Bài giảng Quản lý dự án - Chương 12: Quản lý mua sắm trang thiết bị dự án (Project procurement management)

CHƯƠNG 12 :  Quản lý Mua sắm Trang thiết bị Dự án ( PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT ) 
Quản lý mua sắm trang thiết bị dự án ( PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT ) 
Quản lý mua sắm bao gồm các quy trình cần thiết để mua sản phẩm, dịch vụ từ bên ngoài nhóm dự án , q uản lý hợp đồng , hoặc đơn đặt hàng được phát hành bởi các thành viên trong nhóm dự án được ủy quyền. 
Quản lý mua sắm trang thiết bị dự án ( PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT ) 
Quản lý mua sắm gồm các quy trình: 
Plan Procurements : Lập kế hoạch mua sắm , xác định mua cái gì và thời gian nào 
Conduct Procurements ( Tiến hành mua sắm ): lập ra những yêu cầu sản phẩm và nhận biết nguồn lực tiềm năng . 
Administer Procurements ( quản lý mua sắm ): Quá trình quản lý các mối quan hệ mua sắm, giám sát thực hiện hợp đồng và thực hiện các thay đổi và chỉnh sửa khi cần thiết . 
Close Procurements : hoàn tất quá trình mua sắm 
Lập kế hoạch mua sắm ( Plan Procurements) 
K ế hoạch mua sắm là quá trình xem xét quyết định mua bán, xác định các phương pháp tiếp cận, và xác định những người bán tiềm năng . 
Nó xác định những nhu cầu của dự án phải được đáp ứng bằng cách mua lại các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả bên ngoài của tổ chức dự án . 
Lập kế hoạch mua sắm(Plan Procurements) 
Tools and Techniques: 
Make-or-Buy Analysis : Phân tích Làm/Mua xác định một dịch vụ hay một sản phẩm cụ thể nào đó có thể tự sản xuất hay mua từ bên ngoài . Thường liên quan tới phân tích tài chính . 
Expert Judgment : 
Đ ể phát triển hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn sẽ được sử dụng để đánh giá các đề xuất bán . 
C huyên gia pháp lý hỗ trợ các vấn đề mua sắm, các điều khoản và điều kiện. 
Lập kế hoạch mua sắm(Plan Procurements) 
Contract Types : Rủi ro được chia sẻ giữa người mua và người bán được xác định bởi các loại hợp đồng . C ác điều khoản , điều kiện cụ thể trong hợp đồng nhằm khắc phục mức độ rủi ro được giả định của người mua và người bán . 
Fixed-price contracts: thiết lập một tổng giá cố định cho một sản phẩm xác định hoặc dịch vụ được cung cấp . 
Firm Fixed Price Contracts (FFP): được ưa chuộng vì giá hàng hóa được thiết lập ngay từ đầu và không đổ i. 
Fixed Price Incentive Fee Contracts (FPIF): giá cố định cho người mua và người bán một số linh hoạt . 
Fixed Price with Economic Price Adjustment Contracts(FP-EPA ): Đây là loại hợp đồng dài hạn. 
Lập kế hoạch mua sắm(Plan Procurements) 
Cost-reimbursable contracts : hợp đồng liên quan đến việc thanh toán cho người bán gồm tất cả các chi phí thực tế phát sinh hợp pháp, cộng với một khoản phí đại diện cho lợi nhuận người bán . Ba lo ại hợp đồng phổ biến : 
Chi phí c ộng với cố định Phí (CPFF), 
Chi phí t hêm Phí ưu đãi (CPIF ), 
Chi phí Cộng với giải thưởng (CPAF) 
Lập kế hoạch mua sắm(Plan Procurements) 
Chi phí cộng lệ phí cố định (CPFF=Cost plus fixed fee): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện phù hợp cộng với lệ phí cố định chi trả luôn dựa trên một tỷ lệ phần trăm của chi phí đã được ước tính. 
Chi phí cộng phí ưu đãi (CPIF =Cost plus incentive fee): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện phù hợp cộng với một khoản lệ phí trước và một khoản tiền thưởng khích lệ. 
ƒƒ Chi phí cộng % chi phí (CPPC=Cost plus percentage of costs): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện phù hợp cộng với một tỷ lệ phần trăm định sẵn dựa trên tổng chi phí . 
Time and Material Contracts (T&M): kết hợp giá cố định về chi phí hoàn lại, thường sử dụng trong tư vấn . 
Lập kế hoạch mua sắm(Plan Procurements) 
Outputs 
Procurement Management Plan: Kế hoạch quản lý mua sắm mô tả các quá trình mua sắm sẽ được quản lý từ phát triển các tài liệu mua sắm thông qua các hợp đồng. 
Procurement Statements of Work (SOW): Bảng kê khai công việc mô tả công việc cần thiết cho sự mua sắm . Một SOW rõ ràng giúp cho những nhà thầu hiểu rõ những yêu cầu của khách hàng. 
Make-or-Buy Decisions 
Procurement Documents 
Tiến hành mua sắm (Conduct Procurements) 
T iến hành đ ấu thầu là quá trình để có được câu trả lời người bán, lựa chọn một người bán, và trao một hợp đồng . 
Trong quá trình này, nhóm nghiên cứu sẽ nhận được hồ sơ dự thầu, kiến ​​nghị và sẽ áp dụng các tiêu chí lựa chọn được định nghĩa trước để chọn một hoặc nhiều người bán hàng, những người có đủ điều kiện để thực hiện công việc và được chấp nhận như là một người bán. 
