Bài giảng Quản lý dự án - Bài 4: Tổng quan về quản lý dự án

ương pháp thực hiện trong điều kiện hạn chế về nguồn lực. Phát 
 triển ý tưởng dự án không cần thiết phải lượng hóa hết bằng các chỉ tiêu nhưng nó 
 phải ngắn gọn, được diễn đạt trên cơ sở thực tế. 
 Trong nhiều tổ chức và doanh nghiệp, đặc biệt ở giai đoạn này, dự án được quản lý 
 bởi những người có nhiệm vụ, chức năng khác nhau. Họ là những người biết quản lý 
 dự án, có đủ thời gian và sức lực để quản lý dự án trong khi vẫn làm tốt các nhiệm vụ 
 khác của mình. 
TXDTKT02_Bai4_v1.0015106220 119 
 Bài 4: Tổng quan về quản lý dự án 
 Giai đoạn phát triển 
 Giai đoạn phát triển là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được thực hiện như thế nào mà 
 nội dung chủ yếu của nó tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch. Đây là giai 
 đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của một dự án. Nội dung của giai 
 đoạn này bao gồm những công việc sau: 
 Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức dự án; 
 Lập kế hoạch tổng quan; 
 Phân tách công việc của dự án; 
 Lập kế hoạch tiến độ thời gian; 
 Lập kế hoạch ngân sách; 
 Thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất; 
 Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết; 
 Lập kế hoạch chi phí và dự báo dòng tiền thu; 
 Xin phê chuẩn thực hiện. 
 Kết thúc giai đoạn này tiến trình thực hiện dự án có thể được bắt đầu. Thành công của 
 dự án phụ thuộc khá lớn vào chất lượng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các kế hoạch 
 trong giai đoạn này. 
 Giai đoạn thực hiện 
 Giai đoạn thực hiện là giai đoạn quản lý dự án bao 
 gồm các công việc cần thực hiện như việc xây dựng 
 nhà xưởng và công trình, lựa chọn công cụ, mua sắm 
 thiết bị và lắp đặt Đây là giai đoạn chiếm nhiều thời 
 gian và nỗ lực nhất. Những vấn đề cần xem xét trong 
 giai đoạn này là những yêu cầu kỹ thuật cụ thể, vấn đề 
 so sánh đánh giá lựa chọn công cụ, thiết bị, kỹ thuật 
 lắp ráp, mua thiết bị chính. 
 Kết thúc giai đoạn này các hệ thống được xây dựng và kiểm định, dây chuyền sản xuất 
 được vận hành. 
 Giai đoạn kết thúc 
 Trong giai đoạn kết thúc của chu kỳ dự án, cần thực hiện những công việc còn lại như hoàn 
 thành sản phẩm, bàn giao công trình và những tài liệu liên quan, đánh giá dự án, giải phóng 
 nguồn lực. Một số công việc cụ thể cần được thực hiện để kết thúc dự án là: 
 Hoàn chỉnh và cất giữ hồ sơ liên quan đến dự án; 
 Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo; 
 Thanh quyết toán tài chính; 
 Đối với sản xuất cần chuẩn bị và bàn giao sổ tay hướng dẫn lắp đặt, các bản vẽ chi tiết; 
 Bàn giao dự án, lấy chữ ký của khách hàng về việc hoàn thành; 
 Bố trí lại lao động, giải quyết công ăn việc làm cho những người từng tham gia dự án; 
 Giải phóng và bố trí lại thiết bị. 
120 TXDTKT02_Bai4_v1.0015106220 
 Bài 4: Tổng quan về quản lý dự án 
4.2. Mục tiêu của quản lý dự án 
 Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo 
 đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến 
 độ thời gian cho phép. Về mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau 
 và có thể biểu diễn theo công thức sau: 
 C f P,T,S 
 Trong đó: 
 C: Chi phí; 
 P: Mức độ hoàn thành công việc (Kết quả); 
 T: Yếu tố thời gian; 
 S: Phạm vi dự án. 
