Bài giảng Công nghệ phần mềm - Phần II: Quản lý dự án phần mềm - Vũ Thị Hương Giang

của dự án
• Nhận biết được 
 sự phức tạp của 
 môi trường thực 
 hiện dự án
• Phải được chuẩn Hầu hết các dự án thất bại vì thiếu quản lý 
 bị để đối phó với 
 các mối xung đột dự án và quản lý con người, không phải vì 
 khác nhau lý do kỹ thuật
 12
 6
 9/6/2011
 Bài tập
 • Phân biệt vai trò, nhiệm vụ của người quản lý 
 (managers) và người lãnh đạo (leaders)
 • Các kỹ năng người quản lý dự án cần có
 13
 4. Các pha quản lý dự án
Định nghĩa và thiết kế dự án Phân bố
 lợi ích
 Các giai đoạn
 lý
 án
 dự
 quản
 thúc
 hoạch
 Kết
 kế
 Lập
 Thực thi phức tạp, với nhiều giai đoạn và quá trình
 Tuân thủ tuyệt đối vòng đời nghiệp vụ, từ việc định nghĩa, chứng minh tính khả thi, cho đến khi
 phân bổ lợi ích cho doanh nghiệp
 • Các kỹ năng quản lý dự án là rất cần thiết ngay từ đầu: hiểu biết rõ về các quy trình của dự án 
 + ước tính đáng tin cậy + lập, xem xét kế hoạch dự án một cách cẩn thận 
 • Các lĩnh vực và quy trình bổ trợ làm giúp đảm bảo lòng tin rằng dự án sẽ tạo ra một kết quả có
 giá trị
 16
 7
 9/6/2011
 4. Các pha quản lý dự án
Định nghĩa và thiết kế dự án Phân bổ
 lợi ích
 Phase / Stage
 án
 lý
 dự
 hoạch
 kế
 thúc
 quản
 Management
 Lập Q
 Control Kết
 A
 Mobilisation Reporting
 Một dự án có thể trải qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn có mục tiêu và kết quả cần đạt khác
 nhau. 
 Các giai đoạn thường yêu cầu các kỹ năng, cấu trúc và mức độ tài nguyên khác nhau. Việc lập kế
 hoạch, ước lượng chi phí và phân bổ tài nguyên riêng cho từng giai đoạn là bình thường. 
 17
 4. Các pha quản lý dự án
Định nghĩa và thiết kế dự án Phân bổ
 lợi ích
 Phase / Stage
 án
 lý
 dự
 hoạch
 án
 kế
 thúc
 quản
 Management dự
 Lập Q
 Control Kết
 A
 Mobilisation Reporting
 hiện
 Benefit tracking & management
 thực
 Quality management
 Risk management việc
 Issue management
 Scope change control xét
 Configuration management Rà
 Documentation Control
 Team building, collaboration & internal communication
 Organisational change management
 External communication
 Procurement & Accounting
 Subcontractor management 18
 8
 9/6/2011
 PHẦN II: 
 QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM
 I. Khái niệm
 II. Nguyên lý và tiến trình quản lý dự án
 III. Kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án
 1. Quản lý rủi ro hình thức
 2. Định lượng giá và lịch biểu
 3. Quản lý dự án trên cơ sở các độ đo
 4. Theo dõi các giá trị gia tăng
 5. Theo dõi các hậu quả ảnh hưởng chất lượng
 mục tiêu
 6. Quản lý chương trình hướng con người
 IV. Các yếu tổ quyết định thành công của dự
 án
 19
Mở đầu
• Quản lý dự án bao gồm kỹ năng quản lý chung 
 (general management) và kỹ năng lãnh đạo 
 (leadership), có tính đến các yếu tố cá nhân.
 – Phương pháp kỹ thuật lập kế hoạch, lập dự toán, kiểm soát 
 công việc để đạt được một kết quả mong muốn đúng hạn, 
 trong phạm vi ngân sách và phù hợp với đặc tả kỹ thuật
 – Quy trình độc lập, gồm các hoạt động phối hợp, kiểm soát 
 được, có thời hạn rõ ràng, được thực hiện nhằm đạt được 
 một mục tiêu phù hợp với yêu cầu cụ thể về chi phí, thời 
 gian và nguồn lực.
 – Lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các nguồn tài 
 nguyên của công ty cho một mục tiêu tương đối ngắn hạn 
 nhằm tiến tới hoàn thành mục đích và các mục tiêu cụ thể. 
 20
 9
 9/6/2011
 1. Quản lý rủi ro
 • Rủi ro là gì ? Có thể quản lý
 – Những sự kiện có thể làm phá vỡ một dự án được rủi ro
 – Những điều không chắc chắn, những khoản
 nợ hay những điểm yếu có thể làm cho dự án
 không đi theo đúng kế hoạch đã định
 • Tại sao cần quản lý rủi ro ? Không thể loại
 – Tất cả các dự án đều phụ thuộc vào rủi ro trừ hết rủi ro
 – Tiến trình sẽ không đúng theo kế hoạch
 trong một số giai đoạn của dự án
 • Khi nào cần quản lý rủi ro ? Giảm thiểu ảnh hưởng
 – Khi lập kế hoạch quản lý của các sự cố không
 – Khi dự án sẵn sàng thực thi biết trước cho dự án
 Nâng cao xác suất thực
 – Khi khôi phục một dự án đã bỏ dở
 hiện thành công dự án
 – Khi rà xét dự án Tạo ra ý thức kiểm soát
 – Khi có sự sai lệch lớn so với kế hoạch xảy ra Có được các giải pháp
 hiệu quả và kịp thời
 21
 Quy trình quản lý rủi ro
 • Giảm tối thiểu ảnh hưởng của những sự cố không biết trước 
 cho dự án bằng cách xác định và đưa ra những giải pháp 
 tình huống trước khi có những hậu quả xấu xảy ra
Xác định Phân tích Quản lý Giám sát
 Xác định mức
 rủi ro ban đầu
 của dự án
 lập thành
 văn bản các
 bước 1 rủi ro cụ thể
 Phân tích
 ảnh hưởng
 bước 2 rủi ro
 Xây dựng và triển 
 khai kế hoạch 
 bước 3 quản lý rủi ro
 giám sát và cập
 nhật các tài liệu
 bước 4 rủi ro
 22
 10
 9/6/2011
Ví dụ
• Chậm tiến độ xây dựng phần mềm vì các LTV gặp
 phải nhiều khó khăn trong giai đoạn lập trình hơn
 dự đoán. 
• Với tiến độ hiện tại, xác suất các LTV không thể
 đáp ứng các sự kiện sắp tới đúng hạn là khoảng
 30 %.
• Hành động ngăn ngừa có thể gồm:
 – Giảm thiểu rủi ro: đào tạo huấn luyện bổ sung cho các
 LTV
 – Loại bỏ rủi ro: hợp đồng thuê khoán chuyên môn với các
 LTV giàu kinh nghiệm
 23
2. Quản lý chất lượng
• Thích hợp với mục đích
• Giảm tối đa sự lãng phí bằng cách thực hiện đúng
 ngay từ lần đầu
 Cân bằng chất lượng
 Mục đích
 Thoả mãn
 nhu cầu
 Phương pháp Thực hiện
 24
 11
 9/6/2011
Quy trình quản lý chất lượng
 1.Lập kế 2.Thiết lập khung 3. Tiến hành các 4. Triển khai
hoạch chất đảm bảo chất hoạt động kiểm các họat động
 lượng lượng soát chất lượng hiệu chỉnh
 25
3. Kiểm soát dự án và lập báo cáo
• Lập báo cáo và kiểm soát dự án là nền tảng để
 quản lý dự án
 – Kiểm soát dự án: Nắm bắt và quản lý tiến trình
 – Lập báo cáo dự án: Truyền bá hiệu quả những kiến thức
 này
• Quản trị viên dự án có thể:
 – Báo cáo khách quan về thực trạng dự án
 – Xác định những cản trở và hành động hiệu chỉnh
 – Triển khai các giải pháp
 – Hiểu sự ảnh hưởng của công việc tương lai
 – Đưa ra những quyết định hợp lý dựa trên thông tin xác
 thực
 26
 12
 9/6/2011
Lập báo cáo
• Quản trị viên dự án, trưởng nhóm và thành viên
 nhóm phải:
 – Lắng nghe tin nhắn chuyển đến
 – Chấp nhận tin xấu và tốt
 – Hỗ trợ tích cực các thành viên trong nhóm để vượt qua 
 trở ngại
 27
Trao đổi tình trạng dự án
• Tập trung vào các thành tựu của các mục tiêu
 kinh doanh, chứ không phải vào quy trình dự án
• Đưa ra thông tin chính xác tin cậy dựa trên kế
 hoạch dự án
• Nêu bật những điểm ngoại lệ so với kế hoạch
• Cung cấp thông tin kịp thời
• Bao gồm cả mức nỗ lực có thể chấp nhận
 28
 13
 9/6/2011
 Lập báo cáo – WBS
 Dự án
 Mức WBS
 1 Giai đoạn
 2 Phạm vi
 3 Hoạt động
 Quan sát bên ngoài
Chi tiết đội dự án
 4 Nhiệm vụ
 5 Bước t/h
 29
 Lập báo cáo – WBS
 • Có nhiều cách phân chia công việc: theo sản
 phẩm cần bàn giao, theo quy trình, theo mốc thời
 gian, v.v.
 <Chart Form <Tabular Form 
 WBS> WBS>
 1 Project Management
 1.1 Planning
 1.1.1 Scope Statement
 1.1.2 Activity List
 1.1.3 Resource Plan
 1.1.4 Time Estimate
 1.1.5 Cost Estimate
 1.1.6 Risk Analysis 
 1.1.7 Schedule
 1.1.8 Project Management Plan
 1.2 Executing
 2 Design
 14
 9/6/2011
 Lập kế hoạch, theo dõi, báo cáo
 Các mục tiêu Báo cáo 
 kinh doanh các vấn đề
 Xác định kết quả bàn giao Xác định vấn đề
 Kết quả bàn Báo cáo thực
 giao trạng
 xác định kế hoạch Các báo cáo từ kế haọch
 Dữ liệu hiện tại
 - đầy đủ Kế hoạch 
 - cố gắng hoạt động
 tham gia của văn
 - chi phí Kế hoạch cập nhật phòng dự án
 31
 Quy trình lập báo cáo và kiểm soát dự 
 án
 kế hoạch theo dõi và rà xét rà xét các
 công việc các dữ kiện KQBG và báo cáo và phân tích tiến trình Tái định hướng dự
 chi tiết mục tiêu nỗ lực án
 dữ liệu
 nhiệm vụ
 dữ liệu lập báo cáo
 tiến trình
 hiện trạng
 quản lý
kế hoạch phân tích hoạt động
 nguồn hiệu chnh
 quản lý xu hướng
 dữ liệu
 quản lý
 hoàn thiện
KH công việc nguồn thực hành
 chi tiết
 tài chính
 kiểm soát Replan/
 khác Rebaseline
 thay đổi
 khác
 phiên bản
 vấn đề
 giải pháp
 chất lương
 32
 15
 9/6/2011
 Khuôn khổ kiểm soát dự án
 Mức Công việc kiểm soát Báo cáo
 kiểm soát
 B/c Ban điều hành
 kế hoạch quản lý
 Ban điều hành
 B/c Quản trị viên dự án
 kế hoạch quản lý
 kế hoạch công việc chi Quản trị viên dự án
 tiết
 B/c trưởng nhóm
 kế hoạch công
 việc chi tiết Trưởng nhóm
 B/c thành viên
 nhóm
 danh mục nhiệm vụ
 Nhóm
 33
 Chu kỳ kiểm soát dự án
 • Nêu rõ ràng chu kỳ các sự kiện cho việc lập báo cáo thực trạng
 • Xác định các thông tin thông thường được yêu cầu với các mức
 điều hành, quản lý, nhóm
 • Thiết lập thời gian biểu cho việc lập báo cáo yêu cầu đối với
 từng mức
 Ai Khi nào
 HĐQT Các giám đốc dự án hàng tháng: thứ sáu
 Các giám đốc dự án
 Uỷ ban điều hành Các nhà tài trợ kinh doanh 2 tuần 1 lần: thứ tư
 Chủ thực hiện
 Chủ thực hiện
 Quản lý đơn vị
 Quản trị viên dự án 2 tuần 1 lần: thứ hai
 kinh doanh
 Quản lý kinh doanh
 hàng tuần: thứ sáu
 Nhóm và Quản trị viên dự án
 34
Các báo cáo và biên bản hiện trạng làm theo quy định của VPDA
 16
 9/6/2011
 4. Quản lý thay đổi và vấn đề phát 
 sinh
 • Thay đổi là gì ?
