Bài giảng Quản lý dự án - Chương 5: Kiểm soát dự án - Nguyễn Thị Đức Nguyên

ệu, thông tin về 
 việc thực hiện dự án, những 
 thay đổi của môi trường
 So sánh số liệu thu thập và kế
 hoạch, tiêu chuẩn, tác động
 mong muốn
 Hiệu chỉnh
 10
 10
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 5
 15/8/2014
 PHẠM VI KIỂM SOÁT
 Quản lý thu mua Quản lý phạm vi
 Quản lý thời gian
 Quản lý môi trường
 Quản lý chi phí
 Quản lý truyền PHẠM VI 
 đạt thông tin
 KIỂM SOÁT Hỗ trợ kỹ thuật
 Quản lý chất lượng
 Quản lý nguồn lực
 Kiểm soát thay đổi
 Quản lý nhân lực
  Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng
  Kiểm soát thời gian
  Kiểm soát chi phí
 11
 11
 PHẠM VI KIỂM SOÁT
  Quản lý phạm vi:
  Tài liệu hoạch định
 • Điều khoản dự án
 • Cấu trúc phân việc
  Tài liệu kiểm soát
 • Danh sách các công việc/ bảng NVL
 • Những truyền đạt thông 
 • Bản vẽ tin về dự án
 • Đặc tính kỹ thuật • Những phát biểu tác động
 • Danh sách các bộ phận, phụ tùng • Những biến đổi và hiệu 
 chỉnh
 • Hợp đồng
 • Những yêu cầu thay đổi
 • Những nhượng bộ
 • Báo cáo kết thúc
 12
 12
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 6
 15/8/2014
 PHẠM VI KIỂM SOÁT
  Hỗ trợ kỹ thuật:
  Tài liệu hoạch định
 • Những bản tóm tắt của khách hàng
 • Những điều luật quy định
 • Những đặc tính kỹ thuật
 • Những tính toán thiết kế
 • Những phương pháp xây dựng
  Tài liệu kiểm soát
 • Kiểm soát cấu hình
 • Những phát biểu tác động
 • Sự ủy nhiệm
 • Bản vẽ được sửa đổi 13
 13
 PHẠM VI KIỂM SOÁT
  Quản lý thời gian: phác thảo trình tự và thời
 gian về phạm vi công việc
  Tài liệu hoạch định
 • Biểu đồ mốc thời gian
 • Sơ đồ thanh ngang
 • Sơ đồ mạng
  Tài liệu kiểm soát
 • Báo cáo tiến triển (thực tế & kế hoạch)
 • Sơ đồ thanh ngang
 • Sơ đồ thanh ngang hiệu chỉnh
 • Giá trị thu được
 • Tài liệu về xu hướng 14
 14
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 7
 15/8/2014
 PHẠM VI KIỂM SOÁT
  Quản lý thu mua hàng hóa: xác định rõ
 những khoản mục phải mua, đúng đặc tính
 kỹ thuật, đúng tiến độ và ngân sách
  Tài liệu hoạch định
 • Danh sách NVL, phụ tùng
 • Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu
 • Ngân sách thu mua
  Tài liệu kiểm soát
 • Đơn mua hàng
 • Báo cáo tình trạng tiến hành
 • Tiến độ và ngân sách thu mua sửa đổi
 15
 15
 PHẠM VI KIỂM SOÁT
  Quản lý nguồn lực: cùng với quản lý thời
 gian tạo ra những dự báo về nguồn lực
  Tài liệu hoạch định
 • Dự báo nguồn lực
 • Sự sẵn có về nguồn lực
 • Biểu đồ tần suất về nguồn lực được điều hòa
  Tài liệu kiểm soát
 • Bảng thời gian
 • Biểu đồ tần suất hiệu chỉnh về nguồn lực
 16
 16
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 8
 15/8/2014
 PHẠM VI KIỂM SOÁT
  Quản lý chi phí: phân bổ ngân sách và dòng
 tiền tới gói công việc
  Tài liệu hoạch định
 • Cấu trúc phân bổ chi phí