 Phương trình trên cho thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: mức độ hoàn thành 
 công việc, thời gian thực hiện và phạm vi dự án. Nói chung, chi phí của dự án tăng lên 
 khi chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án 
 được mở rộng. Nếu thời gian thực hiện dự án bị kéo dài, gặp trường hợp giá nguyên 
 vật liệu tăng cao sẽ phát sinh tăng chi phí một số khoản mục nguyên vật liệu. Mặt 
 khác, thời gian kéo dài dẫn đến tình trạng làm việc kém hiệu quả do công nhân mệt 
 mỏi, do chờ đợi và thời gian máy chết tăng theo làm phát sinh tăng một số khoản 
 mục chi phí. Thời gian thực hiện dự án kéo dài, chi phí lãi vay ngân hàng, bộ phận chi 
 phí gián tiếp (chi phí hoạt động của văn phòng dự án) tăng theo thời gian và nhiều 
 trường hợp, phát sinh tăng khoản tiền phạt do không hoàn thành đúng tiến độ ghi 
 trong hợp đồng. 
 Ba yếu tố: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽ với 
 nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các 
 thời kỳ đối với cùng một dự án, nhưng nói chung, đạt được kết quả tốt đối với mục 
 tiêu này thường phải “hi sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Trong quá trình quản lý dự 
 án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hi 
 sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian 
 và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá 
 trình quản lý dự án. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải 
 đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những 
 thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên đánh đổi là 
 một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án. Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong 
 suốt quá trình quản lý, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án. Ở mỗi giai đoạn của quá 
 trình quản lý dự án, có thể một mục tiêu nào đó trở thành yếu tố quan trọng nhất cần 
 phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việc đánh đổi mục 
 tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác. 
 Đánh đổi mục tiêu phải luôn dựa trên các điều kiện hay các ràng buộc nhất định. Bảng 
 4.1 trình bày các tình huống đánh đổi. Tình huống A và B là những tình huống đánh 
 đổi thường gặp trong quản lý dự án. Theo tình huống A, tại một thời điểm chỉ có một 
 trong ba mục tiêu cố định, trong tình huống B, có hai mục tiêu cố định, còn các mục 
 tiêu khác thay đổi. Tình huống C là trường hợp tuyệt đối. Cả ba mục tiêu đều cố định 
TXDTKT02_Bai4_v1.0015106220 121 
 Bài 4: Tổng quan về quản lý dự án 
 nên không thể đánh đổi hoặc cả ba mục tiêu cùng thay đổi nên cũng không cần phải 
 đánh đổi. 
 Bảng 4.1. Các tình huống đánh đổi 
 Loại tình huống Ký hiệu Thời gian Chi phí Hoàn thiện 
 A1 Cố định Thay đổi Cố định 
 A A2 Thay đổi Cố định Thay đổi 
 A3 Thay đổi Thay đổi Cố định 
 B1 Cố định Cố định Thay đổi 
 B B2 Cố định Thay đổi Cố định 
 B3 Thay đổi Cố định Cố định 
 C1 Cố định Cố định Cố định 
 C 
 C2 Thay đổi Thay đổi Thay đổi 
 Trong quá trình quản lý dự án, các nhà quản lý mong muốn đạt được một cách tốt nhất 
 tất cả các mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên, thực tế không đơn giản. Dù phải đánh đổi hay 
 không đánh đổi mục tiêu, các nhà quản lý hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa 
 các mục tiêu của quản lý dự án như thể hiện trong hình 4.2. 
 Kết quả 
 Kết quả 
 mong muốn 
 Mục tiêu 
 công hợp 
 Chi phí 
 Thời gian 
 cho phép Chi phí 
 cho phép 
 Thời gian 
 Hình 4.2. Mối quan hệ giữa ba mục tiêu: thời gian,chi phí và kết quả 
 Cùng với sự phát triển và yêu cầu ngày càng cao đối với hoạt động quản lý dự án, mục 
 tiêu của quản lý dự án cũng thay đổi theo chiều hướng gia tăng về lượng và thay đổi 
 về chất. Từ ba mục tiêu ban đầu (hay tam giác mục tiêu) với sự tham gia của các chủ 
 thể gồm chủ đầu tư, nhà thầu và nhà tư vấn đã được phát triển thành tứ giác, ngũ giác 
 mục tiêu với sự tham gia quản lý của Nhà nước như thể hiện trong hình 4.3. 
