Bài giảng Kỹ năng lập kế hoạch và điều phối công việc - Nguyễn Tuấn Anh

ững mục tiêu đó
VÌ SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH?
 LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
• Chủ động với thay đổi và bất định
• Hiểu rõ hơn về mục đích thay đổi
• Cải thiện hiệu quả các công việc
• Tăng hiệu lực khi giao tiếp nội bộ
• Giúp thực hiện kiểm tra, giám sát
• Để quản lý thời gian hiệu quả hơn
• Tạo lập cân bằng trong cuộc sống
Được Thấy
 Làm
THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG
 Quá trình sáng 
 tạo về mặt tinh 
 thần (thiết kế)
 Quá trình 
 Sáng tạo 
 về mặt vật 
 chất (xây)
ĐÂU LÀ SỰ KHÁC NHAU GIỮA 
LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ?
Lãnh đạo và Quản lý
Lãnh đạo và Quản lý
NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIẾT 
KHI LẬP KẾ HOẠCH
 • Thiết lập mục tiêu
 • Xác lập thứ tự ưu tiên
 • Sử dụng thời gian
 • Lập kế hoạch triển khai
THIẾT LẬP MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU
 Mục đích là gì? Mục tiêu là gì?
MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU
• Mục đích là những gì bạn hướng tới nó bao gồm tầm
 nhìn và lý do bạn định làm một việc gì đó. Mục đích
 chính là đích đến.
• Mục tiêu là những kết quả cụ thể mà bạn cần phải
 đạt được trên con đường hướng tới đích của bạn.
• Mục đích quan trọng hơn mục tiêu bởi vì nếu đạt được
 mục tiêu đúng nhưng sai hướng thì cũng vô nghĩa. Bạn
 phải xác định câu hỏi “Tôi đi về đâu trước khi tôi đi
 như thế nào?”
 TẠI SAO PHẢI
THIẾT LẬP MỤC TIÊU?
MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU
Mục Đích Mục Tiêu
• Có sức khỏe tốt • Thân hình cân đối, không có
 bệnh tật gì nghiêm trọng
• Tài chính tốt
 • Thu nhập năm 2014 đạt mức
• Được phát triển 10tr/tháng
• Tài sản • Năm 2014 được học lớp nguồn
 • Năm 2014 có một căn nhà riêng
MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU CỦA BẠN
Mục Đích Của Bạn Mục Tiêu Của Bạn
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU 
THEO TIÊU CHUẨN SMART
 Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
 Measuable: Đo lường được
 Attainable: Mục tiêu phải có 
 khả năng đạt được
 Realistic: Mục tiêu phải thực tế
 Time – Based: Mục tiêu phải có thời gian
SPECIFIC: CỤ THỂ
Để công việc được thực hiện tốt, bạn phải có một
mục tiêu phải thật cụ thể, chi tiết. Bạn phải nói rõ
bạn thực sự muốn gì?
• Bạn phải nói rõ điều bạn muốn có
• Nó có ý nghĩa thế nào với bạn
• Nó có tầm quan trọng như thế nào với bạn, bộ phận
 của bạn
• Nó có thể thấy được, sờ được, cảm nhận được
 hay không?
MEASUABLE: ĐO LƯỜNG ĐƯỢC
 • Mục tiêu của bạn phải đánh
 giá được bằng định lượng.
 • Ta phải đánh dấu hoặc
 đo đếm được kết quả theo
 một cách nào đó
ATTAINABLE: MỤC TIÊU PHẢI CÓ 
KHẢ NĂNG ĐẠT ĐƯỢC
• Mục tiêu phải phù hợp với hiện trạng
• Phù hợp với năng lực của bạn, của tổ chức
• Phù hợp với nguồn lực hiện có
• Mục tiêu phải phù hợp với những kiến thức, kỹ năng,
 tài năng của bạn.
• Mục tiêu phải phù hợp với yêu cầu của công việc
REALISTIC: MỤC TIÊU PHẢI THỰC TẾ
 • Mục tiêu phải phù hợp với điểm mạnh
 điểm yếu của bạn.
 • Mục tiêu phải phù hợp với những cơ
 hội và thách thức mà bạn đang có.
 • Mục tiêu phải có tính thiết thực.
 • Bạn phải định nghĩa được thực tế
 khách quan
TIME – BASED: MỤC TIÊU 
PHẢI CÓ THỜI GIAN
• Quá trình thực hiện của bạn phải
 có khung thời gian.