 • Các ngân sách cho công việc (hoạt động)
 • Các ngân sách phòng ban
 • Báo cáo dòng tiền tệ
  Tài liệu kiểm soát
 • Các báo cáo chi tiêu (thực tế và kế hoạch)
 • Chi phí được giao và chi phí tại thời điểm hoàn thành
 • Ngân sách sửa đổi
 17
 • Giá trị thu được 17
 PHẠM VI KIỂM SOÁT
  Kiểm soát thay đổi: khi dự án tiến triển,
 phạm vi công việc được sửa đổi và kiểm
 soát thông qua:
  Những thông tin về dự án
  Những phát biểu tác động
  Những báo cáo về sự không phù hợp
  Những yêu cầu và nhượng bộ về thay đổi
  Những sửa đổi về bản vẽ
  Những đơn hàng được sửa đổi và thay đổi
  Những điều khoản phụ thêm trong hợp đồng
 18
  Những sửa đổi về đặc tính kỹ thuật và cấu hình 18
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 9
 15/8/2014
 PHẠM VI KIỂM SOÁT
  Quản lý chất lượng:
  Tài liệu hoạch định
 • Kế hoạch chất lượng dự án
 • Kế hoạch kiểm soát chất lượng
 • Danh sách các bộ phận và tiêu chuẩn/đặc tính kỹ thuật
  Tài liệu kiểm soát
 • Các báo cáo điều tra
 • Những báo cáo về sự không phù hợp
 • Những nhượng bộ
 • Những yêu cầu thay đổi
 • Bản vẽ được sửa đổi
 • Sổ tay dữ liệu và sổ tay vận hành
 • Sự ủy nhiệm 19
 19
 PHẠM VI KIỂM SOÁT
  Quản lý việc truyền đạt thông tin:
  Tài liệu hoạch định
 • Các kênh truyền đạt thông tin
 • Danh sách tài liệu được kiểm soát
 • Danh sách phân phối
 • Thời gian biểu của các cuộc họp và hội thảo
  Tài liệu kiểm soát
 • Sự chuyển giao
 • Biên bản của các cuộc họp
 20
 20
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 10
 15/8/2014
 PHẠM VI KIỂM SOÁT
  Quản lý nguồn nhân lực:
  Tài liệu hoạch định
 • Cấu trúc tổ chức dự án
 • Ma trận trách nhiệm
 • Mô tả công việc
 • Các thủ tục công việc
  Tài liệu kiểm soát
 • Bảng thời gian
 • Đánh giá thành quả đạt được
 21
 21
 PHẠM VI KIỂM SOÁT
  Quản lý môi trường:
  Tài liệu hoạch định
 • Những quy tắc và luật lệ
 • Các vấn đề về môi trường
  Tài liệu kiểm soát
 • Những báo cáo về môi trường
 22
 22
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 11
 15/8/2014
 KIỂM SOÁT DỰ ÁN
  Kiểm soát dự án
  Bên trong: do phía thực hiện dự án (nhà thầu)
  Bên ngoài: do phía khách hàng hoặc đối tác độc lập
  Kiểm soát cho ai?
  Chính ban QLDA
  Cơ quan thực hiện (chủ dự án)
  UBND và các bộ phận chức năng liên quan
  Bộ chủ quản, bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong chính phủ
  Các nhà tài trợ
  Tư vấn – Nhà thầu – Nhà cung cấp
  Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương và các
 nhóm quan tâm khác
 – Họ cần biết điều gì? Vì mục đích gì? Thường xuyên như thế nào?
 – Chúng ta cung cấp những thông tin được giám sát dưới dạng nào? 23
 23
 KIỂM SOÁT & ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
  Khung đánh giá cơ bản
  Việc thiết kế và lập kế hoạch dự án
 • Mục tiêu dự án có còn phù hợp không?