122 TXDTKT02_Bai4_v1.0015106220 
 Bài 4: Tổng quan về quản lý dự án 
 Chất lượng 
 Chất lượng Chi phí 
 Chủ đầu tư Thời gian Chủ đầu tư Chi phí 
 Nhà thầu Nhà thầu 
 Nhà tư vấn Nhà tư vấn 
 Nhà nước Nhà nước 
 Thời gian An toàn An toàn Vệ sinh 
 Hình 4.3. Quá trình phát triển của các mục tiêu quản lý dự án 
 Nói chung khi phân tích đánh đổi mục tiêu trong quản lý dự án, thường đi theo 6 bước 
 sau đây: 
 Nhận diện và đánh giá khả năng xung khắc; 
 Nghiên cứu các mục tiêu của dự án; 
 Phân tích môi trường dự án và hiện trạng; 
 Xác định các lựa chọn; 
 Phân tích và lựa chọn khả năng tốt nhất; 
 Điều chỉnh kế hoạch dự án. 
4.3. Các nội dung của quản lý dự án 
 Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm các nội dung như trong bảng 4.2. 
 Quản lý dự án bao gồm chín lĩnh vực chính cần được xem xét nghiên cứu (theo Viện 
 Nghiên cứu Quản trị Dự án quốc tế – PMI) là: 
 Lập kế hoạch tổng quan. Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức 
 dự án theo một trình tự logic, là việc chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành 
 những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc 
 đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một 
 cách chính xác và đầy đủ. 
 Quản lý phạm vi. Quản lý phạm vi dự án là việc xác định, giám sát việc thực hiện 
 mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải 
 thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án. 
 Quản lý thời gian. Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát 
 tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công 
 việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao 
 giờ sẽ hoàn thành. 
 Quản lý chi phí. Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát 
 thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, 
 phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí. 
 Quản lý chất lượng. Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát 
 những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản 
 phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư. 
TXDTKT02_Bai4_v1.0015106220 123 
 Bài 4: Tổng quan về quản lý dự án 
 Quản lý nhân lực. Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực 
 của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho 
 thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào? 
 Quản lý thông tin. Quản lý thông tin là quá trình đảm bảo các dòng thông tin 
 thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các 
 cấp quản lý khác nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời ba câu hỏi: ai 
 cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho 
 họ bằng cách nào? 
 Quản lý rủi ro. Quản lý rủi ro là việc nhận diện các nhân tố rủi ro của dự án, 
 lượng hóa mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro. 
 Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua 
 bán của dự án là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thương 
 lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang 
 thiết bị, dịch vụ cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này nhằm giải quyết vấn 
 đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng hóa và dịch vụ cần thiết của các tổ chức 
 bên ngoài? Tiến độ cung, chất lượng cung ra sao? 
 Bảng 4.2. Các lĩnh vực của quản lý dự án 
 Lập kế hoạch tổng quan Quản lý phạm vi Quản lý thời gian 
 Lập kế hoạch Xác định phạm vi dự án Xác định công việc 
 Thực hiện kế hoạch Lập kế hoạch phạm vi Dự tính thời gian 
 Quản lý những thay đổi Quản lý thay đổi phạm vi Quản lý tiến độ 
 Quản lý chi phí Quản lý chất lượng Quản lý nhân lực 
 Lập kế hoạch nguồn lực Lập kế hoạch chất lượng Lập kế hoạch nhân lực, 
 Tính toán chi phí Đảm bảo chất lượng tiền lương 
 Lập dự toán Quản lý chất lượng Tuyển dụng, đào tạo 
 Quản lý chi phí Phát triển nhóm 
 Quản lý thông tin Quản lý hoạt động cung Quản lý rủi ro dự án 
 Lập kế hoạch quản lý ứng, mua bán Xác định rủi ro 
 thông tin Kế hoạch cung ứng Đánh giá mức độ rủi ro 
 Xây dựng kênh và phân Lựa chọn nhà cung, tổ Xây dựng chương trình 
 phối thông tin chức đấu thầu quản lý rủi ro đầu tư 
 Báo cáo tiến độ Quản lý hợp đồng, tiến độ 
 cung ứng 
4.4. Giới thiệu một số công cụ kỹ thuật chính 
4.4.1. Phân tách công việc của dự án 
4.4.1.1. Khái niệm và phương pháp thực hiện phân tách công việc 
 Cơ cấu phân tách công việc (gọi ngắn gọn là phân tách công việc) là việc phân chia 
 theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc 
 xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án. 
