Bài giảng Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc - Nguyễn Tuấn Anh

 KHÓA HỌC
 KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH 
VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
 GIẢNG VIÊN NGUYỄN TUẤN ANH
 Chuyên gia Tư vấn và Đào tạo Tổ chức & Doanh nghiệp
CHÚC CÁC BẠN MỘT NGÀY VUI VẺ VÀ 
 HỌC TẬP HIỆU QUẢ!
 CHIA SẺ
 1. KHÓ KHĂN LỚN NHẤT MÀ
 BẠN ĐANG GẶP PHẢI LÀ GÌ?
 2. TẠI SAO BẠN THAM DỰ KHÓA
 HỌC NÀY?
 3. BẠN MONG ĐỢI ĐIỀU GÌ?
CHIA SẺ TỪ TRÁI TIM
MỤC TIÊU
Sau khóa học, học viên sẽ:
Giúp cho học viên nắm vững được
 một số kiến thức cơ bản về Lập kế
 hoạch và tổ chức thực hiện công việc
 hiệu quả.
Giúp cho học viên học hỏi được
 một số kỹ năng quan trọng.
Giúp cho học viên luôn luôn tự tin với
 khả năng lập kế hoạch của mình.
 NỘI DUNG
PHẦN I: KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
PHẦN II: KỸ NĂNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN 
CÔNG VIỆC
 1
KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
 KHÓ KHĂN VÀ MONG MUỐN
• Phương pháp lập kế hoạch khoa học và chuyên nghiệp hơn
 để tổ chức công việc, quản lý nhân sự tốt hơn
• Lập kế hoạch dài hạn và có chiến lược hơn
• Trở thành một nhà quản lý chuyên nghiệp
• Làm cách nào để đạt được mục tiêu trong bản kế hoạch một
 cách nhanh chóng và hiệu quả?
THÓI QUEN LÀ GÌ?
 SÁNG TẠO HAI LẦN
TINH THẦN VẬT CHẤT
 THIẾT KẾ THI CÔNG
BỨC TRANH TOÀN CẢNH 
 VỀ TỔ CHỨC
 Sản 
 phẩm
 Luật
 Hệ thống
 Truyền thông
 Dòng tiền
 ĐỊNH HƯỚNG
QUẢN TRỊ LÀ GÌ?
 ĐỊNH NGHĨA VỀ QUẢN TRỊ
Quản trị là khoa học và nghệ thuật
hoàn thành công việc thông qua người
khác, bằng cách tổ chức và điều khiển
công việc của họ.
4 CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ
 1. Lên kế hoạch
 2. Tổ chức các nguồn lực
 3. Lãnh đạo
 4. Đánh giá công việc
 4 CÔNG VIỆC QUAN TRỌNG 
CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
 • Tuyển dụng
 • Sắp xếp
 • Động viên
 • Phát triển
KẾ HOẠCH LÀ GÌ?
 LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ?
“Là tiến trình ấn định những
mục tiêu và xác định biện
pháp tốt nhất để thực hiện
những mục tiêu đó”.
 SUY NGẪM
 Theo bạn vì sao chúng ta cần
phải làm tốt công tác lập kế hoạch?
LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH?
 • Chủ động với thay đổi và bất định
 • Hiểu rõ hơn về mục đích thay đổi
 • Cải thiện hiệu quả các công việc
 • Tăng hiệu lực khi giao tiếp nội bộ
 • Giúp thực hiện kiểm tra, giám sát
 • Để quản lý thời gian hiệu quả hơn
 • Tạo lập cân bằng trong cuộc sống
Được Thấy 
 Làm
QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
 XÁC LẬP MỤC TIÊU
 THU THẬP THÔNG TIN
 LẬP PHƯƠNG ÁN
 ĐÁNH GIÁ PHƯƠNG ÁN
 LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN
 MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU
 VS
Mục đích là gì? Mục tiêu là gì?
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU: PHƯƠNG PHÁP SMART
 Specific: Mục tiêu có cụ thể không?
 Measuable: Mục tiêu có đo lường được không?
 Attainable: Mục tiêu có đạt được không?
 Realistic: Mục tiêu có thực tế không?
Time – Based: Mục tiêu có thời hạn cụ thể không?
CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH 5W1H
 What
 HoW Why
 Mục 
 tiêu
 Where When
 Who
 PHƯƠNG PHÁP SWOT
 Strengths Weaknesses 
Điểm mạnh Điểm yếu
Opportunites Threats
 Cơ hội Thách thức
LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY
 Kế hoạch 
 1 Tầm nhìn
 2 Sứ mệnh
 3 Mục tiêu
 4 Chiến lược
 5 Kế hoạch
TẦM NHÌN 1
• Tương lai
• Đạt được gì?
