Bài giảng Kỹ năng giao tiếp - Chương 4: Chuẩn bị thuyết trình

/3 tờ A4 R T 
 O L 
 I 
 N 
 E 
Chuẩn bị thuyết trình Tập luyện 
● Xác định tình huống ● Tập một mình 
● Phân tích thính giả và diễn giả ● Tập trước nhóm nhỏ 
● Xác định mục tiêu ● Mô phỏng 
● Thu thập thông tin 
● Tập luyện 
 5 
Người thuyết trình Kỹ năng thuyết 
● Người viết kịch bản trình 
● Đạo diễn CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH 
● Diễn viên 
● Huấn luyện viên 
 32 
 Cấu trúc bài thuyết trình 
 ● Dàn bài cơ bản 
 ● Cách thể hiện các phần chính 
 CHỈ CÓ THIẾT KẾ MỚI MANG 
 LẠI MỘT CÔNG TRÌNH ĐẸP, ÍT 
 TỐN KÉM. 
Cấu trúc bài thuyết trình Bài thuyết trình 
 Më ®Çu 
 Th©n bµi 
 KÕt luËn 
 6 
Cấu trúc bài thuyết trình Mở đầu 
● Dàn bài cơ bản ● Thu hút sự chú ý của thính giả 
● Cách thể hiện các phần chính ● Giới thiệu khái quát mục tiêu 
 ● Giới thiệu lịch trình làm việc 
 ● Chỉ ra các lợi ích bài thuyết trình 
Các cách tạo sự chú ý 
● Ví dụ, minh họa, mẩu chuyện 
● Các câu/ tình huống gây sốc 
● Số thống kê, câu hỏi, trích dẫn 
● Cảm tưởng của bản thân 
● Hài hước hoặc liên tưởng 
● Kết hợp nhiều cách KHÔNG CÓ CƠ HỘI THỨ HAI 
 ĐỂ GÂY 
 ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU 
 Thân bài 
 ● Lựa chọn nội dung quan trọng 
 ● Chia thành các phần dễ tiếp thu 
 ● Sắp xếp theo thứ tự lôgíc 
 ● Lựa chọn thời gian cho từng nội dung 
 CHƯA NGHE THÌ ĐỪNG NÓI! 
 7 
 GIỚI HẠN 
 CÁC ĐIỂM CHÍNH 
 44 
 Kết luận 
 ● Thông báo trước khi kết thúc 
 S.O.S.SIGNIFICANCE OF ● Tóm tắt điểm chính 
 SIMPLICITIES ● Thách thức và kêu gọi 
 K.I.S.S. KEEP IT SHORT & 
 SIMPLE 
 BIẾT NHIỀU KHÔNG BẰNG 
 BIẾT ĐIỀU 
Điều cuối cùng Sự chú ý của người 
 nghe 
 (§é chó ý) 
sẽ sống cùng Cao 
 ThÊp 
 §Çu buæi Cuèi buæi 
 (thêi gian) 
 47 48 
 8 
Hiệu ứng biên 
 A.B.C. 
 ALWAYS BE CLOSING 
 LUÔN LUÔN CÓ KẾT LUẬN 
Cấu trúc bài thuyết trình Quy tắc 3T 
● Dàn bài cơ bản ● Trình bày khái quát những gì sẽ trình bày 
● Cách thể hiện các phần chính ● Trình bày những gì cần trình bày 
 ● Trình bày tóm tắt những gì đã trình bày 
 Kỹ năng thuyết 
 trình 
 GIAO TIẾP PHI NGÔN TỪ 
 HỌC ĂN, HỌC NÓI, 
 HỌC GÓI, HỌC MỞ. 
 9 
 Thuyết trình thành công 
 Vấn đề: 
 Người nghe Thay đổi 
 Không phải nói cái gì, thay đổi 
 Cảm nhận 
 mà người nghe 
 Như thế nào 
cảm nhận như thế nào. Người nói 
 Cái gì thể hiện 
 Giao tiếp phi ngôn từ Giao tiếp phi ngôn từ 
 ● Khái niệm & đặc điểm ● Khái niệm & đặc điểm 
 ● Kỹ năng phi ngôn từ ● Kỹ năng phi ngôn từ 
 Khái niệm phi ngôn từ Sức mạnh thông điệp 
 Hữu thanh Vô thanh ● Ngôn từ hay phi ngôn từ? 