 – Bất cứ hoạt động nào thay đổi phạm vi, kết quả bàn giao, 
 kiến trúc cơ bản, chi phí, lịch trình của một dự án
 • Tại sao cần phải quản lý thay đổi và vấn đề phát sinh
 ?
 – Thay đổi và vấn đề phát sinh là 2 lý do thường làm dự án
 thất bại
 • Làm thế nào để kiểm soát thay đổi và giải quyết các
 vấn đề phát sinh ?
 – Giảm rủi ro dự án nhờ quy trình hiệu quả quản lý thay đổi
 và vấn đề
 – Các thành viên nhóm hiểu được quy trình quản lý thay đổi
 và vấn đề
 – Ghi chép đầy đủ về các yêu cầu thay đổi/ vấn đề
 35
 Kiểm soát nguồn thay đổi tiềm năng
 Các yêu cầu
 mới và đưa ra
 Các đánh giá những khám Luật pháp Kiểm tra
 khác nhau của phá • Đơn vị
Xuất hiện nhà người sử dụng • Khối
 cung cấp • Tích hợp
 phần mềm • Chấp thuận
 mới
 Các nguồn
 thay đổi
 Tinh chỉnh
 các tổ chức bên tiềm năng
 mã nguồn
 ngoài
 • Khách quan
 • Chủ quan
 Các quyết
 định về
 chính sách
 và nghiệp
 vụ Các nguồn cụ
 thể của dự án
 Rà xét
 Chuyển đổi kiểm soát
 chất lượng 36
 17
 9/6/2011
Kiểm soát chi phí thay đổi
 Req. Design Code Test Live
 37
5. Quản lý cấu hình
• Quan niệm sai về quản lý cấu hình:
 – Đây là vấn đề về LANs, WANs, phần cứng, ...
 – Đây là các hoạt động mang tính kỹ thuật cao
 – Nó liên quan rất ít đến quản lý dự án
• Quản lý cấu hình để làm gì ?
 – Cung cấp việc truy cập an toàn và đơn giản đối với bản
 sao tổng thể về các kết quả bàn giao đã được thông
 qua.
 – Kiểm soát được thực trạng của các kết quả bàn giao và
 mối quan hệ qua lại lẫn nhau giữa các kết quả này.
 38
 18
 9/6/2011
 Kỹ thuật và quy trình quản lý cấu hình
 • Cung cấp một kho chứa an toàn đối với các kết 
 quả bàn giao
 • Cho phép việc kiểm soát và tiết lộ có nguyên tắc 
 các kết quả bàn giao thông qua vòng đời của nó, 
 với đầy đủ các dấu tích lịch sử, đảm bảo phiên 
 bản đúng và cập nhật, đã được kiểm tra và phát 
 hành
 • Kiểm soát thay đổi cuả các kết quả bàn giao, 
 đảm bảo các kết quả này được lưu theo đúng thứ 
 tự 
 • Cung cấp việc lập báo cáo về hiện trạng của các 
 kết quả bàn giao và những thay đổi của chúng
 39
 Kiểm soát phiên bản
 0.1 0.2 0.n 1.1 1.2 1.n
Approved
 1.0 2.0
 40
 19
 9/6/2011
Các chức năng quản lý cấu hình
 Trả lại mục được Cập nhật Gửi mục
 (3) & baseline
 (4)
 Lấy mục để cập
 nhật Kho QL 
 (2)
 Cấu hình
 Backup / lưu giữ (5)
 Bổ sung khoản
 mục mới (1)
 Các báo cáo
 Kiểm soát
 (6)
 41
 PHẦN II: 
 QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM
 I. Khái niệm
 II. Nguyên lý và quy trình quản lý dự án
 III. Kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án
 IV. Các yếu tổ quyết định thành công của
 dự án
 42
 20
 9/6/2011
Bài tập: Tỉ lệ thành công của dự án
phần mềm là bao nhiêu ?
 – 90% ?
 – 70% ?
 – 50% ?
 – 30% ?
• Tại sao các dự án lại thất bại ?
• Điều gì khiến một dự án thành công ?
 43
Dự án nào là thành công ? 
Dự án nào tốt hơn ?