• Phải làm gì?
SỨ MỆNH 2
 • Lý do, động cơ
 • Vai trò?
 • Quan trọng?
 • Ý nghĩa?
NHỮNG KẾT QUẢ CỤ THỂ MÀ CHÚNG TA CẦN 
 ĐẠT ĐƯỢC TRONG TƯƠNG LAI LÀ GÌ?
 3
CHIẾN LƯỢC 4
 • Cách thức
 • Làm thế nào? 
 • Biện pháp?
KẾ HOẠCH 5
 • Hoạt động
 • Mốc thời gian
 2
 KỸ NĂNG 
TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
 THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN
1. Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn
2. Nhận diện các vai trò
3. Lựa chọn mục tiêu cho từng vai trò
4. Tạo quy chuẩn cho quyết định hàng tuần
5. Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định
6. Đánh giá
80/20
NHẬT KÝ THỜI GIAN
 THÓI QUEN KHẨN CẤP
• Tạo ra cảm giác dễ chịu, đoán trước được
• Trở thành mối quan tâm chủ yếu và thu hút mọi sự chú ý
• Tạm thời cắt cơn đau các cảm giác tiêu cực khác
• Tạo cảm giác giả tạo về giá trị bản thân, sức mạnh, khả
 năng kiểm soát, sự an toàn, sự quen thuộc, sự hoàn
 thành
• Làm trầm trọng thêm các vấn đề và các tình cảm đang
 muốn cứu vãn
• Làm suy yếu chức năng hoạt động, gây tổn thất cho các
 mối quan hệ
 THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỨ NHẤT
• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi
 chép đơn giản và bản liệt kê công việc.
• Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên đối
 chiếu với nó để khỏi quên việc định làm.
 1
 THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỨ HAI
• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm xác
 lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.
• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.
• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam
 kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn.
 2
 THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỨ BA
• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.
• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu
 tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.
• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và
 tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch
 hằng ngày.
 3
 3 THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỜI GIAN 
 – ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM
 Điểm mạnh Điểm yếu
 • Kết cấu không chắc chắn
 • Khả năng thích ứng khi có • Có nhiều kẽ hở
 điều quan trọng hơn xảy • Cam kết với người khác bị xem nhẹ, hay
 ra – sự linh hoạt đi theo bị quên không thực hiện, có hại cho các
 dòng chảy mối quan hệ
Thế hệ
 • Đáp ứng tốt hơn với mọi • Kết quả đạt được tương đối ít
thứ nhất
 người • Chuyển từ khủng hoảng này sang khủng
 • Không quá tải và rắc rối hoảng khác do xem nhẹ kế hoạch và kết
 • Ít căng thẳng hơn cấu
 • Theo dõi “việc cần làm” • “Những điều quan trọng nhất” – là những
 việc ở trước mắt
 3 THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỜI GIAN 
 – ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM
 Điểm mạnh Điểm yếu
 • Xem kế hoạch quan trọng hơn con người
 • Theo dõi các cam kết và
 • Hành động thiên về điều bạn muốn –
 cuộc hẹn
 không nhất là điều bạn cần hay điều sẽ
 • Kết quả đạt được nhiều
 làm bạn mãn nguyện
Thế hệ hơn nhờ có mục tiêu và
 • Suy nghĩ và hành động độc lập – coi
thứ hai kế hoạch
 người khác là phương tiện hay trở ngại
 • Họp hành và thuyết trình
 cho mục tiêu của mình
 có hiệu quả hơn do có
 • “Những điều quan trọng nhất” – là những
 chuẩn bị
 điều nằm trong kế hoạch làm việc
 Điểm mạnh Điểm yếu
 • Chịu trách nhiệm đối
 • Có thể gây lầm tưởng cá nhân kiểm soát hậu
 với kết quả
 quả, hơn là các quy luật hay nguyên tắc – sự tự
 • Gắn liền với giá trị
 đắc “quy luật là do mình đặt ra”
 • Khai thác sức mạnh
 • Biệc mình định các giá trị không phù hợp với
