Bài giảng Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả

KỸ NĂNGTỔ CHỨC CUỘC HỌP HIỆU QUẢ 
Nguyên nhân tổ chức cuộc họp 
Các công ty thường tổ chức các cuộc họp để: 
	  . 
	 . 
Nguyên nhân cuộc họp kém hiệu quả 
 Người họp ... . 
 Cuộc họp không có  . 
 . . 
 Cuộc họp .. 
Nguyên nhân cuộc họp kém hiệu quả 
 Trong nhiều trường họp, các áp lực ngầm về quan hệ, về bối cảnh khiến cho các thành viên không thể đưa ra những chính kiến của mình. 
 ... 
Việc chuẩn bị của người tổ chức họp 
Khi tổ chức một cuộc họp, bạn phải xác định: 
	  Mục đích cuộc họp là gì? 
	 Ai sẽ tham dự? 
	 Tổ chức cuộc họp nơi nào và ở đâu? 
	 Thông báo mời họp như thế nào? 
	 Các nội dung trong cuộc họp nên triển khai như thế nào? 
Việc chuẩn bị của người tham gia 
Khi tham dự một cuộc họp, bạn nên: 
	  Ghi lại thời gian và địa điểm của cuộc họp, đánh dấu vào lịch làm việc của bạn. 
	 Thu xếp để đến họp đúng giờ. 
	 Đọc tài liệu. Nếu không hiểu hết tài liệu thì nhờ ai đó giải thích, đừng chờ đến khi vào họp để tìm câu trả lời. 
	 Chuẩn bị những ý kiến đóng góp cho cuộc họp. 
Bố trí phòng họp 
Tránh bố trí phòng họp ở những nơi: 
	  . 
	 . 
	 . 
	 . 
	 . 
Bố trí phòng họp 
Cũng nên hạn chế tối đa những yếu tố làm cho cuộc họp gián đoạn, chẳng hạn như: 
	  Yêu cầu người dự họp tắt điện thoại di động hoặc chuyển sang chế độ “im lặng”. 
	 Treo bảng “ĐANG HỌP” ở trước phòng để người khác không vào quấy rối. 
Chương trình cuộc họp 
Chương trình cuộc họp là bản mô tả trình tự và những nội dung chính sẽ được thảo luận, đồng thời cung cấp một số thông tin cần thiết giúp cho việc tổ chức cuộc họp. 
Chương trình cuộc họp cho biết những vấn đề sẽ được thảo luận, cho người chủ tọa cái nhìn tổng thể để điều khiển cuộc họp. 
Chương trình cuộc họp 
Chương trình cuộc họp thường có các thông tin sau: 
 Nội dung chính 
 Địa điểm 
 Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian giải lao (nếu có). 
 Tên người chủ tọa. 
 Tên người điều khiển chương trình (nếu có) 
Chương trình cuộc họp 
 Tên các chủ đề sẽ trình bày, tên người trình bày. 
 Thời gian dự kiến cho mỗi nội dung. 
 Tính chất mỗi phần (ra quyết định, thông báo, lấy ý kiến,) và cách thức triển khai (thảo luận chung, phát ý tưởng, cá nhân trình bày,). 
 Tên người ghi biên bản cuộc họp 
 Các hướng dẫn về việc chuẩn bị trước cuộc họp. 
Chương trình cuộc họp 
Các lưu ý khi lên chương trình cho một cuộc họp: 
	- Hạn chế số lượng các nội dung. 
	- Đừng quá tập trung thảo luận những chuyện đã xảy ra trong quá khứ. 
	- Trình bày các vấn đề dưới gốc độ các cơ hội tiềm tàng. 
	- Cho phép một khoảng thời gian đủ rộng. 
	- Nêu được những chi tiết hữu ích. 
Vai trò của người chủ tọa 
 Bảo đảm cuộc họp diễn ra theo đúng các thủ tục. 
 Bảo đảm cuộc họp đề cập đầy đủ các chủ đề trong chương trình trong khoảng thời gian đã ấn định. 
 Tạo cơ hội cho mọi người trình bày ý kiến hữu ích, không nên để người nào nói quá dông dài hoặc lấn át người khác. 
 Hướng các ý kiến thảo luận vào trọng tâm. 
Vai trò của người chủ tọa 
 Giúp cho cuộc họp giải quyết các vấn đề và ra quyết định một cách hiệu quả. 
 Cung cấp những thông tin hữu ích mà chỉ ở cấp của mình mới nắm được. 
 Đảm bảo các quyết định đạt được bằng những hình thức như đã thỏa thuận (bỏ phiếu, nhất trí chung,) và được hiểu thấu đáo. 
 Có tiếng nói quyết định trong một số trường hợp cần thiết. 
Vai trò của người chủ tọa 
 Đoán biết trước các khả năng bất đồng hay xung đột có thể xảy ra trong quá trình thảo luận, tranh cãi, sử dụng các kỹ thuật để loại bỏ xung đột và đóng vai trò trọng tài hòa giải nếu cần. 
Vai trò của người chủ tọa 
Một số kỹ thuật có thể giúp người chủ tọa kiểm soát tốt tình huống trong cuộc họp: 
	- Tiên đoán trước những câu hỏi hoặc tranh cãi có thể xảy ra. 
	- . . 
	- Trả lời . . 
	- Trả lời . . 
	- Trả lời . . 
	- Lưu ý người tham dự về thời gian. 
Vai trò của người chủ tọa 
	- Kiểm soát những thành viên đang chiếm quá nhiều thời gian của cuộc họp và mời gọi ý kiến từ các thành viên tỏ ra rụt rè. 
	- Ứng phó với các quan điểm cá nhân. 
	- Xử lý các tin đồn. 
	- Thông báo những tin xấu. 
	- Ứng phó những người tham dự hay ngắt lời 
	- Ứng phó những người tham dự có thái độ chống đối. 
Vai trò của người tham dự 
Sự tham gia và hợp tác của người tham dự là một trong những yếu tố khiến cuộc họp thành công. Người tham dự không chỉ đơn thuần là có mặt trong cuộc họp và xem việc chuẩn bị là trách nhiệm của người tổ chức. Trái lại người tham dự cần: 
	- Chuẩn bị trước khi đến cuộc họp. 
	- Lắng nghe người khác trong cuộc họp. 
	- Phát biểu ý kiến trong cuộc họp. 
Vai trò của người ghi biên bản 
Người ghi biên bản sẽ có trách nhiệm ghi lại những ý kiến, những quyết định hay những hành động được thông qua trong cuộc họp. 
Biên bản chỉ cần ghi những chi tiết sau: 
	- Thời gian và địa điểm. 
	- Thành phần tham dự. 
	- Các nội dung đã được thảo luận. 
	- Những quyết định đã được đưa ra và những công việc phải thực hiện. 
Vai trò của người ghi biên bản 
Người ghi biên bản cuộc họp cần nhớ: 
	- Biên bản cuộc họp là công cụ tối cần thiết để giúp theo dõi việc thực hiện các công việc do cuộc họp đề xuất. 
	- Phải ghi những nội dung chính xác, khách quan. 
	- Không chen vào biên bản các chính kiến, quan điểm của người ghi biên bản. 
Vai trò của người ghi biên bản 
	- Nên đọc lại toàn bộ biên bản cuộc họp cho mọi người cùng nghe trước khi kết thúc cuộc họp. 
	- Phải gửi bản sao biên bản họp cho các thành viên tham dự họp và những người liên quan trong thời gian sớm nhất.