Bài giảng Quản lý dự án - Chương 6: Kết thúc dự án - Nguyễn Thị Trang

Chương 6KẾT THÚC DỰ ÁN 
 Các vấn đề khi kết thúc dự án 
 Quản lý về nhân sự 
 Quản lý truyền thông 
 Quản lý thông tin 
 Quản lý chuyển giao quyền lực 
CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN 
Các vấn đề cần lưu tâm 
Con người 
Truyền thông 
Thông tin 
Quyền lực 
2 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN 
Các thành viên của tổ dự án sẽ 
Lo lắng về tương lai của họ 
Giảm sự quan tâm đối với các nhiệm vụ còn lại 
Giảm động cơ làm việc 
Không gắn bó với dự án như lúc ban đầu 
Khách hàng của dự án sẽ 
Giảm sự quan tâm ở các mức độ tổng thể, bao quát 
Gia tăng sự quan tâm theo mức độ của người sẽ vận hành dự án 
Gia tăng sự quan tâm về các chi tiết, các kết quả của dự án 
Thường ít tham gia các cuộc họp của dự án 
3 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN 
Dự án sẽ cần 
Xác định và hoàn tất các kết quả còn tồn đọng 
Kết thúc các hợp đồng và các yêu cầu công việc 
Thanh lý các tài sản 
Đối chiếu và so sánh những việc đã làm với các dữ liệu đã đề ra trong quá khứ 
Thực hiện và đảm bảo cam kết 
Nhà quản lý dự án cần nhận thức rằng 
Quyền hạn của nhà quản lý bị giảm đi 
Sự đồng ý, chấp thuận của khách hàng cũng bị giảm đi 
Số nhân viên của dự án cũng bắt đầu giảm đi 
 Bốn nhân tố trên kết hợp với nhau để tạo ra một sự độc đáo và một tập hợp các vấn đề đòi hỏi phải có kỹ năng quản lý ở mức độ cao 
4 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ 
Nhân sự ít quan tâm đến mục tiêu của dự án, bắt đầu nghĩ đến mục tiêu dài hạn 
Câu hỏi của thành viên tổ dự án 
Dự án có bị giải tán hay không? 
Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp? 
Khi nào họ rời khỏi dự án? 
Việc trở về công việc cũ như thế nào, có được không? 
Câu hỏi của khách hàng 
Khi nào sẽ được vận hành dự án? 
Dự án sẽ vận hành đúng như các yêu cầu mong muốn hay không? 
Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp? 
Những việc cần làm để có thể kết thúc dự án? 
Những chuyên gia chủ chốt của dự án có thể chuyển đi 
5 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ 
Khó khăn trong quản lý nhân sự giai đoạn kết thúc dự án 
Dự án cần duy trì một đội ngũ nhân sự kinh nghiệm 
Nhân sự dự án chỉ thực hiện tốt khi họ có sự chắc chắn nào đó về tính liên tục và vị trí của sự thuê mướn lao động tương lai 
Nhà quản lý dự án cần 
Động viên và duy trì để mọi người gắn bó với dự án 
Làm sao để khuyến khích mọi người tự quản lý để hoàn thành nhiệm vụ 
Phải cung cấp đầy đủ thông tin và nguồn lực để hoàn thành các nhiệm vụ còn lại của dự án 
6 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG 
Nhà QLDA thành công: 
Đảm bảo sự cam kết và nhiệt tình của người có liên hệ với dự án được duy trì và động viên nhờ sự phân quyền và cung cấp đủ nguồn lực 
Truyền thông là quá trình 2 chiều 
Nhà quản lý dự án 
Tổ dự án, khách hàng 
Mục tiêu, yêu cầu 
Phản hồi về quy trình, kết quả 
7 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG 
Yêu cầu thêm của khách hàng 
Lập kế hoạch huấn luyện cho nhân viên của họ để tiếp nhận và vận hành dự án 
Khảo sát nhu cầu để thích nghi và điều chỉnh các quy trình và các hệ thống vận hành 
Lập kế hoạch cho sự gia tăng NVL thô khác nhau hay hoặc dự trữ sản phẩm 
Lập kế hoạch quảng cáo hoặc bán sản phẩm sẽ có của dự án 
Nhu cầu thêm của nhà QLDA 
Lập kế hoạch tái phân công nhân viên 
Đảm bảo kết thúc dự án theo trật tự 
Tập hợp tất cả thông tin cần thiết để đảm bảo việc lưu trữ các bài học và kinh nghiệm thu được từ dự án 
8 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG 
Tổ chức những cuộc họp thường xuyên hơn 
Mở rộng sự tham dự bao gồm 
Tất cả các thành viên của tổ dự án (càng lúc càng ít dần) 
Nhân viên của khách hàng có liên quan đến các công việc còn tồn đọng/sai sót 
Cho phép cuộc họp xem xét những vấn đề chi tiết mà trước đó không được xem xét tại những cuộc họp này 
Tổ chức những cuộc họp cùng với nhóm để thảo luận các vấn đề trong nhóm: tái phân công, thay đổi nhiệm vụ các thành viên 
9 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
QUẢN LÝ THÔNG TIN 
Những yếu tố cần lưu ý trong quá trình quản lý thông tin: 
Hầu như tiền bạc đã được tiêu dùng và phân bổ 
Đa số các kết quả đã được hình thành 
Đa số các nguồn lực đã được sử dụng 
Những thông tin cần trong giai đoạn cuối dự án: 
Xác định các công việc còn tồn đọng 
Ghi nhận lại bản chất thực sự của các kết quả 
Tạo ra một tài liệu về dự án 
Kiểm soát những gì chúng ta đạt được so với những gì đã đề ra 
10 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
QUẢN LÝ THÔNG TIN 
Hoạt động quản lý thông tin nhằm 
Hoàn thành dự án 
Đảm bảo khách hàng có thể quản lý một cách hiệu quả sự vận hành và bảo trì các thành quả dự án 
Thực hiện sự kiểm toán và thẩm định sau dự án 
11 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
HOÀN THÀNH DỰ ÁN 
Để hoàn thành dự án cần xác định: 
Những gì đã thực hiện 
Những gì chưa hoàn tất, còn phải được thực hiện 
Nguồn tham khảo 
Bản tiêu chuẩn & các đặc trưng của dự án 
Hệ thống kiểm soát sự thay đổi trong quá trình thực hiện dự án 
Cái gì thay đổi? 
Tại sao thay đổi? 
Ai là người chịu trách nhiệm? 
12 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
HOÀN THÀNH DỰ ÁN 
Vấn đề liên quan đến công việc còn tồn đọng 
Thỏa thuận giữa nhà QLDA và khách hàng/chủ đầu tư chương trình hoàn thành phần công việc còn tồn đọng 
Thiết lập những mục tiêu ưu tiên trong chương trình 
 Khiến cho việc kết thúc dự án được quản lý tốt và có thứ tự 
 bảng kiểm tra quá trình kết thúc dự án 
13 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
BẢN KIỂM TRA QUÁ TRÌNH KẾT THÚC DỰ ÁN 
Các hoạt động	Ngày hoàn thành	Người thực hiện 
1. Bản dự án chi tiết 
A. Thiết lập những thay đổi về bản dự án chi tiết 
B. Xem & duyệt lại bản chi tiết 
2. Kế hoạch dự án 
A. Ngày phân phát thực tế trên giấy tờ 
B. Ngày hoàn thành thực tế trên giấy tờ 
C. Tổ chức cuộc họp dự án cuối cùng 
3. Tài chính 
A. Thiết lập chi phí & trách nhiệm cuối cùng 
B. Chuẩn bị & phân phát bản báo cáo tài chính cuối cùng 
4. Các yêu cầu công việc & hợp đồng 
A. Kết thúc tất cả yêu cầu công việc & hợp đồng 
B. Chuẩn bị báo cáo của nhà thầu 
5. Các hoạt động ở công trường 
A. Kết thúc các hoạt động ở công trường 
B. Chuyển nhượng trang thiết bị ở công trường 
6. Nhân sự 
A. Cập nhật các báo cáo nhân sự 
B. Hoàn tất việc phân công lại 
C. Tổ chức cuộc họp đội ngũ dự án lần cuối 
7. Khách hàng 
A. Hoàn tất sự bàn giao dự án 
8. Tổng quát 
A. Hoàn tất bản báo cáo dự án 
14 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN 
Mục tiêu của bản kiểm toán sau dự án 
Nhận ra tình trạng hiện tại của dự án 
Nhận ra những sai lầm tiềm ẩn của dự án 
Xem xét có cần thay đổi cách thức quản lý hoặc hoạch định dự án hay không 
15 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN 
Mục tiêu kiểm toán đối với khách hàng 
Nhận dạng sự hoàn thành của kết quả dự án 
Nhận dạng những tồn đọng cần phải được thực hiện 
Lý do của những chi phí bị vượt quá 
Mục tiêu kiểm toán đối với nhà QLDA 
Xem xét chi phí hoạch định có đạt được không? 
