Bài giảng Quản lý dự án - Chương 5: Kiểm soát dự án - Nguyễn Thị Trang

Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
1 
Chương 5   KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
1 
2 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
NỘI DUNG 
Giới thiệu công tác kiểm soát dự án 
Kiểm soát chi phí theo phương pháp truyền thống 
Kiểm soát chi phí theo phương pháp giá trị thu được 
Bài tập 
2 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
3 
SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁNCạm bẫy của những báo cáo quá lạc quan 
Tiến triển đạt được 
Tiến triển được báo cáo 
Công việc được hoạch định 
Không đúng thời hạn 
3 
3 
4 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
Đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề ra 
Thấy sớm những vấn đề phát sinh 
Trao đổi thông tin với các bên liên quan 
Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu dự án 
Rút ra bài học 
4 
5 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
VÒNG ĐỜI DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠNKIỂM SOÁT, ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 
 XÁC 
ĐỊNH 
 HOẠCH 
 ĐỊNH 
 THỰC 
 HIỆN 
 KẾT 
 THÚC 
- Mục đích 
- Mục tiêu 
- Thiết kế DA 
- WBS 
- Lập KH tài chính 
- Thời gian biểu DA 
- Nhân sự & tổ chức 
- Kỹ thuật/ hậu cần 
- Giám sát/ kiểm tra 
- Các hoạt động và kết quả 
- ĐG tiến độ và việc thực hiện 
- Giải quyết vấn đề 
- Giao tiếp 
- Chuyển giao/ bàn giao 
- Khóa sổ 
- Thanh toán 
- Đánh giá tác động 
- Bài học rút ra 
2 – 5 – 10 năm sau 
Đánh giá 
nhu cầu 
Đánh giá 
phê chuẩn 
Đánh giá cuối kỳ, 
báo cáo cuối kỳ 
Đánh giá 
phê chuẩn 
Đánh giá 
tiếp theo 
Kiểm soát 
5 
6 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
MỤC ĐÍCH CỦA ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 
Có cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng dự án 
Có đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện dự án 
Thêm kinh nghiệm cho các dự án tương tự 
Đánh giá hiệu quả của Ban quản lý và Hệ thống giám sát dự án 
Bài học trao đổi 
6 
7 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 
Là quá trình nhận định dự án một cách hệ thống và khách quan về: 
 Việc thực hiện dự án trên tổng thể 
 Tính hiệu quả/ hợp lý của chiến lược và thiết kế dự án 
 Những ảnh hưởng/ tính bền vững của kết quả 
 Những bài học, kinh nghiệm cần thiết 
 Công việc không thường xuyên 
 Có sự tham gia của chuyên gia bên ngoài 
7 
8 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
Thu thập số liệu, thông tin về 
việc thực hiện dự án, những 
thay đổi của môi trường 
So sánh số liệu thu thập và kế 
hoạch, tiêu chuẩn, tác động 
mong muốn 
Hiệu chỉnh 
8 
9 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
GIÁM SÁT DỰ ÁN 
Quá trình kiểm tra thường xuyên tiến trình dự án trong suốt thời gian thực hiện/ vận hành dự án 
Mục tiêu: cung cấp thông tin để ra quyết định 
9 
10 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng 
Kiểm soát thời gian 
Kiểm soát chi phí 
10 
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
Quản lý phạm vi 
Quản lý thu mua 
Quản lý thời gian 
Quản lý chi phí 
Hỗ trợ kỹ thuật 
Quản lý nguồn lực 
Quản lý nhân lực 
Quản lý môi trường 
Quản lý truyền đạt thông tin 
Quản lý chất lượng 
Kiểm soát thay đổi 
11 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
Quản lý phạm vi: 
Tài liệu hoạch định 
Điều khoản dự án 
Cấu trúc phân việc 
Danh sách các công việc/ bảng NVL 
Bản vẽ 
Đặc tính kỹ thuật 
Danh sách các bộ phận, phụ tùng 
Hợp đồng 
Tài liệu kiểm soát 
Những truyền đạt thông tin về dự án 
Những phát biểu tác động 
Những biến đổi và hiệu chỉnh 
Những yêu cầu thay đổi 
Những nhượng bộ 
Báo cáo kết thúc 
11 
12 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
Hỗ trợ kỹ thuật: 
Tài liệu hoạch định 
Những bản tóm tắt của khách hàng 
Những điều luật quy định 
Những đặc tính kỹ thuật 
Những tính toán thiết kế 
Những phương pháp xây dựng 
Tài liệu kiểm soát 
Kiểm soát cấu hình 
