Bài giảng Kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp - Bài 1: Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp và kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

o cáo tài chính khác. 
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái, được thực hiện theo 
sơ đồ sau: 
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng 
Sơ đồ 1.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái 
1.4.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 
 Hình thức kế toán này sử dụng các loại sổ kế toán sau: 
o Chứng từ ghi sổ; 
o Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; 
Bảng tổng hợp chứng từ 
kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết 
Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ – SỔ CÁI 
BÁO CÁO TÀI CHÍNH 
Sổ quỹ 
Chứng từ kế toán 
 Bài 1: Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp và kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
v1.0 11 
o Sổ cái; 
o Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 
 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: 
o Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ 
kế toán đã được kiểm tra để lập chứng từ ghi 
sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát 
sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống 
nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp 
chứng từ kế toán cùng loại”. Từ số liệu cộng 
trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng 
loại” để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế 
toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ 
quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào sổ đăng ký 
chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ cái. 
o Cuối tháng sau khi đã ghi hết chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào sổ đăng ký 
chứng từ ghi sổ và Sổ cái, kế toán tiến hành khoá sổ cái để tính ra số phát sinh 
Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng TK. Trên Sổ cái, tính tổng số 
tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào sổ đăng ký chứng 
từ ghi sổ và Sổ cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng 
để lập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính. 
o Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các chứng từ 
kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để 
ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng TK. Cuối tháng khoá 
các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp 
chi tiết" theo từng TK. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với 
số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng TK trên Sổ cái. 
Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết" 
của các TK được sử dụng để lập báo cáo tài chính. 
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thực hiện theo 
sơ đồ sau: 
Sổ, thẻ kế toán 
chi tiết 
Sổ đăng ký 
chứng từ ghi sổ 
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ quỹ 
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng 
từ kế toán cùng loại 
Chứng từ ghi sổ 
Bảng tổng hợp 
chi tiết SỔ CÁI 
 Bài 1: Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp và kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
12 v1.0 
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng 
Sơ đồ 1.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 
Kế toán trên máy vi tính 
Nếu thực hiện kế toán trên máy vi tính, đơn vị có thể 
sử dụng các phần mềm kế toán khác nhau phù hợp với 
điều kiện và đặc điểm hoạt động của đơn vị. 
 Yêu cầu phần mềm kế toán: 
o Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, 
khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định 
của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế 
toán áp dụng cho đơn vị HCSN. 
o Đơn vị phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ 
Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT–BTC ngày 24/11/2005 để lựa 
chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị. 
 Trình tự kế toán trên máy vi tính: 
o Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng 
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập 
dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm 
kế toán. 
o Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo 
từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán 
chi tiết có liên quan. 
o Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các 
thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp 
với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung 
thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, 
đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. 
o Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các 
thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 
 Quy trình kế toán trên máy vi tính: 
Nhập số liệu hàng ngày 
In sổ, báo cáo cuối tháng 
SỔ KẾ TOÁN 
– Sổ tổng hợp 
– Sổ chi tiết 
CHỨNG TỪ 
KẾ TOÁN 
BÁO CÁO 
TÀI CHÍNH 
PHẦN MỀM 
KẾ TOÁN 
MÁY VI TÍNH BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 
CÙNG LOẠI 
 Bài 1: Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp và kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
v1.0 13 
Đối chiếu, kiểm tra 
Sơ đồ 1.4. Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính 
