Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán - Vũ Trọng Phong

12/12/2010 Giảng viên Vũ Trọng Phong 1
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG 
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN
Giảng viên: TS. VŨ TRỌNG PHONG
Điện thoại/E-mail: 0912099811/ vutrongphong@yahoo.com
Bộ môn: Kinh tế - Khoa QTKD1
Nội dung chính
 Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
 Chương 2: Cơ sở dữ liệu
 Chương 3: Các chu trình kế toán
 Chương 4: Kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin kế toán
 Chương 5: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán
 Chương 6: Thực hiện và vận hành hệ thống thông tin kế toán
CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN
 1. CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG
Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có
liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung
theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra
trong một quá trình xử lý có tổ chức.
Ba thành phần cơ bản: 
- Các yếu tố đầu vào (Inputs)
- Xử lý, chế biến (Processing)
- Các yếu tố đầu ra (Outputs)
CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG
 Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống
nhưng là một thành phần của hệ thống khác.
 Những hệ thống mà chúng ta xem xét thực chất đều
là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác
đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực
hiện những phần nhiệm vụ khác nhau của công việc.
6CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG
Cấu trúc của hệ thống, hệ thống thông tin:
Đầu vào Xử lý Đầu Ra
NhËp 
d÷ liÖu
Xö lý
d÷ liÖu
Th«ng tin 
ra
Nhập dữ liệu
Xử lý dữ liệu
Thông tin ra 
CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG
Một số khái niệm khác liên quan đến hệ thống như:
- Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi
trường bên ngoài và bên trong)
- Hệ thống mở, nếu có quan hệ với môi trường
Các yếu tố của một hệ thống
 Những yếu tố của một hệ thống bao gồm
 Mục đích: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí
được sử dụng khi đánh giá mức độ thành công của hệ
thống?
 Phạm vi: Phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì
nằm trong hệ thống và những gì nằm ngoài hệ thống.
 Môi trƣờng: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ
thống
 Đầu vào: là những đối tượng và thông tin từ môi trường
bên ngoài hệ thống đưa vào hệ thống.
 Đầu ra: là những đối tượng hoặc những thông tin được
đưa từ hệ thống ra môi trường bên ngoài.
2. HỆ THỐNG THÔNG TIN
 Khái niệm
 Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thu thập, xử
lý, lưu trữ và phân phối thông tin để hỗ trợ ra quyết
định, phối hợp hoạt động, và điều khiển các tiến
trình trong tổ chức. 
Hệ thống thông tin
 Một hệ thống là một thực thể, hay một nơi chứa nhiều
thành phần hay bộ phận có tính tương tác với nhau, và
cố gắng để đạt được một hay một số mục tiêu nào đó.
 Một hệ thống thông tin được xem là một bộ các hệ
thống con có mối quan hệ với nhau, cùng thực hiện các
công việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và
phân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết
định, và kiểm soát thông tin.
 Hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp tạo ra thế cạnh
tranh cho chính đơn vị mình.
Hệ thống thông tin kế toán – Mối quan
hệ với kế toán và hệ thống thông tin
HTTTKTKế toán
Hệ thống thông 
tin
Hệ thống thông tin
 Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình
xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm
thành những nhóm chính như sau:
 Nhập dữ liệu
 Xử lý thông tin
 Xuất dữ liệu
 Lưu trữ thông tin
 Thông tin phản hồi
Hệ thống thông tin
 Máy tính và các chương trình là những yếu tố không
thể thiếu của hệ thống thông tin vi tính, nhưng chỉ bản
thân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin mà
doanh nghiệp cần. Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, 
ta phải nắm được các vấn đề cần giải quyết, các quy
trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra
giải pháp. Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp
những hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống
thông tin.
Phân loại hệ thống thông tin 
Phân loại HTTT
- Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
+ Hệ thống xử lý giao dịch
+ Hệ thống thông tin quản lý
+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định
+ Hệ thống chuyên gia
+ Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. 
- Theo nghiệp vụ mà HTTTQL phục vụ: tài chính, 
nhân lực, marketing, sản xuất kinh doanh, văn phòng
Phân loại hệ thống thông tin 
a/ Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS)
- Xử lý các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách
hàng, nhà cung cấp hoặc với nhân viên của nó. 
- Trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp như: trả lương, 
lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng
- Các công việc chính: nhận dữ liệu, nhập dữ liệu, lưu dữ liệu
vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu và phát sinh các
báo cáo thống kê. 
- Các đặc tính chung: liên kết chặt chẽ với các chuẩn và quy
trình chuẩn, thao tác trên dữ liệu chi tiết, diễn tả đúng những gì
đã xảy ra, cung cấp một vài thông tin quản lý đơn giản. 
Phân loại hệ thống thông tin 
b/ HTTT quản lý (Management Information Systems, MIS)
- Trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức ở mức
điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế
hoạch chiến lược. 
- Tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định
kỳ hoặc theo yêu cầu
- Nguồn thông tin: các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử
lý giao dịch, các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. 
MIS hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả
những ai cần và được phép sử dụng thông tin của tổ chức.
Phân loại hệ thống thông tin 
Mô hình cấu trúc HTTT quản lý
Hệ TPS
bán hàng
Hệ TPS
kho vật tƣ
Hệ TPS 
thu chi
Hồ sơ
yêu cầu
Hồ sơ
sản phẩm
Hồ sơ
chứng từ
Dữ liệu
bán hàng
Dữ liệu 
sản phẩm
Dữ liệu 
thu chi
Phân 
tích, 
tổng 
hợp
th.ti
n
Báo cáo
Các hệ thống TPS Hệ thống MIS
Truy vấn
c/ Hệ thống trợ giúp ra quyết định (Decision 
Support Systems, DSS)
- trợ giúp các hoạt động ra quyết định - là một quy
trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, 
xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa
chọn một phương án.
- là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một
hoặc nhiều CSDL và sử dụng một hoặc nhiều mô hình
để biểu diễn và đánh giá tình hình.
Phân loại hệ thống thông tin 
d/ Hệ thống chuyên gia (Expert Support Systems, ESS)
- Nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức
của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. 
- Dùng để phân tích thông tin quan trọng dưới dạng tổng
quát :
+ hiệu quả và năng lực của tổ chức
+ thị hiếu của khách hàng
+ các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh
+ năng lực của các nhà cung cấp
- Cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lược
cho những nhà điều hành cấp cao nhất (CEO)
Phân loại hệ thống thông tin 
d/ HTTT tăng cƣờng khả năng cạnh tranh
(Information System for Competitive Advantage, ISCA)
- Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược, cho phép
tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng
cạnh tranh
- Được thiết kế cho những người sử dụng là những
người ngoài tổ chức: khách hàng, một nhà cung cấp, tổ
chức khác của cùng ngành... 
Phân loại hệ thống thông tin 
Phân loại hệ thống thông tin 
 Theo cách phân loại này, mỗi dạng hệ thống thông tin 
sẽ được gọi theo tên chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ
trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp
chiến lược. Những ví dụ về hệ thống thông tin dạng
này bao gồm: hệ thống thông tin quản lý bán hàng và
marketing, hệ thống thông tin quản lư nhân sự, hệ
thống thông tin kế toán tài chính, 
Phân loại hệ thống thông tin 
Phân loại HTTTQL theo bộ phận nghiệp vụ
 Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin
 - Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát
được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa
chữa cho bất kỳ mục đích nào khác.
 - Thông tin cần phải được phân biệt như một sản
phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ
liệu
Các loại thông tin trong doanh nghiệp
Các đặc tính của thông tin
 Độ tin cậy
 Tính đầy đủ
 Tính thích hợp và tính dễ hiểu
 Tính an toàn
 Tính kịp thời
Các dạng thông tin trong doanh nghiệp
 Thông tin chiến lƣợc: Thông tin chiến lược có liên
quan tới những chính sách lâu dài của một doanh
nghiệp. 
 Thông tin chiến thuật: là những thông tin sử dụng
cho những mục tiêu ngắn hạn (một tháng hoặc một
năm) và thường là mối quan tâm của các phòng
ban. 
 Thông tin điều hành (tác nghiệp): Những thông tin 
thường sử dụng cho các công việc ngắn hạn diễn ra
trong vài ngày hoặc vài giờ ở một bộ phận nào đó.
Các nguồn thông tin của doanh nghiệp
 Nguồn thông tin bên ngoài:
 Khách hàng
 Đối thủ cạnh tranh
 Doanh nghiệp có liên quan
 Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh
 Các nhà cung cấp
 Các tổ chức của chính phủ
Nguồn thông tin trong doanh nghiệp
 - Hệ thống sổ sách
 - Các báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp.
 Tùy theo từng loại yêu cầu thông tin khác nhau, người
ta sẽ tiến hành những bước xử lý dữ liệu khác nhau và
do đó, hình thành những hệ thống thông tin với các
dạng khác nhau, phục vụ cho những mục tiêu đa dạng
và những đặc tả khác nhau về phần cứng và phần mềm, 
cũng như về người sử dụng và người điều hành.
3.HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
 Bản chất hệ thống thông tin kế toán
 Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanh
nghiệp, hàng ngày có các nghiệp kinh tế phát sinh.
Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin toán
phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này
(chứng từ, sổ, thẻ, bảng). Khi người sử dụng có
yêu cầu, hệ thống thông tin các kế toán sẽ từ các ghi
chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các
báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng
thông tin.
Bản chất hệ thống thông tin kế toán
 Mục tiêu của kế toán là lập ra báo cáo tài chính -
phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính,
trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài chính
của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó,
được lập theo định kỳ và theo quy định bắt buộc, gồm
các báo cáo sau:
 Bảng cân đối kế toán
 Kết quả hoạt động kinh doanh
 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
 Thuyết minh báo cáo tài chính
Người sử dụng thông tin kế toán
 Người quản lý doanh nghiệp
 Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp
 Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp
 Yêu cầu đối với kế toán
 Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài
chính
 Phản ảnh kịp thời thông tin đúng thời gian quy định
thông tin, số liệu kế toán.
 Phản ảnh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số
liệu kế toán.
 Phản ảnh trung thực trạng, bản chất sự việc, nội
dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế tài chính.
 Yêu cầu đối với kế toán
 Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên
tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh
tế - tài chính từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt
động của đơn vị kế toán, số liệu kế toán phản ánh kỳ
này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước.
 Phân loại, sắp xếp thông tin số liệu kế toán theo
trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được.
 Các phƣơng pháp của kế toán
 Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể
để thực hiện từng nội dung công việc kế toán.
 Chứng từ kế toán
 Phương pháp chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát
sinh và hoàn thành.
 Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin 
(băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán đối với
chứng từ điện tử) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ
kế toán.
 Kiểm kê tài sản
 Phương pháp xác định số thực có của tài sản tại
thời điểm.
 Kiểm kê tài sản là việc cân - đong - đo - đếm số
lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của
tài sản - nguồn hình thành tài sản hiện có tại thời
điểm kiểm kê để kiểm tra - đối chiếu với số liệu trong
sổ kế toán.
 Tính giá các đối tƣợng kế toán
 Tính giá các đối tượng kế toán là một công việc của kế
toán: Biểu hiện bằng giá trị tất cả những tài sản của
doanh nghiệp, theo những nguyên tắc nhất định.
 Tính giá thành là một công việc của kế toán, tổng hợp
bằng tiền chi phí phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp, 
để xác định chi phí cho từng loại sản phẩm.
 Tài khoản
 Tài khoản phản ảnh và giám sát một cách thường
xuyên, liên tục và có hệ thống từng đối tượng kế
toán riêng biệt.
 Mở tài khoản – sổ kế toán là một công việc của kế
toán: Mỗi đối tượng kế toán riêng biệt được mở một
tài khoản tương ứng.
 Tài khoản thực chất là phương pháp lưu trữ thông
tin, mỗi một tài khoản là một đơn vị lưu trữ thông tin 
về một chỉ tiêu báo cáo. Tài khoản cung cấp số liệu
cho việc lập báo cáo.
 Ghi sổ kép
 Phương pháp phản ảnh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào
tài khoản.
 Ghi sổ kép là một công việc của kế toán: Ghi một nghiệp
vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản, theo đúng
nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan của các tài
khoản.
 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nội dung kinh
tế nhất định được phản ảnh vào các tài khoản liên quan
đã giúp cho việc giám đốc chặt chẽ các hoạt động kinh
tế tài chính của doanh nghiệp.
 Báo cáo tài chính
 Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán
và chế độ kế toán, dùng để tổng hợp và thuyết minh 
về tình hình kinh tế - tài chính của doanh nghiệp, 
nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và
điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
 Lập báo cáo tài chính là một công việc của kế toán: 
Tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu
kinh tế tài sản và tình hình hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.
Phân loại hệ thống thông tin kế toán
 Theo mục tiêu và phƣơng pháp, có hai loại hệ
thống thông tin kế toán
 Hệ thống thông tin kế toán tài chính
 Hệ thống thông tin kế toán quản trị
 Theo sự lƣu trữ và xử lý số liệu
 Hệ thống thông tin kế toán thủ công
 Hệ thống thông tin kế toán máy tính
 Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính
Phân loại hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống kế toán trách nhiệm
 Hệ thống dự toán
 Hệ thống báo cáo trách nhiệm
 - Trung tâm chi phí
 - Trung tâm lợi nhuận
 - Trung tâm đầu tư
TỔNG QUAN VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
 Các phương pháp phát triển hệ thống
 - Phát triển mẫu thử nghiệm
 - Phát triển theo các giai đoạn chuẩn mực
Các công cụ kỹ thuật
 Lƣu đồ
 Lưu đồ chứng từ
 Lưu đồ hệ thống
 Lưu đồ chương trình
 Sơ đồ
 Sơ đồ dòng dữ liệu
 Sơ đồ hệ thống (sơ đồ cấu trúc)
 Sơ đồ quyết định
 Bảng quyết định
 Câu hỏi ôn tập chƣơng 1
 1. Khái niêm của hệ thống, các thành phần của hệ
thống?
 2. Hệ thống thông tin kế toán là gì? Vai trò của hệ
thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp là như
thế nào?
 3. Mục đích của việc phát triển hệ thống. hãy liệt kê
những công việc cần làm trong quá trình phát triển
hệ thống?
 4. Điều gì xảy ra khi người sử dụng từ chối chấp
nhận một hệ thống thông tin mới? lý giải tại sao?