Những phát biểu tác động 
Sự ủy nhiệm 
Bản vẽ được sửa đổi 
12 
13 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
Quản lý thời gian: phác thảo trình tự và thời gian về phạm vi công việc 
Tài liệu hoạch định 
Biểu đồ mốc thời gian 
Sơ đồ thanh ngang 
Sơ đồ mạng 
Tài liệu kiểm soát 
Báo cáo tiến triển (thực tế & kế hoạch) 
Sơ đồ thanh ngang 
Sơ đồ thanh ngang hiệu chỉnh 
Giá trị thu được 
Tài liệu về xu hướng 
13 
14 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
Quản lý thu mua hàng hóa: xác định rõ những khoản mục phải mua, đúng đặc tính kỹ thuật, đúng tiến độ và ngân sách 
Tài liệu hoạch định 
Danh sách NVL, phụ tùng 
Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu 
Ngân sách thu mua 
Tài liệu kiểm soát 
Đơn mua hàng 
Báo cáo tình trạng tiến hành 
Tiến độ và ngân sách thu mua sửa đổi 
14 
15 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
Quản lý nguồn lực: cùng với quản lý thời gian tạo ra những dự báo về nguồn lực 
Tài liệu hoạch định 
Dự báo nguồn lực 
Sự sẵn có về nguồn lực 
Biểu đồ tần suất về nguồn lực được điều hòa 
Tài liệu kiểm soát 
Bảng thời gian 
Biểu đồ tần suất hiệu chỉnh về nguồn lực 
15 
16 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
Quản lý chi phí: phân bổ ngân sách và dòng tiền tới gói công việc 
Tài liệu hoạch định 
Cấu trúc phân bổ chi phí 
Các ngân sách cho công việc (hoạt động) 
Các ngân sách phòng ban 
Báo cáo dòng tiền tệ 
Tài liệu kiểm soát 
Các báo cáo chi tiêu (thực tế và kế hoạch) 
Chi phí được giao và chi phí tại thời điểm hoàn thành 
Ngân sách sửa đổi 
Giá trị thu được 
16 
17 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
Kiểm soát thay đổi: khi dự án tiến triển, phạm vi công việc được sửa đổi và kiểm soát thông qua: 
Những thông tin về dự án 
Những phát biểu tác động 
Những báo cáo về sự không phù hợp 
Những yêu cầu và nhượng bộ về thay đổi 
Những sửa đổi về bản vẽ 
Những đơn hàng được sửa đổi và thay đổi 
Những điều khoản phụ thêm trong hợp đồng 
Những sửa đổi về đặc tính kỹ thuật và cấu hình 
17 
18 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
Quản lý chất lượng: 
Tài liệu hoạch định 
Kế hoạch chất lượng dự án 
Kế hoạch kiểm soát chất lượng 
Danh sách các bộ phận và tiêu chuẩn/đặc tính kỹ thuật 
Tài liệu kiểm soát 
Các báo cáo điều tra 
Những báo cáo về sự không phù hợp 
Những nhượng bộ 
Những yêu cầu thay đổi 
Bản vẽ được sửa đổi 
Sổ tay dữ liệu và sổ tay vận hành 
Sự ủy nhiệm 
18 
19 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
Quản lý việc truyền đạt thông tin: 
Tài liệu hoạch định 
Các kênh truyền đạt thông tin 
Danh sách tài liệu được kiểm soát 
Danh sách phân phối 
Thời gian biểu của các cuộc họp và hội thảo 
Tài liệu kiểm soát 
Sự chuyển giao 
Biên bản của các cuộc họp 
19 
20 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
Quản lý nguồn nhân lực: 
Tài liệu hoạch định 
Cấu trúc tổ chức dự án 
Ma trận trách nhiệm 
Mô tả công việc 
Các thủ tục công việc 
Tài liệu kiểm soát 
Bảng thời gian 
Đánh giá thành quả đạt được 
20 
21 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
Quản lý môi trường: 
Tài liệu hoạch định 
Những quy tắc và luật lệ 
Các vấn đề về môi trường 
Tài liệu kiểm soát 
Những báo cáo về môi trường 
21 
22 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
Kiểm soát dự án 
Bên trong: do phía thực hiện dự án (nhà thầu) 
Bên ngoài: do phía khách hàng hoặc đối tác độc lập 
Kiểm soát cho ai? 
Chính ban QLDA 
Cơ quan thực hiện (chủ dự án) 
UBND và các bộ phận chức năng liên quan 
Bộ chủ quản, bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong chính phủ 
Các nhà tài trợ 
Tư vấn – Nhà thầu – Nhà cung cấp 
Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương và các nhóm quan tâm khác 
22 
23 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT & ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 
23 
BẮT ĐẦU 
Công bố kế hoạch đầu tiên 
Thu thập thông tin về dự án 
So sánh tiến triển và mục tiêu 
Thỏa mãn? 
Dự án được hoàn thành? 
