Bài giảng Kỹ năng tổ chức - Bài 2: Kỹ năng tổ chức tham gia hoạt động nhóm

năng gì. Nếu nhận thấy tinh thần làm việc nhóm chưa cao, bạn có 
 thể đề xuất để các thành viên tham dự các khóa đào tạo như kỹ năng giao tiếp hiệu 
 quả, kỹ năng làm việc với người trái tính hay kỹ năng đưa ra quyết định nhóm... 
 Hoặc nếu kỹ năng mềm của các thành viên còn yếu thì bạn nên lựa chọn các khóa 
 như Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bí quyết giảm thiểu xung đột trong công 
 việc, kỹ năng sử dụng tin học văn phòng, Internet... Tùy từng lĩnh vực làm việc 
 của nhóm mà nhóm sẽ tổ chức và tham gia các chương trình đào tạo khác nhau. 
PSD101_Bai 2_v1.0011104207 63 
 Bài 2: Kỹ năng tổ chức tham gia hoạt động nhóm
 Ví dụ: Một nhóm làm về công nghệ thông tin cần được đào tạo về ngôn ngữ máy tính, 
 lập trình... hoặc một vài cá nhân sẽ cần tham gia các khóa riêng biệt, phù hợp với yêu 
 cầu công việc của từng người ví dụ như khóa về Chăm sóc khách hàng, phân tích tên 
 miền hay giải quyết các vấn đề liên quan đến kỹ thuật. 
 Sau một thời gian đào tạo, bạn hãy tiếp tục thực hiện đánh giá một lần nữa để biết 
 được Chương trình đào tạo có đạt được kết quả như mong đợi hay không. Việc thường 
 xuyên đánh giá và tổ chức các khóa đào tạo nhằm rèn luyện kĩ năng chính là chìa khóa 
 giúp nhóm làm việc thành công. 
2.6.3. Đánh giá kết quả làm việc nhóm 
2.6.3.1. Chọn các tiêu chuẩn đánh giá 
 Nỗ lực của nhóm chứa đựng một số yếu tố có thể 
 đánh giá bằng việc thực hiện. 
 Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng khi 
 phân tích việc thực hiện. 
 Hãy đánh giá các tiêu chuẩn đó mà việc cải tiến của 
 chúng bảo đảm các lợi ích kinh tế thực. 
 Thông thường trong một doanh nghiệp thường có những nhóm tiêu chuẩn sau: 
 Tiêu chuẩn về kỹ năng như: Chuyên môn, tiếng anh, viết tài liệu, lập kế hoạch, 
 quản lý.... 
 Tiêu chuẩn về kết quả làm việc: Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng 
 công việc, tiến độ công việc, xử lý công việc, quy trình làm việc và phối hợp tập thể 
2.6.3.2. Đánh giá kết quả 
 Việc đánh giá kết quả có quyết định trực tiếp tới quyền lợi của các thành viên trong 
 nhóm. Vì thế, việc đánh giá cần phải có ý nghĩa, chính xác và thiết thực. Nếu cần, bạn 
 có thể hỏi thêm những người bên ngoài để họ đánh giá. 
2.6.3.3. Đo lường sự thực hiện của nhân viên 
 Đánh giá tiến độ của toàn nhóm so với mục tiêu của đề án, kế hoạch thời gian, và 
 tài chính. 
 Tài chính: Chi phí thực tế; lãi so với dự kiến. 
 Thời gian: Thành quả so với kế hoạch làm việc. 
 Chất lượng: Độ chính xác; sự hài lòng của khách hàng. 
 Sự tiến triển: Đóng góp với tập thể; khả năng. 
2.6.3.4. Các loại đánh giá 
 Đánh giá của trưởng nhóm với các thành viên 
 Đánh giá hiệu quả của việc lãnh đạo nhóm trong việc hỗ trợ và hướng dẫn nhóm. 
 Việc điều hành: Đạt được các kết quả như kế hoạch đã vạch ra. 
 Ý kiến đánh giá ở trên: Thực hiện đạt tiến độ của nhóm. 
64 PSD101_Bai 2_v1.0011104207 
 Bài 2: Kỹ năng tổ chức tham gia hoạt động nhóm
 Ý kiến đánh giá bên dưới: Thực hiện đạt chỉ tiêu bên trên. 
 Tinh thần: Ý kiến của nhóm, khách hàng, những người có liên quan. 