 • Các giả định trong thiết kế dự án còn đúng hay không?
  Việc thực hiện dự án
 • Dự án có đạt được các mục tiêu đề ra không? ảnh hưởng của dự
 án?
 • Dự án có bảo đảm các yêu cầu chất lượng hay kỹ thuật không?
 • Hiệu qủa kinh tế và xã hội của dự án? So sánh lợi ích và chi phí?
  Khả năng bền vững của dự án
  Tính hiệu quả của hệ thống giám sát dự án đang thực hiện
  Những ảnh hưởng và tác động hiện có và có thể có của dự án
  Những bài học kinh nghiệm
 24
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 12
 15/8/2014
 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT & ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
 BẮT ĐẦU
 Công bố kế hoạch đầu tiên
 Thu thập thông tin về dự án Công bố kế hoạch 
 hiệu chỉnh
 So sánh tiến triển và mục tiêu
 Không Thực hiện hành 
 Thỏa mãn?
 động hiệu chỉnh
 Có
 Dự án được Không
 hoàn thành?
 Có
 Kết thúc dự án
 Đánh giá dự án Kết luận KẾT THÚC 25
 25
 THÔNG TIN CHO VIỆC KIỂM SOÁT VÀ 
 ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
 Thu thập thông tin:
  Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất
 lượng công trình
  Thời gian và nguồn lực đã sử dụng
  Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch
  Trễ tiến độ
  Vượt chi phí
  Nguồn lực thay đổi
  Những khó khăn có thể xảy ra
 26
 26
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 13
 15/8/2014
 BIỂU MẪU THU THẬP SỐ LIỆU (VD)
 27
 BIỂU MẪU THU THẬP SỐ LIỆU (VD)
 28
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 14
 15/8/2014
 SO SÁNH TIẾN TRIỂN VÀ MỤC TIÊU DỰ ÁN
  Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa
 ra với thực tế đạt được
  Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến và thời
 gian thực tế
  Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách
 theo dự trù với chi tiêu thực tế
 29
 29
 CÁC LÝ DO KHIẾN DỰ ÁN KHÔNG ĐÚNG 
 THEO KẾ HOẠCH
 Trễ tiến độ Vượt chi phí Nguồn lực thay đổi
 • Thời tiết xấu • Vượt quá thời gian • Thiết bị hư hỏng
 • Thiết bị hư hỏng • Sử dụng nhiều nhân
 • Nhân viên bị bệnh
 lực hơn
 • Thiếu vốn
 • Sử dụng nhiều thiết • Nhân viên nghỉ việc
 • Khan hiếm NVL bị hơn
 • CP nhân lực cao hơn
 • Ước tính thời gian • CP nhân lực cao hơn
 quá ngắn • Ước tính nguồn lực
 • CP NVL cao hơn
 • Các công việc bị quá thấp
 chểnh mảng • Các công việc bị
 chểnh mảng
 30
 30
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 15
 15/8/2014
 KHÓ KHĂN TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN
  Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố, vd: chỉ nhấn mạnh vào
 chi phí, bỏ qua yếu tố thời gian, chất lượng
  Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối/ không đồng ý
  Thông tin thường không chính xác hoặc không được
 báo cáo đầy đủ
  Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến/
 thông tin thiên lệch
  Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề
 còn tranh cãi
  Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không
 đúng
 31
 31
 KIỂM SOÁT DỰ ÁN
  Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống
  Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra
 (kết hợp thời gian và chi phí)
 32
 32
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 16
 15/8/2014
 Thảo luận
  Anh/ chị được phân công nhiệm vụ xây
 dựng hệ thống kiểm soát cho dự án. Hãy
 thảo luận các khía cạnh sau đây:
  Thông số nào nên được dùng để đo lường kết
 quả?
  Các cách nào để thu thập dữ liệu thích hợp cho
 việc đánh giá tình trạng hiện tại của dự án?