Kết thúc dự án 
Đánh giá dự án 
Công bố kế hoạch hiệu chỉnh 
Thực hiện hành động hiệu chỉnh 
Kết luận 
KẾT THÚC 
Không 
Không 
Có 
Có 
24 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
THÔNG TIN CHO VIỆC KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 
Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng công trình 
Thời gian và nguồn lực đã sử dụng 
Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch 
Trễ tiến độ 
Vượt chi phí 
Nguồn lực thay đổi 
Những khó khăn có thể xảy ra 
24 
25 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
SO SÁNH TIẾN TRIỂN VÀ MỤC TIÊU DỰ ÁN 
Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra với thực tế đạt được 
Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến và thời gian thực tế 
Chi phí thực hiện : giữa chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế 
25 
26 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
CÁC LÝ DO KHIẾN DỰ ÁN KHÔNG ĐÚNG THEO KẾ HOẠCH 
TRỄ TIẾN ĐỘ 
VƯỢT CHI PHÍ 
NGUỒN LỰC THAY ĐỔI 
 Thời tiết xấu 
 Thiết bị hư hỏng 
 Thiếu vốn 
 Khan hiếm NVL 
 Ước tính thời gian quá ngắn 
 Các công việc bị chểnh mảng 
 Vượt quá thời gian 
 Sử dụng nhiều nhân lực hơn 
 Sử dụng nhiều thiết bị hơn 
 CP nhân lực cao hơn 
 CP NVL cao hơn 
 Các công việc bị chểnh mảng 
 Thiết bị hư hỏng 
 Nhân viên bị bệnh 
 Nhân viên nghỉ việc 
 CP nhân lực cao hơn 
 Ước tính nguồn lực quá thấp 
26 
27 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
KHÓ KHĂN TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố, vd: chỉ nhấn mạnh vào chi phí, bỏ qua yếu tố thời gian, chất lượng 
Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối/ không đồng ý 
Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ 
Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến/ thông tin thiên lệch 
Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi 
Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng 
27 
28 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống 
Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp thời gian và chi phí) 
28 
29 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG 
Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ đối với một công việc/ một nhóm công việc trong WBS 
Nội dung báo cáo 
Mô tả công việc 
Tiến độ theo thời gian 
Ai là người chịu trách nhiệm 
Ngân sách theo thời gian 
Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu 
29 
30 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG 
Nhược điểm: 
Không cho biết bao nhiêu khối lượng công việc đã được hoàn thành 
Không cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án 
30 
CP theo kế hoạch của giai đoạn 2 là 12.000 USD 
CP thực tế của giai đoạn 2 là 14.000 USD 
Sự khác biệt trong giai đoạn 2 là 2.000 USD 
CP tích lũy theo kế hoạch đến thời 
điểm hiện tại là 25.000 USD 
CP tích lũy thực tế đến thời điểm hiện tại là 29.000 USD 
Sự khác biệt tích lũy là 4.000 USD 
31 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO PP. GIÁ TRỊ LÀM RA 
PP. các tiêu chí hệ thống kiểm soát tiến độ/ chi phí (Cost/Schedule Control System Criteria) 
Sự phát triển của hệ thống PERT/COST 
Tiêu chí hệ thống kiểm soát chi phí tiến độ năm 1967 
 tổng hợp cả thời gian và chi phí để đánh giá tiến triển DA 
31 
32 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
32 
CP/ giá trị tích lũy 
Thời gian 
CP tích lũy thực tế 
Khoản đóng góp thêm 
CP/ giá trị hoạch định 
Khoảng thời gian trước tiến độ 
Giá trị làm ra 
33 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
CÁC ĐẠI LƯỢNG ĐÁNH GIÁTIẾN TRIỂN DỰ ÁN 
Đại lượng phân tích về kết quả 
Đại lượng phân tích về sai lệch 
Chỉ số kết quả công việc 
Dự báo chi phí thực hiện tương lai 
33 
34 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
Các đại lượng phân kết quả và sai lệch theo phương pháp giá trị làm ra 
35 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ 
BCWS: chi phí dự tính của công việc theo kế hoạch 
Số lượng nguồn lực được tính theo đơn vị tiền được hoạch định là sẽ chi để thực hiện một công việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định của kế hoạch 
Ngân sách dự tính cho toàn bộ công việc 
% công việc được hoạch định cho đến thời điểm xem xét 
BCWS = 
x 
35 
36 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ 
ACWP: chi phí thực sự của một công việc đã được thực hiện trong một giai đoạn thời gian 
Nếu NVL mua trước? 
Nếu NVL mua trả chậm? 
Chi phí quản lý? 
36 
37 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ 
BCWP: chi phí dự tính của công việc đã được thực hiện 
Ước tính giá trị làm ra trong thực tế: 
Sử dụng phán xét chủ quan 
Dựa trên số lượng các đơn vị sản phẩm đã làm ra 
Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trị định mức của các mốc dự án 
Ngân sách dự tính cho toàn bộ công việc 
% công việc thực sự đã làm cho đến thời điểm xem xét 
BCWP = 
x 
37 
38 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
CÁC ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH SAI LỆCH 
Sai lệch về tiến độ – SV 
Sai lệch về chi phí – CV 
Sai lệch kế toán – AV 
Sai lệch thời gian – TV 
SD (Status Date): ngày đánh giá dự án 
BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): thời điểm mà BCWS - BCWP 
38 
39 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
CÁC CHỈ SỐ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC 
Chỉ số kết quả về tiến độ – SPI 
Chỉ số kết quả về chi phí – CPI 
40 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
Các chỉ số kết quả công việc của dự án 
41 
Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC HIỆN TƯƠNG LAI 
Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc còn lại của dự án 
FCTC (Forecast Cost to Complete Project) 
BCAC (Budgeted Cost at Completion) 
Chi phí dự báo cho toàn bộ dự án 
FCAC (Forecast Cost at Completion)