Bài giảng Quản lý dự án - Chương 2: Vòng đời của một dự án

CHƯƠNG 2: vòng đời của một dự án 
Nội dung 
Vòng đời của dự án (Project life cycle) 
Các giai đoạn của dự án (Project phases) 
Nhóm quy trình của dự án (Project process groups) 
Vòng đời của phần mềm (Software life cycle). 
Vòng đời của dự án (Project life cycle ) 
Vòng đời dự án xác định các giai đoạn mà dự án phải trải qua tính từ lúc bắt đầu cho đến khi dự án kết thúc. 
Vòng đời của một dự án là một tập hợp tuần tự của các giai đoạn (phase) dự án mà tên và số của nó được xác định bởi sự cần thiết của việc quản lý và điều khiển của các tổ chức có liên quan đến dự án. 
Mỗi giai đoạn hoàn tất một công việc cụ thể nhằm đạt đến mục tiêu của dự án và tạo ra một hoặc nhiều sản phẩm . 
Vòng đời của dự án (Project life cycle) 
Các giai đoạn của dự án giúp điều khiển dự án: 
Cung cấp hướng để quyết định dự án có tiếp tục không. 
Có thể thực hiện việc theo dõi nhanh, bắt đầu giai đoạn tiếp theo sớm hơn. 
Đặc điểm của vòng đời của dự án 
Các dự án có thể khác nhau về kích thước, độ phức tạp, nhưng hầu hết đều được chia ra thành 4 giai đoạn: 
Bắt đầu dự án (Stating the project) 
Tổ chức và chuẩn bị (Organizing and preparing) 
Thực hiện công việc dự án (Carrying out the project work) 
Kết thúc dự án (Closing the project). 
Đặc điểm của vòng đời của dự án 
Đặc điểm của vòng đời của dự án 
Cấu trúc của vòng đời của dự án gồm những đặc điểm sau: 
Chi phí và số nhân viên ở mức thấp trong giai đoạn bắt đầu dự án, tăng nhanh trong giai đoạn thực hiện dự án và giảm nhanh trong giai đoạn kết thúc dự án. 
Tác động của các bên tham gia, độ rủi ro và tính không chắc chắn rất cao tại thời điểm bắt đầu dự án, các nhân tố này sẽ giảm trong vòng đời của dự án. 
Khả năng ảnh hưởng đến sản phẩm cuối cùng của dự án rất cao tại thời điểm bắt đầu và giảm dần khi dự án hoàn tất. 
Đặc điểm của vòng đời của dự án 
Các giai đoạn của dự án (Project phase) 
Nếu một dự án lớn thì thường được chia ra thành các giai đoạn để quản lý. 
Các giai đoạn của dự án là tuần tự, nhưng cũng có thể chồng lắp nhau trong một số trạng thái. 
Các giai đoạn của dự án bao gồm: 
Xác định ý tưởng của dự án ( Definition): 
Lập kế hoạch (Planning) 
Thực thi (Execution) 
Kết thúc (Closeout) 
Các giai đoạn của dự án (Project phase) 
Các giai đoạn của dự án 
Các giai đoạn của dự án (Project phase) 
Xác định ý tưởng của dự án (Definition Phase) : 
Bắt đầu khi một hợp đồng d ự án được tạo ra bởi ban quản lý cấp cao . 
Quá trình của một giai đoạn: 
Các luật của dự án được xác định 
Mục tiêu, phạm vi và các ràng buộc của dự án được đưa ra 
Những cá nhân và nhóm chính được xác định 
Những kênh Truyền thông, nhà chức trách và chuỗi các chỉ thị cũng được định nghĩa . 
Kết quả của việc xác định các giai đoạn là: 
Bảng công việc của dự án 
Bảng trách nhiệm của dự án 
Kế hoạch truyền thông của dự án 
Các giai đoạn của dự án (Project phase) 
Xác định giai đoạn của dự án (Definition Phase): 
Các giai đoạn của dự án (Project phase) 
Giai đoạn lập kế hoạch (Planning Phase ) 
Sử dụng những quy tắc của d ự án như một nền t ảng. 