Danh mục sổ kế toán áp dụng trong các đơn vị HCSN theo từng hình thức kế toán 
STT Tên sổ Ký hiệu mẫu sổ Phạm vi áp dụng 
1 Nhật ký – Sổ cái S01 – H 
2 Chứng từ ghi sổ S02a – H 
3 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ S02b – H 
4 Sổ cái (cho hình thức Chứng từ ghi sổ) S02c – H 
5 Sổ cái (cho hình thức Nhật ký chung) S03 – H 
6 Sổ Nhật ký chung S04 – H 
7 Bảng cân đối số phát sinh S05 – H 
8 Sổ quỹ tiền mặt (sổ chi tiết tiền mặt) S11 – H 
9 Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc S12 – H 
10 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ S13 – H Đơn vị có ngoại tệ 
11 Sổ kho (hoặc thẻ kho) S21 – H Đơn vị có kho vật liệu, dụng cụ, 
sản phẩm, hàng hoá 
12 Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, CCDC, sản phẩm, 
hàng hoá 
S22 – H 
13 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, CCDC, 
sản phẩm, hàng hoá 
S23 – H 
14 Sổ tài sản cố định S31 – H 
15 Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng S32 – H 
16 Sổ chi tiết các tài khoản S33 – H 
17 Sổ theo dõi cho vay (dùng cho dự án tín dụng) S34 – H 
18 Sổ theo dõi dự toán ngân sách S41 – H 
19 Sổ theo dõi nguồn kinh phí S42 – H 
20 Sổ tổng hợp nguồn kinh phí S43 – H 
21 Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán S45 – H Đơn vị có đầu tư chứng khoán 
22 Sổ chi tiết doanh thu S51 – H Đơn vị có SXKD 
23 Sổ chi tiết các khoản thu S52 – H 
24 Sổ theo dõi thuế GTGT S53 – H Đơn vị có nộp thuế GTGT 
25 Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại S54 – H 
26 Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm S55 – H 
27 Sổ chi tiết chi hoạt động S61 – H 
28 Sổ chi tiết chi dự án S 62 – H Đơn vị có dự án 
29 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (hoặc đầu tư XDCB) S63 – H Đơn vị có SXKD hoặc ĐT XDCB 
30 Sổ theo dõi chi phí trả trước S71 – H 
 Bài 1: Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp và kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
14 v1.0 
STT Tên sổ Ký hiệu mẫu sổ Phạm vi áp dụng 
31 Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc S72 – H 
32 Sổ tổng hợp quyết toán ngân sách và nguồn khác của 
đơn vị 
Mẫu số S04/CT – H Đơn vị dự toán cấp I, II 
1.5. Các quy định về mở, ghi sổ, khóa sổ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp 
Sổ kế toán là phương tiện vật chất để thu thập, xử lý và lưu giữ thông tin về các 
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Tùy theo quy mô và đặc điểm hoạt động mà 
đơn vị HCSN có thể lựa chọn hình thức kế toán khác nhau do đó số lượng, nội dung 
và kết cấu các mẫu sổ cũng khác nhau. Tuy nhiên, khi mở và sử dụng sổ kế toán các 
đơn vị HCSN phải tuân thủ theo các quy định về mở, ghi sổ và sửa chữa sổ kế toán. 
1.5.1. Mở sổ kế toán 
Mỗi đơn vị HCSN chỉ được mở một hệ thống sổ kế 
toán cho một kỳ kế toán năm. Các sổ kế toán phải 
được in theo đúng mẫu quy định. Trên sổ phải phản 
ánh các chỉ tiêu: ngày, tháng ghi sổ; số hiệu và ngày, 
tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; 
tóm tắt nội dung chủ yếu của nghiệp vụ kinh tế, tài 
chính phát sinh; số tiền phát sinh theo từng tài khoản. 
Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ 
ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Người giữ sổ phải chịu trách nhiệm bảo quản 
sổ, nội dung ghi sổ đảm bảo phản ánh trung thực và khách quan các thông tin nghiệp 
vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ vào sổ kế toán. Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, 
đầy đủ theo các nội dung quy định của từng mẫu sổ. Việc ghi sổ kế toán phải theo 
trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính và được ghi liên tục từ khi 
mở sổ đến khi khóa sổ. Các số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp với số 
liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Khi thay đổi nhân viên ghi sổ, kế toán 
trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế 
toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. 
Sổ kế toán được coi là hợp pháp khi được ghi đầy đủ các nội dung và thực hiện các 
thủ tục pháp lý sau: 
 Đối với sổ kế toán đóng thành quyển: Phải ghi tên đơn vị kế toán ở bìa ngoài (góc 
trên bên trái); giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khoá 
sổ; họ tên và chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán 
và thủ trưởng đơn vị; ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ 
cho người khác. Các trang sổ kế toán phải đánh số từ trang đầu tiên (trang 01) đến 
trang cuối cùng, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán. 
 Đối với sổ tờ rời: Phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng 
sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán. Thủ trưởng đơn vị phải ký xác 
nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời trước khi sử dụng. Các 
sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán, phải đảm bảo an toàn và 
dễ tìm. 
 Bài 1: Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp và kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
v1.0 15 
Các đơn vị phải mở sổ kế toán ngay đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết 
định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán. Khi mở sổ kế toán phải 
chuyển số dư từ năm cũ sang. 
Khi ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp. Số liệu trên sổ kế toán 
phải được ghi bằng bút bi hoặc bút mực màu xanh, đen. Kế toán viên không được ghi 
sổ bằng mực đỏ hoặc bút chì trừ các bút toán ghi sai được dùng mực đỏ để ghi số âm 
theo quy định. Chữ và số viết trên sổ phải rõ ràng, liên tục có hệ thống. Không được viết 
tắt, ghi xen kẽ, chồng đè, bỏ cách dòng. Cuối trang sổ kế toán phải cộng số liệu tính số 
tổng cộng và chuyển sang đầu trang kế tiếp. Phần sổ không ghi hết cuối trang sổ phải 
được gạch chéo phần không ghi. Trong quá trình ghi sổ nếu phát hiện có sai sót kế toán 
viên không được tẩy xóa hoặc dùng chất hoá học để sửa chữa mà phải sử dụng các kỹ 
thuật sửa chữa theo quy định của kế toán. 
1.5.2. Khóa sổ kế toán 
Khóa sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số 
phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng 
tài khoản hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, 
tồn kho. Riêng Sổ quỹ phải được khóa sổ và tính số 
tiền tồn quỹ hàng ngày. Trình tự khoá sổ kế toán 
được thực hiện theo các bước sau: 
 Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khoá sổ 
kế toán 
o Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong 
kỳ vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số 
liệu đã ghi sổ (nếu cần thiết), giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan với 
nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu đã 
ghi sổ và giữa các sổ kế toán với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ cái 
và các sổ kế toán chi tiết. 
o Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những TK phải 
ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ. 
o Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên 
Sổ cái hoặc Nhật ký – Sổ cái đảm bảo số liệu khớp đúng và bằng tổng số phát 
sinh ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán 
Chứng từ ghi sổ) hoặc số tổng cộng ở cột số phát sinh trên Nhật ký – Sổ cái 
(đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái). Tiến hành đối 
chiếu giữa số liệu trên Sổ cái với số liệu trên Sổ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng 
hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi 
đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khoá sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch 
phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi khớp đúng. 
 Bước 2: Khoá sổ 
o Khi khoá sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của 
kỳ kế toán. Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong tháng” phía dưới dòng đã kẻ; 
o Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quý, năm); 
o Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” từ đầu quý; 
 Bài 1: Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp và kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
16 v1.0 
o Sau đó ghi tiếp dòng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”; 
Số liệu ở dòng “Số dư cuối kỳ” tính như sau: 
 Số dư Nợ 
cuối kỳ = 
Số dư Nợ 
đầu kỳ + 
Số phát sinh 
Nợ trong kỳ – 
Số phát sinh 
Có trong kỳ 
 Số dư Có 
cuối kỳ = 
Số dư Có 
đầu kỳ + 
Số phát sinh Có 
trong kỳ – 
Số phát sinh 
Nợ trong kỳ 
Kế toán phải tính số dư cho từng tài khoản. Số dư tính được của tài khoản nào thì ghi 
cho tài khoản đó. 
 Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khoá sổ. 
 Riêng một số sổ chi tiết có các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột “Số dư” (hoặc 
nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”...) thì số liệu cột số dư (còn lại hay 
tồn) ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư” hoặc cột “Tồn quỹ”, hay cột 
“Còn lại”. 
Sau khi khoá sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toán trưởng hoặc 
người phụ trách kế toán phải kiểm tra và ký xác nhận khi thấy việc ghi sổ đảm bảo sự 
chính xác. Sau khi kế toán trưởng ký xác nhận xong, thủ trưởng đơn vị phải kiểm tra 
và ký duyệt để xác nhận tính pháp lý của số liệu khoá sổ kế toán. 
 Bài 1: Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp và kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
v1.0 17 
 Bài 1: Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp và kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
18 v1.0 
TÓM LƯỢC CUỐI BÀI 
Bài học này đã trang bị cho học viên những kiến thức tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp 
và các quy định về kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Để hiểu rõ bài học, trước hết học 
viên cần nắm rõ khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp và phân loại đơn vị hành chính sự 
nghiệp. Sau đó, học viên cần nắm rõ các quy định về chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng 
trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. 
 Bài 1: Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp và kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
v1.0 19 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
1. Trình bày khái niệm và phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp. 
2. Trình bày các quy định về chứng từ, tài khoản và sổ kế toán trong đơn vị hành chính 
sự nghiệp. 
3. Trình bày trình tự ghi sổ kế toán theo các hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, 
Chứng từ ghi sổ.