Bài giảng Quản lý dự án - Chương 5: Quản lý phạm vi dự án (Project scope management)

ong đợi và quan điểm của họ về sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả 
Tạo điều kiện cho các cuộc hội thảo (Facilitated workshop) 
Yêu cầu hội thảo là các bên tham gia cùng nhau xác định những yêu cầu sản phẩm. 
Thu thập các yêu cầu ( Collect Requirements) 
Kỹ thuật nhóm sáng tạo (Group creativity techniques): 
Vận dụng trí tuệ tập thể (Brainstorming): thu thập nhiều ý kiến. 
Kỹ thuật nhóm đị nh danh (Nominal group technique): tăng cường động não bằng cách bỏ phiếu 
Kỹ thuật Delphi (The Delphi Technique): Một nhóm được chọn của những chuyên gia trả lời những câu hỏi . 
Ánh xạ ý t ưở ng/trí tuệ (Idea/mind mapping): Những ý t ưở ng đượ c tạo ra, thông qua việc độ ng não của từng cá nhân đượ c cũng cố và tạo ra ý t ưở ng mới 
S ơ đồ mối quan hệ (Affinity diagram): Số l ượ ng lớn các ý t ưở ng đượ c phân loại thành nhóm. 
Thu thập các yêu cầu ( Collect Requirements) 
Kỹ thuật nhóm các cách ra quyết đị nh (Group Decision Making Techniques): có nhiều cách 
Sự nhất trí (Unanimity): mọi ng ười đề u đồ ng ý 
Phần lớn (Majority): sự ủng hộ của trên 50% thành viên của nhóm.	 
Đa số (Plurality): Khối lớn nhất trong nhóm ra quyết đị nh . ngay cả khi không đạt được đa số 
Độc tài (Dictatorship): Một cá nhân đư a ra quyết đị nh cho nhóm. 
Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements) 
Quan sát (Observations): cung cấp cách trực tiếp theo dõi từng cá nhân trong môi tr ườ ng của họ và xem họ thực hiện các công việc hoặc tác vụ của họ nh ư thế nào. 
Nguyên mẫu (Prototypes):  là một phương pháp thu thập sự phản hồi sớm trên các yêu cầu bằng cách cung cấp một mô hình hoạt động của sản phẩm kỳ vọng trước khi thật sự thiết kế nó. 
Bảng câu hỏi và khảo sát (Questionnaires and Surveys): tập các câu hỏi đượ c thiết kế nhanh để tích lũy thông tin từ những câu trả lời. 
Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements) 
Output 
Tài liệu về các yêu cầu(Requirements documentation) 
Mô tả các yêu cầu của các doanh nghiệp cần thiết cho dự án nh ư thế nào. 
Kế hoạch quản lý các yêu cầu (Requirements management plan) 
Hồ s ơ về các yêu cầu đượ c phân tích, thu thập tài liệu, quản lý nh ư thế nào trong suốt quá trình thực hiện dự án. 
Ma trận ghi vết các yêu cầu (Requirements traceability matrix):   
L à một bảng liên kết những yêu cầu đế n nguồn gốc của nó v à theo vết các yêu cầu trong suốt vòng đời dự án. 
Định nghĩa phạm vi (Define Scope) 
Định nghĩa phạm vi là quy trình mô tả chi tiết của dự án và sản phẩm. 
Sự chuẩn bị phát biểu phạm vi dự án chi tiết là quyết đị nh sự thành công của dự án và đượ c xây dựng trên sản phẩm trung gian (deliverables), những giả đị nh và các ràng buộc đượ c ghi lại trong thời gian bắt đầ u dự án. 
Định nghĩa phạm vi (Define Scope) 
Phạm vi(scope): 
Đề cập đến tất cả những công việc liên quan đến việc tạo ra sản phẩm của dự án và các qui trình được sử dụng để tạo ra sản ph ẩ m . 
Phạm vi xác định điều gì cần làm và điều gì không cần làm. 
Các sản ph ẩ m trung gian (Deliverables): 
L à những sản phẩm được tạo ra như là một phần của dự án như phần cứng và phần mềm, các tài liệu lập kế họach hoặc các biên bản cuộc họp. 
Định nghĩa phạm vi (Define Scope) 
Benefits: 
Nâng cao tính chính xác của ướ c l ượ ng chi phí , thời gian và tài nguyên của dự án. 
Tạo đ iều kiện thuận lợi cho việc xác đị nh trách nhiệm một cách rõ ràng 
Xác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành và điều khiển dự án 
Định nghĩa phạm vi (Define Scope) 
Define Scope: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs 
Định nghĩa phạm vi (Define Scope) 
Define Scope Data Flow Diagram 
Định nghĩa phạm vi (Define Scope) 
 Input 
Project Charter: 
Cung cấp các mô tả dự án và các đặ c đ iểm của sản phẩm cấp cao , nó cũng chứa những yêu cầu chấp nhận dự án. 