  Các dữ liệu nào được chọn để đánh giá dự án?
  Dữ liệu nên được phân tích như thế nào?
  Các kết quả được báo cáo như thếnào?
 33
 2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO 
 PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN THỐNG
 34
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 17
 15/8/2014
 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO 
 TRUYỀN THỐNG
  Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát
 một cách riêng rẽ đối với một công việc/ một
 nhóm công việc trong WBS
  Nội dung báo cáo
  Mô tả công việc
  Tiến độ theo thời gian
  Ai là người chịu trách nhiệm
  Ngân sách theo thời gian
  Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu
 cầu
 35
 35
 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO 
 TRUYỀN THỐNG
  Ví dụ: Báo cáo hàng tuần về một dự án xây
 dựng như sau:
 CP theo kế hoạch CP thực tế của giai Sự khác biệt trong
 của giai đoạn 2 là đoạn 2 là 14.000 giai đoạn 2 là 2.000 
 12.000 USD USD USD
 CP tích lũy theo kế CP tích lũy thực tế Sự khác biệt tích lũy
 hoạch đến thời đến thời điểm hiện là 4.000 USD
 điểm hiện tại là tại là 29.000 USD
 25.000 USD
 => Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để
 xem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù.
 Nhược điểm:
 Không cho biết bao nhiêu khối lượng công việc đã được hoàn thành
 Không cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn 
 hoàn thành dự án 36
 36
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 18
 15/8/2014
 2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO 
 PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ LÀM RA
 37
 KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO 
 PP. GIÁ TRỊ LÀM RA
  PP. các tiêu chí hệ thống kiểm soát tiến độ/
 chi phí (Cost/Schedule Control System
 Criteria)
  Sự phát triển của hệ thống PERT/COST
  Tiêu chí hệ thống kiểm soát chi phí tiến độ năm
 1967
 tổng hợp cả thời gian và chi phí để đánh giá tiến
 triển DA
 38
 38
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 19
 15/8/2014
 Ñöôøng cong kieåm soaùt tieán trình 
 vaøso saùnh chi phi/ giaùtrò
 CP/ giá trị 
 hoạch định
 Khoảng thời gian 
 trước tiến độ
 giá trị tích lũy tíchtrị giá 
 CP/
 Khoản đóng 
 góp thêm
 Giá trị làm ra
 CP tích lũy 
 thực tế
 Ngày hiện tại Thời gian 39
 39
 KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO 
 PP. GIÁ TRỊ LÀM RA
  Tình huống thảo luận
  Một dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là
 200.000 USD. Theo kế hoạch cứ 1 ngày làm
 được 25 m/ngày và chi phíphải làm là 200
 USD/1m. Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được
 400 m và thực chi là 80.000 USD.
 • Hãy đánh giá tiến triển thực hiện dự án tại
 cuối ngày 18.
 40
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 20
 15/8/2014
 CÁC ĐẠI LƯỢNG ĐÁNH GIÁ
 TIẾN TRIỂN DỰ ÁN
  Đại lượng phân tích về kết quả
  Đại lượng phân tích về sai lệch
  Chỉ số kết quả công việc
  Dự báo chi phí thực hiện tương lai
 41
 41
 Các đại lượng phân kết quả và sai lệch theo phương 
 pháp giá trị làm ra
 Thôøi gian Thôøi gian
 140 Thôøi ñieåm hoaøn thaønh hoaøn thaønh
 baùo caùo döï kieán ban ñaàu hieäu chænh
 130
 120
 Chi phí Öôùc tính chi phí
 110 vöôït quaù hieäu chænh
 100
 90
 80
 Öôùc tính chiÖôùc tính phí coøn laïi
 70 ACWP BCWS
 60 AV
 CV
 Chi phí tích luõy (%) 50 SV
 40
 Thôøi gian
 30 chaäm treã
 döï kieán
 20 BCWP
 TV
 10
 0
 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
 42
 Soá thaùng 42
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 21
 15/8/2014
 ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ
  Dự chi BCWS: chi phí dự tính của công việc
 theo kế hoạch
  BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule)
  Số lượng nguồn lực được tính theo đơn vị tiền
 được hoạch định là sẽ chi để thực hiện một
 công việc cụ thể trong một khoảng thời gian
 nhất định của kế hoạch.