Xác định công việc thực tế sẽ được làm : 
Đánh giá thời gian, chi phí và tài nguyên được yêu cầu để thực hiện công việc . 
Đưa ra những kế hoạch để định hướng công việc 
Xác định đường găng của những hoạt động dự án phụ thuộc lẫn nhau, tuần tự mà mất thời gian dài để hoàn thành, và xác định kế hoạch thời gian tối thiểu cho dự án . 
Kế hoạch cho những rủi ro và giảm rủi ro 
Kết quả của giai đoạn này là bảng kế hoạch của dự án. 
Các giai đoạn của dự án (Project phase) 
Giai đoạn lập kế hoạch (Planning Phase) 
Các giai đoạn của dự án (Project phase) 
Giai đoạn thực hiện (Execution Phase): 
Sử dụng bảng kế hoạch như một sự hướng dẫn. 
Đây là giai đoạn mà mục tiêu của dự án phải đạt được 
Theo dõi sự tiến độ của dự án . 
Gải quyết các vấn đề và đưa ra các quyết định 
Tạo ra sự thay đổi theo kế hoạch và điều phối sự thay đổi này 
Giai đoạn này hoàn tất khi sản phẩm được hoàn thành hoặc mục tiêu của dự án đã đạt được 
Các giai đoạn của dự án (Project phase) 
Giai đoạn thực hiện (Execution Phase): 
Các giai đoạn của dự án (Project phase) 
Giai đoạn kết thúc (Closeout Phase): 
Bắt đầu bằng việc bàn giao sản phẩm hoặc hoàn tất mục tiêu của dự án. 
Giải quyết bất kỳ các vấn đề chưa được giải quyết từ hợp đồng hoặc các chỉ thị của công việc. 
Hợp đồng được ký bàn giao và hoàn tất những tài liệu liên quan. 
Ghi nhật ký dự án 
Một hoạt động rất quan trọng trong giai đoạn này là ghi nhận quá trình của dự án 
Các giai đoạn của dự án (Project phase) 
Giai đoạn kết thúc (Closeout Phase): 
Biên tập lại những kinh nghiệm từ dự án cho bạn hay những người khác để có thể làm tốt hơn với những dự án tiếp theo. 
Nhóm quy trình dự án ( Project process group ). 
Một qu y trình (Process) là m ột tập hợp các hoạt động liên quan với nhau được thực hiện để đạt được m ột sản phẩm, một kết quả hay một dịch vụ. 
M ỗi qu y trình được đặc trưng bởi những đầu vào ( inputs ), những công cụ , kỹ thuật và những kết quả đầu ra . 
Nhóm quy trình dự án ( Project process group ) . 
Có 5 nhóm quy trình quản lý dự án (theo PMBOK Guide ) 
Khởi tạo (Initiating) 
Lập kế hoạch (Planning) 
Thực hiện (Executing) 
Theo dõi và điều khiển (Monitoring and Controlling) 
Kết thúc (Closing) 
Nhóm quy trình dự án ( Project process group ). 
Nhóm quy trình dự án ( Project process group ). 
Quy trình khởi tạo (Initiation): 
Bao gồm việc xác nhận tính hợp lệ hoặc việc cấp phép cho dự án. 
Xác định một dự án mới hoặc một giai đoạn mới 
Xác định phạm vi khởi tạo, các tài nguyên. 
Xác định không chỉ là sản phẩm mà cách để hoàn thành dự án. 
Nhóm quy trình dự án ( Project process group ). 
Quy trình khởi tạo (Initiation): 
Xây dựng một hợp đồng dự án: 
Chỉ định các bên tham gia 
Nhóm quy trình dự án ( Project process group ). 