• Mọi mục tiêu phải kèm kế hoạch
 hoàn thành
• Nếu không đặt ra thời hạn thì
 mục tiêu của ta chỉ là ý định chứ
 không phải cam kết
• Chúng ta có thể điều chỉnh kỳ
 hạn nếu như không đạt được.
ỨNG DỤNG SMART
 Xây dựng tiêu chuẩn SMART 
 vào công việc và bộ phận của bạn
XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN
XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN LÀ GÌ?
GIÁ TRỊ LÀ GÌ?
Hành động
 Thái độ
 Kỳ vọng
 Niềm tin
 Giá 
 trị
VÌ SAO PHẢI XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN?
80/20
 20%
 80%
QUẢN TRỊ THỜI GIAN
THỜI GIAN BẠN DÙNG ĐỂ LÀM GÌ?
 Nhật ký thời gian
MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng I II
 Không III IV
 quan trọng
 MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
 I II
  Khủng hoảng  Làm việc trong chiến lược
  Các vấn đề cấp bách  Tìm kiếm cơ hội
  Các dự án đến hạn  Lập kế hoạch
  Công việc tồn đọng  Xây dựng mối quan hệ
  Trao quyền
Quan trọng  Nghỉ ngơi thực sự
 III IV
  Các việc đột xuất  Các công việc vô bổ
  Thư từ, email  Điện thoại
  Họp hành  Tán gẫu
  Các vấn đề cấp bách  Hoạt động giải trí
 Không  Các hoạt động ưu thích  Những việc lãng phí thời gian
 quan trọng  Thư từ không liên quan
 KHẨN CẤP – QUAN TRỌNG
 Không
 Khẩn cấp khẩn cấp
 I II
 Kết quả:
Quan trọng  Căng thẳng.
  Kiệt sức mệt mỏi.
  Bận rộn công việc.
  Làm việc ngoài phạm vi chức năng.
  Quản trị khủng hoảng.
  Luôn phải chữa cháy.
 Không III IV
Quan trọng
 KHÔNG KHẨN CẤP – QUAN TRỌNG
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
 I II
 Kết quả:
Quan trọng  Tầm nhìn, viễn cảnh.
  Cân bằng.
  Sống có kỉ luật.
  Chủ động.
  Quan hệ tốt.
  Ít khủng hoảng.
 Không III IV
quan trọng
 KHẨN CẤP – KHÔNG QUAN TRỌNG
 Không
 Khẩn cấp khẩn cấp
 I II
Quan trọng
 III IV
 Kết quả:
  Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn.
  Xử lý khủng hoảng.
 Không  Tìm cách háo danh.
quan trọng  Công việc vụn vặt.
  Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài.
  Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát.
  Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.
 KHÔNG KHẨN CẤP –
 KHÔNG QUAN TRỌNG
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng I II
 III IV
 Kết quả:
 Vô trách nhiệm.
 Không Bị đuổi việc.
quan trọng Tách rời công việc.
 Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ
 thuộc về tổ chức về những điều cơ bản.
LÀM VÀ ĐƯỢC
 Được ít Được nhiều
Làm nhiều Làm nhiều Làm nhiều
 Được ít Được nhiều
 Làm ít Làm ít Làm ít
 Được ít Được nhiều
THÍ NGHIỆM QUẢN TRỊ THỜI GIAN
BÀI TẬP CHO BẠN
LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH 5W+H
 WHAT
 WHO WHY
 HOW
 WHERE WHEN
KHÁI NIỆM
• Là sử dụng phương pháp đặt câu hỏi để hoạch định
 công việc
• Có được cái nhìn tổng thể khi lập kế hoạch
• Phát huy và sử dụng năng lực tư duy của con người.
• Ứng dụng được trong mọi hoạt động, mọi cấp độ từ
 tổ chức – bộ phận – cá nhân
WHAT? - CÁI GÌ?
• Nội dung công việc đó là gì?
• Tôi cần phải làm gì?
• Các bước công việc là gì?
• Tôi có các nguồn lực gì?
• Sự mong đợi là gì?
• Tôi cần các kỹ năng gì?
• Tôi cần những thông tin gì?
WHY? - TẠI SAO?
• Tại sao tôi phải làm công việc này?
• Nó có ý nghĩa thế nào đối với tôi, bộ phận của tôi và
 công ty của tôi?
• Nó có tầm quan trọng như thế nào đối với tôi, bộ phận
 của tôi và công ty của tôi?
• Nếu tôi không làm thì hậu quả sẽ như thế nào?
WHEN? - KHI NÀO?
• Công việc này có khẩn cấp và quan trọng không?
• Công việc này có phải rất quan trọng nhưng không
 khẩn cấp?