 Đánh giá tiểu nhóm 
 Đánh giá hiệu quả của mỗi tiểu nhóm theo định mức của chỉ tiêu, như 
 Các mục tiêu: những kết quả thực tế so với chỉ tiêu. 
 Chất lượng: ý kiến đánh giá của nội bộ. 
 Khách hàng: ý kiến đánh giá của khách hàng. 
 Cải tiến: dự tính các kết quả tương lai. 
 Các thành viên nhóm tự đánh giá 
 Đánh giá sự đóng góp của cá nhân vào việc thực hiện kế hoạch toàn nhóm. 
 Hiệu suất: so với chỉ tiêu. 
 Ý kiến đánh giá: của cấp trên, của đồng nghiệp và của khách hàng. 
 Tự đánh giá: so với đồng nghiệp. 
 Giá trị khác: có đóng góp gì thêm không; ý thức trách nhiệm 
 Dưới đây là mẫu tham khảo đánh giá thành viên: 
PSD101_Bai 2_v1.0011104207 65 
PSD101_Bai 2_ PSD101_Bai
 BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN THAM GIA BÀI TẬP NHÓM 
 Thể hiện Nộp bài Đóng góp Thể hiện Thể hiện 
v1.0011104207 Phối hợp Có sự Chủ Chia sẻ Có thể Tổng điểm 
 sự hiểu Hoàn tập với thêm sự cam kết sự hiểu 
 tốt với Tham dự chuẩn bị động thông thay thế (chấm 
 biết thực thành hình thức nhiều nỗ với chất biết với 
 Tên thành các thành các cuộc khi tham đóng góp tin, quan các thành theo thang 
 66 tế vai trò nhiệm vụ trình bày lực để đạt lượng của tất cả các 
 viên nhóm viên khác họp đúng dự các vào nỗ niệm và viên khác điểm 10 
 của mình đúng thời có thể sử được các bản kế phần 
 trong giờ cuộc họp lực của thông tin trong cho từng 
 trong hạn dụng mục tiêu hoạch cuối trong kế 
 nhóm nhóm nhóm phản hồi nhóm cột) 
 nhóm được của nhóm cùng hoạch 
 Ngô Thị A 9 9 9 9 9 7 9 7 8 6 8 6 
 Trần Thị B 
 Bài2:K
 ỹ
 nă
 ng t
 ổ
 ch
 ứ
 c thamgiaho
 ạ
 t 
 độ
 ng nhóm
 Bài 2: Kỹ năng tổ chức tham gia hoạt động nhóm
TÓM LƯỢC CUỐI BÀI 
Làm việc theo nhóm là một xu thế tất yếu trong các doanh nghiệp hiện nay, với mô hình này, nhà 
quản lý sẽ dễ dàng hơn để đạt mục tiêu .Tuy nhiên để có được các nhóm làm việc hiệu quả 
không hề đơn giản. 
Bạn phải nắm rõ các quá trình xây dựng và phát triển nhóm như: tập hợp được những cá nhân 
xuất sắc, phân công nhiệm vụ phù hợp, gây dựng lòng tin, đảm bảo sự công bằng, thường xuyên 
kiểm tra và điều chỉnh kịp thời. Nhưng một vấn đề luôn làm bạn phải nặng đầu là làm thế nào để 
đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm! Khi bạn có được một phương pháp đánh giá bạn sẽ xác 
định được những điểm mạnh và điểm yếu của nhóm để có biện pháp nhằm cải thiện và phát triển 
nhóm một cách hiệu quả và khoa học nhất. 
Trong phạm vi này, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn về phương pháp tiếp cận cũng như hệ thống lại các 
vấn đề mà có thể bạn đã bắt gặp chúng rải rác đâu đó trong quá trình làm việc. Khi bạn hoàn tất 
việc đánh giá này chúng tôi sẽ cung cấp thêm cho bạn các công cụ nhằm giúp bạn có thể cải 
thiện và phát triển các kỹ năng quan trọng trong quá trình làm việc nhóm. 
PSD101_Bai 2_v1.0011104207 67 
 Bài 2: Kỹ năng tổ chức tham gia hoạt động nhóm
CÂU HỎI ÔN TẬP 
1. Khi nào thì chúng ta nên làm việc nhóm? 
2. Để thành lập nhóm làm việc thì cần phải qua những bước nào? 
3. Họp nhóm gồm mấy giai đoạn? Và những vấn đề phát sinh thường xảy ra 
 với việc họp nhóm là gì? 
4. Lập kế hoạch giúp ích gì cho nhóm? Nêu phương pháp lập kế hoạch? 
5. Mâu thuẫn nhóm thường xảy ra khi nào? Những phản ứng thường xảy ra với mâu thuẫn 
 nhóm? 
6. Đánh giá nhóm có lợi ích gì? Phương pháp đánh giá với nhóm thường sử dụng? 
68 PSD101_Bai 2_v1.0011104207 
 Bài 2: Kỹ năng tổ chức tham gia hoạt động nhóm
BÀI TẬP 
Bài 2.1: Đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm và phát triển nhóm 
Sau đây là 15 câu hỏi sẽ giúp bạn đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm và các vấn đề liên quan 
đến xây dựng, phát triển nhóm. 
Với mỗi câu hỏi hãy khoanh tròn câu trả lời theo bạn là phù hợp nhất. Sau khi hoàn tất 15 câu 
dưới bạn sẽ đối chiếu số điểm đạt được với số điểm đánh giá ở bảng bên dưới để đánh giá hiệu 
quả làm việc nhóm của bạn. 
Lưu ý: Một số câu trả lời được cho điểm từ 1-5 (từ thấp đến cao) và ngược lại từ 5-1 (cao đến 
thấp). Khi chọn câu trả lời bạn lưu ý đến mức độ của câu trả lời (Không có, Rất ít, Ít, Nhiều, 
Rất nhiều) 
 Rất 
 TT Câu hỏi Không Ít Nhiều Rất nhiều 
 ít 
 Nhóm được trang bị kiến thức chuyên sâu về các lĩnh vực 
 1 1 2 3 4 5 
 hoạt động của mình. 
 Các thành viên được đối xử công bằng trong việc đánh giá 
 hiệu quả làm việc 
 Các thành viên nhận được sự khuyến khích làm việc từ cấp trên 
 Có nhiều sự bất mãn và tinh thần làm việc của nhóm 
 5 4 3 2 1 
 xuống thấp 
 Các thành viên không hiểu được các quyết định được đưa 
 ra hoặc không đồng ý với các quyết định đó. 
 Các thành viên nhận được sự động viên của cấp trên để 
 1 2 3 4 5 
 xây dựng các mối quan hệ tốt, một nhóm làm việc tốt. 
 Các thành viên nhận được nhiều cơ hội phát triển nghề 
 1 2 3 4 5 
 nghiệp. 
 Các cuộc họp của nhóm không hiệu quả và có nhiều chồng 
 chéo. (Kỳ họp lần này với mục tiêu giải quyết các vấn đề của 5 4 3 2 1 
 cuộc họp lần trước và lập kế hoạch cho cuộc họp lần sau). 
 Các thành viên được động viên và cam kết hướng đến mục 
 tiêu chung, lãnh đạo nhóm giúp các thành viên hiểu được 1 2 3 4 5 
 vai trò của mình 
 Các thành viên thường nhận được các cơ hội để làm những 
 công việc thú vị và nhiều thử thách để học hỏi và tự khẳng 1 2 3 4 5 
 định mình 
 Nhóm hiểu rõ được điều gì cần phải hoàn thành và làm thế 
 1 2 3 4 5 
 nào để hoàn thành. 
 Vấn đề mâu thẫn và chống đối giữa các thành viên đang 
 lan tỏa và dường như không có dấu hiệu nào cho thấy sẽ 5 4 3 2 1 
 tốt hơn. 
 Các thành viên cảm thấy chưa được khen thưởng xứng 
 5 4 3 2 1 
 đáng và họ không biết cấp trên kỳ vọng điều gì ở họ. 
 Các thành viên cân bằng được các nhu cầu cá nhân/ mục 
 1 2 3 4 5 
 tiêu cá nhân với nhu cầu/ mục tiêu chung của nhóm. 
 Mối quan hệ công tác giữa các thành viên không được tốt 
 5 4 3 2 1 
 và thiếu sự điều phối 
 Cộng điểm 
PSD101_Bai 2_v1.0011104207 69 
 Bài 2: Kỹ năng tổ chức tham gia hoạt động nhóm
Kết quả 
Bây giờ bạn cộng tất cả các con số mà bạn đã khoanh tròn. 