Nhóm quy trìn lập kế hoạch (Planning): 
Thiết lập phạm vi hoặc giới hạn của dự án 
Sản phẩm (Deliverables) 
Tác vụ (Tasks) 
Tài nguyên (Resources) 
Thời gian (Time) 
Độ rủi ro (Risks) 
Nhóm quy trình dự án ( Project process group ). 
Nhóm quy trình lập kế hoạch (Planning ) bao gồm: 
Phát triển một kế hoạch dự án (Develop a project plan) 
Tập trung các yêu cầu (Collect requirement) 
Xác định phạm vi (Define scope) 
Tạo WBS (Create WBS- work-breakdown structure ) là danh sách chi tiết các bước để hoàn thành dự án. Nó cung cấp nhiều lợi ích cho người quản lý dự án, làm cơ sở cho việc ước lượng thời gian và chi phí. 
Nhóm quy trình dự án ( Project process group ). 
Xác định các hoạt động (Define activity) 
Các hoạt động tuần tự (Sequence activity) 
Đánh giá tài nguyên hoạt động (Estimate activity resources) 
Đánh giá thời gian hoạt động (Estimate activity durations) 
Phát triển kế hoạch làm việc (Develop schedule) 
Ước lượng chi phí (Estimate costs) 
Nhóm quy trình dự án ( Project process group ). 
Xác định ngân quỹ (Determine budget) 
Kế hoạch về chất lượng (Plan quality) 
Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực (Develop HR-Human Resources plan) 
Kế hoạch truyền thông (Plan communication) 
Kế hoạch quản lý rủi ro (Plan risk management) 
Xác định rủi ro (Identify Risk) 
Thực hiện phân tích rủi ro (Perform Risk Analysis) 
Kế hoạch đối phó rủi ro (Plan Risk Response ) 
Kế hoạch đấu thầu (Plan procurement) 
Nhóm quy trình dự án ( Project process group ). 
Nhóm quy trình thực hiện (Executing) 
Đây thực sự là nhóm quy trình điều khiển dự án. 
Quản lý ngân sách của dự án, phạm vi dựa vào những nhu cầu của các bên tham gia. 
Theo dõi tiến độ dựa trên kế hoạch 
Theo dõi mục tiêu của toàn bộ dự án . 
Cuối cùng là phân phối sản phẩm 
Nhóm quy trình dự án ( Project process group ) . 
Nhóm quy trình thực hiện (Executing ) gồm những tiến trình như sau: 
Thực hiện kế hoạch của dự án (Executing the Project Plan). 
Những hoạt động bảo đảm chất lượng (Quality assurance activities) 
Hoạt động đấu thầu (Procurement activities). 
Phát triển năng lực đồng đội và cá nhân (Developing team and individual competencies) 
Giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và các bên tham gia. 
Nhóm quy trình dự án ( Project process group ). 
Nhóm quy trình kiểm tra và điều khiển (Monitoring and controlling): 
Điều khiển những thay đổi và khuyến cáo hoạt động ngăn ngừa những vấn đề có thể xảy ra. 
Theo dõi thực hiện dự án: 
Theo dõi tổng quan tiến độ và sự thực hiện cua dự án 
Điều khiển phạm vi và lịch làm việc của dự án. 
Thực hiện việc điều khiển về chất lượng (Perform quality control) 
Theo dõi rủi ro (Monitor risk) 
Nhóm quy trình dự án ( Project process group ). 
Nhóm quy trình kiểm tra và điều khiển (Monitoring and controlling): 
Các tiến trình khác bao gồm: 
Điều khiển lập lịch (Schedule Control) 
Điều khiển chi phí (Cost Control) 
Điều khiển chất lượng (Quality Control) 
Theo dõi và điều khiển rủi ro (Risk Monitoring and Control ) 
Nhóm quy trình dự án ( Project process group ). 
Nhóm quy trình kết thúc (Closing): 
Kết thúc tất cả các hoạt động để hoàn tất dự án.