Bài giảng Quản lý dự án - Chương 4: Phân phối các nguồn lực dự án và quản lý chi phí - Đỗ Văn Chính

2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC 
• Phƣơng hƣớng giải quyết tình trạng thiếu hụt nguồn lực 
a. Các trường hợp thiếu hụt nguồn lực 
 Mặt bằng chật hẹp, không thể bố trí nhiều lao động 
 Số lượng máy móc, thiết bị không đủ theo yêu cầu thi công 
 Do yêu cầu đảm bảo sức khỏe, không thể triển khai cùng một 
 lúc nhiều lao động để thực hiện công việc 
 Đường vào nơi thi công quá nhỏ, hẹp, nguy hiểm không thể 
 đưa các thiết bị tới thực hiện các công việc cùng một lúc 
4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC 
b. Phương hướng giải quyết tình trạng thiếu hụt nguồn lực 
1. Thực hiện các công việc với mức sử dụng nguồn lực thấp hơn dự 
kiến. - Chỉ có thể áp dụng được nếu có thể kéo dài thêm thời gian 
thực hiện các công việc dự án. 
 - Không thể thực hiện được biện pháp này khi người ta định 
ra mức sử dụng nguồn lực thấp nhất. 
2. Chia nhỏ các công việc. Chia ra thành hai hay nhiều công việc nhỏ 
mà không ảnh hưởng đến trình tự thực hiện dự án. 
 - Hiệu quả khi một công việc có thể chia nhỏ và thời gian 
giữa các công việc đó rất ngắn. Khi đó có thể bố trí thời gian thực 
hiện từng công việc nhỏ tùy thuộc vào độ căng thẳng chung về lao 
động trong từng thời đoạn. 
 4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC 
3. Sửa đổi sơ đồ mạng. Giả sử hai công việc có thể bố trí thực 
hiện đồng thời hoặc theo phương pháp: kết thúc công việc này 
mới thực hiện công việc kia thì sự chậm trễ có thể khắc phục 
bằng cách thay vì bố trí theo kiểu liên tiếp. tiến hành bố trí lại 
theo các thực hiện đồng thời hai công việc cùng lúc. 
4. Sử dụng nguồn lực khác. Phương pháp này áp dụng được cho 
một số loại nguồn lực. ví dụ, sử dụng nhà thầu phụ. Tuy nhiên, 
áp dụng phương pháp này có thể làm tăng chi phí khá cao. 
 4.3. DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN 
• Khái niệm, 
Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho 
các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu 
chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án. 
• Phân loại 
Căn cứ vào tính chất hoạt động, ngân sách của một đơn vị chia 
thành ngân sách dự án và ngân sách cho các hoạt động không 
theo dự án. 
Căn cứ vào thời gian, ngân sách được chia thành ngân sách dài 
hạn và ngân sách ngắn hạn. 
 4.3. DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN 
Tác dụng 
. Là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức, phản ánh 
 nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn vị. 
. Đánh giá chi phí dự tính của một DA trước khi hiệu lực hóa 
 việc thực hiện. 
. Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí dự 
 toán của DA 
. Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu cho các công 
 việc dự án. 
 4.3. DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN 
Đặc điểm: 
 Dự toán ngân sách dự án phức tạp hơn việc dự toán ngân 
 sách cho các công việc thường xuyên của tổ chức 
 Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và 
 dữ liệu thu thập được. 
 Dự toán ngân sách dự án được dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn 
 hiện hành của dự án đã được duyệt. 
 Ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh. 
 Ngân sách phải được thay đổi khi lịch trình thay đổi. 
 Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành 
 cho từng công việc, đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả 
 thiết khi lập dự toán. 
4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 
• Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp 
 Thứ tự 
 Cấp bậc 
 thực Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp 
 quản lý 
 hiện 
 Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu 
 Các nhà quản 
 1 của tổ chức, các chính sách và những điều 
 lý cấp cao 
 kiện ràng buộc về nguồn lực 
 Các nhà quản Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ 
 2 
 lý chức năng phận chức năng phụ trách 
 Các nhà 
 Lập ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án 
 3 quản lý dự 
 và từng công việc cụ thể 
 án 
4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 
• Phƣơng pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp 
- Ưu điểm: 
Tổng ngân sách được dự toán phù hợp với tình hình chung của đơn vị 
và với yêu cầu của dự án. 
Các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, cũng như những chỉ tiêu tốn kém cũng đã 
được xem xét trong mối tương quan chung. 