• Hệ thống A
 – Bàn giao hệ thống đúng hạn
 – Hoàn thành dự án với kinh phí được cấp
 – Hầu như không dùng đến sau khi nghiệm thu
• Hệ thống B
 – Trễ hạn
 – Cần thêm vốn đầu tư để hoàn thành dự án
 – Đã được sử dụng hơn 10 năm
 44
 21
 9/6/2011
Dự án nào là thất bại ? 
• Một dự án mà:
 – Không đạt được các mục tiêu của dự án, và/hoặc
 – Bị vượt quá ngân sách ít nhất 30%
 Tại sao dự án thất bại ?
 Không quen thuộc với
 phạm vi và sự phức tạp
 lý do khác: 12%
 của dự án: 17%
 thiếu thông tin: 21%
 quản lý dự án
 Không rõ không tốt: 32%
 các mục tiêu: 18%
 45
Nguyên nhân thất bại của Project
• Cán bộ không hiểu các yêu cầu của khách hàng
• Phạm vi của dự án không rõ ràng
• Quản lý thay đổi yếu kém
• Công nghệ được lựa chọn bị thay đổi
• Các yêu cầu nghiệp vụ bị thay đổi
• Hạn công việc không thực tế
• Khách hàng cản trở
• Nhà tài trợ bị thay đổi
• Thiếu cán bộ có kỹ năng thích hợp
• Các nhà quản lý lảng tránh các kinh nghiệm và 
 các bài học tốt.
 46
 22
 9/6/2011
Để tránh thất bại
 Cải tổ việc
 quản lý dự án
 Nghiên cứu
 khả thi
 Tăng số thành
 viên tham gia
 Tăng các phương
 sách từ bên ngoài
 Không phải
 những lý do trên
 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 %
 Đáp ứng
 47
Các mức đánh giá thành công của một
dự án
 Future Level 4
 Potential
 Business Success Level 3
 Project Success Level 2
 Project Management Success Level 1
 48
 23
 9/6/2011
Yếu tố thành công của dự án
• Bắt đầu bằng đối xử đúng với đúng quyền hạn
• Luôn quan tâm, theo dõi định kỳ
• Luôn theo dõi ghi chép tiến trình
• Ra quyết định đúng đắn, sáng suốt
• Tiến hành phân tích đúc rút bài học kết thúc dự
 án.
 49
10 quy tắc vàng
• Quản lý dự án thành công chính là vấn đề về con người
 – nhưng không được quên quản trị
• Khám phá các nguồn hỗ trợ và chống đỡ
• Sự hiện diện có thể là dối trá - xem xét lịch trình ẩn đằng sau
• Phải hiểu rằng những con người khác nhau thì có những cách nhìn
 khác nhau
 – hãy đặt mình vào địa vị của họ
• Thiết lập kế hoạch của bạn sao cho có thể chỉnh sửa dễ dàng
• Đối mặt với từng sự kiện như là nó đã có từ trước
• Sử dụng quản trị để hỗ trợ cho các mục đích của dự án
• Thời gian mục tiêu đối với từng nhiệm vụ không được giống như đã
 nêu trong kế hoạch
• Đọc lại phạm vi và các mục tiêu của dự án mỗi tuần 1 lần
• Không ngạc nhiên!
 50
 24
 9/6/2011
Nguyên tắc 5W2H (Boehm)
• Tại sao hệ thống đang được phát triển (Why) 
• Những cái gì sẽ được hoàn thành (What) 
• Khi nào (When)?
• Ai sẽ chịu trách nhiệm về 1 chức năng(Who) 
• Nó sẽ được đặt ở đâu trong tổ chức (Where) 
• Công việc sẽ được hoàn thành về mặt Kĩ thuật và 
 được quản trị như thế nào (How) 
• Lượng tài nguyên cần thiết (How)?
 51
Kết luận
• Quản lý dự án phần mềm là hoạt động bao trùm
 các hoạt động sản xuất phần mềm.
• Bốn lĩnh vực chính là 4P: People, Product, 
 Process, Project
• Nhân tố chính là Con người. Các kỹ thuật khác
 nhau về giao tiếp và phối hợp được dùng để hỗ
 trợ công tác nhân sự.
• Quản lý dự án nhấn mạnh công tác đánh giá, 
 lượng hoá, kế hoạch và kiểm soát rủi ro.
 52
 25