Điểm của nhóm: Tối đa là 75 
Điểm kết quả: 
 46-75: Xin chúc mừng, bạn đang sở hữu một nhóm làm việc rất hiệu quả. Nếu điểm số của 
 bạn thấp hơn 75, bạn nên xem xét nhóm của bạn còn điểm nào chưa được hoàn thiện và cần 
 phải được cải thiện. Bên dưới sẽ cung cấp cho bạn một số công cụ cơ bản để bạn có thể xây 
 dựng được một nhóm làm việc mạnh mẽ và hiệu quả nhất. 
 31-45: Nhóm của bạn làm việc khá hiệu quả, tuy nhiên chưa đồng bộ, nhóm của bạn cần 
 hoàn thiện những điểm còn yếu 
 15-30: Đây là điều khiến bạn phải lo lắng nhưng bây giờ là thời điểm mà bạn có được cơ hội 
 tuyệt vời để cải thiện hiệu quả công việc của nhóm. 
Bài 2.2: Đánh giá khả năng làm việc nhóm của cá nhân 
Mức độ đánh giá: (1) Thường xuyên liên tục; (2) Thỉnh thoảng một vài lần; (3) Rất hiếm ít khi; 
(4) Không bao giờ. 
 Vấn đề 1 2 3 4
 1 Bạn thường mất bình tĩnh khi tranh luận với đồng nghiệp 
 2 Đồng nghiệp nhận xét rằng bạn hơi nhút nhát và thiếu cởi mở 
 3 Bạn tin tưởng toàn bộ vào mệnh lệnh của sếp 
 4 Bạn rất khoái những câu chuyện “ngượng chưa kìa” của dồng nghiệp 
 5 Bạn có đủ kiên nhận để chờ đồng nghiệp hoàn thành công việc một cách ì ạch 
 6 Bạn ngại phải xếp hàng chờ tính tiền trong siêu thị 
 7 Trong một buổi họp nhóm, chưa bao giờ bạn nói với đồng nghiệp rằng bạn đã phải đợi họ 
 rất lâu 
 8 Bạn coi ý kiến của mình là quan trọng, còn những ý kiến của người khác chỉ mang tính 
 chất tham khảo. 
 9 Bạn không ngại ngắt lời người khác để nói ý tưởng của mình 
 10 Bạn sẵn sàng làm mọi việc được giao kể cả không phù hợp với năng lực 
 11 Bạn làm việc chăm chỉ tới mức không còn thời gian để xếp lại công việc hàng ngày 
 12 Bạn thấy không cần thiết phải ghi chép tổng kết ý kiến của đồng nghiệp trong một cuộc 
 họp nhóm 
 13 Ý kiến của bạn bị cả nhóm bỏ qua vì chưa đủ thuyết phục 
 14 Bạn ngại nhất là phải báo cáo công việc của mình với mọi người trong nhóm 
 15 Khi có quá nhiều ý kiến khác nhau trong nhóm, bạn thường theo số đông 
 16 Bạn thích góp ý với đồng nghiệp bằng e mail hơn là trao đổi trực tiếp 
 17 Bạn thích môi trường làm việc không có nhiều bất ngờ 
 18 Bạn rất dễ căng thẳng và bối rối khi mọi việc không diễn ra đúng như dự kiến 
 19 Đồng nghiệp gọi bạn là “lạnh lùng”, bạn ít giao tiếp và không biết đùa 
 20 Bạn thường tránh nhìn vào mắt người khác khi thuyết phục họ 
Đánh giá kết quả: 
Tổng số điểm: Điểm 30 – 40, bạn là người có khả năng làm việc nhóm rất tốt 
Điểm từ 20 đến 29, khả năng làm việc nhóm của bạn tốt 
Điểm từ 10 đến 19, khả năng làm việc nhóm của bạn là bình thường 
70 PSD101_Bai 2_v1.0011104207 
 Bài 2: Kỹ năng tổ chức tham gia hoạt động nhóm
Dưới 10 điểm, khả năng làm việc nhóm của bạn yếu, bạn cần chịu khó quan sát, cởi mở và rèn 
luyện kĩ năng làm việc nhóm tốt hơn. 
Bài 2.3: Lâm là nhóm trưởng một nhóm trong phòng marketing của công ty du lịch Blue Sky. 
Nhóm của anh gồm 7 người cả nam và nữ ở các độ tuổi khác nhau, nên giữa họ có cách suy nghĩ, 
năng lực, sở thích chẳng giống nhau. Điều đó khiến cho công việc điều hành nhóm của Lâm 
chẳng hề đơn giản. 