- Nhược điểm: 
Đòi hỏi phải có sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được một kế 
hoạch ngân sách chung hiệu quả (ko dễ dàng) 
Có sự “cạnh tranh” giữa các nhà quản lý dự án với các nhà quản lý 
chức năng về lượng ngân sách được cấp và thời điểm được nhận 
Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí kế 
hoạch của cấp trên 
4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 
• Phương pháp dự toán ngân sách từ thấp đến cao 
Các bước 
 Cấp bậc quản lý Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp 
thực hiện 
 Các nhà quản lý Xây dựng khung ngân sách, các định mục 
 1 
 câp cao tiêu và lựa chọn dự án 
 Các nhà quản lý Xây dựng ngân sách trung hạn và ngắn hạn 
 2a 
 chức năng cho từng bộ phận chức năng phụ trách 
 Xây dựng ngân sách cho từng bộ phận, 
 Các nhà quản lý 
 2b từng công việc dự án gồm cả chi phí nhân 
 dự án 
 công, nguyên nhiên vật liệu 
 Các nhà quản lý Tổng hợp, điều chỉnh và phê duyệt ngân 
 3 
 cấp cao sách dài hạn 
4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 
• Phƣơng pháp dự toán ngân sách từ thấp đến cao 
- Ưu điểm: 
Những người lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp 
với các công việc nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi 
phí cần thiết. 
Phương pháp dự toán này là biện pháp đào tạo các nhà quản lý cấp 
thấp trong việc dự toán ngân sách. 
- Nhược điểm: 
Ngân sách phát triển theo từng nhiệm vụ nên cần phải có danh mục 
đầy đủ các công việc của dự án. Trong thực tế điều này khó có thể đạt 
được. 
Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình 
lập ngân sách của cấp dưới. 
Thường cấp dưới có tư tưởng sợ cấp trên cắt giảm kinh phí thực hiện 
các công việc nên có xu hướng dự toán vượt mức cần thiết. 
 4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 
• Phƣơng pháp kết hợp 
- Ưu điểm: Ngân sách được hình thành với sự tham gia của 
nhiều cấp quản lý, do đó tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy 
tính sáng tạo chủ động của đơn vị. 
- Nhược điểm: Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn thời gian. 
Mặc dù có thêm thông tin cho cấp dưới kế hoạch ngân sách của 
đơn vị mình nhưng họ vẫn có xu hướng dự toán cao hơn. 
 4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 
• Dự toán ngân sách theo dự án 
Lập ngân sách theo dự án là phương pháp dự toán ngân sách 
trên cơ sở các khoản thu và chi phát sinh theo từng công việc và 
được tổng hợp theo dự án. 
Các bước thực hiện: 
(1) Dự tính chi phí cho từng công việc dự án. 
(2) Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp. 
(3) Dự tính chi chí cho từng năm và cả vòng đời dự án. 
4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 
• Dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc 
a. Lập ngân sách theo khoản mục 
 Việc dự toán được tiến hành trên cơ sở thực hiện năm trước 
 và cho từng khoản mục chi tiêu sau, sau đó tổng hợp lại theo từng 
 đơn vị hoặc các bộ phận khác nhau của tổ chức. 
 Thực tế năm 
 Khoản mục Kế hoạch Chênh lệch Dự án 
 trước 
 (1) (2) (3) (4) = (3) – (2) A B 
Tiền lương 
Nguyên liệu 
Chi phí điện nước 
4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 
• Dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc 
b. Dự toán ngân sách theo công việc 
- Bước 1. Chọn một hoạt động (công việc) trong cơ cấu phân tách 
công việc (WBS) để lập dự toán chi phí. 
- Bước 2. Xác định các tiêu chuẩn hoàn thiện cho công việc (tiêu 
chuẩn kỹ thuật, kinh tế ). 
Nếu bị hạn chế về nguồn lực thì chuyển các bước sau: 
- Bước 3. Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc. 
- Bước 4. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp. 
- Bước 5. Xem xét những tác động có thể xảy ra nếu kéo dài thêm thời 
gian. 
- Bước 6. Tính toán chi phí thực hiện công việc đó. 
4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 
• Dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc 
Nếu bị giới hạn thời gian thì chuyển các bước sau: 
- Bước 3. Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng công 
việc. 
- Bước 4. Trên cơ sở thời hạn cho phép, xác định mức nguồn lực và 
những đòi hỏi kỹ thuật cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hoàn thiện 
công việc. 
- Bước 5. Tính toán chi phí thực hiện công việc. 
Nếu không bị hạn chế về nguồn lực và thời gian thì chuyển các bước 
sau: 
- Bước 3. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp cho công việc. 
- Bước 4. Tính toán chi phí thực hiện công việc. 