• Công việc này khẩn cấp nhưng không quan trọng?
• Công việc này vừa không khẩn cấp vừa không
 quan trọng?
• Tôi cần bao nhiêu thời gian để làm việc này?
• Các hoạt động được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên như
 thế nào?
WHO? – AI?
 • Ai làm việc đó?
 • Ai là người kiểm tra?
 • Ai sẽ là người hỗ trợ?
 • Ai là người chịu trách nhiệm?
 • Ai là người cần biết các thông tin?
 WHERE? - Ở ĐÂU?
• Công việc đó thực hiện tại đâu?
• Giao hàng tại địa điểm nào?
• Kiểm tra tại bộ phận nào?
• Nguồn cung ứng được lấy từ đâu?
HOW? - NHƯ THẾ NÀO?
• Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì?
• Tiêu chuẩn là gì?
• Phương pháp là gì?
• Có bao nhiêu bước thực hiện?
• Kỹ năng vận hành thiết bị là gì?
• Báo cáo, liên lạc trao đổi thông tin như thế nào?
THỰC HÀNH 5W+H
 Các nhóm thực hành xây dựng 
 bản kế hoạch công việc 5W+H
NHỮNG MÔ HÌNH LẬP KẾ HOẠCH HIỆU QUẢ
LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY
TẦM NHÌN
SỨ MỆNH
MỤC TIÊU
CÁC CHIẾN LƯỢC
KẾ HOẠCH
THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH 
TRÊN MỘT TRANG GIẤY
LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN
 1
Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn
 2
Nhận diện các vai trò
 3
Lựa chọn mục tiêu 
phần tư thứ hai cho từng vai trò
 24
Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần
 25
Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định
 26
Đánh giá
THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN
2.
ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
TRUYỀN ĐẠT MỤC TIÊU
 • Tổ chức một cuộc họp
 • Gặp gỡ riêng từng người
TỔ CHỨC CUỘC HỌP
• Xác định mục đích cuộc họp
• Xác định những nguyên tắc họp
• Mời thành phần tham gia
• Trình bày nội dung cuộc họp
• Đề nghị mọi người chia sẻ ý kiến
• Thống nhất mục tiêu
• Các thành viên cam kết
THÀNH PHẦN THAM GIA
• Người giao nhiệm vụ
• Người thực hiện
• Người hỗ trợ
• Những người cần biết
GẶP GỠ RIÊNG
• Nhà quản lý lập kế hoạch gặp riêng từng người
• Xác định “Đúng” kết quả
• Đề nghị nhân viên trình bày ý kiến của mình
• Giao việc cụ thể
• Chỉ tập trung vào kết quả chứ không phải
 phương pháp
• Hỏi lại nhân viên xem họ đã hiểu chưa
• Cam kết
PHẦN BỔ NGUỒN LỰC
 • Thiết bị
 • Tài chính
 • Công nghệ
 • Thông tin
 • Con người
 • Thời gian
GIAO VIỆC HIỆU QUẢ
KHÁI NIỆM GIAO VIỆC HIỆU QUẢ
• Giao việc là hành động giao phó nhiệm vụ cho một
 người với sự tin tưởng rằng người đó sẽ hoàn thành
 nhiệm vụ được giao.
• Những hình thức giao việc:
 • Bổ nhiệm nhân viên vào một vị trí
 • Yêu cầu nhân viên thực hiện những công việc cụ thể
• Giao việc liên quan đến 2 vấn đề cơ bản:
 • Quyền tự quyết
 • Khả năng kiểm soát
QUY TRÌNH GIAO VÀ 
PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
1. Rà soát lại các công việc.
2. Chọn việc để giao.
3. Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc.
4. Lựa chọn người thích hợp.
5. Giao việc.
6. Hướng dẫn.
7. Theo dõi thực hiện.
8. Đánh giá kết quả.
LỢI ÍCH GIAO VIỆC HIỆU QUẢ
 • Tiết kiệm được thời gian
 • Giảm được căng thẳng
 • Khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên
LỰA CHỌN CÔNG VIỆC
• Phân tích thời gian
• Phân chia công việc
• Cân nhắc những nhân tố quan trọng
• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
• Dự kiến thời gian thực hiện
• Phân nhóm công việc
• Quyết định cuối cùng
HIỂU RÕ TRÁCH NHIỆM
• Bạn phải xác định rõ công việc cần thực hiện, người
 được phân công hiểu rõ công việc được giao.
• Công việc cần được giao thật cụ thể với từng người để
 tránh chồng chéo.
• Tất cả mọi thành viên của một nhóm cần phải chịu
 trách nhiệm về kết quả của công việc.
LỰA CHỌN ĐÚNG NGƯỜI
• Bạn cần phải chọn người phù hợp
• Hãy thật khách quan đừng để định kiến hay những
 ấn tượng không tốt của bạn làm sai lệch việc chọn
 người thực hiện.
• Cần phải đánh giá dựa trên kinh nghiệm và năng lực
 chuyên môn của người được chọn.
• Bước cuối cùng là đào tạo nhân viên của bạn.
BÁO CÁO – LIÊN LẠC – BÀN BẠC
CÁC CÂU HỎI CHÍNH KHI BÁO CÁO
 • Báo cáo lúc nào?
 • Báo cáo cho ai?
 • Báo cáo cái gì?
 • Nguyên tắc báo cáo?
 • Hình thức báo cáo?
 NGUYÊN TẮC KHI THỰC HIỆN BÁO CÁO
• Báo cáo chính xác và nhanh chóng
• Hiểu mục đích và vai trò của mình trong việc báo cáo
• Báo cáo một cách súc tích, thông tin không thừa,
 không thiếu
• Đối với những thông tin xấu, những than phiền, kết quả
 xấu, để giảm thiệt hại => Không che dấu – báo cáo ngay!
• Báo cáo cho người đã ra chỉ thị
• Báo cáo bắt đầu bằng kết quả: Quy trình, giải thích,
 biện mình ..v..v.. Nếu cần thiết để sau.
CÁC CÂU HỎI CHÍNH KHI LIÊN LẠC
 • Liên lạc với ai?
 • Liên lạc như thế nào?
 • Liên lạc khi nào?
 • Cần chú ý gì khi liên lạc
 NGUYÊN TẮC KHI LIÊN LẠC
• Đối với những liên lạc hoặc lời nhắn khẩn thì phải truyền
 đạt lại ngay lập tức: “Có liên lạc gấp về vấn đề”
• Ý thức về sự khác nhau giữa “truyền tin” và “liên lạc”:
 Người nhận có hiểu thông tin một các chính xác không là
 điều quan trọng nhất, không phải là vấn đề bạn dự định
 nói gì.
• Chú ý không để liên lạc bị thiếu sót: Tất cả các thông tin và
 người cần được liên lạc đã được chuyển tải đầy đủ
CÁC CÂU HỎI CHÍNH KHI BÀN BẠC
 • Khi nào cần thảo luận?
 • Thảo luận với ai?
 • Cách thức thảo luận như thế nào?
 NGUYÊN TẮC TRAO ĐỔI VÀ BÀN BẠC
• Làm rõ vấn đề cần bàn bạc
• Nghĩ đến hoàn cảnh của người khác khi bàn bạc
• Khi trong hoàn cảnh khó khăn, hãy nhớ bàn bạc sớm
• Không xấu hổ
• Suy nghĩ trước phương hướng giải quyết theo cách riêng
 của mình
• Đối với lỗi của bản thân và những việc xấu, cũng không
 che dấu mà hãy đem ra bàn bạc
THỰC HÀNH
3.
 QUẢN LÝ NHÓM HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG 
 A B
 C
TRANH CHẤP TỔ ONG QUÝ
VẤN ĐỀ LÀ GÌ?
• Vấn đề là những phiền toái mà chúng ta thường gặp
 trong công việc và cuộc sống.
• Vấn đề là những trở ngại trên con đường chúng ta đi.
• Vấn đề là những “sai lệch” với những gì chúng ta
 mong đợi.
• Vấn đề là những rắc rối, khó khăn, nguy hiểm hay
 khủng hoảng
VẤN ĐỀ LÀ
 Nguyên nhân vấn đề
 Tiêu chuẩn hiệu suất 
 hoạt động
 Vấn đề Sự lệch lạc vấn đề
 Hiệu suất hoạt động 
 thực tế
 Thời gian
VẤN ĐỀ XUẤT PHÁT TỪ ĐÂU?
 • Từ chính bạn?
 • Từ người được phân công?
 • Từ bản hướng dẫn công việc?
 • Từ quy trình làm việc?
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ LÀ GÌ?
Giải quyết vấn đề là một quá trình tìm kiếm và thực hiện
giải pháp nhằm loại bỏ nguyên nhân gây ra vấn đề.
QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
 Bước 1: Xác định vấn đề
 Bước 2: Tìm nguyên nhân
 Bước 3: Tìm kiếm các giải pháp
 Bước 4: Lựa chọn giải pháp
 Bước 5: Thực hiện và đánh giá
PHẢN HỒI VỀ CÔNG VIỆC
PHẢI TÍCH CỰC
• Tổ chức các cuộc họp trong bầu không khí tích cực
• Các bên cần xem cuộc họp này như với các đối tác
 bình đẳng với không khí thảo luận cởi mở
• Không nên dùng các cuộc họp này để thể hiện
 quyền lực
• Mọi lời phê bình phải mang tính xây dựng
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
 • Người được phân công có gặp
 khó khăn gì không?
 • Nguồn lực có được phân bổ
 thích hợp hay không?
 • Có cần phải kiểm điểm nếu người
 thực hiện làm không tốt không?
 • Tránh đổ lỗi cho nhân viên
 XỬ LÝ NHÂN VIÊN CÓ VẤN ĐỀ
• Tìm hiểu bản chất của vấn đề
• Tìm hiểu rõ động cơ làm việc của nhân viên
• Sắp xếp lại công việc phù hợp
• Bố trí đội nhóm theo quy luật bù trừ
• Chuyển công tác
• Sa thải
XÂY DỰNG MỘT MÔI TRƯỜNG 
LÀM VIỆC TUYỆT VỜI
 2
MÔ HÌNH 12 NHÂN TỐ QUẢN LÝ
BẠN CÓ BIẾT MÌNH ĐƯỢC MONG ĐỢI GÌ 
 TRONG CÔNG VIỆC KHÔNG?
 TÔI CÓ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ MÀ TÔI 
CẦN ĐỂ LÀM TỐT CÔNG VIỆC CỦA MÌNH KHÔNG?
 TRONG CÔNG VIỆC, MỌI NGÀY TÔI CÓ 
CƠ HỘI LÀM NHỮNG GÌ TÔI GIỎI NHẤT KHÔNG?
TRONG 7 NGÀY GẦN ĐÂY NHẤT, TÔI CÓ 
NHẬN ĐƯỢC SỰ CÔNG NHẬN HAY KHEN 
NGỢI VÌ LÀM GIỎI CÔNG VIỆC KHÔNG?
NGƯỜI QUẢN LÝ CỦA TÔI CÓ QUAN TÂM 
ĐẾN TÔI NHƯ MỘT CON NGƯỜI KHÔNG?
 NGƯỜI QUẢN LÝ CỦA TÔI CÓ KHUYẾN 
KHÍCH SỰ PHÁT TRIỂN CỦA TÔI KHÔNG?
 TRONG LÀM VIỆC, Ý KIẾN CỦA 
TÔI CÓ ĐƯỢC COI TRỌNG KHÔNG?
SỨ MỆNH/MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG TY TÔI CÓ LÀM 
 TÔI CẢM THẤY CÔNG VIỆC CỦA MÌNH LÀ 
 QUAN TRỌNG KHÔNG?
CÁC ĐỒNG NGHIỆP CỦA TÔI CÓ QUYẾT 
LÀM VIỆC THẬT CHẤT LƯỢNG KHÔNG?
 TÔI CÓ BẠN THÂN NHẤT 
TRONG CÔNG VIỆC KHÔNG?
TRONG 6 THÁNG VỪA RỒI, CÓ NHÂN VẬT CÓ 
 TRÁCH NHIỆM NÀO NÓI VỚI TÔI VỀ 
 SỰ TIẾN BỘ CỦA TÔI KHÔNG?
TRONG NĂM QUA, TRONG CÔNG VIỆC, 
 TÔI CÓ CƠ HỘI ĐƯỢC HỌC HỎI VÀ 
 PHÁT TRIỂN KHÔNG?
TỔNG KẾT 12 NHÂN TỐ QUẢN LÝ HIỆU QUẢ
• Thấu hiểu sự mong đợi.
• Nguyên liệu và trang thiết bị.
• Cơ hội được thể hiện.
• Ghi nhận và khen thưởng.
• Quan tâm đến cá nhân người lao động.
• Khuyến khích tiến bộ.
TỔNG KẾT 12 NHÂN TỐ QUẢN LÝ HIỆU QUẢ
• Quan điểm của tôi được tôn trọng.
• Mối liên hệ với nhiệm vụ của công ty.
• Đồng nghiệp tận tâm với chất lượng công việc.
• Bạn bè ở nơi làm việc.
• Ghi nhận sự tiến bộ của nhân viên.
• Cơ hội học tập và phát triển.
CHÚC CÁC ANH/CHỊ THÀNH CÔNG
TRONG LẬP KẾ HOẠCH VÀ ĐIỀU PHỐI CÔNG VIỆC!