Bài giảng Lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả - Nguyễn Tuấn Anh

 KHÓA HỌC
 LẬP KẾ HOẠCH VÀ 
TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
 Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh
 TRÒ CHƠI
ĐI TÌM MỘT NỬA TRÁI TIM
MỤC TIÊU
 Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch;
 Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;
 Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả;
 Sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu quả;
 NỘI DUNG
① Tổng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc.
② Phương pháp lập kế hoạch công việc.
③ Cách thức tổ chức công việc hiệu quả.
④ Quản lý và giám sát triển khai kế hoạch.
 Chia nhóm – Giới thiệu – Chấm điểm
CHIA NHÓM GIỚI THIỆU
• Đặt tên Nhóm. • Tên & Logo của Nhóm.
• Thiết kế Logo của Nhóm. • Ý nghĩa tên Nhóm.
• Bầu Trưởng nhóm. • Mong đợi của nhóm.
 1
Tổng Quan Về Lập Kế Hoạch 
 Và Tổ Chức Công Việc
HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 1
 5 Phút thực hiện
 Bao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế
HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 2
 4 Phút lập kế hoạch + 5 phút thực hiện
 Bao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế
Lập kế hoạch là gì?
Vì sao lại cần phải lập kế hoạch?
 Những loại kế hoạch nào mà các nhà Quản lý ở
Công ty mạng lưới VIETTEL thường xuyên phải lập?
Bạn hiểu “Luôn bắt đầu từ mục tiêu
 đã được xác định” là gì?
 Mọi sự vật đều được sáng tạo hai lần
• Lần thứ nhất: sáng tạo về mặt tinh thần (thiết kế).
• Lần thứ hai: sáng tạo về mặt vật chất (xây).
Đâu là sự khác nhau giữa 
 Lãnh đạo và Quản lý?
Lãnh đạo và Quản lý
Lãnh đạo và Quản lý
Được Thấy
 Làm
 7 Việc quan trọng nhất cần làm
• Cải thiện việc giao tiếp với mọi người.
• Làm công việc chuẩn bị tốt hơn.
• Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn
• Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn.
• Tìm kiếm các cơ hội mới.
• Rèn luyện bản thân.
• Trao quyền cho người khác.
Vị trí của việc lập kế hoạch 
 đối với nhà quản lý
 Trò chơi đuổi hình bắt gà
 B
A
 2
Phương Pháp Lập Kế Hoạch Công Việc
 Việc lập kế hoạch của các đơn vị thuộc
Công ty Mạng lưới VIETTEL diễn ra như thế nào?
Đánh giá thực trạng các nguồn lực
Dự đoán, dự báo
Xác định mục tiêu
Phân loại mục tiêu
 Công ty
 Bộ phận
 Cá nhân
 Phương pháp SMART
 Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
 Measuable: Đo đếm được
Attainable: Có thể đạt được bằng sức của mình
 Relevant: Liên quan đến tầm nhìn chung
 Time-bound: Có thời hạn
Xây dựng các phương án
Đánh giá các phương án
Lựa chọn các phương án
Xây dựng các kế hoạch bổ trợ
Hoạt động: Sợi dây kết nối
MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH
 5W1H
 What
Where Who
 How
 When Why
 5WH2C5M
• Xác định mục tiêu yêu cầu công việc 1W (Why).
• Xác định nội dung công việc 1W (What).
• Xác định 3W còn lại (Where,When,Who).
• Xác định cách thức thực hiện 1H (How).
• Xác định phương pháp kiểm soát 1C (Control).
• Xác định phương pháp kiểm tra 1C (Check).
• Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man, Money,
 Material, Machine, Method).
LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY
Tầm nhìn
Sứ mệnh
Các chiến lược
Mục tiêu
Kế hoạch
 Thực hành lập kế hoạch
cho một công việc cụ thể tại VIETTEL
 3
Cách Thức Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả
 Việc tổ chức và 
phân công công việc ở VIETTEL? 
 Xác định chức năng nhiệm vụ
• Xác định chức năng.
• Xây dựng quy trình.
• Định biên công việc.
• Xác định mô tả công việc.
• Phân công công việc.
Sắp xếp nơi làm việc
Quản lý thông tin và Công việc
Xem xét đánh giá và điều chỉnh
Chương trình hóa tổng thể
6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
 1
Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn
 2
Nhận diện các vai trò
 3
 Lựa chọn mục tiêu 
phần tư thứ hai cho từng vai trò
 24
Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần
 25
Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định
 26
Đánh giá
ĐI TÌM KHO BÁU
 4
Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch
Quản trị thời gian
Nhật ký thời gian
 Thế hệ quản trị thứ nhất
• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi
 chép đơn giản và bản liệt kê công việc.
• Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên
 đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm.
 1
 Thế hệ quản trị thứ hai
• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm
xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.
• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.
• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam
kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn.
 2
 Thế hệ quản trị thứ ba
• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.
• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu
tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.
• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và
tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch
hằng ngày.
 3
 Mô thức tầm quan trọng 
 Thế hệ quản trị thời gian thứ tư
• Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm
 quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc.
• Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố
 này có xu hướng chi phối.
• Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu
 xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức
 tầm quan trọng.
 4
 Mô thức tầm quan trọng 
 Thế hệ quản trị thời gian thứ tư
• Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng.
• Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và
 trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy,
 khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I.
 4
 Làm Và Được
 Được ít Được nhiều
Làm nhiều Làm nhiều Làm nhiều
 Được ít Được nhiều
 Làm ít Làm ít Làm ít
 Được ít Được nhiều
 80/20
20%
 80%
 Ma trận thời gian
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
 Quan trọng I II
Không quan trọng III IV
 Ma trận quản lý thời gian
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
 I II
  Khủng hoảng  Làm việc trong chiến lược
  Các vấn đề cấp bách  Tìm kiếm cơ hội
 
Quan trọng  Các dự án đến hạn Lập kế hoạch
  Xây dựng mối quan hệ
 
 Công việc tồn đọng  Trao quyền
  Nghỉ ngơi thực sự
 III IV
  Các việc đột xuất  Các công việc vô bổ
 Không  Thư từ, email  Điện thoại
  Họp hành  Tán gẫu
  Hoạt động giải trí
quan trọng 
 Các vấn đề cấp bách  Những việc lãng phí thời gian
  Các hoạt động ưu thích  Thư từ không liên quan
 Khẩn cấp – Quan trọng
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
 I II
 Kết quả:
  Căng thẳng.
Quan trọng  Kiệt sức mệt mỏi.
  Bận rộn công việc.
  Làm việc ngoài phạm vi chức năng.
  Quản trị khủng hoảng.
  Luôn phải chữa cháy.
 Không III IV
 quan trọng
 Không khẩn cấp – Quan trọng
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
 I II
 Kết quả:
  Tầm nhìn, viễn cảnh.
Quan trọng  Cân bằng.
  Sống có kỉ luật.
  Chủ động.
  Quan hệ tốt.
  Ít khủng hoảng.
 Không III IV
quan trọng
 Khẩn cấp – Không quan trọng
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
 I II
Quan trọng
 III IV
 Kết quả:
  Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn.
 Không  Xử lý khủng hoảng.
  Tìm cách háo danh.
quan trọng  Công việc vụn vặt.
  Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài.
  Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát.
  Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.
 Không khẩn cấp – Không quan trọng
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng I II
 III IV
 Kết quả:
  Vô trách nhiệm.
 Không  Bị đuổi việc.
 quan trọng  Tách rời công việc.
  Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc về
 tổ chức về những điều cơ bản.
Phân công công việc
Giám sát công việc
 HOẠT ĐỘNG 
TRANH CHẤP TỔ ONG QUÝ
Chúc các Anh/Chị thành công!