Gần đây, nhóm của Lâm lại tiếp nhận thêm một thành viên mới, anh này có quan hệ họ hàng 
thân thiết với giám đốc công ty. Vì là người nhà với nhau nên người giám đốc thường thông báo 
các chính sách của công ty cho nhóm hoặc các quyết định của ông về công việc của nhóm qua 
người này mà không thông báo trực tiếp cho Lâm. Người nhân viên đó cũng dựa trên mối quan 
hệ của mình với giám đốc mà nhiều lần anh ta đã có những hành động vượt quyền hạn khiến cho 
Lâm rất khó xử. Tệ hại hơn nữa, các thành viên trong nhóm bắt đầu có ý coi thường Lâm, họ tập 
hợp xung quanh người nhân viên mới để lấy lòng anh ta vì mục đích cá nhân. 
Câu hỏi: 
1. Nếu ở địa vị Lâm trong tình huống này, anh (chị) sẽ giải quyết vấn đề như thế nào? 
2. Theo anh (chị) người nhân viên mới trong nhóm của Lâm trong tình huống này nên cư xử 
 như thế nào với nhóm trưởng và các thành viên trong nhóm làm việc của mình? 
Bài 2.4: Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân mâu thuẫn giữa các cá nhân hay nhóm là do các 
thành viên không thể lắng nghe. Trong khi một bên giải thích quan điểm và trình bày dữ liệu bảo 
vệ quan điểm của mình. Khả năng giảm bớt mâu thuẫn sẽ cao hơn nêu mỗi bên chăm chú lắng 
nghe và thực sự mong muốn tìm hiểu suy nghĩ của đối phương. 
Sau đây là một bài tập đóng vai mà nhóm bạn có thể áp dụng để tăng sự hiểu biết và giảm mâu 
thuẫn giữa các thành viên. Nếu Tâm là người phát biểu quan điểm và Thảo là người lớn tiếng chỉ 
trích, bạn hãy để họ đổi vai cho nhau. Hãy yêu cầu Thảo đứng vào vị trí của Tâm và yêu cầu 
Tâm trình bày ý kiến phản đối. Dĩ nhiên, để có thể đóng vai trò mới, họ phải biết rõ các chi tiết 
mà trước đây họ không nhận thấy hay cố tình bỏ qua. Hãy yêu cầu từng bên trao đổi với bên kia 
và tiếp thu lập luận và chứng cứ của người kia. Bài tập này có thể không thay đổi quan điểm các 
của bện, nhưng nếu người tham gia công bằng, họ sẽ thấy cần phải tôn trọng bên kia hơn. Sự tôn 
trọng đó sẽ giảm thiểu mâu thuẫn và tạo điều kiện giải quyết vấn đề theo cách mà hai bên đều có 
thể ủng hộ. 
Bài 2.5: Bài tập đánh giá phát triển kỹ năng làm việc nhóm 
Hoạt động tập thể của nhóm bạn trong thời gian qua (từ ngày.. đến ngày.) 
 Hoạt động Các bạn đã sử dụng công cụ và phương pháp gì 
 □ Liệt kê công tác chuẩn bị  
 □ Họp nhóm □ Biên bản họp  
 □ Khác  
 □ Đánh giá 
 □ Giải quyết vấn đề theo nhóm □ Phương pháp  
Khi tham gia các hoạt động trên, các bạn đã có những thể hiện gì (03 thể hiện cụ thể nhất) 
PSD101_Bai 2_v1.0011104207 71 
 Bài 2: Kỹ năng tổ chức tham gia hoạt động nhóm
 Thể hiện cá nhân trong quan hệ với các thành 
 Hành động cụ thể 
 viên trong nhóm 
 □ Liệt kê chuẩn bị  
 □ Tạo quan hệ làm việc hiệu quả 
 □ Biên bản họp  
 □ Chia sẻ mục tiêu 
 □ Đánh giá đúng mực 
 □ Tư tưởng làm việc nhóm 
Những kỹ năng nền tảng gì dã được bạn sử dụng hiệu quả/còn yếu (03 kỹ năng cụ thể nhất) 
 Thể hiện 
 Các kỹ năng cá nhân 
 Tích cực Chưa tích cực 
 □ Kiên nhẫn. 
72 PSD101_Bai 2_v1.0011104207