 % công việc được 
 Ngân sách dự tính cho 
 BCWS = x hoạch định cho đến 
 toàn bộ công việc
 thời điểm xem xét
 43
 43
 ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ
  Thực chi ACWP: chi phí thực sự của một
 công việc đã được thực hiện trong một giai
 đoạn thời gian
  ACWP: Actual Cost of the Work Performed (chi
 phí thực tế của công việc đã làm).
 • Nếu NVL mua trước?
 • Nếu NVL mua trả chậm?
 • Chi phí quản lý?
 44
 44
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 22
 15/8/2014
 ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ
  BCWP: chi phí dự tính của công việc đã được thực hiện
  BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed)
 % công việc thực sự 
 Ngân sách dự tính 
 BCWP = x đã làm cho đến thời 
 cho toàn bộ công việc
 điểm xem xét
  Ước tính giá trị làm ra trong thực tế:
  Sử dụng phán xét chủ quan
  Dựa trên số lượng các đơn vị sản phẩm đã làm ra
  Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trị định mức của các mốc dự án
 • Chú ý:
 • Tính chính xác phụ thuộc vào việc phân phối công bằng tỷ lệ%
 các công việc nhỏ liên quan đến chi phí.
 • Tuy nhiên, đạt được thỏa thuận này giữa khách hàng và các nhà45
 thầu trước khi ký hợp đồng là tương đối dễ dàng. 45
 CÁC ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH SAI LỆCH
 1. Sai lệch về tiến độ – SV
 SV BCWP BCWS
 Lưu ý: Tất cả các giá trị đều được quy thành tiền
 2. Sai lệch về chi phí – CV
 CV BCWP ACWP
 3. Sai lệch kế toán – AV
 •AV > 0 Dựchi lớn hơn thực chi
 •AV = 0 Dự chi đúng bằng thực chi
 AV BCWS ACWP •AV < 0 Dựchi nhỏ hơn thực chi
 4. Sai lệch thời gian – TV
 • TV chỉ ra mức độ sớm hay trễ của
 TV SD BCSP dự án so với kế hoạch
  SD (Status Date): ngày đánh giá dự án
  BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): thời 46
 điểm/giá trị mà BCWS - BCWP 46
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 23
 15/8/2014
 CÁC CHỈ SỐ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC
  Chỉ số kết quả về tiến độ – SPI
 SPI BCWP/ BCWS
  Chỉ số kết quả về chi phí – CPI
 CPI BCWP/ ACWP
 47
 Các chỉ số kết quả công việc của dự án
 48
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 24
 15/8/2014
 DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC HIỆN TƯƠNG LAI
  Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc còn lại của
 dự án
 ACWP ()BCAC BCWP
 FCTC () BCAC BCWP x 
 BCWP CPI
  FCTC (Forecast Cost to Complete Project)
  BCAC (Budgeted Cost at Completion): Dự chi tại thời điểm hoàn thành dự
 án.
 1. Chi phí dự báo cho toàn bộ dự án
 FCAC ACWP FCTC
  FCAC (Forecast Cost at Completion)
 49
 DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC HIỆN TƯƠNG LAI
  Dự báo thực hiện chi phí tương lai
 50
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 25
 15/8/2014
 Notes: Bài Tập Chương 5
  Các đại lượng phân tích về kết quả
 (BCWS, ACWP, BCWP)
  Các đại lượng pt về sai lệch (SV, CV,
 AV) -> nhận xét từng đại lượng
  Các chỉ số kết quả công việc (SPI,
 CPI) -> nhận xét các kết quả
 51
 Questions?
 52
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 26