Bài giảng Kiểm toán hoạt động - Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

1 
Chương 3: 
DVH 
Nội dung 
Khái quát 1 
Nội dung xử lý phát hiện 2 
Quy trình xử lý phát hiện 3 
DVH 
Khái quát 
 Khái niệm 
 Là những vấn đề cần phải sửa chữa, điều chỉnh mà kiểm toán viên tìm 
thấy trong quá trình thực hiện kiểm toán. 
 Ý nghĩa 
 Là nội dung cơ bản của báo cáo kiểm toán. 
 Quyết định sự thành công của cuộc kiểm toán 
Audit findings are determinations about performance (favorable or 
unfavorable) that fulfill the audit's objectives and meet the 
standards of evidence. Findings are the substance of an audit’s 
results and, as such, are the basis for conclusions and 
recommendations where warranted. 
2 
DVH 
Khái quát 
Thực trạng 
(Condition) 
Tiêu chuẩn 
(Criteria) 
Kiến nghị 
(Recommendations) 
Nguyên nhân 
(Cause) 
Tác động/Hậu quả 
(Effect) 
DVH 
Khái quát 
 Yêu cầu: 
 Tính xây dựng. 
 Trao đổi ngay trong quá trình kiểm toán 
 Cần có bằng chứng vững chắc 
 Phát triển các nội dung một cách logic 
DVH 
Thực trạng 
 Thực trạng là những vấn đề kiểm toán viên phát hiện được trong thực 
tế và cho rằng cần phải sửa chữa, hay điều chỉnh. Thí dụ: 
 Tình trạng thực tế của một hoạt động. 
 Tình trạng thực tế của một tài sản. 
 Một thủ tục được thực hiện trong thực tế,. 
 Một thủ tục không được thực hiện trong thực tế. 
 Tình trạng của số liệu ghi chép hay báo cáo 
Condition: A situation that exists, or an actual situation compared to 
criteria – the extent to which the criteria are achieved. 
3 
DVH 
Tiêu chuẩn 
 Tiêu chuẩn là những điều lẽ ra phải được thực hiện. 
 Tiêu chuẩn được đưa ra dựa trên các cơ sở sau: 
 Các yêu cầu bằng văn bản, cụ thể là các quy định của 
pháp luật, của đơn vị hay các chỉ thị, hướng dẫn đã 
được ban hành. 
 Các mục tiêu đã đề ra của tổ chức hay bộ phận. 
 Ý kiến của chuyên gia. 
 KTV tự xác định 
Criteria: What is required, or possible; the standard for assessing 
the adequacy of actual performance, prescribed procedures, or 
actual practices. 
DVH 
Các phương pháp tự xác định 
Phân tích so sánh 
 So sánh kết quả kỳ này với kỳ trước. 
 So sánh kết quả của đơn vị với các đơn vị khác trong 
cùng ngành. 
 So sánh kết quả với các tiêu chuẩn ngành 
Phân tích hợp lý 
 Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của kiểm toán viên 
 Sử dụng các tiêu chuẩn chung của xã hội 
 Sử dụng các khảo sát hay điều tra cơ bản 
DVH 
Các nguồn của tiêu chuẩn 
 Các luật lệ và quy định 
 Đơn vị được kiểm toán 
 Các tổ chức bên ngoài 
 Các chuẩn mực về kỹ thuật 
 Các thông lệ và định chuẩn được chấp nhận 
 Các khách hàng 
4 
DVH 
Bài tập 1 
 Đưa ra cách xác định tiêu chuẩn trong trường hợp 
các thực trạng được ghi nhận như sau: 
 Sản phẩm sản xuất xong được giao cho thủ kho vào 
cuối ca sản xuất. Phiếu nhập được lập vào ngày hôm 
sau. 
 Số ngày thu tiền bình quân là 44,5 ngày. 
 Thời gian xử lý một hồ sơ hoàn thuế bình quân là 28 
ngày. 
 Chỉ có 30% dân số được thụ hưởng chính sách bảo 
hiểm y tế. 
 Thời gian lưu kho bình quân của sản phẩm máy tính 
xách tay là 208 ngày. 
 Kho sản phẩm A có hai chìa khóa. Thủ kho giữ một 
chìa khóa và bảo vệ giữ một chìa khóa. 
DVH 
Bài tập thảo luận 
Giả sử bạn là KTV nhà nước đang tiến hành kiểm 
toán dự án cung cấp nguồn nước sạch cho các 
tỉnh đồng bằng sông Cửu Long. Bạn chỉ chú trọng 
đến tính hiệu quả và hữu hiệu của dự án. 
Hãy xây dựng tiêu chuẩn đánh giá cho 2 phương 
diện trên. Đồng thời cho biết nguồn để xây dựng 
các tiêu chuẩn này. 
DVH 
Hậu quả/Tác động 
 Là cơ sở để thuyết phục nhà quản lý thực hiện các hành động cần 
thiết để cải thiện tình hình. 
 Việc phân tích hậu quả đòi hỏi kiểm toán viên phải nhận dạng các hậu 
quả và đánh giá mức độ ảnh hưởng của nó. 
Effect: The actual or potential consequences of the condition that 
varies (either positively or negatively) from the criteria used in the 
audit. 
Effect = Concequences 
5 
DVH 
Nhận dạng hậu quả 
Hoạt động 
Tài chính 
Tuân thủ 
Thực trạng 
không đáp 
ứng tiêu 
chuẩn 
DVH 
Đánh giá mức độ ảnh hưởng 
 Cần đưa ra các thông tin định lượng trong mức tốt nhất có thể với các 
thước đo giá trị, thời gian, số lượng nghiệp vụ 
 Có thể phải thực hiện một số thủ tục để kiểm tra và thu thập thông tin 
cho việc định lượng các tác động của một thực trạng. 
 Có thể phải sử dụng các kỹ thuật ước tính để mô tả được mức độ 
quan trọng của vấn đề. 
Ảnh hưởng/ Tác động có thể diễn đạt dưới dạng tiêu cực hay tích 
cực. 
DVH 
Agency Z wasted US $175,000 by not 
taking advantage of discount air fares. 
Agency Z can realize air travel savings 
by taking advantage of discount air 
fares. It could have saved US $175,000. 
6 
DVH 
Bài tập 1 (tt) 
 Với các thực trạng và tiêu chuẩn đã xác định được, hãy đưa ra các 
hậu quả/tác động có thể có và cách thức định lượng chúng 
DVH 
Nguyên nhân 
 Xác định đúng nguyên nhân của thực trạng là cơ sở quan trọng để 
đưa ra các kiến nghị phù hợp để có thể cải thiện thực trạng. 
 Nguyên nhân thường được xác định dựa trên các cơ sở sau: 
 Các kết quả kiểm tra trong quá trình thực hiện kiểm 
toán 
 Trao đổi với người quản lý 
 Thái độ xây dựng 
 Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện 
Cause: Reason or explanation for the condition, be it good or poor. 
DVH 
Kết quả kiểm tra 
Tôi đã đoán được 
nguyên nhân từ đầu 
nên đã chủ động thu 
thập bằng chứng trong 
quá trình kiểm toán 
7 
DVH 
Trao đổi với người quản lý 
Tôi nghĩ rằng anh đã biết về vấn đề này nhưng 
chắc có lý do gì khiến anh không sửa chữa được? 
DVH 
Thái độ xây dựng 
Tôi không nghĩ 
rằng bạn có lỗi 
trong trường hợp 
này. Vấn đề là tìm 
kiếm nguyên nhân 
và thay đổi để mọi 
việc tốt hơn 
DVH 
Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện 
Bạn ho là do bạn bị viêm 
họng. Vấn đề là chữa viêm 
họng chứ không đơn giản là 
uống thuốc ho 
8 
DVH 
Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện 
Hàng tồn 
Kho chậm 
lưu chuyển 
Mẫu mã 
chậm 
thay đổi 
Thông tin 
Không đủ 
ra quyết định 
Nhân viên thiết kế 
không đủ năng lực 
Phần cứng không 
đáp ứng nhu cầu của 
cơ sở dữ liệu 
DVH 
Các nguyên nhân thường gặp 
 Quan điểm bảo thủ không muốn thay đổi. 
 Sai lầm trong chính sách về nguồn nhân lực, 
 Cơ cấu tổ chức không phù hợp hoặc không còn thích hợp. 
 Phân quyền quá rộng hoặc ngược lại, tập trung quyền lực vào một 
số ít người. 
DVH 
Các nguyên nhân thường gặp 
 Hệ thống hoặc quy trình hoạch định yếu kém hoặc không đầy đủ. 
 Thiếu nguồn lực, thí dụ như nhân sự, trang thiết bị, vật tư 
 Các quy trình, thủ tục thiếu chặt chẽ, kém hiệu quả, lỗi thời. 
 Hệ thống thông tin yếu kém về phần cứng hoặc chương trình 
 Thiếu giám sát đầy đủ và hữu hiệu các hoạt động. 
9 
DVH 
Kiến nghị 
 Thành công của một cuộc kiểm toán chính là các kiến nghị có dẫn 
đến người quản lý đối tượng kiểm toán sẽ có các hành động điều 
chỉnh, sửa chữa để cải thiện được thực trạng hay không. 
 Các kiến nghị cần bảo đảm tính logic và hiện thực 
Recommendations are effective when they are addressed to 
parties that have the authority to act, are directed at resolving the 
cause of identified problems, and when the recommended actions 
are specific, practical, cost effective, and mesurable. 
DVH 
Tính logic 
 Kiến nghị phải phù hợp về logic với các nội dung về thực trạng, tiêu 
chuẩn và nguyên nhân. Các câu hỏi đặt ra là: 
 Liệu các kiến nghị có nhằm vào giải quyết các nguyên nhân của thực 
trạng hay là chỉ giải quyết các triệu chứng? 
 Liệu các kiến nghị có giải quyết căn cơ vấn đề hay chỉ là giải pháp tạm 
thời đối với thực trạng được nêu? 
DVH 
Tính hiện thực 
Tính hiện thực là khả năng thực hiện kiến nghị 
trong thực tế. Điều này cần được phân tích dưới 
các góc độ: 
 Đơn vị có những điều kiện cần thiết về con người, 
phương tiện hay nguồn kinh phí để thực hiện kiến nghị 
hay không? 
 Các kiến nghị có bảo đảm mối quan hệ lợi ích – chi phí 
hay không? 
 Các kiến nghị mặc dù sẽ giúp cải thiện thực trạng đang 
được xem xét nhưng liệu chúng có thể tác động tiêu 
cực đến các hoạt động khác hay không? 
10 
DVH 
Quy trình thực hiện – Ví dụ 
 Kiểm toán viên Hùng đang xem xét tình hình tồn kho phụ tùng thay 
thế tại Nhà máy X trực thuộc Công ty Y. Lý do khiến Hùng được giao 
nhiệm vụ này là do chi phí mua hàng của phòng Cơ điện tăng nhanh 
trong thời gian gần đây, trong khi máy móc thiết bị vẫn thường xuyên 
ngưng hoạt động để sửa chữa. Mục tiêu của cuộc kiểm toán là tìm 
kiếm khả năng tiết kiệm chi phí, đồng thời giảm tình trạng ngưng máy 
để sửa chữa. 
 Trong quá trình kiểm toán, Hùng chú ý đến việc quản lý công tác mua 
vật tư, phụ tùng thay thế tại Nhà máy. 
DVH 
Bước 1 
 Soát xét và phân tích 
các chính sách, quy 
trình và thực tế nhằm 
xác định liệu chúng có 
thích hợp và nhất quán 
với mục tiêu hay 
không. 
 Hùng tìm hiểu theo quy 
định của Nhà máy, ai là 
người quyết định xét duyệt 
việc mua hàng. 
 Kết quả cho thấy, Trưởng 
phòng Cơ điện là người 
ký Phiếu đề nghị và 
Trưởng phòng Cung ứng 
là người ký Đơn đặt hàng. 
DVH 
Bước 2 
 Tích lũy bằng chứng và 
kiểm tra tính xác thực 
thông qua phân tích 
nghiệp vụ, khẳng định 
kết quả thông qua việc 
lấy mẫu thống kê, phân 
tích quá trình ra quyết 
định, khảo sát bằng 
bảng câu hỏi 
 Hùng thu thập các bằng chứng 
về việc xét duyệr các nghiệp 
vụ. Hùng chọn mẫu và xem xét 
toàn bộ quá trình. 
 Kết quả, hầu hết đều tuân thủ 
các quy định xét duyệt và 
không có trường hợp nào mua 
hàng vượt thẩm quyền. Như 
vậy, vấn đề không nằm ở việc 
mua hàng vượt thẩm quyền. 
11 
DVH 
Bước 3 
 So sánh giữa các 
nghiệp vụ với các thủ 
tục kiểm soát đã được 
quy định, qua đó xác 
định liệu chúng có 
được thực hiện đúng 
đắn hay không và kết 
quả có đúng như mong 
đợi hay không. 
 Hùng chuyển sang quan tâm các 
mục tiêu và chính sách về mua 
vật tư, phụ tùng. 
 Kết quả cho thấy, theo quy định, 
vật tư, phụ tùng được dự trữ 
không quá 30 ngày. Các quy 
định này được tuân thủ khá tốt 
trong nhiều năm qua do máy 
móc thiết bị của Công ty đều là 
các sản phẩm của các hãng 
danh tiếng và có hướng dẫn kỹ 
thuật đầy đủ, quy trình bảo trì 
được thực hiện theo kế hoạch 
hàng quý. 
 Hùng cho rằng trong bối cảnh 
đó, có thể vấn đề nằm ở quy 
trình thực tế hơn là nằm ở chính 
sách. 
DVH 
Bước 3 (tiếp theo) 
 Nếu có những thiếu sót 
trong thực hiện hoặc 
thực hiện tốt nhưng 
chưa đạt được kết quả 
mong muốn, kiểm toán 
viên sẽ tiếp tục các 
bước kế tiếp. 
 Hùng thu thập thông tin về 
tình hình mua và tồn kho 
của vật tư, phụ tùng. 
 Thông tin thu thập cho thấy 
khoảng 60% hàng tồn kho 
được dự trữ phù hợp với 
quy định. 40% hàng tồn kho 
còn lại có thời gian dự trữ từ 
2 tháng đến 4 tháng. 
DVH 
Bước 4 
 Định lượng hậu quả 
dưới dạng số tiền thiệt 
hại hoặc các thước đo 
khác do những thiếu 
sót hay hạn chế đã tìm 
thấy ở bước 3. 
 Hùng tính toán số tiền tiết 
kiệm được nếu việc dự trữ 
số vật tư, phụ tùng đúng 
quy định. 
 Kết quả cho thấy, công ty sẽ 
tiết kiệm được khoảng 300 
triệu đồng chi phí bảo quản, 
chi phí vốn vay nếu số 
hàng tồn kho nói trên giảm 
thời gian tồn trữ xuống còn 
30 ngày. Số tiền này đáng 
kể so với chi phí hoạt động 
của phòng Cơ điện 
12 
DVH 
Bước 5 
 Phân tích nguyên nhân 
và thu thập các bằng 
chứng cần thiết để củng 
cố cho quyết định của 
mình. 
 Hùng phân tích hệ thống 
quản lý hàng tồn kho của 
Nhà máy. 
 Kết quả cho thấy hệ thống bị 
rối loạn từ 6 tháng qua do bị 
giảm diện tích để xây dựng 
nhà ăn. Do vật tư, phụ tùng 
rất đa dạng nên khi kho chật, 
không thể xác định được vị 
trí. Vì thế, khi máy móc thiết 
bị hư hỏng, do không tìm 
được phụ tùng trong kho 
nên đơn vị phải tiếp tục mua 
thêm dù biết rằng vẫn còn 
trong kho. 
DVH 
Bước 6 
 Đề xuất các kiến nghị 
thích hợp nhằm nâng 
cao tính kinh tế, hiệu 
quả và hữu hiệu của 
hoạt động. 
 Hùng trao đổi với Ban giám 
đốc Nhà máy về giải pháp 
mở rộng mặt bằng của kho 
hay xây một kho mới. 
 Ban giám đốc trả lời họ biết 
về tình trạng này nhưng 
không nghĩ vấn đề nghiêm 
trọng đến thế. Họ cho biết 
không cần mở rộng kho hay 
xây kho mới mà chỉ cần 
chuyển đổi với kho bao bì. 
Trong hai ngày sau đó, toàn 
bộ quá trình chuyển kho đã 
được thực hiện. 
DVH 
Bảng tóm tắt 
Thực 
trạng 
Hàng tồn kho là vật tư, phụ tùng thay thế có thời gian 
dự trữ bình quân từ 2 đến 4 tháng. 
Tiêu 
chuẩn 
Chính sách của công ty là thời hạn dự trữ tối đa của 
các mặt hàng này là 30 ngày. 
Hậu quả Việc dự trữ quá mức làm chi phí tăng thêm 300 triệu 
đồng. 
Nguyên 
nhân 
Mặt bằng kho bị thu hẹp quá mức do việc xây dựng 
nhà ăn công nhân. 
Kiến nghị Chuyển đổi một vị trí khác rộng hơn cho kho vật tư, 
phụ tùng thay thế. 
13 
DVH 
Bài tập 4 
Nhận xét về cách xử lý phát hiện kiểm toán trong một 
công ty dệt nhuộm 
DVH 
Bài tập 4 
Thực 
trạng 
Phân tích về hàng tồn kho cho thấy thường xuyên thiếu hụt 
theo chu kỳ về một loại thuốc nhuộm cần thiết cho một loại vải. 
Tiêu 
chuẩn 
Hàng tồn kho phải được kiểm kê và ghi nhận hàng tháng để bổ 
sung nguyên vật liệu cần thiết cho kho. 
Hậu quả Việc thường xuyên thiếu hụt loại màu nhuộm cần thiết dẫn đến 
sự trì trệ trong quá trình sản xuất của loại vải nói trên. 
Nguyên 
nhân 
Đặt hàng không thường xuyên nên không duy trì được nguồn 
cung cấp nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. 
Kiến nghị Thiết lập một lịch trình đặc biệt để đặt hàng hàng tuần về loại 
màu nhuộm này. 
DVH 
Nội dung 
 Khái quát 1 
 Các kỹ thuật 2 
 Hồ sơ kiểm toán 3 
14 
Thank you for 
your attention