 của các mục tiêu dài
 các nguyên tắc chi phối
 hạn, trung hạn và ngắn
 • Sức mạnh của tầm nhìn chưa được khai thác
 hạn
 • Việc lập kế hoạch hàng ngày ít khi vượt qua ưu
 • Biến các giá trị thành
 tiên cho việc khẩn cấp, thúc bách và xử lý
Thế mục tiêu và hành động
 khủng hoảng
hệ thứ • Tăng năng suất làm
 • Có thể dẫn đến sai lầm quá chặt chẽ, mất cân
ba việc cá nhân nhờ có kế
 đối giữa các vai trò
 hoạch hàng ngày và đặt
 • Có thể coi kế hoạch quan trọng hơn con người,
 ưu tiên
 ci con người như sự vật
 • Tăng hiệu quả công
 • Kém linh hoạt hay thiếu phóng khoáng
 việc
 • Kỹ năng đơn thuần không tạo ra hiệu quả và
 • Đem lại cơ cấu/trật tự
 khả năng lãnh đạo – cần có tính cách nữa
 cho cuộc sống
 • “Những điều quan trọng nhất” được xác định
 • Củng cố năng lực quản
 bởi tính khẩn cấp và các giá trị
 trị thời gian và bản thân
 LÀM VÀ ĐƯỢC
 Được ít Được nhiều
 Làm ít Làm ít
 Làm ít
 Được ít Được nhiều
 Làm nhiều Làm nhiều
Làm nhiều Được ít Được nhiều
 43
 MA TRẬN 
 QUẢN LÝ THỜI GIAN
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng I II
 Không III IV
quan trọng
 MA TRẬN 
 QUẢN LÝ THỜI GIAN
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
 I II
  Khủng hoảng  Làm việc trong chiến lược
  Các vấn đề cấp bách  Tìm kiếm cơ hội
Quan trọng  Các dự án đến hạn  Lập kế hoạch
  Công việc tồn đọng  Xây dựng mối quan hệ
  Trao quyền
  Nghỉ ngơi thực sự
 III IV
  Các việc đột xuất  Các công việc vô bổ
  Thư từ, email  Điện thoại
 Không  Họp hành  Tán gẫu
quan trọng  Các vấn đề cấp bách  Hoạt động giải trí
  Các hoạt động ưu thích  Những việc lãng phí thời 
 gian
  Thư từ không liên quan
 KHẨN CẤP – QUAN TRỌNG
 Không
 Khẩn cấp khẩn cấp
 I II
 Kết quả:
  Căng thẳng.
Quan trọng  Kiệt sức mệt mỏi.
  Bận rộn công việc.
  Làm việc ngoài phạm vi chức năng.
  Quản trị khủng hoảng.
  Luôn phải chữa cháy.
 Không III IV
Quan trọng
 KHẨN CẤP 
 – KHÔNG QUAN TRỌNG
 Không
 Khẩn cấp khẩn cấp
 I II
Quan trọng
 III IV
 Kết quả:
 • Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn.
 Không • Xử lý khủng hoảng.
 • Tìm cách háo danh.
quan trọng • Công việc vụn vặt.
 • Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài.
 • Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm
 soát.
 • Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.
 KHÔNG KHẨN CẤP –
 KHÔNG QUAN TRỌNG
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng I II
 III IV
 Kết quả:
 Vô trách nhiệm
 Không Bị đuổi việc
quan trọng Tách rời công việc
 Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc
 về tổ chức về những điều cơ bản
 KHÔNG KHẨN CẤP 
 – QUAN TRỌNG
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
 I II
 Kết quả:
 • Tầm nhìn, viễn cảnh.
Quan trọng • Cân bằng.
 • Sống có kỉ luật.
 • Chủ động.
 • Quan hệ tốt.
 • Ít khủng hoảng.
 Không III IV
 quan trọng
 CÂU HỎI DÀNH CHO BẠN
• Hoạt động nào mà bạn biết rõ rằng nếu bạn thực hiện
 thật tốt và thường xuyên thì nó sẽ đem lại kết quả có ý
 nghĩa tích cực cho cuộc sống riêng của bạn?
• Hoạt động nào mà bạn biết rõ rằng nếu bạn thực hiện
 thật tốt và thường xuyên thì nó sẽ đem lại kết quả có ý
 nghĩa tích cực cho nghề nghiệp chuyên môn hay sự
 nghiệp của bạn?
• Nếu bạn biết rõ những điều này sẽ tạo ra sự khác biệt có
 ý nghĩa như vậy, thì tại sao đến bây giờ bạn vẫn không
 làm?
 7 VIỆC QUAN TRỌNG 
 NHẤT CẦN LÀM
1. Cải thiện việc giao tiếp với mọi người.
2. Làm công việc chuẩn bị tốt hơn.
3. Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn
4. Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn.
5. Tìm kiếm các cơ hội mới.
6. Rèn luyện bản thân.
7. Trao quyền cho người khác.
 51
ĐÂU LÀ SỰ KHÁC NHAU GIỮA 
 LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ?
LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ
 LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ
Quy tắc Phá bỏ quy tắc Lập ra quy tắc
QUY TRÌNH TRAO QUYỀN
 CÁC MỨC ĐỘ 
CHỦ ĐỘNG TỰ TRAO QUYỀN
ĐIỀU GÌ NGĂN CẢN 
VIỆC TRAO QUYỀN
 6 ĐIỀU KIỆN ĐỂ TRAO QUYỀN
 3. Thỏa thuận 
 cùng thắng
 Lòng tin
 2. Kỹ năng
 • Giao tiếp
 • Hoạch định/tổ chức
 • Hiệp lực giải quyết vấn đề
6. Trách nhiệm 
 1. Tính cách 4. Tự giám sát
 giải trình
 • Chính trực (Thói quen = giá trị; lời nói 
 (tự đánh giá)
 = hành động)
 • Trưởng thành (Dũng cảm đi đôi với Kiểm soát Hoạch định
 cân nhắc)
 • Tư duy rộng rãi
 Thực hiện
 5. Cấu trúc và các hệ 
 thống hỗ trợ
 CHIA SẺ
 5 CÂU HỎI QUAN TRỌNG 
 1. Sản phẩm của chúng ta là gì?
 MONG ĐỢI
 CỦA 2. Khách hàng của chúng ta là ai?
 KHÁCH
 HÀNG
 3. Khách hàng đánh giá cao điều gì?
MONG ĐỢI MONG ĐỢI 4. Thành quả của chúng ta là gì?
CỦA NHÂN CỦA 
 VIÊN CÔNG TY 5. Làm sao để chúng ta đạt được
 điều đó?
MONG ĐỢI CỦA KHÁCH HÀNG
MỨC THỨ NHẤT: SỰ CHÍNH XÁC
Khách hàng mong đợi SỰ CHÍNH
XÁC: Họ mong đợi họ được nhận đúng
sản phẩm mà họ cần.
MỨC THỨ HAI: SỰ CÓ SẴN
Khách hàng mong đợi SỰ SẴN CÓ: 
Họ mong đợi nhà cung cấp dịch vụ 
có Chi nhánh và Cửa hàng phục vụ 
họ mọi lúc, mọi nơi.
MỨC THỨ BA: SỰ HỢP TÁC
Khách hàng mong đợi
SỰ HỢP TÁC: Họ muốn bạn
lắng nghe họ, làm họ cảm thấy
họ đang cùng phe với bạn, bạn
là bạn của họ.
MỨC THỨ TƯ: SỰ CHỈ DẪN 
Khách hàng mong đợi
SỰ CHỈ DẪN: Họ cảm thấy thân
thiết với những tổ chức giúp họ
học hỏi một điều gì đó.
MONG ĐỢI CỦA NHÂN VIÊN
CHÚNG TA LÀ CON NGƯỜI TOÀN DIỆN
4 NHU CẦU CỦA CON NGƯỜI
CON NGƯỜI TOÀN DIỆN TRONG 
 CÔNG VIỆC TOÀN DIỆN
MONG ĐỢI CỦA CÔNG TY
 4 THƯỚC ĐO
 Lợi nhuận 
 Năng suất 
 của 
 của 
 doanh 
 nhân viên
 nghiệp
 Sự 
hài lòng Sự trung 
 của thành của 
khách nhân viên
 hàng
 THEO BẠN 
THÀNH CÔNG LÀ GÌ?
 PHƯƠNG TRÌNH THÀNH CÔNG
THÀNH CÔNG = Đạt được (I)
 + Những điều (II) 
 + Mình (III) 
 + Thực sự (IV) 
 + Mong muốn (V)
(V) BẠN MONG MUỐN ĐIỀU GÌ?
 (IV) ĐIỀU ĐÓ CÓ PHẢI LÀ 
 MONG MUỐN THỰC SỰ CỦA BẠN?
• Tại sao bạn lại mong muốn những điều đó?
• Nhưng mong muốn đó mang lại cho bạn những
 giá trị và ích lợi gì?
• Đâu là khát vọng, động lực thôi thúc bạn đạt
 được ngày đêm, đâu là khát khao cháy bỏng
 thúc giục bạn hành động?
(III)BẠN LÀ AI?
(II) BẠN CÓ NHỮNG MỤC TIÊU GÌ TRONG 
 CUỘC SỐNG?
 7 LĨNH VỰC QUAN TRỌNG 
 TRONG CUỘC SỐNG
• Mục đích cá nhân
• Các mối quan hệ
• Sức khỏe và cơ thể
• Sự nghiệp và học vấn
• Giải trí
• Tài chính
• Đóng góp
 (I) LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC 
ĐIỀU MÀ MÌNH THỰC SỰ MONG MUỐN?
 THIẾT KẾ 
CUỘC ĐỜI CỦA BẠN
TÓM TẮT
 XIN CHÀO VÀ CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG 
HẠNH PHÚC TRONG CÔNG VIỆC VÀ CUỘC SỐNG!