4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 
• Dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc 
c. Xác định tổng dự toán 
Trên cơ sở phân tách công việc (WBS) và sơ đồ mạng, tổng mức dự 
toán của dự án được xác định theo các bước sau: 
* Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi công việc và hạng mục công 
việc. 
* Dự toán quy mô các khoản mục chi phí gián tiếp (chi phí quản lý, 
chi phí văn phòng, chi phí đào tạo, dịch vụ hợp đồng, tiền công ngoài 
giờ và các chi phí khác). Phân bổ các loại chi phí này cho từng công 
việc theo các phương pháp hợp lý. 
* Tổng dự toán kinh phí cho dự án. 
 4.5 KẾ HOẠCH CHI PHÍ CỰC TIỂU 
Trong quá trình lập dự án có thể xây dựng hai phương án: Phương 
án bình thường (1) và phương án đẩy nhanh (2). 
 1 2 
 phương án dự tính mức chi Phương án có thời gian 
 phí cho các công việc dự án thực hiện dự án ngắn (được 
 ở mức bình thường (được xem là ngắn nhất) và do đó 
 xem là thấp nhất) và thời cần chi phí nhiều hơn (chi 
 gian thực hiện dự án tương phí trong trường hợp này 
 đối dài (được xem là dài được xem là lớn nhất) 
 nhất). 
 Trên cơ sở hai phương án này các nhà quản lý dự án xây dựng 
 các phương án điều chỉnh bằng kế hoạch chi phí cực tiểu. Tạo ra 
 phương án hợp lý hơn, có chi phí thấp hơn phương án đẩy 
 nhanh và thời gian có thể rút ngắn hơn phương án bình thường. 
4.5 KẾ HOẠCH CHI PHÍ CỰC TIỂU 
Bài 3: Cho dự án có các công việc sau: 
 Phƣơng án bình thƣờng Phƣơng án đẩy nhanh 
 Công Công việc 
 TT 
 việc trƣớc 1Thời gian Chi phí Nguồn Thời gian Chi phí 
 (ngày) (triệu đồng) lực (ngày) (triệu đồng) 
 1 a - 3 30 i 2 35 
 2 b - 6 42 i 4 56 
 3 c - 5 45 i 3 59 
 4 d a 4 32 i 3 40 
 5 e b 7 21 i 5 41 
 6 f b 3 21 i 2 33 
 7 g c 6 48 i 4 80 
 8 i d,e 10 30 i 9 35 
 9 k d,e 5 30 i 4 40 
 10 l i,f,g 5 10 i 4 20 
4.5. KẾ HOẠCH CHI PHÍ CỰC TIỂU 
• Một số khái niệm 
Thời gian bình thường. Thời gian bình thường thực hiện một công 
việc là thời gian hoàn thành công việc trong những điều kiện bình 
thường, 
Chi phí bình thường. Chi phí bình thường của một công việc là chi phí 
cho một công việc nào đó được thực hiện trong điều kiện bình thường 
Thời gian đẩy nhanh. Thời gian đẩy nhanh là thời gian thực hiện một 
công việc trong điều kiện đã được rút ngắn đến mức cho phép hợp lý 
(không thể rút ngắn hơn nữa) trong điều kiện kỹ thuật, trình độ lao 
động và các nhân tố khác hiện tại. 
 Chi phí đẩy nhanh. Chi phí đẩy nhanh của một công việc là chi phí 
thực hiện công việc gắn với thời gian đẩy nhanh, là mức chi phí được 
xem là cao nhất khi thời gian thực hiện công việc đó không thể rút 
ngắn thêm trong điều kiện hiện tại. 
 4.5 KẾ HOẠCH CHI PHÍ CỰC TIỂU 
• Các bƣớc thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu 
 Bước 1: Vẽ sơ đồ mạng và tìm đường găng cho phương án 
(chương trình) bình thường. 
Bước 2: Tính tổng chi phí của PA bình thường (PA đẩy nhanh) 
Bước 3: Chọn trên đường găng những công việc mà khi đẩy nhanh 
tiến độ thực hiện làm tăng chi phí thấp nhất. Giảm tối đa thời gian 
thực hiện công việc này. 
Bước 4: Tiếp tục đẩy nhanh tiến độ thực hiện các công việc trên 
đường găng cho đến khi mục tiêu đạt được hoặc không thể giảm 
thêm được nữa. Cuối cùng thiết lập được một phương án điều 
chỉnh có chi phí tăng cực tiểu và thời gian rút ngắn so với phương 
án bình thường. 