Requirements Documentation 
Organizational Process Assets 
Những chính sách, những thủ tục và những khung mẫu cho một phát biểu phạm vi dự án . 
Những hồ s ơ dự án của những dự án tr ướ c đâ y 
Những bài học được rút ra từ những giai đ oạn hoặc dự án trước đây . 
Định nghĩa phạm vi (Define Scope) 
Tools and techniques 
Expert judgment: Th ườn g đượ c sử dụng để phân tích thông tin cần thiết cho việc phát biễu phạm vi dự án. Bao gồm: 
Các đơ n vị khác trong tổ chức 
Ng ười cố vấn. 
Các bên tham gia bao gồm khách hàng và nhà đầu t ư . 
Các chuyên gia và hiệp hội kỹ thuật 
Những nhóm công nghiệp 
Các chuyên gia về các vấn đề có liên quan 
Định nghĩa phạm vi (Define Scope) 
Product Analysis: 
Product analysis là một công cụ có hiệu quả cho những dự án có sản phẩm trung gian 
Alternatives Identification 
Việc xác định những giải pháp là một kỹ thuật được sử dụng để đư a ra những cách tiếp cận khác nhau để thực hiện và thực hiện công việc của dự án. 
Facilitated workshops 
Định nghĩa phạm vi (Define Scope) 
Outputs 
Phát biểu phạm vi của dự án (Project Scope Statement ): 
Mô tả chi tiết những sản phẩm trung gian của dự án và yêu cầu công việc để tạo ra những sản phẩm trung gian này. 
Phát biểu phạm vi của dự án cũng cung cấp sự hiểu biết chung về phạm vi dự án cho những bên tham gia của dự án. 
Định nghĩa phạm vi (Define Scope) 
Mức độ chi tiết mà phát biểu phạm vi dự án đị nh nghĩa, những công việc đượ c thực hiện và không đượ c thực hiện có thể xác đị nh đượ c nhóm quản lý dự án điề u khiển toàn bộ phạm vi dự án tốt nh ư thế nào. Phát biểu phạm vi dự án chi tiết bao gồm: 
Mô tả phạm vi sản phẩm (Product scope description): Những đặ c đ iểm của sản phẩm, kết quả, dịch vụ đượ c mô tả trong đ iều lệ dự án và hồ s ơ yêu cầu. 
Điều kiện chấp nhận sản phẩm (Product acceptance criteria): xác đị nh tiến trình và đ iều kiện để chấp các sản phẩm, dịch vụ, kết quả hoàn thành. 
Định nghĩa phạm vi (Define Scope) 
Sản phẩm trung gian (Project deliverables): bao gồm cả hai đầu ra gồm có sản phẩm hay dịch vụ của dự án 
Các công việc không thuộc dự án (Project exclusions) 
Các ràng buộc của dự án (Project constraints): Danh sách các mô tả ràng buộc của dự án kết hợp với phạm vi của dự án. 
Những giả thiết của dự án (Project assumptions) 
Cập nhật hồ s ơ dự án (Project Document Updates): 
Đ ă ng ký các bên tham gia (Stakeholder register) 
Hồ s ơ các yêu cầu (Requirements documentation) 
Ma trận vết các yêu cầu (Requirements traceability matrix) 
Định nghĩa phạm vi (Define Scope) 
Product Scope 
Project Scope 
Đặ c đ iểm và chức n ă ng đặ c trưng của sản phẩm hoặc dịch vụ 
Công việc cần làm để tạo ra sản phẩm 
Những tiến trình, công cụ và kỹ thuật đượ c yêu cầu thay đổi bởi phạm vi ứng dụng nh ư là một phần của chu trình sống của sản phẩm 
Những tiến trình, công cụ và kỹ thuật đượ c yêu cầu thay đổi bởi phạm vi ứng dụng nh ư là một phần của chu trình sống của dự án 
Xác đị nh trong chu trình sống của sản phẩm 
Xác đị nh trong chu trình sống của dự án 
Một sản phẩm có thể có vài thành phần phụ thuộc nhưng những phạm vi sản phẩm độc lập. 
Kết quả của một dự án là một sản phẩm đơ n hoặc một sản phẩm trung gian. 
Tạo WBS (Work Breakdown Structure) 
Sau khi hoàn tất kế hoạch về phạm vi, bước tiếp theo là xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được . 
WBS tổ chức và xác đị nh công việc tổng thể của dự án và trình bày công việc đượ c xác đị nh trong phát biểu phạm vi dự án đượ c phê chuẩn hiện tại . 
Là một phương pháp được sử dụng để chia các mục tiêu chính của dự án thành những nhiệm vụ nhỏ hơn nhằm đạt được mục tiêu đó 
Tạo WBS (Work Breakdown Structure) 
Kế hoạch công việc trong WBS đượ c gọi là các gói công việc (work packages), một gói công việc có thể là lịch làm việc , ướ c l ượ ng chi phí, theo dõi và đ iều khiển. 
Create WBS: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs 
Tạo WBS (Work Breakdown Structure) 
Tạo WBS (Work Breakdown Structure) 
Input: 
Project Scope Statement 
Requirements Documentation 
Organizational Process Assets: có thể ảnh h ưởn g đế n tiến trình tạo WBS 
Những chính sách, những thủ tục và những khung mẫu cho việc tạo WBS 
Các hồ s ơ dự án của những dự án tr ướ c. 
Các bài học rút ra từ những dự án tr ướ c. 
Tạo WBS (Work Breakdown Structure) 
Tools and techniques 
Decomposition : chia mục tiêu của dự án thành những nhiệm vụ nhỏ h ơ n, dễ quản lý h ơ n. Bao gồm các hoạt độ ng: 
Xác đị nh phân tích những sản phẩm trung gian và các công việc liên quan. 
Cấu trúc và tổ chức WBS 
Phân rã công việc trong WBS từ tổng thể đế n chi tiết 
Triển khai và gán những mã định danh cho những thành phần của WBS. 
Kiểm tra mức độ phân rã công việc có cần thiết và hiệu quả không. 
Tạo WBS (Work Breakdown Structure) 
Cấu trúc của WBS có thể đượ c tạo theo các cách: 
Sử dụng những giai đ oạn của chu trình sống của dự án như mức đầu tiên của việc phân rã, với sản phẩm trung gian của dự án đư a vào mức thứ hai 
Tạo WBS (Work Breakdown Structure) 
Sử dụng sản phẩm trung gian chính nh ư mức đầ u tiên của phân rã 
Tạo WBS (Work Breakdown Structure) 
Output 
WBS : phân rã công việc theo sự phân cấp của thành phẩm đượ c thực thi bởi nhóm dự án để hoàn thành mục tiêu của dự án và tạo ra sản phẩm trung gian theo yêu cầu . Với mỗi mức trong WBS từ trên xuống thể hiện chi tiết h ơ n các công việc của dự án. 
WBS dictionary : cung cấp sự mô tả chi tiết của các thành phần của WBS. 
Code of account identifier 
Description of work 
Responsible organization. 
Tạo WBS (Work Breakdown Structure) 
Danh sách các mục tiêu của ch ươ ng trình (List of schedule milestones) 
Associated schedule activities 
Resources required 
Cost estimates 
Quality requirements 
Acceptance criteria 
Technical references 
Contract information 
Tạo WBS (Work Breakdown Structure) 
Scope baseline: là một thành phần của kế hoạch quản lý dự án 
Project scope statement. 
WBS. 
WBS dictionary. 
Project Document Updates: Nếu các yêu cầu thay đổi đượ c phê chuẩn là kết quả từ tiến trình tạo WBS thì hồ s ơ các yêu cầu có thể cần cập nhật lại. 
Tạo WBS (Work Breakdown Structure) 
Các nguyên lý cơ bản tạo WBS 
Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi trong WBS. 
Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng các công việc dưới nó. 
Một mục WBS là nhiệm vụ của chỉ một người, ngay cả khi có nhiều người thực hiện công việc này 
WBS phải nhất quán với cách thực hiện công việc; trước hết nó phải phục vụ nhóm dự án và các mục đích khác nếu thực tế cho phép. 
Các thành viên nhóm dự án phải tham gia phát triển WBS để bảo đảm tính nhất quán. 
Tạo WBS (Work Breakdown Structure) 
Mỗi mục WBS phải có tài liệu đi kèm để bảo đảm hiểu được chính xác phạm vi công việc. 
WBS phải là công cụ linh hoạt để đáp ứng những thay đổi không tránh được, điều khiển nội dung công việc theo đúng tuyên bố về phạm vi 
Xác nhận phạm vi (Verify Scope) 
Xác nhận phạm vi là quá trình hình thức hóa sự công nhận sản phẩm trung gian của dự án đã hoàn tất . 
Việc xác minh phạm vi bao gồm xem xét tổng quan sản phẩm trung gian cùng với khách hàng hay người tài trợ để bảo đảm rằng họ hoàn toàn thỏa mãn và công nhận . 
Xác nhận phạm vi (Verify Scope) 
Verify Scope: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs 
Xác nhận phạm vi (Verify Scope) 
Verify Scope Data Flow Diagram 
Xác nhận phạm vi (Verify Scope) 
Input 
Project Management plan 
Project Scope Statement, 
WBS , 
WBS dictionary 
Requirement Documentation: 
Danh sách tất cả dự án , sản phẩm , và các loại yêu cầu khác cùng với tiêu chuẩn công nhận của nó. 
Requirement Traceability Matrix 
Liên kết các yêu cầu với nguồn gốc của nó , và theo dõi suốt chu trình của dự án 
Validated Deliverables 
Đ ượ c thực hiện bởi tiến trình đ iều khiển chất l ượ ng 
Xác nhận phạm vi (Verify Scope) 
Tools and techniques 
Kiểm tra (Inspection -Review/Audit ): bao gồm các hoạt động nh ư phép đ o , kiểm tra , và kiểm chứng để xác đị nh xem công việc và các sản phẩm trung gian có đáp ứng đượ c các yêu cầu và các đ iều kiện công nhận hay không. 
Output: 
Accepted deliverables : 
Sản phẩm trung gian đượ c công nhận bởi khách hàng hoặc nhà tài trợ. 
Hồ s ơ ghi nhận sự công nhận sản phẩm của dự án nhận đượ c từ phía khách hàng , nhà tài trợ và kết thúc dự án. 
Xác nhận phạm vi (Verify Scope) 
Change requests: 
Những yêu cầu t hay đổi được xử lý thông qua qu y trình điều khiển t hay đổi tích hợp. 
Product Document Updates 
Những hồ sơ dự án có thể đượ c cập nhật như là một kết quả c ủa quy trình k iểm tra p hạm vi bao gồm bất kỳ tài liệu nào mà định nghĩa sản phẩm hoặc tình trạng báo cáo . 
Điều khiển phạm vi (Control Scope) 
Điều khiển phạm vi là quy trình theo dõi tình trạng của dự án , phạm vi của sản phẩm. 
Đ iều khiển phạm vi của dự án để đả m bảo tất cả các thay đổi yêu cầu , những hiệu chỉnh đượ c đề nghị đượ c thực hiện thông qua quy trình đ iều khiển thay đổi tích hợ p 
Điều khiển phạm vi (Control Scope) 
Control Scope: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs 
Điều khiển phạm vi (Control Scope) 
Control Scope Data Flow Diagram 
Điều khiển phạm vi (Control Scope) 
Input 
Project Management plan 
Scope baseline: so sánh với kết quả thực sự 
Scope management plan: mô tả phạm vi của dự án đượ c quản lý và đ iều khiển nh ư thế nào. 
Change management plan: đị nh nghĩa quy trình quản lý thay đổi của dự án. 
Configuration management plan: xác đị nh những phầm tử có thể đượ c cấu hình và quy trình đ iều khiển sự thay đổi . 
Requirement management plan. 
Điều khiển phạm vi (Control Scope) 
Work performance information 
Thông tin về tiến độ của dự án, như sản phẩm trung gian nào đã bắt đầu, sự phát triển của nó, và sản phẩm trung gian nào được kết thúc. 
Requirement Documentation 
Requirement Traceability Matrix 
Validated Deliverables 
Organizational Process Assets 
Điều khiển phạm vi (Control Scope) 
Tools and techniques: Variance analysis 
Phần mềm xử lý văn bản giúp tạo các tài liệu liên quan đến phạm vi dự án . 
C ác bảng tính giúp thực hiện các tính tóan tài chính, tạo mô hình tính điểm có trọng số và phát triển các biểu đồ, đồ thị . 
P hần mềm giao tiếp giúp làm rõ hơn và truyền đạt tốt hơn thông tin về phạm vi dự án . 
P hần mềm quản trị dự ángiúp tạo WBS, nền tảng cho các công việc trong biểu đồ Gantt . 
Điều khiển phạm vi (Control Scope) 
Output: 
Work performance measurements 
Organizational Process Assets 
Change requests 
Project management plan updates 
Project document updates 
Phần mềm trong quản lý phạm vi dự án 
Microsoft project 2010: quản lý thời gian 
Tạo lập một lịch biểu mới. 
Nhập các nhiệm vụ 
Chuyển một nhiệm vụ thành một cột mốc 
Đưa vào một nhiệm vụlặp lại 
Thay đổi độdài một nhiệm vụ 
Xóa bỏmột nhiệm vụ 
Sắp xếp lại các nhiệm vụtrong lịch biểu 
Thay đổi ngày giờlàm việc 
Lập lịch cho các công việc 
Phần mềm trong quản lý phạm vi dự án 
Microsoft project 2010: quản lý chi phí 
Gán chi phí cho một tài nguyên 
Chuẩn bị tính toán chi phí vượt giờ 
Tìm kiếm các chi phí vượt ngân sách 
Gán chi phí cố định cho một nhiệm vụ 
Kiểm soát sựgia tăng chi phí của dựán . 
Quan sát chi phí của một tài nguyên 
Lưu các thông tin về chi phí 
Thay đổi phương thức tính toán phí thực tế(Actual Cost)