Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian (Mới)

 công việc của bạn ? 
Điều gì là quan trọng trong cuộc sống của bạn? 
Mục tiêu của bạn trong tương lai gần là gì? 
Tìm đường đi đến mục tiêu 
Aware – Nhận biết 
Khi thiết lập mục tiêu, bạn nên: 
Cụ thể hóa mục tiêu 
Diễn đạt rõ ràng, tránh sự mơ hồ 
Đảm bảo chúng có thể thực hiện được 
Để chúng công khai 
Analyze – Phân tích 
Phân tích hiện tại của bạn sử dụng thời gian như thế nào? 
H iểu chính xác những gì bạn đang làm ? 
Thói quen tốt khi bạn sử dụng thời gian ? Thói quen xấu khi bạn sử dụng thời gian ? Những gì bạn dành nhiều thời gian nhất? 
Bài tập thảo luận: 
Lập thời gian biểu của 1 ngày làm việc chi tiết đến 30 phút. 
Attack – Kẻ cắp thòi gian 
Nguyên nhân vật lý 
Tiếng ồn 
Thiết bị liên lạc 
Tiện nghi làm việc 
Lưu trữ tài liệu 
Nguyên nhân tâm lý 
Sự lo sợ 
Sự thất vọng 
Không thích thú 
Mâu thuẩn cá nhân 
Attack – Kẻ cắp thòi gian 
Thiếu tổ chức kế hoạch 
Trì hoãn, thiếu quyết đoán 
Sự xao lãng, chểnh mảng, không tập trung 
Sự vội vàng, hấp tấp 
Công việc giấy tờ 
Không biết nói “KHÔNG” 
Assign - Lập trật tự ưu tiên 
Trả lời các câu hỏi: 
• Bạn ưu tiên thời gian làm gì 
• Điều gì là cần thiết để được thực hiện đầu tiên? 
• Điều gì là ít quan trọng và có thể làm sau này? 
Assign - Lập trật tự ưu tiên 
Mức độ ưu tiên 
A: Chính 
B: Hỗ trợ 
C: Nên có 
Phân loại 
Kiểm soát được 
Chủ động 
Quan trọng 
Khẩn trương 
Giao cho ai khác 
Arrange – Lập kế hoạch 
Lập kế hoạch, lên lịch cho công việc 
Sử dụng lịch, 
to-do list, ghi chú, 
Arrange – Lập kế hoạch 
10 bí quyết quản lý thời gian 
Hãy bắt đầu dự án ở phần quan trọng nhất. Đôi khi không cần phải làm phần còn lại. 
Kiên trì và nhẫn nại tiến hành công việc từ đầu đến cuối. 
Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ một lần đủ cả chỉ đọc và giải quyết 1 lần. 
Dọn bàn sạch sẽ và để thứ cần thiết ngay giữa. 
Sắp xếp chỗ cho từng vật dụng. 
Giành 1 khoảng thời gian trong tháng để sắp xếp lại công việc. 
Tự thưởng một cách đặc biệt khi làm công việc quan trọng. 
Nhận biết có lúc mất kiểm soát thời gian vô ích đừng sợ. 
Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận. 
Luôn tự hỏi: Ngay bây giờ, làm gì thì tốt nhất ? 
2. Các phương pháp để quản lý thời gian 
Sơ đồ quản lý thời gian 
Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian 
Mô hình Ma trận quản lý thời gian 
55 
I 
II 
III 
IV 
Khẩn cấp 
Không khẩn cấp 
Không 
quan 
trọng 
Quan 
trọng 
Mô hình Ma trận quản lý thời gian 
I 
II 
III 
IV 
Khẩn cấp 
Không khẩn cấp 
Không 
quan 
trọng 
Quan 
trọng 
Khủng hoảng 
Các vấn đề cấp bách 
Các dự án đến hạn 
Công việc tồn đọng 
Làm việc trong C/ lược 
Xây dựng quan hệ 
Tìm kiếm cơ hội 
Lập kế hoạch 
Các việc đột xuất 
Thư từ, e-mail 
Họp hành 
Các vấn đề cấp bách 
Các công việc vô bổ 
Điện thoại 
Tán gẫu 
Hoạt động “giải trí” 
57 
I 
II 
III 
IV 
 Kết quả: 
- Căng thẳng (stress) 
- Kiệt sức 
- Luôn trong tình trạng khủng hoảng 
- Làm việc ngoài phạm vi chức năng 
I 
II 
III 
IV 
Kết quả: 
- Tập trung vào ngắn hạn- Công việc vụn vặt 
- Không coi trọng mục tiêu, kế hoạch 
- Cảm giác là nạn nhân, thụ động 
- Quan hệ hời hợt 
60 
I 
II 
III 
IV 
Kết quả: 
- Vô trách nhiệm- Tách rời công việc 
- Phụ thuộc vào người khác 
62 
I 
II 
Kết quả: 
- Tầm nhìn, triển vọng 
- Cân bằng 
- Sống có kỷ luật 
- Chủ động 
- Ít khủng hoảng 
III 
IV 
64 
I 
II 
III 
IV 
Khẩn cấp 
Không khẩn cấp 
Không 
quan 
trọng 
Quan 
trọng 
Làm ngay 
Giao cho 
người khác 
Chỉ làm nếu 
có thời gian 
Làm sau, 
nhưng kiên quyết 
Bài kiểm tra 
 Điện thoại cắt ngang 
 Mail hỏi thăm sức khỏe 
- Bài tiểu luận cho tuần sau 
- Bài tập về nhà 
- Kế hoạch đi dã ngoại dịp Lễ 25-12 
- Chơi game 
Đi uống cà phê với bạn bè 
Đi xem phim với người yêu 
Mô hình Ma trận quản lý thời gian 
Việc quan trọng nhất 
 ở vị trí số một 
(tổ chức vùng II) 
Mô hình Ma trận quản lý thời gian 
Lập ưu tiên cho 
các việc trong lịch 
Lập lịch cho 
các việc ưu tiên 
Có thể quản lý thời gian? 
68 
Quản lý thời gian là việc khó 
Nhưng có thể nếu có quyết tâm 
Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian 
Nguyên tắc SMART 
Nguyên tắc Pareto 80/20 
Nguyên tắc Parkinson 
Nguyên tắc SMART 
S -Specific 
M -Measurable 
A -Achievable 
R -Realistic 
T - Time bound 
Bài tập thực hành 
Mỗi sinh viên lập mục tiêu cho 6 tháng tới theo nguyên tắc SMART. 
Nguyên tắc Pareto 
Nguyên tắc Pareto 
Nguyên tắc Parkinson 
Rút gọn các nhiệm vụ quan trọng để giảm bớt thời gian làm việc (Quy luật Pareto) 
Giảm bớt thời gian làm việc nhằm rút gọn các nhiệm vụ thành quan trọng (Quy luật Parkinson) 
Nguyên tắc quản lý thời gian 
Đọc có chọn lọc 
Liệt kê công việc cần thực hiện trong ngày 
Ưu tiên hoá các công việc 
Ngăn nắp 
Làm nhiều việc không quan trọng một lúc 
77 
Nguyên tắc quản lý thời gian 
Có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ 
Chia nhỏ các công việc lớn 
Xác định 20% công việc quan trọng 
Dành thời gian tốt cho công việc quan trọng 
Dành một thời gian không bị quấy rầy 
78 
Nguyên tắc quản lý thời gian 
Không trì hoãn công việc 
Đặt ra hạn cuối cùng 
Luôn để ý thời gian 
Làm gì đó lúc chờ đợi 
Làm việc bận rộn vào một thời điểm 
79 
3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Vai trò của việc lập kế hoạch 
Công cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương pháp thực hiện. 
 Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Nếu không có kế hoạch 
Chọn những gì trước mắt 
Làm những việc cấp bách 
Chịu sự hối thúc của thời gian 
Chọn theo cảm tính 
Bị cuốn theo sự cấp bách của người khác 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Muốn phóng nhanh 
thì phải 
Nhìn xa 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Khái niệm về lập kế hoạch 
87 
Mục tiêu 
Mộng mơ 
+ 
= 
Hành động 
Qua ngày 
+ 
= 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Mục tiêu 
Hành động 
Kết quả 
+ 
= 
Mục tiêu 
Hành động 
Sống đẹp 
+ 
= 
Planning is bringing the future into the present so you can do something about it now. 
(Alan Lakein) 
Vai trò của lập kế hoạch 
Tư duy có hệ thống trong quản lý thời gian 
Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu 
Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các thành viên nhóm 
Sẵn sàng ứng phó đối với những thay đổi môi trường bên ngoài 
Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế hoạch tiết kiệm 15-20p 
Lập kế hoạch 
Bước 1: Phân chia mục tiêu thành các nhiệm vụ có thể quản lý được 
Lập kế hoạch 
Lập kế hoạch 
Bước 2: Xác định mức độ ưu tiên theo thứ tự A, B, C 
Lập kế hoạch 
Bước 3: Xếp các nhiệm vụ theo thứ tự phù hợp 
Lập kế hoạch 
Bước 4: Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ có mức độ ưu tiên 
Phương pháp tổ chức và quản lý công việc 
Kế hoạch gồm ( 5 W 2 H ): 
What - Việc gì cần làm? 
Why - Tại sao phải làm? 
Who - Ai sẽ làm việc gì? 
When - Khi nào làm? 
Where - Làm ở nơi đâu? 
How - Cách làm như thế nào? 
How much - Cần bao nhiêu tiền để làm? 
Thực hành 
Lập kế hoạch, trả lời các câu hỏi 5W 2H để thực hiện mục tiêu đã xác lập ở mục tiêu SMART? 
Làm gì (What) 
Làm để làm gì (Why) 
Ai làm? (Who) 
Làm k hi nào (Where) 
Làm ở đâu (When) 
Làm như thế nào (How) 
Cần bao nhiêu tiền để làm 
Viết tạo ra suy nghĩ 
Suy nghĩ tạo ra hình ảnh 
Hình ảnh tạo nên cảm nhận 
Cảm nhận dẫn đến hành động 
Hành động tạo ra kết quả 
3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Vai trò của việc lập kế hoạch 
Công cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả 
Các công cụ lập kế hoạch 
Công cụ truyền thống 
Công cụ hiện đại 
101 
Các công cụ	 
Mẩu bút chì 
Hơn 
Trí nhớ tốt 
Trí nhớ đậm 
Không bằng 
Nét mực mờ 
Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp 
Đầu tư ban đầu: 
Sổ tay cá nhân 
Bút chì, bút highlight 
Miếng dán nhiều màu 
Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp 
Mỗi trang là một ngày 
Liệt kê những công việc bạn muốn thực hiện trong ngày 
Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp 
Tiếp theo, sắp xếp mỗi công việc theo mức quan trọng 
Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp 
Highlight 03 công việc quan trọng nhất và tập trung thực hiện chúng 
Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp 
Gạch ngang hoặc đánh dấu vào những công việc đã làm. 
Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp 
Những công việc chưa hoàn thành thì phải được chuyển sang trang sau 
Danh sách công việc 
Công việc hàng tháng 
Danh sách công việc 
Công việc hàng tuần 
Danh sách công việc 
Công việc hàng ngày 
Câu chuyện về chiếc cốc 
Đá lớn: Những công việc có mức độ ưu tiên và thời gian hòan thành cao nhất và giá trị lớn nhất, thường quan trọng nhưng không phải là nhiệm vụ cấp bách để hướng tới mục tiêu của bạn 
Sỏi nhỏ: những nhiệm vụ cấp bách và quan trọng 
Cát: Đây là những nhiệm vụ cấp bách nhưng không quá quan trọng 
Nước : Những công việc thường không quan trọng và không cấp bách thường gây lãng phí thời gian 
Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml 
Điện thoại di động 
Máy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi... 