Tiến hành mua sắm ( Conduct Procurements) 
Tools and Techniques: 
Bidder Conferences : Hội nghị nhà thầu là những cuộc họp với tất cả người bán và người mua tiềm năng trước khi đệ trình một giá thầu. 
Proposal Evaluation Techniques : Q uá trình xem xét đánh giá chính thức sẽ được xác định bởi các chính sách mua sắm của người mua . 
Expert Judgment : có thể được sử dụng trong đánh giá các đề nghị người bán bởi một đội ngũ đánh giá với chuyên môn cao. 
Tiến hành mua sắm ( Conduct Procurements) 
Advertising : Danh sách người bán tiềm năng có thể được mở rộng bằng cách đặt các quảng cáo trong các ấn phẩm lưu thông chung như báo chí hoặc trong các ấn phẩm thương mại đặc biệt 
Internet Search : Internet có một ảnh hưởng lớn trên hầu hết các dự án mua sắm . 
Procurement Negotiations : Đàm phán làm rõ các yêu cầu và các điều khoản khác trong những mua sắm để có thể đạt được thoả thuận trước khi ký hợp đồng 
Tiến hành mua sắm ( Conduct Procurements) 
Outputs: 
Selected Sellers : 
L ựa chọn người bán trong một phạm vi cạnh tranh dựa trên kết quả của đề nghị hoặc đánh giá các hồ sơ dự thầu, và đàm phán một hợp đồng dự thảo sẽ trở thành hợp đồng thực tế khi kết quả được đưa ra . 
Procurement Contract Award : Một hợp đồng mua sắm được trao cho mỗi người bán đã chọn . Hợp đồng có thể dưới các hình thức đơn đặt hàng đơn giản hoặc một tài liệu phức tạp. 
Tiến hành mua sắm ( Conduct Procurements) 
Quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo sự thực hiện của nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu giao kèo theo hợp đồng 
Hợp đồng có mối liên quan tới pháp lý, do đó điều quan trọng là những nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý trong việc lập và quản lý hợp đồng 
Q uản lý mua sắm (Administer Procurements) 
Quản lý mua sắm là quá trình quản lý các mối quan hệ mua sắm, giám sát thực hiện hợp đồng và thực hiện các thay đổi và chỉnh sửa khi cần thiết 
Q uản lý mua sắm ( Administer Procurements) 
Inputs 
Procurement Documents 
Project Management Plan 
Contract 
Performance Reports 
Approved Change Requests: Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt có thể bao gồm sửa đổi các điều khoản và điều kiện của hợp đồng bao gồm cả báo cáo kết quả mua sắm của công việc, giá cả, và mô tả của các sản phẩm, dịch vụ . 
Work Performance Information 
Q uản lý mua sắm(Administer Procurements) 
Tools and Techniques 
Contract Change Control System : hệ thống kiểm soát t hay đổi hợp đồng xác định quá trình mua sắm có thể được sửa đổi , bao gồm các thủ tục giấy tờ, thủ tục giải quyết tranh chấp . Hệ thống kiểm soát sự thay đổi hợp đồng được tích hợp với hệ thống điều khiển tích hợp thay đổi . 
Procurement Performance Reviews : Đ ánh giá thực hiện mua sắm là đánh giá tiến đ ộ của người bán theo đúng kế hoạch, so với hợp đồng . 
Q uản lý mua sắm(Administer Procurements) 
Inspections and Audits : Thanh tra và kiểm toán theo yêu cầu của người mua và người bán hỗ trợ theo quy định trong hợp đồng mua sắm có thể được thực hiện trong quá trình thực hiện dự án để xác minh sự tuân thủ trong quá trình làm việc . 
Performance Reporting : cung cấp các thông tin về hiệu quả của người bán đạt được các mục tiêu hợp đồng . 
Payment Systems : Thanh toán cho người bán thường được xử lý bởi hệ thống thanh toán tài khoản của người mua 
Q uản lý mua sắm(Administer Procurements) 
Claims Administration (quản lý khiếu nại) : n gười mua và người bán không thể đạt được một thỏa thuận về bồi thường khi có một sự thay đổi đã xảy ra . 
Records Management System : hệ thống quản lý hồ sơ được sử dụng bởi người quản lý dự án để quản lý hợp đồng , hồ sơ và tài liệu đấu thầu . 
Q uản lý mua sắm(Administer Procurements) 
Outputs: 
Procurement Documentation 
Organizational Process Assets Updates 
Change Requests 
Project Management Plan Updates 
Kết thúc mua sắm ( Close Procurements) 
Kết thúc mua sắm liên quan đến các hoạt động hành chính như : 
H oàn thiện các thủ tục hành chính. 
C ập nhật hồ sơ để phản ánh kết quả cuối cùng và lưu trữ thông tin đó để sử dụng trong tương lai . 
Kết thúc từng hợp đồng áp dụng đối với các dự án hoặc các giai đoạn của một dự án . 
Kết thúc mua sắm(Close Procurements) 
Outputs 
Closed Procurements : Người mua, cung cấp cho người bán văn bản chính thức thông báo rằng hợp đồng đã được hoàn thành.Yêu cầu kết thúc mua sắm . 
Organizational Process Assets Updates: 
Procurement file 
Deliverable acceptance 
Lessons learned documentation .