹ năng và kiến ​​thức của các thành viên trong nhóm . 
Tăng cường một cảm giác tin tưởng và thỏa thuận giữa các thành viên trong nhóm . 
Tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm để cải thiện năng suất của cá nhân và nhóm 
Phát triển nhóm dự án(Develop Project Team) 
 Inputs 
Project Staff Assignments : danh sách của các thành viên nhóm dự án và c ác văn bản giao nhiệm vụ. 
Project Management Plan : xác định chiến lược đào tạo và kế hoạch phát triển đội ngũ dự án . Các hạng mục như phần thưởng, phản hồi, đào tạo bổ sung, và các biện pháp kỷ luật có thể được bổ sung vào kế hoạch . 
Resource Calendars : Lịch tài nguyên xác định thời gian các thành viên trong nhóm dự án có thể tham gia vào các hoạt động phát triển nhóm. 
Phát triển nhóm dự án(Develop Project Team) 
Tools and Techniques 
Interpersonal Skills : sử dụng các kỹ năng mềm để giúp đỡ những thành viên trong nhóm giải quyết vấn đề . 
Training : Đào tạo bao gồm tất cả các hoạt động được thiết kế để tăng cường năng lực của các thành viên trong nhóm dự án . 
Team-Building Activities : Mục tiêu của hoạt động xây dựng đội nhóm là giúp các thành viên trong nhóm làm việc với nhau hiệu quả. 
Phát triển nhóm dự án(Develop Project Team) 
Ground Rules: Nguyên tắc cơ bản thiết lập các kỳ vọng về hành vi được chấp nhận bởi các thành viên trong nhóm dự án. C am kết rõ ràng giảm sự hiểu lầm và tăng năng suất . 
Co-location : đưa các thành viên trong nhóm dự án tích cực nhất vào cùng một vị trí địa lý để nâng cao khả năng của họ và xem như một đội . 
Recognition and Rewards : công nhận và khen thưởng hành vi mong muốn là m ột phần của quá trình phát triển nguồn nhân lực. 
Phát triển nhóm dự án(Develop Project Team) 
Kỹ năng giao tiếp của bạn có thể tạo ra một sự khác biệt lớn cho nhóm của bạn 
Lãnh đạo: giúp nhóm hiểu được giá trị mà sản phẩm đó sẽ mang lại cho công ty . 
Xây dựng đội nhóm: giúp nhóm của bạn để liên kết với nhau 
Động lực: giúp đỡ các thành viên trong nhóm được hài lòng với công việc mà họ đang làm 
Giao tiếp : đảm bảo rằng tất cả mọi người trong đội biết lý do tại sao bạn đang làm cho họ và cảm thấy như bạn đang gũi và thân thiện 
Phát triển nhóm dự án(Develop Project Team) 
Ảnh hưởng: thiết lập các tiêu chuẩn cho đồng đội của bạn 
Nâng cao nhận thức chính trị và văn hóa: hiểu sự tương đồng và khác biệt trong các môi trường làm việc 
Phát triển nhóm dự án(Develop Project Team) 
Năm loại quyền lực : 
Quyền lực hợp pháp: đó là những gì bạn sử dụng khi bạn phân công công việc cho một người nào đó . 
Thưởng và quyền lực: là những gì bạn có khi bạn trao giải thưởng hay các loại khác của phần thưởng để thúc đẩy các thành viên trong nhóm . 
Chuyên môn giỏi: sự tôn trọng bạn vì chuyên môn của bạn trong một lĩnh vực cụ thể, và mang lại cho bạn sự tín nhiệm . 
Phát triển nhóm dự án(Develop Project Team) 
Năm loại quyền lực : 
Referent power : sự ngưỡng mộ bạn, trung thành với bạn, và muốn làm vì bạn . Thông thường, một người quản lý dự án có thể vận dụng quyền lực vì anh đáng tin cậy và gắn liền với sự thành công . 
Quyền trừng phạt: Đối với những thành viên trong nhóm có hành vi kém 
Phát triển nhóm dự án(Develop Project Team) 
Output: 
Đánh giá (Team Performance Assessment) : 
Dựa vào nỗ lực phát triển như đào tạo, xây dựng đội ngũ, và liên kết vị trí được thực hiện, đội ngũ quản lý dự án đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm dự án. 
Hiệu suất của nhóm dựa vào mục tiêu của dự án đã thỏa thuận, đúng tiến độ và thực hiện theo ngân sách phê duyệt . 
Phát triển nhóm dự án(Develop Project Team) 
Việc đánh giá hiệu quả của nhóm bao gồm: 
Những cải tiến trong kỹ năng cho phép cá nhân thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn 
Những cải thiện trong năng lực giúp đội thực hiện tốt hơn 
Tăng cường sự đoàn kết trong đội bởi sự chia sẻ thông tin và kinh nghiệm công khai của các thành viên trong nhóm . 
G iúp đỡ lẫn nhau để cải thiện hiệu suất tổng thể của dự án 
Phát triển nhóm dự án(Develop Project Team) 
Enterprise Environmental Factors Update : Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể được cập nhật như là kết quả của quá trình phát triển n hóm d ự án bao gồm q uản trị nhân sự , cập nhật hồ sơ đào tạo nhân viên và đánh giá kỹ năng. 
Quản lý nhóm dự án( Manage Project Team ) 
Quản lý nhóm dự án là quá trình theo dõi hiệu suất thành viên trong nhóm, cung cấp thông tin phản hồi, giải quyết các vấn đề, và quản lý các thay đổi để tối ưu hóa hiệu suất của dự án . 
Q uản lý đội dự án bao gồm: 
Q uan sát hành vi của nhóm , 
Q uản lý xung đột . 
G iải quyết các vấn đề . 
T hẩm định hiệu suất thành viên trong nhóm . 
Quản lý nhóm dự án( Manage Project Team ) 
K ết quả của quản lý nhóm dự án: 
Y êu cầu thay đổi được cung cấp . 
K ế hoạch nguồn nhân lực được cập nhật . 
C ác vấn đề được giải quyết . 
Đ ầu vào được cung cấp cho các đánh giá kết quả và bài ​​học thu được được thêm vào cơ sở dữ liệu của tổ chức. 
Quản lý nhóm dự án( Manage Project Team ) 
Inputs 
Phân công đội dự án (Project Staff Assignments) 
Kế hoạch quản lý dự án (Project Management Plan) 
Đ ánh giá h iệu suất n hóm (Team Performance Assessments) 
Báo cáo h iệu suất (Performance Reports) 
Organizational Process Assets 
Quản lý nhóm dự án( Manage Project Team ) 
Tools and techniques 
Observation and conversation : Quan sát và hội thoại được sử dụng để giữ liên lạc với công việc và quan điểm của các thành viên trong nhóm dự án . 
Project Performance Appraisals : tiến hành đánh giá kết quả trong quá trình của dự án bao gồm : 
L àm rõ vai trò và trách nhiệm góp ý xây dựng cho các thành viên trong nhóm . 
P hát hiện các vấn đề chưa biết hoặc chưa được giải quyết . 
P hát triển các kế hoạch đào tạo cá nhân, và thiết lập các mục tiêu cụ thể trong tương lai. 
Quản lý nhóm dự án( Manage Project Team ) 
Conflict Management : Xung đột là không thể tránh khỏi trong một môi trường của dự án . 
Ng uyê n nhân xung đột bao gồm : 
N guồn lực khan hiếm 
L ập kế hoạch ưu tiên 
P hong cách làm việc cá nhân 
Quản lý xung đột thành công : 
N ăng suất cao hơn 
C ác mối quan hệ làm việc tích cực . 
Khi quản lý đúng cách, sự khác biệt về quan điểm có thể dẫn đến tăng tính sáng tạo và ra quyết định tốt hơn. 
Quản lý nhóm dự án( Manage Project Team ) 
Có sáu kỹ thuật chung để giải quyết xung đột : 
Withdrawing/Avoiding : rút lui khỏi một tình huống xung đột thực sự hoặc tiềm năng . 
Smoothing/Accommodating ( làm mịn/ đ iều tiết ): Nhấn mạnh các lĩnh v ực thỏa thuận chứ không phải là lĩnh vực của sự khác biệt . 
Compromising (ảnh hưởng): Tìm kiếm giải pháp mang lại một số mức độ hài lòng cho tất cả các bên . 
Forcing (Buộc): Đẩy mạnh quan điểm của một người , chỉ cung cấp một giải pháp win-lose 
Collaborating ( Phối hợp ): Kết hợp nhiều quan điểm và hiểu biết từ các quan điểm khác nhau , dẫn đến sự đồng thuận và cam kết . 
Confronting/Problem Solving (đương đầu/giải quyết vấn đề): Điều trị xung đột bằng cách kiểm tra các lựa chọn thay thế, đòi hỏi một thái độ cho-nhận và đối thoại cởi mở 
Quản lý nhóm dự án( Manage Project Team ) 
Issue log : theo dõi vấn đề hoặc xung đột xảy ra trong suốt dự án . 
I nterpersonal Skills: Người q uản lý dự án sử dụng kỹ thuật kết hợp kỹ năng con người và khái niệm để phân tích tình huống và tương tác một cách thích hợp với các thành viên trong nhóm . 
Quản lý nhóm dự án( Manage Project Team ) 
Outputs: 
Enterprise Environmental Factors Updates: 
Đánh giá hiệu quả của tổ chức nhóm 
Cập nhật kỹ năng nhân viên 
Organizational Process Assets Updates 
Thông tin lịch sử và tài liệu về các bài ​​học kinh nghiệm 
Templates 
 Q uy trình t ổ chức tiêu chuẩn 
Change Requests: Thay đổi nhân sự có thể ảnh hưởng đến phần còn lại của kế hoạch quản lý dự án . 
Project Management Plan Updates 
Quản lý nhóm dự án( Manage Project Team ) 
Lý do phổ biến mà làm cho các cuộc xung đột là gì ? 
Resources 
Priorities: project or person is more important than another? 
Schedules 
Personalities 
Cost 
Technical opinions