 ● Ngôn từ ? 
 Giọng nói (chất Điệu bộ, dáng vẻ, ● Giọng nói ? 
 Phi giọng, âm lượng, trang phục, nét 
 ● Hình ảnh ? 
ngôn từ độ cao), tiếng mặt, ánh mắt, di 
 thở dài, kêu la chuyển, mùi 
Ngôn từ Từ nói Từ viết 
 10 
 Sức mạnh thông điệp Hiệu quả thuyết trình 
 H×nh ¶nh Phi ngôn 
 55% từ
 93%
Giäng nãi Ngôn từ
 Ng«n tõ
 38% 7%
 7%
 61 62 
 Đặc tính 
 SI ● Luôn tồn tại 
 Trí tuệ Xã hội ● Có giá trị thông tin cao 
 (Social Intelligence) ● Mang tính quan hệ 
 ● Khó hiểu 
 EI ● Chịu ảnh hưởng của văn hoá 
 IQ Trí tuệ xúc cảm 
Chỉ số thông minh (Emotional Intelligence) 
(Intelligence Quotient) 
 63 63 
 Sự khác biệt Chức năng 
 ● Nhắc lại 
 Ngôn từ Phi ngôn từ 
 ● Thay thế 
 Đơn kênh Đa kênh ● Bổ trợ 
 ● Nhấn mạnh 
 Không liên tục Liên tục ● Điều tiết 
 Kiểm soát được Khó kiểm soát 
 Rõ ràng Khó hiểu 
 66 
 11 
Giao tiếp phi ngôn từ Các loại phi ngôn từ 
● Khái niệm & đặc điểm ● Giọng nói ● Tay 
● Kỹ năng phi ngôn từ ● Dáng điệu, cử chỉ ● Động chạm 
 ● Trang phục ● Chuyển động 
 ● Mặt ● Mùi 
 ● Mắt ● Khoảng cách 
Giọng nói Giọng nói 
● Giới tính, tuổi tác, quê quán ● Âm lượng 
● Trình độ học vấn ● Phát âm 
● Tâm trạng, quan hệ với thính giả ● Độ cao 
 ● Chất lượng 
Giọng nói 
 Không nghĩ... 
● Tốc độ 
● Điểm dừng 
● Nhấn mạnh bằng miệng 
● Phân nhịp 
 12 
Dáng điệu và cử chỉ 
● Biểu tượng 
● Minh hoạ 
● Điều tiết 
● Là con dao hai lưỡi 
 74 
 Năng động 
Nhất dáng, nhì da, 
 & 
thứ ba nét mặt 
 Nhiệt tình 
Trang phục Ăn cho mình mặc 
● Địa vị xã hội, khả năng kinh tế cho người 
● Trình độ học vấn 
● Chuẩn mực đạo đức 
 13 
 Mặc sang hơn 
 thính giả một bậc 
 Một nụ cười bằng 
 Mặt 
 mười thang thuốc 
 ● Thể hiện cảm xúc (250. 000) 
 ● Tươi cười bổ 
 Cuộc đời không 
 10 đặc tính của niềm vui 
 nghiêm túc như 
 ● Hài hước làm giảm căng thẳng 
 chúng ta nghĩ, ● Niềm vui cải thiện giao tiếp 
 ● Niềm vui làm mâu thuẫn dễ được giải 
 quyết 
 hãy vui đùa một ● Nụ cười giúp chúng ta lạc quan 
 ● Cười mình là hình thức hài hước cao nhất 
cách nghiêm túc. 
 14 
10 đặc tính của niềm vui Cơ sở của niềm vui 
● Nụ cười có sức mạnh điều trị tự nhiên ● Cười với thính giả nhưng không cười họ 
● Nụ cười làm giảm gánh nặng ● Hãy thư giãn chứ đừng tỏ ra nghiêm nghị 
● Niềm vui đoàn kết mọi người ● Cười to tiếng 
● Niềm vui phá vỡ sự nhàm chán và mệt ● Suy nghĩ với tinh thần hài hước 
 mỏi ● Có thái độ vui đùa 
● Niềm vui tạo ra năng lượng 
Cơ sở của niềm vui Nhìn mặt mà 
● Hoạch định để có một thời gian vui vẻ bắt hình dong 
● Hãy hồn nhiên 
● Hãy giúp người khác nhìn thấy mặt tích 
 cực 
● Biết ngạc nhiên 
 88 
Mắt biểu lộ 
● Yêu thương ● Ưu tư 
● Tức giận ● Bối rối 
● Nghi ngờ ● Hạnh phúc 
● Ngạc nhiên ● Lẳng lơ 
 90 
 15 
Trời sinh con mắt Mắt 
là gương ● Nhìn = nhìn thấy? 