 Bước 5: Xác định thời gian thực hiện và tổng chi phí của phương 
án điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu) 
4.6 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 
• Phân tích dòng chi phí dự án 
Mục đích: Giúp các nhà quản lý, chủ đầu tư, nhà thầu có kế hoạch 
chủ động tìm kiếm đủ vốn và cung cấp theo đúng tiến độ đầu tư 
nhằm nâng cao hiệu quả đồng vốn. 
Xác định dòng chi chí: 
 Dựa trên cơ sở chi phí thực hiện theo từng công việc và số ngày 
 hoàn thành công việc đó. 
 Giả định chi phí được sử dụng đồng đều trong các ngày thực hiện 
 công việc, do đó, cho phép tính được chi phí bình quân một ngày 
 thực hiện từng công việc dự án. Dựa vào kế hoạch triển khai sớm 
 và mức chi phí trên một ngày, xây dựng đường cong chi phí tích 
 lũy. 
 Đường cong này và đường cong chi phí tích lũy theo kế hoạch 
 triển khai muộn (thiết lập một cách tương tự) là những cơ sở để 
 quản lý chi phí dự án. 
 4.6 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 
 • Phân tích dòng chi phí dự án 
 - Trên cơ sở hai dòng chi phí, các nhà quản lý quyết định lựa chọn 
 kế hoạch triển khai sớm hoặc muộn nhằm tiết kiệm tối đa c/phí. 
 Chi phí Thời gian bắt đầu 
 Thời Công 
Ví dụ Công Chi phí một 
 gian việc 
 việc (tr.đ) ngày Sớm Muộn 
 (ngày) trước 
 (tr.đ) 
 A 5 - 30 6 0 0 
 B 2 - 30 15 0 8 
 C 3 a 15 5 5 5 
 D 6 a 78 13 5 7 
 E 3 b 60 20 2 10 
 F 4 c 32 8 8 9 
 H 6 c 42 7 8 8 
 I 1 f, d, e 6 6 12 13 
 4.6 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 
 • Kế hoạch triển khai sớm: 
 Thứ tự thời 
 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 
 gian 
 a a a a a c c c f f f f 
 h h h h h h 
 Công việc 
 d d d d d d 
 thực hiện 
 b b i 
 e e e 
 6 6 6 6 6 8 8 8 8 
 7 7 7 7 7 7 
 Chi phí cho 5 5 5 
mỗi công việc 
 trong từng 
 ngày (tr.đ) 13 13 13 13 13 13 
 15 15 20 20 20 6 
 Chi phí trong 
 21 21 26 26 26 18 18 18 28 28 28 15 13 7 
 ngày 
 Chi phí tích 
 21 42 68 94 120 138 156 174 202 230 258 273 286 293 
 lũy 
 4.6 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 
 • Kế hoạch triển khai muộn 
 Thứ tự 
 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 
 thời gian 
 a a a a a c c c 
 d d d d d d 
 Công việc b b e e e 
 thực hiện f f f f 
 h h h h h h 
 i 
 6 6 6 6 6 5 5 5 
 Chi phí cho 13 13 13 13 13 13 
 mỗi công 15 15 20 20 20 
 việc trong 8 8 8 8 
 từng ngày 7 7 7 7 7 7 
 (tr.đ) 
 6 
 Chi phí 
 6 6 6 6 6 5 5 18 35 43 48 48 48 13 
 trong ngày 
Chi phí tích 
 6 12 18 24 30 35 40 58 93 136 184 232 280 293 
 lũy 
 4.6 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 
 • Kế hoạch triển khai muộn 
 Kế hoạch triển khai sớm Kế hoạch triển khai muộn 
Ngày Chi phí/ngày Chi phí tích lũy Chi phí/ngày Chi phí tích 
 Công việc Công việc 
 (tr.đ) (tr.đ) (tr.đ) lũy (tr.đ) 
10-11 a, b 21 42 a 6 12 
12-14 a, e 26 120 a 6 30 
15-16 c, d 18 155 c 5 40 
 17 c, d 18 173 d, b, h 18 58 
 18 f, h, d 28 192 d, b, h, f 35 93 
 19 f, h, d 28 212 d, e, h, f 43 136 
 20 f, h, d 28 231 d, e, h, f 48 184 
 21 f, h 15 238 d, e, h, f 48 232 
 22 h, i 13 251 d, e, h, f 48 280 
 23 h 7 258 h, i 13 293 
 4.6 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 
• Kiểm soát chi phí dự án 
Là việc kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thay đổi 
so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để quản lý 
hiệu quả chi phí dự án. 
Nội dung: 
* Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so 
với kế hoạch. 
* Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với 
đường chi phí cơ sở. 
* Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép.