Bài giảng Lập và quản lý dự án đầu tư - Bài 5: Quản lý dự án theo chu kỳ - Nguyễn Hồng Minh

ho các hoạt
 động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu
 chi phí, tiến độ và đảm bảo yếu tố kỹ thuật của dự án.
• Ngân sách dự án được xác định trên cơ sở WBS.
• Mặt khác, ngân sách dự án còn phụ thuộc vào ngân
 sách của tổ chức, bị ràng buộc bởi chính sách và điều
 kiện, khả năng của tổ chức.
• Sau khi có kế hoạch các công việc, chúng ta sẽ xác định kế hoạch nguồn lực thực hiện kế
 hoạch đó, nguồn lực thể hiện ở kế hoạch tài chính – ngân sách.
v1.0015105226 14
PHƯƠNG PHÁP LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN
• Dự toán ngân sách từ trên xuống:
 Việc dự toán ngân sách từ trên xuống dựa trên kinh nghiệm của quản trị cấp cao và cấp trung
 gian, và những dữ liệu sẵn có trong quá khứ của các dự án tương tự. Những nhà quản trị
 ước lượng chi phí cho toàn bộ dự án cũng như các chi phí của các hạng mục nhỏ thuộc dự
 án. Việc dự toán chi phí này sau đó được đưa xuống cấp quản lý thấp hơn, những người sẽ
 tiếp tục phân tích chi phí cho các nhiệm vụ cụ thể và các gói công việc nhỏ hơn. Quá trình
 này tiếp tục cho đến cấp thấp nhất.
• Dự toán ngân sách từ dưới lên:
 Việc dự toán chi phí trực tiếp cho các công việc được thực hiện bởi những nhà quản trị cấp
 thấp. Cần tính toán các yêu cầu về nguồn lực như lao động, tiêu hao nguyên vật liệu và ngày
 công đối với các công việc nhỏ, rồi cộng dồn lên cho các công việc lớn hơn, theo cơ cấu
 phân chia công việc WBS. Sự phân tích này được chuyển đổi tương đương sang con số cụ
 thể bằng tiền.
v1.0015105226 15
PHƯƠNG PHÁP LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (tiếp theo)
• Dự toán ngân sách kết hợp:
 Kết hợp đàm phán nội bộ giữa các cấp quản trị về ngân sách dự án cho từng hạng mục công
 việc. (Dự toán ngân sách phác thảo đầu tiên có thể là từ trên xuống hoặc từ dưới lên. Trên cơ
 sở ngân sách phác thảo, quá trình đàm phán diễn ra giữa các cấp quản trị để cuối cùng đạt
 được một dự toán ngân sách phù hợp với yêu cầu và điều kiện của cả hai bên).
v1.0015105226 16
2. LẬP KẾ HOẠCH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
 2.1. Trình tự lập sơ đồ mạng PERT
 2.2. Tính các thông số trong sơ đồ PERT
v1.0015105226 17
KẾ HOẠCH TIẾN ĐỘ?
• Là một biểu kế hoạch trong đó quy định trình tự và thời gian thực hiện các công việc.
• Tiến độ dự án là cơ sở để triển khai thực hiện dự án, điều hành và giám sát các hoạt động
 của dự án. Tiến độ dự án được lập trên cơ sở thiết lập biểu đồ Gantt và sơ đồ mạng.
v1.0015105226 18
2.1. TRÌNH TỰ LẬP SƠ ĐỒ MẠNG PERT
• Bước 1: Vẽ sơ đồ mạng.
 2
• Bước 2: Tính các thông số thời gian dự kiến thực hiện công việc (te), phương sai ( ), độ lệch
 chuẩn ().
• Bước 3: Xác định các công việc găng và đường găng.
• Bước 4: Xác định khả năng hoàn thành dự án trong thời gian mong muốn.
v1.0015105226 19
2.2. MỘT SỐ THÔNG SỐ CƠ BẢN
• Thời gian dự kiến thực hiện công việc.
• Đường găng, thời gian thực hiện dự án.
• Phương sai 2.
• Độ lệch chuẩn .
• Độ chuẩn Z.
• Xác suất thực hiện dự án trong khoảng thời gian S.
v1.0015105226 20
THỜI GIAN DỰ KIẾN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
 a 4m b
 t 
 e 6
Trong đó:
• a: thời gian lạc quan, được xem là thời gian ngắn nhất để thực hiện các công việc trong các
 điều kiện thuận lợi đặc biệt. Thời gian này có xác suất xuất hiện thấp.
• b: thời gian bi quan, là thời gian dài nhất để thực hiện các công việc trong các điều kiện bất
 lợi hiếm hoi. Thời gian này có xác suất xuất hiện thấp.
• m: thời gian trung bình cần thiết để thực hiện các công việc của dự án. Thời gian này có xác
 suất xuất hiện cao.
v1.0015105226 21
ĐỘ LỆCH CHUẨN 
• Độ lệch chuẩn : Xác định mức độ dao động xung quanh giá trị trung bình.
• Để xác định độ lệch chuẩn chúng ta xác định phương sai.
• Phương sai 2:
  Phương sai là đại lượng đo độ phân tán các giá trị ngẫu nhiên xung quanh giá trị trung
 bình, cho phép xác định độ chênh lệch giữa các giá trị trung bình:
 2
 2 b a 
 σij 
 6 
  Phương sai của dự án bằng tổng phương sai của các công việc trên đường găng.
v1.0015105226 22
ĐỘ LỆCH TIÊU CHUẨN ( – Standard Deviation)
 σ σ2
v1.0015105226 23
KHẢ NĂNG HOÀN THÀNH DỰ ÁN TRONG THỜI GIAN MONG MUỐN
• Gọi:
  D là thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án trong điều kiện trung bình ứng với các thời
 gian kỳ vọng te;
  S là thời gian mong muốn hoàn thành dự án;
   là độ lệch chuẩn của dự án.
• Từ công thức xác định độ chuẩn:
 S D
 Z 
 σ
• Chúng ta sẽ xác định được xác xuất thực hiện dự án trong thời gian S.
v1.0015105226 24
VÍ DỤ
 Công việc Công việc trước a m b
 A – 1 2 3
 B – 1 3 5
 C A 2 4 6
 D B 4 5 6
 E C, D 4 6 8
Sơ đồ mạng
 2
 A C
 E
 1 4 5
 B D
 3
v1.0015105226 25
VÍ DỤ (tiếp theo)
Xác định te
 a 4m b
 t 
 e 6
 Công việc a m b te
 A 1 2 3 2
 B 1 3 5 3
 C 2 4 6 4
 D 4 5 6 5
 E 4 6 8 6
v1.0015105226 26
VÍ DỤ (tiếp theo)
Xác định đường găng và thời gian thực hiện dự án
 2
 A C
 4
 2
 E
 1 4 5
 B D 6
 3 5
 3
• Đường găng: Đường B, D, E.
• Thời gian thực hiện dự án D = Độ dài đường găng = 14 ngày.
v1.0015105226 27
VÍ DỤ (tiếp theo)
Xác định 2
 2
 b a 
 σ 2 
 6 
 2
 Công việc a m b te 
 A 1 2 3 2 1/9
 B 1 3 5 3 4/9
 C 2 4 6 4 4/9
 D 4 5 6 5 1/9
 E 4 6 8 6 4/9
Phương sai: 4/9 + 1/9 + 4/9 = 1
v1.0015105226 28
VÍ DỤ (tiếp theo)
• Độ lệch tiêu chuẩn  – Standard Deviation:
 σ σ2 1 1
• Xác suất thực hiện dự án 13 ngày:
  Z = (S – D)/ = (13 – 14)/1 = –1
  Tra bảng khi Z = 1 thì P = 0,1587
  Xác suất dự án thực hiện trong 13 ngày là 0,1587
• Xác suất thực hiện dự án 15 ngày:
  Z = (S – D)/ = (15 – 14)/1 = 1
  Tra bảng khi Z = 1 thì P = 0,1587
  Xác suất dự án thực hiện trong 15 ngày là 1 – 0,1587 = 0,8413
v1.0015105226 29
VÍ DỤ (tiếp theo)
Bình luận:
• Nếu 0,25 P 0,5 có nghĩa là S hơi nhỏ hơn hoặc bằng D, thì việc hoàn thành dự án được
 xem là bình thường và dự án được hoàn thành trong thời gian có thể chấp nhận được.
• Nếu P < 0,25 dự án không bình thường.
• Nếu P > 0,5: dự án hoàn thành trễ hơn dự định sẽ gây lãng phí.
Chú ý:
• Nếu chúng ta đặt kế hoạch tiến độ trong 13 ngày, P = 0,1587 < 0,25 khả năng thực hiện kế
 hoạch thấp.
• Nếu chúng ta đặt kế hoạch tiến độ trong 15 ngày, P = 0,8413 > 0,5 sẽ lãng phí, không
 hiệu quả.
v1.0015105226 30
3. PHÂN BỔ NGUỒN LỰC
 3.1. Các loại nguồn lực
 3.2. Các bài toán về phân bổ nguồn lực
v1.0015105226 31
3.1. CÁC LOẠI NGUỒN LỰC
• Theo nguyên lý kế toán:
  Chi phí nhân công (nguồn nhân lực);
  Các chi phí nguyên vật liệu;
  Các chi phí khác (ví dụ: lãi vay).
 (Không xét đến khía cạnh chính của việc quản trị nguồn lực là sự có sẵn của nguồn lực).
• Theo sự sẵn có của nguồn lực (theo đặc tính có thay đổi khối lượng hay không):
  Nguồn lực có thể phục hồi: là các nguồn lực không thay đổi khối lượng của nó trong quá
 trình sử dụng (ví dụ: lao động).
  Nguồn lực tiêu hao dần: là các nguồn lực thay đổi khối lượng của nó trong quá trình sử
 dụng (ví dụ: nguyên vật liệu).
v1.0015105226 32
3.1. CÁC LOẠI NGUỒN LỰC
• Theo sự sẵn có của nguồn lực (theo đặc tính có bị ràng buộc hay không):
  Nguồn lực không bị ràng buộc: có sẵn với số lượng không hạn chế tương ứng với các
 mức chi phí khác nhau (ví dụ lao động phổ thông và thiết bị thông thường).
  Nguồn lực bị ràng buộc: các nguồn lực rất đắt tiền, khó huy động được trong phạm vi thời
 hạn thực hiện dự án (ví dụ các trang thiết bị đặc biệt, các chuyên gia kỹ thuật có kinh
 nghiệm, các vật tư hiếm).
• Theo khả năng có thể dự trữ của nguồn lực:
  Nguồn lực có khả năng dự trữ loại nguồn lực nếu không dùng có thể dự trữ (tiền, vật tư).
  Nguồn lực không có khả năng dự trữ (loại nguồn lực nếu không dùng thì coi như là mất,
 không giữ lại được. Loại này chủ yếu là các nguồn lực vô hình như công thợ, ca máy. Nếu
 đã thuê thợ, thuê máy mà không dùng thì vẫn phải trả tiền. Thời gian cũng là một loại
 nguồn lực không thể thu hồi).
v1.0015105226 33
3.2. CÁC BÀI TOÁN VỀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC
• Các ràng buộc:
  Thời gian hạn chế;
  Nguồn lực hạn chế;
  Dự án cần phải được hoàn thành càng nhanh càng tốt nhưng với điều kiện là không vượt
 quá khả năng đáp ứng nguồn lực.
• Một số bài toán cụ thể:
  Điều hòa nguồn lực: nhu cầu nguồn lực tại mọi thời điểm nằm trong phạm vi cho phép
 nhưng mức độ sử dụng không hài hòa cần phải được điều chỉnh, cân đối.
  Đẩy nhanh tiến độ: chiều dài đường găng vượt quá thời hạn cho phép, cần phải rút ngắn
 lại sao cho chi phí tăng ở mức thấp nhất.
  Phân bổ nguồn lực trong điều kiện hạn chế: trường hợp nhu cầu nguồn lực vượt quá khả
 năng cung cấp, cần phải điều chỉnh (có cho phép kéo dài đường găng).
  Tối ưu hoá quan hệ thời gian – chi phí. (Rút ngắn thời gian thực hiện dự án bao nhiêu là
 hiệu quả, dự án có thể sắp xếp các nguồn lực từ các đường không găng sang đường
 găng hay không?).
v1.0015105226 34
ĐIỀU HÒA NGUỒN LỰC
• Điều hòa nguồn lực nghĩa là tìm cách phân bổ nguồn lực thực hiện dự án một cách đều đặn
 và ổn định theo thời gian, để nhu cầu nguồn lực không bị thiếu hụt hoặc dư thừa so với khả
 năng sẵn có của tổ chức thực hiện dự án.
• Ví dụ: Sắp xếp công việc sao cho nhân lực, MMTB không trong tình trạng có ngày quá thừa,
 có ngày quá thiếu Vừa lãng phí, vừa không thực hiện được yêu cầu của dự án.
v1.0015105226 35
PHÂN BỔ NGUỒN LỰC HẠN CHẾ
Đôi khi vì điều kiện nguồn lực có hạn mà thời hạn đã định không thể bảo đảm và bị kéo dài.
• Phân bổ nguồn lực có hạn cần phải tuân thủ các quy tắc và phương pháp phân phối.
• Mặt khác, nhiều trường hợp trong thực tế, sau khi thực hiện tất cả các biện pháp xê dịch, kéo
 dài công việc mà vẫn không đảm bảo được điều kiện về giới hạn nguồn lực thì lúc này buộc
 phải cân nhắc ưu tiên một trong hai mục tiêu: đảm bảo thời gian thì phải vượt quá giới hạn về
 nguồn lực, còn đảm bảo về giới hạn nguồn lực thì thời hạn thực hiện dự án buộc phải đẩy lùi
 về sau.
v1.0015105226 36
QUY TẮC PHÂN PHỐI NGUỒN LỰC CÓ HẠN
• Ưu tiên các công việc găng vì các công việc này quyết định thời hạn thực hiện dự án.
• Ưu tiên các công việc có dự trữ thời gian nhỏ nhất (nếu trong các công việc đang xét không
 có công việc găng).
• Ưu tiên các công việc có thời gian thực hiện nhỏ nhất (để có thể nhanh chóng thoát ra khỏi
 tình trạng khó khăn).
• Ưu tiên các công việc có thời điểm khởi công hay hoàn thành sớm nhất.
• Ưu tiên các công việc đòi hỏi phải hoàn thành trước.
• Ưu tiên các công việc theo ý muốn chủ quan hoặc ý nghĩa chính trị của con người.
v1.0015105226 37
BÀI TẬP
Cho dự án:
 2
 2 ngày, 2 người
 A
 5 ngày, 4 người
 1 4
 B
 C
 3 ngày, 2 người
 3
Nếu giới hạn nguồn nhân lực chỉ có 5 người thì cần phân bổ nguồn lực và thời gian như thế nào
cho hợp lý?
v1.0015105226 38
BÀI TẬP
Chuyển thành sơ đồ GANTT
 Công việc
 2 người
 A
 4 người
 B
 2 người
 C
 0 2 3 4 5 Ngày
v1.0015105226 39
BÀI TẬP
Sơ đồ thanh ngang nguồn nhân lực
(Biểu đồ phụ tải nguồn nhân lực)
 Nhân lực
 8 người
 8
 6 người
 6
 Giới hạn nguồn nhân lực
 5
 4 người
 4
 Ngày
 0 2 3 4 5
v1.0015105226 40
BÀI TẬP (tiếp theo)
Cân đối thời gian – nhân lực
 Công việc
 2 người
 A
 4 người
 B
 2 người
 C
 0 2 5 7 8
 Ngày
v1.0015105226 41
BÀI TẬP (tiếp theo)
Sơ đồ thanh ngang nguồn nhân lực điều chỉnh
 Nhân lực
 5 người Giới hạn nguồn nhân lực
 5
 4 người
 4
 2 người
 2
 Ngày
 0 7 8
v1.0015105226 42
GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG
1. Quản lý dự án gồm những bước cụ thể nào?
 Trả lời: Các bước cụ thể trong quản lý dự án được thể hiện trong năm nhóm tiến trình của
 quản lý dự án từ khởi động đến kết thúc dự án trong đó tập trung vào các bước ở ba nhóm
 tiến trình: Lập kế hoạch, điều phối thực hiện và giám sát. Trong bài này chúng ta đã nghiên
 cứu các bước của lập kế hoạch và điều phối thực hiện.
2. Những nội dung chính của các bước đó là gì và triển khai các bước đó ra sao?
 Trả lời: Những nội dung chính của các bước đó là gì và triển khai các bước đó ra sao? Chúng
 ta cần xem lại nội dung của từng bước, ví dụ: 6 bước trong lập kế hoạch, 3 phương pháp lập
 ngân sách, 4 bước trong lập sơ đồ mạng của kế hoạch tiến độ
3. Trong quá trình thực hiện dự án xảy ra những mâu thuẫn giữa yêu cầu của dự án và
 khả năng đáp ứng yêu cầu thì phải xử lý như thế nào?
 Trả lời: Liên quan chủ yếu đến việc phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Có một vấn đề chúng
 ta luôn phải đối mặt, đó là nguồn lực thường luôn hạn chế so với yêu cầu đặt ra. Thời gian
 thực hiện dự án bị hạn chế, Nguồn lực thực hiện dự án cũng hạn chế. Có thể đánh đổi giữa
 thời gian và nguồn lực đó chính là những nội dung các bài toán về phân bổ nguồn lực.
v1.0015105226 43
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1
Phân chia các kết quả (sản phẩm) chính của dự án thành những thành phần nhỏ hơn, dễ
quản lý hơn gọi là:
A. Kiểm tra phạm vi.
B. Hoạch định phạm vi.
C. Xác định phạm vi.
D. Xây dựng cơ cấu phân tách công việc (WBS).
Trả lời:
Đáp án đúng là: D. Xây dựng cơ cấu phân tách công việc (WBS).
v1.0015105226 44
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2
Cho thời gian thực hiện công việc (a: lạc quan; b: bi quan; m: trung bình) thời gian dự kiến
thực hiện mỗi công việc được xác định bằng:
A. (b – a)/62
B. (a + 4m + b)/6
C. (a + m + b)/3
D. m
Trả lời:
Đáp án đúng là: B. (a + 4m + b)/6
v1.0015105226 45
 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI
 • Lập kế hoạch dự án là việc xác định những công việc cần làm, sắp xếp chúng theo một
 trình tự hợp lý, xác định nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm
 hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án. Khi lập kế hoạch dự án, chúng ta sẽ chi
 tiết hóa những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một
 chương trình để thực hiện các công việc đó.
 • Lập kế hoạch dự án được thực hiện thông qua trình tự các bước: xác lập mục tiêu dự
 án, phát triển kế hoạch, xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án, lập tiến độ thực hiện dự án,
 dự toán chi phí và phân bổ nguồn lực, chuẩn bị báo cáo và kết thúc dự án.
 • Kế hoạch dự án bao gồm các nội dung: tổng quan chung về dự án, các mục tiêu của
 dự án, khía cạnh kỹ thuật và quản trị của dự án, vấn đề hợp đồng của dự án, tiến độ dự
 án, nguồn lực dự án, nhân sự dự án, phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án, các vấn
 đề rủi ro tiềm ẩn.
v1.0015105226 46
 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI
 • Ngân sách dự án (hay còn gọi là ngân quỹ dự án) được hiểu là kế hoạch phân phối
 nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí,
 tiến độ và đảm bảo yếu tố kỹ thuật của dự án.
 • Các phương pháp lập ngân sách của dự án: dự toán ngân sách từ trên xuống, dự toán
 ngân sách từ dưới lên, dự toán ngân sách kết hợp.
 • Các thông số trong sơ đồ PERT: thời gian mong đợi te, độ lệch chuẩn , phương sai
 2, khả năng hoàn thành dự án trong thời gian mong muốn.
 • Các nguồn lực để thực hiện một dự án là những khả năng hiện có về nhân lực, máy
 móc thiết bị, nguyên vật liệu, năng lượng, tài chính...
 • Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng từng loại nguồn lực cần thiết theo kế
 hoạch tiến độ hiện tại trong một thời kỳ nhất định cho từng công việc hoặc toàn bộ vòng
 đời dự án.
 • Điều chỉnh nguồn lực theo các cách: điều chỉnh đều nguồn lực hoặc điều chỉnh trên cơ
 sở thời gian dự trữ tối thiểu.
v1.0015105226 47