 ● Điều tiết 
Người ghét ngó ● Gây ảnh hưởng 
ít, 
kẻ thương ngó 
nhiều 
 Các kỹ xảo mắt 
 ● Nhìn cá nhân, nhóm 
 ● Dừng mỗi ý 
 ● Nhìn vào trán 
 ● Nhìn theo hình chữ M và W 
 93 
 W Mắt là 
 cửa sổ tâm hồn 
 96 
 16 
Thu nhận thông tin Tay 
 Nh×n
 75% ● Mắt phản xạ với tứ chi 
 ● Trong khoảng cằm đến thắt lưng 
 ● Trong ra, dưới lên 
 ● Đổi tay tạo sự khác biệt 
 NÕm
 3%
 Ngöi Ch¹m Nghe
 12%
 4% 6% 97 
 Tay: những lưu ý 
Bắt tay 
 ● Không khoanh tay 
 ● Không cho tay vào túi quần 
 ● Không trỏ tay 
 ● Không cầm bút, hay que chỉ 
Động chạm 
● Tăng bộc bạch 
● Tăng chấp thuận 
● Các kiểu: 
 ● Xã giao 
 ● Tình bạn 
 ● Tình yêu 
 102 
 17 
 Di chuyển Mùi 
 ● Lên & xuống ● Đối với nam 
 ● Tốc độ ● Đối với nữ 
 ● Không đơn điệu 
 ● 7 bước kỳ diệu 
 Khoảng cách Giao tiếp phi ngôn từ 
 ● Thân thiện < 1m ● Khái niệm & đặc điểm 
 ● Riêng tư < 1.5m ● Kỹ năng phi ngôn từ 
 ● Xã giao < 4m 
 ● Công cộng > 4m 
 Sức mạnh của thông Kỹ năng thuyết 
 điệp 
 H×nh ¶nh trình 
 55%
 CÔNG CỤ TRỰC QUAN 
Giäng nãi
 38% Ng«n tõ
 7%
 107 
 18 
Nói có sách, Công cụ hỗ trợ 
mách có chứng. ● Chức năng 
 ● Các loại phương tiện hỗ trợ 
 10
 9 
Công cụ hỗ trợ Chức năng 
● Chức năng ● Làm rõ 
● Các loại phương tiện hỗ trợ ● Tăng hấp dẫn 
 ● Tăng ấn tượng 
 ● Chứng minh 
Khả năng lưu thông tin Dụng cụ và phương tiện 
 90% 85% ● Dụng cụ: 
 80% 70% 72% ● Đồ vật, khuôn mẫu 
 70% 65%
 60% ● Đồ thị, ảnh, sơ đồ 
 50% ● Phương tiện: 
 40%
 30% 20% ● Bảng viết, bảng kẹp giấy, bảng dán 
 20% 10% ● Máy chiếu LCD, OHP 
 10%
 0%
 Nghe Nh×n Nghe & nh×n
 Sau 3 giê Sau 3 ngµy
 113 
 19 
Công cụ hỗ trợ Phương tiện hỗ trợ 
● Chức năng ● Trang chiếu 
● Các loại phương tiện hỗ trợ ● Đèn chiếu LCD 
 ● Đèn chiếu OHP 
 ● Bảng trắng 
 ● Giấy A0 
 Hướng dẫn làm trang 
Trang chiếu 
 chiếu 
● Trang chiếu được chuẩn bị trước ● Trang chiếu phải có tiêu đề 
● Hai loại: ● Một trang chiếu không quá một chủ đề 
 ● Trang chiếu dùng cho đèn chiếu OHP ● Số nội dung không quá 6 
 ● Trang chiếu trên máy tính chiếu qua LCD ● Một nội dung không quá 2 dòng 
 ● Ngôn từ nhất quán 
Hướng dẫn làm trang 
 Phông chữ: Arial; cỡ 44 
chiếu 
● Dùng gam màu và hình ảnh thích hợp ● Phông chữ: Arial; cỡ 32 
● Thiết kế trang chiếu cân đối ● Phông chữ: Arial; cỡ 30 
● Viết chữ cỡ tối thiểu 5mm ● Phông chữ: Arial; cỡ 28 
● Có thể copy để làm trang chiếu Khoảng 
● Có thể làm khung để trang chiếu không cách phù 
 cong hợp 
 20 
Tóm tắt những cải tiến C-130J 
của C-130J 
 ● Nhanh hơn 
 ● Xa hơn 
C-130J Cất Cánh Nhanh 
Hơn ● Cao hơn 
C-130J Bay Cao hơn và 
Xa hơn so với cùng loại ● Dễ mua hơn 
C-130J bay với Tốc độ 
cao hơn trong Khoảng 
thời gian dài hơn và Chở 
được nhiều hơn 
C-130J không Đắt đối với 
mọi người 
 Phương tiện của thế kỷ 21 
 Hướng dẫn sử dụng 
Đèn chiếu LCD 
 LCD 
● Dùng để chiếu trang chiếu đã chuẩn bị ● Nối vào máy tính trước khi khởi động máy tính 
 sẵn ● Kiểm tra dây dẫn và độ nét, hình ảnh trước 
● Công cụ chiếu được mọi thứ có trên máy ● Nên đứng phía trước hoặc bên cạnh máy chiếu 
 tính ● Bấm chuột hoặc phím bất kỳ để chuyển trang 
● Kết hợp được với âm thanh ● Dùng điều khiển từ xa -> di chuyển linh động 
● Kết hợp với công cụ khác: camera, ● Tắt nguồn sau khi quạt tắt 
 video... 
Đèn chiếu LCD Đèn chiếu OHP 
● Thuận lợi: ● Bất lợi: ● Dùng để chiếu trang chiếu đã chuẩn bị 
 ● Đối diện với thính giả ● Giá rất cao sẵn 
 ● Chuẩn bị trước-> dễ ● Chỉ dùng khi có điện ● Dùng phát triển bài trình bày 
 đọc ● Chuẩn bị kỹ 
 ● Thông tin lược lưu ● Có kỹ năng máy tính ● Dùng để viết những ghi chú 
 ● Tắt/ che để tập trung ● Dễ bị lạm dụng 
 ● Kết hợp các công cụ 
 ● Hình ảnh sinh động 
 21 
Hướng dẫn sử dụng Hướng dẫn sử dụng 
OHP OHP 
● Xếp trang chiếu theo thứ tự từ trên xuống ● Đặt trang chiếu theo chiều mình đọc được 
● Có thể kẹp lại với nhau theo chủ đề ● Nhấn mạnh bằng cách đặt bút chỉ vào đó 
● Kiểm tra dây dẫn và độ nét, hình ảnh ● Có thể che những phần chưa muốn chiếu 
 trước 
● Đứng bên cạnh đèn chiếu (ngược tay 
 thuận) 
Đèn chiếu OHP Bảng trắng phù hợp với 
● Thuận lợi: ● Bất lợi: ● Trình bày từng bước 
 ● Dễ chuyển, sử dụng ● Giá cao ● Trao đổi với thành viên 
 ● Đối diện với thính giả ● Chỉ dùng khi có điện 
 ● Chuẩn bị trước-> dễ ● Mất thời gian chuẩn bị ● Ghi chú ngắn gọn 
 đọc ● Bỏ cả trang khi sửa ● Tên, chủ đề, tiếng nước ngoài, kết quả... 
 ● Thông tin lược lưu ● Phác hoạ để minh hoạ 
 ● Tắt để tập trung 
Bảng trắng không phù 
 Hướng dẫn sử dụng 
hợp với 
● Bài trình bày dài cần: ● Cấu trúc: 
 ● Nhiều không gian ● Đầy đủ 
 ● Nhiều thời gian ● Rõ ràng 
● Bài trình bày quá nhỏ khó nhận biết ● Súc tích, nhất quán 
 ● Sử dụng bút màu khác nhau 
 22 
Hướng dẫn sử dụng Lưu ý 
● Nhấn mạnh: ● Viết lên chỗ khô 
 ● Màu sắc ● Loại bút viết và lau bảng 
 ● Nét đậm/ thanh ● Góc nhìn tới bảng 
 ● Cỡ chữ ● Khoảng cách của bảng 
 ● Chữ hoa/ chữ thường 
 ● Vị trí đứng 
 ● Gạch dưới 
 ● Cách cầm bút 
 ● Tập trước 
Bảng trắng Giấy A0 phù hợp với 
● Thuận lợi: ● Bất lợi: ● Bài trình bày chuẩn bị sẵn 
 ● Giá thấp, thông dụng ● Mực gây bẩn thỉu ● Minh hoạ bằng hình ảnh 
 ● Dễ chuyển, sử dụng ● Thời gian lau bảng lâu 
 ● Nhiều khoảng trống ● Khi viết quay lưng lại ● Phát triển bài trình bày 
 ● Dễ sửa chữa lỗi ● Không lưu lại được ● Ghi chú ngắn gọn 
Hướng dẫn sử dụng Chuẩn bị trình bày bằng 
giấy A0 giấy A0 
● Hình ảnh minh hoạ phải đơn giản ● Thính giả có thể nhìn thấy rõ: 
● Mỗi bản chỉ chứa một chủ đề/ minh hoạ ● Mô hình “cửa sổ” 
● Số màu sắc dùng vừa phải ● Che từng phần 
● Tiêu đề cho mỗi bản ● Có thể vẽ hình bằng cách chiếu hình và tô 
 23 
Giấy A0 Giấy A0 
● Thuận lợi: ● Bất lợi: ● Thuận lợi: ● Bất lợi: 
 ● Giá rẻ, thông dụng ● Khổ giấy hạn chế ● Dùng được nhiều lần ● Thời tiết ẩm 
 ● Dễ chuyển, sử dụng ● Khó sửa chữa ● Treo quanh phòng ● Copy bằng máy ảnh 
 ● Màu sắc đa dạng ● Khi viết quay lưng lại ● Dễ chuẩn bị ● Copy bằng máy cỡ lớn 
 ● Thông tin được lưu ● Bút viết khô ngay đắt 
 Trăm nghe 
Công cụ hỗ trợ 
 không bằng 
● Chức năng 
● Các loại phương tiện hỗ trợ một thấy 
 Kỹ năng thuyết Tai nghe, 
 trình mắt thấy. 
 TRANG CHIẾU 
 14
 4 
 24 
Kỹ năng làm trang chiếu Kỹ năng làm trang chiếu 
● Nguyên tắc làm trang chiếu ● Nguyên tắc làm trang chiếu 
● Kỹ năng làm trang chiếu ● Kỹ năng làm trang chiếu 
Thu nhận thông tin Hiệu quả của sử dụng hình ảnh 
 Nh×n 350
 75%
 300
 250
 200 200
 150
 38 32
 100
 50 100 100 100
 0
 NÕm
 Kh¶ n¨ng tiÕp thu Kh¶ n¨ng ghi nhí HiÓu nh÷ng V§ khã
 3%
 Ngöi Ch¹m Nghe HiÖu qu¶ t¨ng thªm do sö dông h×nh ¶nh minh ho¹
 4% 12% HiÖu qu¶ khi kh«ng sö dông h×nh ¶nh minh ho¹
 6% 147 148 
 Khả năng lưu thông tin Khả năng lưu thông tin 
 90% 85%
 80% 70% 72%
 70% 65%
 60%
 50%
 40%
 30% 20%
 20% 10%
 10%
 0%
 Nghe Nh×n Nghe & nh×n
 Sau 3 giê Sau 3 ngµy
 25 
Chức năng Kỹ năng làm trang chiếu 
● Làm rõ ● Nguyên tắc làm trang chiếu 
● Tăng hấp dẫn ● Kỹ năng làm trang chiếu 
● Tăng ấn tượng 
● Chứng minh 
 Hướng dẫn làm trang 
Trang chiếu 
 chiếu 
● Trang chiếu được chuẩn bị trước ● Trang chiếu phải có tiêu đề 
 ● Trang chiếu dùng cho đèn chiếu OHP ● Một trang chiếu không quá một chủ đề 
 ● Trang chiếu trên máy tính chiếu qua LCD ● Số nội dung không quá 6 
 ● Một nội dung không quá 2 dòng 
 ● Ngôn từ nhất quán 
Hướng dẫn làm trang 
 Chú ý với OHP 
chiếu 
● Dùng gam màu và hình ảnh thích hợp ● Làm khung để trang chiếu không bị cong 
● Thiết kế trang chiếu cân đối ● Copy để làm trang chiếu cho OHP 
● Viết chữ cỡ tối thiểu 5mm 
 26 
Kiểu chữ: Arial; cỡ 44 Làm mẫu trang chiếu 
● Kiểu chữ: Arial; cỡ 32 
 ● Kiểu chữ: Arial; cỡ 30 
 ● Kiểu chữ: Arial; cỡ 28 
 Kho¶ng 
 c¸ch phï 
 hîp 
 158 
Làm mẫu trang chiếu Tiêu đề lớn: 
 •Chọn kiểu chữ 
 •Chọn cỡ chữ 
 Tiêu đề: 
 •Chọn kiểu chữ 
 •Chọn cỡ chữ 
 Tiêu đề nhỏ: 
 Nội dung: •Chọn kiểu chữ 
 •Chọn kiểu chữ •Chọn cỡ chữ 
 Chèn •Chọn cỡ chữ 
Chèn thanh •Các cấp khác nhau 
lôgô ngăn cách 
 tiêu đề 
Các tính năng khác Đèn chiếu LCD 
● Liên kết ● Dùng để chiếu trang chiếu đã chuẩn bị 
● Hiệu ứng sẵn 
 ● Chiếu được mọi thứ có trên máy tính 
 ● Kết hợp được với âm thanh 
 ● Kết hợp được với công cụ khác: camera... 
 27 
Hướng dẫn sử dụng 
 Đèn chiếu LCD 
LCD 
● Nối vào máy tính trước khi khởi động máy ● Thuận lợi: ● Bất lợi: 
● Kiểm tra dây dẫn và độ nét, hình ảnh ● Đối diện với thính giả ● Giá rất cao 
 trước ● Chuẩn bị trước-> dễ ● Chỉ dùng khi có điện 
 đọc ● Chuẩn bị kỹ 
● Đứng phía sau hoặc bên cạnh máy chiếu ● Thông tin lược lưu ● Có kỹ năng máy tính 
● Bấm chuột hoặc phím bất kỳ để chuyển ● Tắt/ che để tập trung ● Dễ bị lạm dụng 
 trang ● Kết hợp các công cụ 
 ● Hình ảnh sinh động 
● Dùng điều khiển từ xa -> di chuyển linh 
 động 
● Tắt nguồn sau khi quạt tắt 
 Hướng dẫn sử dụng 
Đèn chiếu OHP 
 OHP 
● Dùng để chiếu trang chiếu đã chuẩn bị ● Xếp trang chiếu theo thứ tự từ trên xuống 
 sẵn ● Có thể kẹp lại với nhau theo chủ đề 
● Dùng phát triển bài trình bày ● Kiểm tra dây dẫn và độ nét, hình ảnh 
● Dùng để viết những ghi chú trước 
 ● Đứng bên cạnh đèn chiếu (ngược tay 
 thuận) 
Hướng dẫn sử dụng 
 Đèn chiếu OHP 
OHP 
● Đặt trang chiếu theo chiều mình đọc được ● Thuận lợi: ● Bất lợi: 
● Nhấn mạnh bằng cách đặt bút chỉ ● Dễ chuyển, sử dụng ● Giá cao 
 ● Đối diện với thính giả ● Chỉ dùng khi có điện 
● Che những phần chưa muốn chiếu ● Chuẩn bị trước-> dễ ● Mất thời gian chuẩn bị 
 đọc ● Bỏ cả trang khi sửa 
 ● Thông tin lược lưu 
 ● Tắt để tập trung 
 28 
Kỹ năng làm trang chiếu Trăm nghe không 
● Nguyên tắc làm trang chiếu bằng một thấy 
● Kỹ năng làm trang chiếu 
 29