 Về hình thức, sơ đồ cơ cấu phân tách công việc dự án giống như một cây đa hệ phản 
 ánh theo cáp bậc các công việc cần thực hiện của dự án. Một sơ đồ phân tách công 
124 TXDTKT02_Bai4_v1.0015106220 
 Bài 4: Tổng quan về quản lý dự án 
 việc có nhiều cấp bậc. Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện. Các cấp 
 bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu. Cấp độ thấp nhất là những công 
 việc cụ thể, số lượng các cấp bậc của sơ đồ phân tách công việc phụ thuộc vào quy mô 
 và độ phức tạp của dự án. 
 Có thể phát triển sơ đồ cơ cấu phân tách công việc theo 
 nhiều phương pháp. Ba phương pháp chính thường 
 được sử dụng là phương pháp thiết kế dòng (phương 
 pháp logic), phương pháp phân tách theo các giai đoạn 
 hình thành phát triển (chu kỳ) và phương pháp phân 
 tách theo mô hình tổ chức (chức năng). Trong thực tế 
 sử dụng, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng kết hợp 
 các phương pháp trên. Tuy nhiên, không nên kết hợp nhiều phương pháp trong cùng 
 một cấp bậc. Bảng 4.3 trình bày ý nghĩa của từng cấp bậc theo ba phương pháp. 
 Thông thường có thể sử dụng sáu cấp độ để phân tách công việc, trong đó, ba cấp độ 
 đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý, ba cấp độ cuối phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật. Ở cấp 
 độ cuối cùng có thể là một công việc cụ thể hoặc một nhóm nhiều việc làm chi tiết. 
 Tuy nhiên mức độ chi tiết của các công việc ở mức độ cuối chỉ nên vừa đủ để làm sao 
 có thể phân phối chính xác nguồn lực và kinh phí cho từng công việc lại cho phép 
 giao nhiệm vụ đúng người để người nhận trách nhiệm về một công việc nào đó có thể 
 trả lời rõ ràng câu hỏi “công việc đó đã hoàn thành hay chưa”, và nếu hoàn thành rồi 
 thì “có thành công hay không”. 
 Phân tách công việc cần được tiến hành ngay từ khi xác lập xong ý tưởng dự án. 
 Người thực hiện là đội ngũ cán bộ chủ chốt tham gia quản lý dự án trong tất cả các 
 lĩnh vực. Các nhà quản lý thảo luận, xem xét từng giai đoạn chủ yếu, từng lĩnh vực 
 liên quan khi thực hiện phân tách công việc. Phân tách công việc cần đảm bảo yêu 
 cầu: dễ quản lý, các công việc độc lập tương đối nhưng vẫn liên quan với nhau và 
 phản ánh được tiến độ thực hiện dự án. 
 Bảng 4.3. Thứ bậc phân tách công việc theo các phương pháp 
 Cơ cấu phân tách công việc Phương pháp 
 Thứ Phân tích Chu kỳ Tổ chức 
 Thể hiện 
 bậc hệ thống 
 Mức độ tổng quát Toàn bộ dự án Toàn bộ dự án Toàn bộ dự án 
 1 
 (chương trình) (nhóm dự án) (nhóm dự án) (nhóm dự án) 
 Những giai 
 Các bộ phận cấu 
 2 Mức độ dự án Hệ thống lớn đoạn chính 
 thành chính 
 (Các chu kỳ) 
 Các phòng ban, 
 Các nhóm nhiệm vụ Các hệ 
 3 Các phân hệ các đơn vị 
 chính thống lớn 
 thành viên 
 Nhiệm vụ bộ 
 4 Nhiệm vụ bộ phận Các phân hệ Tổ đội 
 phận 
 Nhóm công 
 5 Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc 
 việc 
 Công việc Công việc 
 6 Công việc cụ thể Công việc cụ thể 
 cụ thể cụ thể 
TXDTKT02_Bai4_v1.0015106220 125