Phần mềm: Microsoft Outlook 
Các phần mềm quản lý thời gian khác: Google Calendar 
115 
Các công cụ lập kế hoạch 
Bài tập thực hành 1 
Bạn có 2 tuần để thực hiện bài tiểu luận môn kinh tế vĩ mô về vấn đề lạm phát trong 5 năm trở lại đây. Yêu cầu phải có powerpoint thuyết trình Hãy lập kế hoạch thực hiện công việc trên. 
Gợi ý 
Tập trung vào đề bài 
Nghiên cứu tài liệu tổng quan 
Dàn bài và kế hoạch thực hiện 
Viết bản nháp 
Chỉnh sửa và viết bản chính thức 
Làm silde 
Phản biện 
Lập kế hoạch 
Mon 
Tue 
Wed 
Thu 
Fri 
Sat 
Sun 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
10 
11 
12 
13 
14 
15 
16 
17 
18 
19 
20 
21 
22 
23 
24 
25 
26 
27 
28 
29 
30 
31 
Focus 
Research 
Organize 
Draft 
Feedback 
Final 
Slide 
Ngày 
Công việc 
Hoàn thành 
02/03 
Tập trung vào đề bài 
05/03 
Nghiên cứu tài liệu tổng quan 
07/03 
Dàn bài và kế hoạch thực hiện 
10/03 
Viết bản nháp 
12/03 
Phản biện 
14/03 
Chính sửa và viết bản chính thức 
15/03 
Làm slide và nộp bài 
Bài tập thực hành 2 
Bạn tham gia cuộc thi sinh viên nghiên cứu khoa học ở trường Đại học Ngoại thương. Thời gian thực hiện 1 đề tài là 3 tháng. Từ 01/01 – 31/03. Hãy lập kế hoạch thực hiện đề tài trên. Dự trù kinh phí thực hiện. 
Bạn sẽ làm việc nào trước? 
Làm bài tập về nhà 
 Kiểm tra thư (check mail) 
Bạn sẽ làm việc nào trước? 
Tìm tài liệu cho bài nghiên cứu 
“Facebook” 
 Giải quyết việc chần chừ  
Sự chần chừ có nghĩa là trì hoãn một công việc (hoặc thậm chí một số nhiệm vụ) mà nên ưu tiên. 
Khả năng vượt qua sự chần chừ và giải quyết những hành động quan trọng có tác động tích cực lớn nhất trong cuộc sống của bạn là một dấu hiệu của những người thành công nhất hiện có 
 I am a great believe in luck, and I find the harder I work, the more I have of it.  
Thomas Jefferson 
Ca khúc: Đừng ngồi yên trong bóng tối 
Nhạc sỹ: Võ Thiện Thanh 
Ca sỹ: Văn Mai Hương 
Tại sao chúng ta chần chừ? 
Không có thời hạn rõ ràng 
Thiếu nguồn lực sẵn có 
Không biết bắt đầu từ đâu 
Quá tải công việc 
Không có niềm đam mê để làm công việc 
Sợ thất bại hay thành công 
9 cách để vượt qua sự chần chừ 
Biết từ bỏ 
Giao phó, ủy thảc 
Bắt đầu ngay 
Nhờ tư vấn 
9 cách để vượt qua sự chần chừ 
5. Chia nhỏ công việc 
6. Tuân theo quy tắc 15 phút 
9 cách để vượt qua sự chần chừ 
7. Những “deadlines” rõ ràng 
8. Biết tặng thưởng bản thân 
9 cách để vượt qua sự chần chừ 
9. Bỏ qua sự mất tập trung 
Chương trình món ngon mỗi ngày 
Thứ 2: Ếch sống 
Thứ 3: Ếch sống 
Thứ 4: Ếch sống 
Thứ 5: Ếch sống 
Thứ 6: Ếch sống 
Thứ 7, Chủ nhật: Ếch sống 
Nếu bạn phải ăn hai con ếch, thì hãy ăn con nào xấu xí nhất trước 
Hãy hành động ngay 
Phát triển thói quen nghiện “ăn ếch” 
Không bao giờ có đường tắt  
Bài tập thực hành 
Những “con ếch” của bạn hiện tại là gì? Đâu là công việc mà bạn hay “chán ngán” phải làm mỗi ngày? 