Nhận dạng tính thích hợp của kỹ thuật quản lý dự án 
Nhận dạng những công việc sử dụng tài sản dự án 
16 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN 
Kích thước, cấu trúc, trọng tâm của bản báo cáo kiểm toán? 
Chi phí dự án 
Bản chất dự án 
Kết quả dự án 
Báo cáo kiểm toán không phải là báo cáo kế toán chi phí 
Báo cáo là cơ sở cho hoạt động pháp lý giữa khách hàng và nhà QLDA 
Là cơ sở cho các phê chuẩn/ước lượng tương lai 
17 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN 
Được thực hiện vì lý do công bằng hoặc sự hài lòng về kỹ thuật của bên thứ 3 
Ở những tổ chức lớn, DA có chi phí vốn cao, thẩm định được thực hiện bởi một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm đến quản lý cấp cao 
Xem xét toàn bộ dự án từ giai đoạn khái niệm đến 2-3 năm sau khi hoàn thành 
Đánh giá giai đoạn đề cương dự án 
Đánh giá sự quản lý & thực hiện dự án 
Đánh giá sự phù hợp với việc vận hành của khách hàng 
 đánh giá sự đáng giá kết quả của dự án đã đạt so với những gì đã hoạch định 
18 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN 
Giúp cải tiến sự thực hiện dự án về mặt tổ chức 
Ước lượng chi phí tốt hơn bởi dựa vào dự liệu quá khứ chính xác hơn 
Đánh giá nhà thầu phụ tốt hơn bởi dữ liệu cho hoạch định và đánh giá rủi ro tốt hơn 
Đánh giá nhà thầu phụ tốt hơn bởi công tác đánh giá và giám sát cẩn thận hơn 
Quản lý dự án tốt hơn bởi sử dụng công cụ tốt hơn và nhà quản lý có kinh nghiệm hơn 
19 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC 
Chuyển giao quyền lực giữa người quản lý dự án và người vận hành dự án 
Trong giai đoạn kết thúc dự án, vai trò của nhà quản lý dự án trở thành một trong những trọng tâm của giai đoạn chuyển đổi từ: 
Đạt được mục tiêu sang hoàn thành tất cả 
Giải quyết các vấn đề tổng thể sang hoàn thiện các chi tiết 
Thiết lập & duy trì quyền hành sang giao phó và chuyển giao quyền hành 
20 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 
QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC 
Những khó khăn trong giai đoạn này: 
Khách hàng gặp khó khăn khi chấp nhận một sự chuyển đổi căn bản trong hành vi nhà quản lý dự án 
Nhà QLDA cũng phải chịu đựng những khó khăn khi chấp nhận sự chuyển đổi đó 
Những hoạt động cần có 
Một buổi lễ chính thức biểu thị sự chuyển giao quyền hành 
Giới thiệu một vai trò mới của nhà QLDA – vai trò của nhà quản lý kết thúc dự án 
Điều kiện thành công 
Hoạt động chuyển giao được thực hiện với kỹ năng chuyên nghiệp 
Phản ánh bản chất thực tế của phần kết thúc dự án 
21 
Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN