Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 6: Đàm phán và hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh

CHƯƠNG 6 ĐÀM PHÁN VÀ HOẠT ĐỘNG CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN KINH DOANH 
6.1 Đàm phán và đặc điểm của đàm phán thương lượng 
6.1.1 Khái niệm 
Đàm phán, thương lượng: quá trình các bên cùng trao đổi, bàn bạc với nhau để đưa ra một giải pháp chung thống nhất cho một vấn đề nào đó. 
6.1.2 Đặc điểm của đàm phán thương lượng 
+ Trong đàm phán, các bên vừa theo đuổi lợi ích của mình, vừa phải điều chỉnh lợi ích đó để xích lại gần nhau đi đến sự nhất trí . 
+ Trong mỗi cuộc đàm phán luôn có hai mặt: hợp tác và xung đột, nói cách khác, đàm phán là sự thống nhất giữa hợp tác và xung đột. 
+ Đàm phán thương lượng là sự thoả mãn có giới hạn lợi ích của mỗi bên 
+ Thương lượng phải dựa trên cơ sở Pháp luật, lấy Pháp luật làm chuẩn 
+ Đàm phán thương lượng vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật 
6. 2 Những yếu tố quan trọng trong đàm phán kinh doanh 
6. 2 .1 Bối cảnh đàm phán 
+ Ý nghĩa 
Thông tin 
Là nhân tố hạt nhân của cuộc đàm phán 
Phản ánh thực trạng và cơ sở để đưa ra quyết định 
+ Nội dung 
Tình hình kinh tế của đối tác 
Vấn đề ưu tiên 
Giá cả 
Nhu cầu thực sự 
Sức ép từ bên ngoài 
+ Yêu cầu: d ấu kín bối cảnh của mình – thăm dò bối cảnh of họ 
+ Làm gì để thăm dò ? 
Triển khai sớm (có đủ thời gian) 
Hoạt động tình báo 
Khi giao tiếp hỏi nhiều hơn nói 
Tìm đúng đối tượng 
Quan sát trong quá trình đàm phán để suy đoán 
6. 2 Những yếu tố quan trọng trong đàm phán kinh doanh (1) 
6. 2 .2. Thời gian 
+ Đàm phán là một quá trình có điểm đầu - điểm kết 
+ Gần đến điểm kết thì mới có hiệu quả 
+ Bí mật kết điểm là nguyên tắc số 1 (Lộ nhiều khi bị thua thiệt, đối phương sẽ ép ta) 
+ Kinh nghiệm cho thấy: Kết quả các cuộc đàm phán được kết thúc ở 1/5 thời gian cuối của tổng thời gian đàm phán 
+ Một số lời khuyên : 
Phải biết kiên nhẫn 
Cần học cách nâng cao khả năng tự vệ 
Bí mật điểm kết của mình 
Không nên cứng nhắc để mất cơ hội 
Quan sát để đàm phán 
6. 2 Những yếu tố quan trọng trong đàm phán kinh doanh (2) 
6. 2 .3. Quyền lực 
+ Ai cũng có quyền lực – Mạnh hay yếu phụ thuộc rất lớn vào lòng tự tin của ta mạnh mẽ hay yếu ớt. 
+ Có nhiều loại quyền lực 
Quyền lực hợp pháp 
Quyền lực chuyên môn ... 
Các chủ thể khi tham gia đàm phán cần nghiên cứu, chuẩn bị để tạo ra quyền lực, tạo uy khi giao tiếp với đối tác. 
6. 3 Nội dung của một giao dịch thương mại 
+ Giao tiếp kinh doanh có nhiều lĩnh vực , t uy nhiên lĩnh vực thương mại mua bán sản phẩm là vấn đề quan trọng với các doanh nghiệp 
6. 3 Nội dung của một giao dịch thương mại (1) 
6. 3 .1. Một số khái niệm 
+ Kinh doanh: “ Là việc thực hiện một, một số, hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lời “ (Luật Doanh n ghiệp 2005) 
+ Trao đổi: (Hành vi cụ thể Mua – Bán ) 
+ Giao dịch: l à một cuộc trao đổi tự nguyện mang tín thương mại 
+ Tiêu thụ sản phẩm 
 Là bán hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng đồng thời thu được tiền hoặc được quyền thu tiền bán hàng (Hiệp hội Kế toán Hoa kỳ) 
6. 3 Nội dung của một giao dịch thương mại (2) 
6. 3 .2. Nội dung cơ bản của giao dịch thương mại 
a. Tên và chủng loại hàng hóa trong mua bán 
+ Tên hàng là điều khoản quan trọng nhất. 
+ Tên hàng là một bộ phận của nhãn hiệu, cái ta đạt được, biết rõ nguồn gốc và phân biệt được với những cái cùng loại khác. 
+ Yêu cầu này thật cụ thể 
Tên thông thường, đi kèm với tên thương mại, tên khoa học 
Tên đi cùng với nguồn gốc sản xuất 
Tên đi cùng với địa danh sản xuất ra nó 
Tên đi cùng với quy cách, tính năng, công dụng 
Tên đi cùng với số hiệu, danh mục hàng hóa. 
6. 3 .2. Nội dung cơ bản của giao dịch thương mại  
b. Chất lượng hàng hóa trong mua bán 
+ Yếu tố chất lượng rất phức tạp, do vậy có thể dùng 
Chất lượng theo mẫu 
Chất lượng theo tiêu chuẩn quy định (ISO 2000.) 
Chất lượng dựa vào nhãn hiệu, thương hiệu 
+ Sử dụng yếu tố chất lượng để đưa ra các điều kiện mua bán. 
c. Giao dịch về số lượng hàng hóa mua bán 
+ Phản ánh mặt lượng của hàng hóa tham gia trao đổi 
+ Yêu cầu thể hiện những: đơ n vị tính , số lượng, trọng lượng, phương pháp quy định số lượng, trọng lượng của các hang hóa (tàu thủy) 
+ Một vài chú ý: 
Nhiều đơn vị 
Quy định về số lượng: Không được thay đổi (cái, chiếc) các loại kê khai khi giao dịch số lượng lớn có quy định dung sai, hoặc khó khăn phát sinh do phương tiện vận chuyển (Than, quặngvận chuyển tàu thủy) 
Tính trọng lượng: (Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì) 
6. 3 .2. Nội dung cơ bản của giao dịch thương mại  
d. Bao bì: (Bao bì liên quan đến vận chuyển) .an toàn..) 
+ Quy định về chất lượng bao bì 
+ Phương thức cung cấp 
+ Giá cả bao bì 
e . Giao dịch về giá cả hàng hóa 
+ Nhận thức về giá 
+ Vai trò của giá 
+ Khi giao dịch cần: 
Mức giá 
Phương pháp tính mức giá 
Giảm giá, chiết khấu. 
6. 3 .2. Nội dung cơ bản của giao dịch thương mại  
f . Giao dịch về địa điểm và thời hạn giao hàng 
+ Địa điểm 
Liên quan đến chi phí vận chuyển 
Trách nhiệm hàng hóa 
Các điều kiện đi kèm 
+ Thời hạn: l à thời hạn phải thực hiện nghĩa vụ giao hàng 
g . Thanh toán và cách thức giao dịch 
- Thống nhất phương thức thanh toán 
- Điều kiện và thời hạn thanh toán 
- Trách nhiệm và quyền lợi 
- Thời hạn kết thúc giao dịch 
6. 4 . Hoạt động chuẩn bị một cuộc đàm phán kinh doanh 
Quy trình hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh 
 Các hoạt động cơ bản 
 Thu thập, phân tích 
 xử lý thông tin 
 Nghiên cứu cấu trúc 
 Nghiên cứu yêu cầu, ND 
 Nghiên cứu CB kỹ thuật 
Nghiên cứu HĐ 
Chuẩn bị 
Xây dựng KH 
Đàm phán 
Kiểm tra – Tập dượt 
các phương án 
 Cơ sở, nguyên tắc 
 Nội dung xây dựng 
 Hoàn thiện kế hoạch 
 Rà soát kiểm tra 
 Tập dượt 
 Điều chỉnh 
6. 4 . Hoạt động chuẩn bị một cuộc đàm phán kinh doanh (1) 
a. Vai trò của công tác chuẩn bị đàm phán 
+ Chuẩn bị tốt, phù hợp, chủ động, tự tin, tiết kiệm, thành công, và ngược lại nếu chuẩn bị không tốt sễ dẫn đến thất bại 
+ Chuẩn bị tốt quyết định 50% thành công của đàm phán 
+ Công tác chuẩn bị rất khó khăn và phức tạp nên cần: 
Tạo đủ điều kiện thời gian cho công tác chuẩn bị 
Làm việc có phương pháp, theo kế hoạch 
b. Các hoạt động chính cần phải chuẩn bị (Theo sơ đồ trên) 
6. 4 . Hoạt động chuẩn bị một cuộc đàm phán kinh doanh (2) 
c. Thu thập và xử lý tài liệu ban đầu của đàm phán 
+ Đây là khâu chuẩn bị có ý nghĩa quyết định cho quá trình đàm phán 
+ Chiếm nhiều thời gian trong công tác chuẩn bị 
+ Các tài liệu cần thu thập 
Tùy theo nội dung đàm phán để thu thập tài liệu cho phù hợp 
Tài liệu thứ cấp – Tài liệu sơ cấp 
Yêu cầu của tài liệu thu thập 
(8 yêu cầu cơ bản – chính xác, kịp thời, đầy đủ, có ích, thẩm quyền tối ưu, bí mật , hệ thống ) 
Quy trình thu thập thông tin 
Lực chọn và hệ thống hóa tài liệu thu thập, xử lý tài liệu 
Phân tích tài liệu thu thập 
Phân tích để làm gì 
Xác định độ tin cậy, tính pháp lý 
Thấy được bản chất, mối liên hệ các hiện tượng 
Dự đoán 
Yêu cầu : 
Cẩn thận, tỉ mỷ 
Có khả năng 
Có phương pháp 
Nắm vững nội dung, khối lượng công việc 
6. 4 . Hoạt động chuẩn bị một cuộc đàm phán kinh doanh (3) 
d. Nghiên cứu cấu trúc cuộc đàm phán 
+ Cấu trúc là tổng hợp các công đoạn đã được phân chia trong toàn bộ quá trình đàm phán theo một tiêu thức nào đó 
+ Có nhiều tiêu chí để cấu trúc 
Chung nhất dựa vào bản chất và ý nghĩa của từng giai đoạn ta có: 
+ Yêu cầu 
Định giới hạn cụ thể cho từng giai đoạn 
Làm rõ nội dung từng giai đoạn 
Viết báo cáo sơ bộ về công tác chuẩn bị 
1. Mở đầu 
2. Truyền đạt thông tin 
3. Lập luận 
4. Vô hiệu hóa lập luận đối tác 
5. Ra quyết định 
6. 4 . Hoạt động chuẩn bị một cuộc đàm phán kinh doanh (4) 
e. Nghiên cứu yêu cầu và nội dung của cuộc đàm phán 
+ Làm rõ yêu cầu và nội dung của cuộc đàm phán (Rất quan trọng) 
Chuyên môn (Tập trung vào Mục đích chính) 
Chiều sâu, nghiệp vụ 
Khách quan 
Đáng tin cậy 
+ Cần có nhiều phương án cho một cuộc đàm phán 
f. Nghiên cứu các phương pháp sử dụng trong đàm phán 
+ Phương pháp chung 
+ Phương pháp cụ thể 
Đưa ra từng tình huống dự kiến và phương pháp sử dụng 
g. Nghiên cứu chuẩn bị về mặt kỹ thuật hậu cần cho đàm phán 
- Khối lượng công việc 
- Cấu trúc 
- Hình thức nội dung 
- Phân nhóm, lực lượ ng đàm phán 
- Hậu cần 
6. 4 . Hoạt động chuẩn bị một cuộc đàm phán kinh doanh (5) 
6. 4 .2. Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh 
(Đây là công việc đặc biệt quan trọng) 
a) Tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch 
Vạch ra được quy trình đàm phán đúng, hợp lý 
Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện 
Dự báo được - giải pháp chủ động thích ứng trong đàm phán 
b) Cơ sở và nguyên tắc xây dựng kế hoạch đàm phán 
+ Câu hỏi chính: 
Chúng ta đang ở đâu? 
Chúng ta muốn đến đâu? 
Cần đạt mục tiêu gì? 
Làm gì để đạt mục tiêu? 
+ Nguyên tắc 
Tập trung 
Dân chủ 
Linh hoạt 
c) Nội dung xây dựng kế hoạch đàm phán 
+ Kế hoạch tổng thể - Kế hoạch chi tiết 
+ Kế hoạch chung - Kế hoạch chiến lược - Kế hoạch chiến thuật - Kế hoạch thực hiện cụ thể (Hành động) 
+ Tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu đàm phán mà nội dung các kế hoạch cụ thể cho phù hợp 
6. 4 . Hoạt động chuẩn bị một cuộc đàm phán kinh doanh (6) 
6. 4 .3. Kiểm tra , t ập dượt các phương án 
+ Kiểm tra lại toàn bộ công việc chuẩn bị, xây dựng kế hoạch 
+ Có sai sót , sửa chữa , hoàn thiện công tác chuẩn bị 
+ Tập dượt để 
Thuần thục 
Phát hiện sai sót 
Điều chỉnh hoàn thiện tiếp