Một khi bạn đã tìm ra được con ếch đó, hãy tạo thói quen ăn nó ngay mỗi ngày ngay khi vừa thức giấc. Hãy làm nó ngay mỗi sáng trước bất kì công việc nào khác. 
QUYẾT ĐOÁN 
Không nói “ KHÔNG " có thể đặt bạn trong rất nhiều công việc. 
Bạn không thể làm tất cả mọi thứ 
Không thực hiện những điều bạn không thể hoàn thành 
Học cách nói “ KHÔNG " 
Nói “KHÔNG” với những lời yêu cầu 
Bạn có thể làm việc đó cho tôi? 
Làm ơn giúp tôi với? Tôi sẽ mời bạn uống nước? 
Tôi phải có việc ra ngoài gấp, bạn có thể làm việc này giúp tôi không? 
Quyết đoán 
Nói không, tiếp theo là một lời giải thích trung thực. 
Nói không và nói ngắn gọn lý do của bạn mà không làm . 
Nói không, và sau đó cung cấp cho một sự thay thế. 
Một cách cảm thông, lặp lại các yêu cầu theo cách của bạn, và sau đó nói không . 
Nói có, sau đó đưa ra lý do bạn không làm việc đó, và cung cấp một giải pháp thay thế. 
Cung cấp từ chối quyết đoán 
THỰC HÀNH 
Nói “KHÔNG” với các lời đề nghị. 
Bạn A: Đề nghị 
Bạn B: Từ chối 
Tổ chức không gian làm việc 
Để quản lý hiệu quả thời gian của bạn phải tạo một môi trường thích hợp. 
Bằng cách loại bỏ sự lộn xộn, thiết lập một hệ thống lưu trữ tài liệu làm việc có hiệu quả, thu thập các công cụ thiết yếu, và quản lý quy trình làm việc . 
 Không gian làm việc lý tưởng 
Tổ chức không gian làm việc 
Bàn làm việc sạch sẽ, ngăn nắp 
Thu thập và sắp xếp thất cả thông tin, giấy tờ, tài liệu, dụng cụ mà bạn cần để hoàn thành công việc. 
Tổ chức không gian làm việc 
Tổ chức một nơi làm việc thực sự thoải mái, hấp dẫn và tạo cảm hứng làm việc trong thời gian dài. 
Bỏ ra 1 giờ sắp xếp cho 1 tuần làm việc 
5 phút sắp xếp cho 1 ngày làm việc 
Quản lý quy trình làm việc 
Hãy nhớ rằng, sử dụng quy tắc S.T.I.N.G. để không cảm thấy choáng ngợp về công việc, hãy làm theo các bước sau: S ELECT - Chọn một trong những nhiệm vụ tại một thời điểm. T IME - Thời gian chính mình bằng cách sử dụng một chiếc đồng hồ không có nhiều hơn một giờ. I GNORE - B ỏ qua tất cả mọi thứ khác trong thời gian đó. N O - Không phá vỡ hoặc làm gián đoạn  G IVE - Hãy tạo cho mình một phần thưởng khi thời gian kết thúc 
158 
Sử dụng thời gian chờ - waiting time 
Chờ xe buýt 
Chờ đến lượt khám tại bệnh viện 
Chờ máy bay 
Chờ điện thoài 
Khi bạn đến sớm trong một cuộc hẹn 
Bạn thường làm gì? 
Waiting time! 
160 
Sử dụng thời gian chờ đợi 
Trả lời thư 
Viết thư hoặc liệt kê công việc 
Đọc sách hoặc nghe nhạc, anh văn, 
“Time is free, but it's priceless. You can't own it, but you can use it. You can't keep it, but you can spend it. Once you've lost it, you can never get it back” HARVEY MACKAY 
“Take time to deliberate, but when the time for action arrives, stop thinking and go.” NAPOLEON BONAPARTE 
“ Your time is limited, so don't waste it living someone else's life.” STEVE JOBS 
“You may delay, but time will not.” BENJAMIN FRANKLIN 
Good lucks!